通知报告请示模板

第三节　常用行政公文的写作

根据13种行政公文在实际工作中的应用情况，本节将重点介绍下列文种的写作。

一、通知

(一)通知的概念

通知是公文中使用频率最高、使用范围最广的一种，是一种晓谕性公文。其使用范围一般为:批准下级机关及转发上级机关和不相隶属机关公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部等。

(二)通知的特点

1.使用范围的广泛性

由于通知承载着很多不同的功能，所以它在行政机关中广泛使用。通知一般情况下为上级机关对下级机关或有关单位发文，它的内容涉猎很广，上到传达中央重要指示、精神、方针政策，下到反映基层单位的日常事务等。

2.写作方法的灵活性

通知的写作灵活自由，形式上多种多样，篇幅也可长可短，长可数千言，短则三言两语，如一些发表上级重要指示的通知，可以是长篇，而一些转发性质的通知，通常只有一两句话;在写作内容上，通知没有固定的模式，有时写一件事，有的则涉及几个问题;在语言表达上，通知语气平缓，不拘一格，比较灵活。

3.受文对象的确指性

通知多是针对具体单位或人员来发文，且一般为下级机关或有关人员，因此受文对象有较强的确指性。

4.发文功能的指导性

作为一种行政性的公文，多数通知都有着或多或少的、或直接或间接的指导作用，体现着上级机关的意志，有的通知还直接写明要求下级机关办理事务的原则及方法等，因而它带有一定的行政约束力。

5.发文效果的时效性

通知是一种时效性很强的文种，其所列事项一般都要求及时办理，不容有拖延，尤其是一些重要的会议通知、干部任免通知等，只在一定时间内有效，如果不及时办理，就会出现重大失误。

(三)通知的种类

根据通知的内容、性质和作用，通常把通知分为四类:指示性通知、批示性通知、事务性通知、任免性通知。

1.指示性通知。此类通知主要用于上级机关对下级单位部署工作，下达任务，并做出相关规定，具有较强的强制性和指挥性。有关行政法规、办法、措施等不宜用命令(令)发布的事项，也可使用这种通知行文。需要注意的是，制发指示性通知，必须是工作中迫切需要解决的重大事项，既要有较强的针对性，又要有普遍的指导意义。

2.批示性通知。此类通知包括批转性和转发性两类，前者主要用于批转下级机关的“报告”“意见”等，以给更大范围的下级机关，让它们周知或执行;后者主要用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，印发本机关的文件、材料等。

3.事务性通知。此类通知用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众，它包括:(1)向下属机关告知仅需知道而不需要直接执行或办理的事项，如节日庆祝，成立、调整、合并或撤销机构，启用或作废某单位印章，更改电话、文件差错等，只起通报情况作用。(2)要求下级办理的一般性事项，如布置一般工作、召开会议、组织学习、催促下级单位或部门报送相关材料或告诉某项经费开支范围、要求上缴某种款项等。其中，会议通知、学习通知使用频率较高，是此类通知的典型代表。

4.任免性通知。此类通知用于告知下级机关或个人有关人事任免和聘用的事宜。

(四)通知的结构与写法

通知主要由标题、正文组成，但由于其写法和使用灵活，所以各种类型的通知写法也不尽相同。下面介绍各类通知这两部分的写作方法:

1.标题。通知的标题有完全式和省略式两种情况。完全式标题是指标题当中包含公文标题的三要素，而省略式标题则根据需要省略除文种“通知”外的一项或两项要素。具体来说，通常有四种形式:

(1)完全式标题，即由发文机关、事由和文种三部分组成，如“教育部关于加强大学生思想品德教育的通知”。

(2)省略发文机关，由事由和文种组成，如“关于中国证券监督管理委员会列入国务院直属事业单位序列的通知”，这个标题便省略了发文机关“国务院”。一般说来，省略发文机关有两种情况:一是标题太长，二是发文机关众所周知，非常明显。但有的时候，发文机关是不能省略的，那就是两个以上单位联合发通知，这时必须写明联合发文的所有机关。

(3)发文机关和事由全部省略，只写文种“通知”。这样的通知一般使用范围很小，常见于基层单位所发的事务性的通知或一般性会议通知。

(4)省略标题中冗长多余的“关于”、“通知”等词汇。通知的标题应简洁明了，但在一些批转、转发类的通知中，由于所转的通知里面已经含有“关于”、“通知”等词汇，如果这时再按照正常的标题结构去写，势必出现标题超长，且内容重复、啰嗦的情况。如:“╳╳县人民政府关于转发《╳╳市人民政府关于转发〈╳╳省人民政府关于转发农业部关于加强农田水利建设的通知〉的通知》”，这个标题涉及的机关有四层，结构也有四层，如果完全保留各种信息的话，不仅内容很长，读起来也非常别扭，让人不好理解。这时，可以省去多余的“关于”、“通知”，只保留末发文机关和始发文机关就可以。据此，上面的标题可以改为“╳╳县人民政府关于转发农业部加强农田水利建设的通知”，这样就使标题简练清楚了。

需要补充说明的是，批转、转发类的通知，需要在标题中加“批转”、“转发”等字样;特殊情况下的通知还应在标题中“通知”的前面加修饰语，以示强调。如果通知的事项很重要、很紧急，则要标明“重要通知”、“紧急通知”，如果是几个单位联合发文，则写为“联合通知”。如果是对前发文有所补充，则写为“补充通知”。

2.正文。通知的正文主体主要包括缘由、事项、要求三部分，其中事项部分是重点。这三部分可用“三么”来概括，即“为什么做”、“做什么”、“怎么做”，具体写法也因通知种类不同而有变化。

(1)指示性通知，正文一般由缘由、内容和执行要求三部分组成。

①缘由。这部分主要阐述下达该通知的背景、原因、意义等，要求概括准确、简洁明了、理由充分。一般写完缘由后还要用“特作如下通知”、“特通知如下”等承接语加以过渡，引出通知事项，以使行文流畅。

②内容。这部分要详细交待要求受文对象办理的事项及具体的实施步骤、方法等。

③执行要求。这是通知正文的结尾，要有很强的针对性，且要做到简洁有力。一般常见的结尾有:“以上事项，请认真贯彻执行”、“望结合当地实际情况抓紧贯彻落实”等;也有的进一步提出“执行中有什么问题和意见，请及时反馈”或“请将贯彻执行情况于╳月╳日上报”等具体要求。

(2)批示性通知，一般都有附件，即批转或转发、印发的文件或材料，正文一般包括发文的缘由、对附件的评价(即批语)、有关意见和要求等内容。

在此类通知中，附件与正文共同构成通知的整体，不可分割，当批转或转发公文时，实际上已表明了发文机关对所批转或转发公文的认同或推荐，因此二者是一体的，都是发文机关意志的体现。

(3)事务性通知，正文要求文字简练、准确，但总的说来，同样要遵循“三么”原则，要写清行文的目的、理由、意义和具体事项。下面介绍两种常用的此类通知:

①会议通知

会议通知的事项应写得具体明确，一般包含的要素有:召开会议的机关或单位(部门)，召开会议的原因、目的、会议名称、会议基本内容、会议的起止时间、会议地点、参加会议的人员、需要准备的相关材料，以及交通食宿和报到时间、地点等事宜。

②学习通知

在日常工作中，本单位或上级部门经常下达一些学习任务，如通知学习上级某个报告、文件、某篇文章或先进典型事迹等。撰写这类通知时，要重点写清学习的内容、学习的意义，以及学习的重点和精神实质、安排学习的时间、方法、步骤、组织领导等。此类通知和会议通知很相似，只是具体内容不同。它要求内容周密、语言准确、表述清楚。

(4)任免性通知，正文写法较单一，格式也相对固定。只需将何时、何种会议、因何原因作出任免何人、何种职务的决定就可以了。有时，直接写明任免职事项，省去任免理由。

此外，通知的结语没有固定的模式，需根据不同种类而定。一般的通知以“特此通知”作为结尾，有的通知，则在文末提出希望和要求，作为结语。

(五)通知的写作要求

1.不可滥发通知。通知作为一种下行文，从其发文的性质来看，多少带有指示性，所以使用时，要区分对象。平行机关之间、或下级向上级行文时，就不能使用通知，而要选择“函”、“请示”等其他种类的公文。

2.通知的种类很多，使用时应注意不同种类的规范。如批转性的通知不能写成转发性的。

3.注意篇幅，该详则详，当简则简。指示性的通知和会议通知内容要尽量详尽周到;批示性、任免性的通知则要相对简约。

4.通知事项必须清楚明确。要明白无误地提出工作的任务和要求，切忌泛泛而谈，让人不得要领。

(六)例文评析

1.指示性通知

［例文3—1］

国务院办公厅关于进一步做好消防工作坚决遏制重特大火灾事故的通知

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

今年以来，全国消防工作形势总体平稳，火灾事故呈下降趋势。但是，近期部分地区接连发生重特大火灾事故，给人民群众生命财产造成重大损失。11月5日，吉林省吉林市船营区商业大厦发生重大火灾，造成19人死亡、24人受伤;11月13日，全国重点文物保护单位、清华大学清华学堂发生火灾，过火面积约800平方米;11月15日，上海市静安区一高层居民住宅楼发生特大火灾，造成53人死亡、70人受伤。党中央、国务院领导同志对此高度重视，多次作出重要批示、指示，要求有关方面深刻吸取教训，举一反三，针对冬季火灾易发、高发特点，进一步采取有力措施，坚决预防和遏制重特大火灾事故发生。经国务院同意，现就有关事项通知如下:

一、高度重视冬季防火工作。消防工作事关人民群众生命财产安全，事关社会和谐稳定。地方各级人民政府和有关部门一定要从落实科学发展观、保障和改善民生的高度，进一步提高对做好消防工作重要性的认识，清醒判断当前消防工作面临的严峻形势，增强做好这项工作的责任感、紧迫感。目前已进入冬季，风干物燥，用火、用电、用油、用气增加，元旦、春节即将来临，人流、物流集中，各种庆祝集会和传统民俗文化活动频繁，火灾事故隐患增多，防控难度加大，消防安全形势将更加严峻。各地区、各部门、各单位负责人要针对本地区、本部门、本单位消防工作存在的薄弱环节，组织制定各项防范措施，坚决防止重特大火灾事故的发生。

二、认真组织开展火灾隐患大排查大整改。各地区、各部门、各单位要针对当前消防工作实际情况，认真组织检查消防安全责任是否落实，安全管理制度、消防设备设施和火灾防范措施是否到位。地方各级人民政府要组织公安、安监、建设、文化、教育、工商、旅游等部门，以商场市场、宾馆饭店、学校医院、高层建筑、地下工程和公共娱乐场所等人员密集地点为重点，全面排查整治火灾隐患，严格督促单位、业主落实消防安全主体责任。各级公安、安监等执法部门要认真履行职责，加大联合执法力度，依法查处各类消防违法行为，对不具备消防安全条件的场所，经检查发现不能立即整改的，一律依法责令停产停业。

三、广泛开展消防宣传教育和培训。各地区、各部门、各单位要结合实际，围绕提高检查消除火灾隐患、组织扑救初起火灾、组织人员疏散逃生、消防宣传教育培训等“四个能力”，有重点地开展消防安全知识的宣传教育和培训。各级新闻、宣传、文化部门要利用群众喜闻乐见的形式和各种传播媒介、宣传手段，积极主动做好消防宣传工作，开展提示性宣传，广泛宣传火灾防范措施，普及安全用火、用电、用气、用油等防火常识和逃生自救知识。

四、严格落实消防安全责任制。地方各级人民政府全面负责本地区消防工作，政府主要负责同志为第一责任人，分管负责同志为主要责任人。地方各级人民政府主要领导要亲自安排部署消防工作。要层层落实责任，把任务分解到各有关部门、单位和个人。要加大火灾事故责任追究力度，实行责任倒查和逐级追查，做到事故原因不查清不放过、事故责任者得不到处理不放过、整改措施不落实不放过、教训不吸取不放过。发生特别重大火灾事故的，除追究单位主要负责人和实际控制人责任外，还要追究地方负责人和上级单位主要负责人的责任;触犯法律的，依法追究单位主要负责人、单位实际控制人和上级单位负责人的法律责任。

各省(区、市)人民政府要切实履行职责，抓紧落实相关工作。同时要统筹安排，全面贯彻落实《国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知》(国发〔2010〕23号)精神，切实做好道路交通等重点行业(领域)的安全生产各项工作，有效防范和坚决遏制重特大事故发生，确保元旦、春节期间的生产安全和春运安全。

国务院办公厅

二〇一〇年十一月十六日

(中央政府门户网站:http://www.gov.cn)

［评析］这是一则典型的指示性通知。通知传达了国务院办公厅对做好消防工作，遏制重特大火灾事故所提出的各项要求，针对性强。从写作层次上，该通知先介绍了近期在全国发生的几起特大火灾，造成重大损失这一背景，引出发文的缘由，然后分四大方面提出了工作要求，每个方面都部署详细，条理清楚。此通知用语严肃，体现了国家机关的权威性，也体现了指示性通知的特点。

2.转发性通知

［例文3—2］

国务院办公厅转发发展改革委关于实施新一轮农村电网改造升级工程意见的通知

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

发展改革委《关于实施新一轮农村电网改造升级工程的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

实施新一轮农村电网改造升级工程，是贯彻落实《中共中央国务院关于加大统筹城乡发展力度进一步夯实农业农村发展基础的若干意见》(中发〔2010〕5号)要求，加强农村电力基础设施建设，加快改善农村民生，缩小城乡公共事业发展差距的重要举措，各有关部门和地方各级人民政府要高度重视，加强组织领导，完善工作机制，落实责任，周密安排，扎实工作，切实完成好农村电网改造升级各项任务。

附件:关于实施新一轮农村电网改造升级工程的意见

国务院办公厅

二○一一年八月十日

(中央政府门户网站:http://www.gov.cn)

［评析］这则通知层次分明，重点突出。文件在首段表明了转发的意见后，随即着重阐释了实施新一轮农村电网改造升级工程的原因及意义，结尾处则重申了具体工作要求，强调了对这项工作的重视。通常情况下，转发性通知行文比较简单，说明所转文件内容，并提出执行要求即可，字数一般不多，如所转文件事情重大，则可仿此通知写作，不妨将事项的原因及意义等在文中再作强调。

3.批转性通知

［例文3—3］

国务院批转住房城乡建设部等部门关于进一步加强城市生活垃圾处理工作意见的通知

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

国务院同意住房城乡建设部、环境保护部、发展改革委、教育部、科技部、工业和信息化部、监察部、财政部、人力资源社会保障部、国土资源部、农业部、商务部、卫生部、税务总局、广电总局、中央宣传部《关于进一步加强城市生活垃圾处理工作的意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行。

附件:关于进一步加强城市生活垃圾处理工作的意见

国务院

二○一一年七月十九日

(中央政府门户网站:http://www.gov.cn)

［评析］此通知写法简单，篇幅短小。标题中“批转”二字已表明此通知的类型，也表明了对所转内容的态度，无疑地，一经国务院批转，《关于进一步加强城市生活垃圾处理工作的意见》这份文件便有了很强的行政约束力，需要有关方面认真执行。正文只有三句话，第一句表明态度，第二句说明发文目的，第三句提出执行要求，简洁明了，充分体现了此类通知的写作特点。

4.事务性通知

［例文3—4］

国务院办公厅关于国家测绘局更名为国家测绘地理信息局的通知

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

经国务院批准，国家测绘局更名为国家测绘地理信息局。调整后，其主要职责、内设机构和人员编制不变。

国务院办公厅

二〇一一年五月二十三日

(中央政府门户网站:http://www.gov.cn)

［评析］事务性通知的主要功能是向有关方面传达需要周知的信息——仅需知道而不需要直接执行或办理的事项。写法直截了当，故行文简洁，篇幅一般不长。这则通知很明显地体现了这种特点，全文两句话，不仅传达了国家测绘局更名为国家测绘地理信息局这一信息，而且还指出调整后的职责、机构设置及人员编制情况。文字虽简短，但各关键要素齐全，格式也很规范，值得借鉴。

［例文3—5］

关于召开2011年大学生志愿服务西部计划电视电话会议的通知

各省(自治区、直辖市)团委、教育厅(教委)、财政厅(局)、人力资源社会保障厅(局)，福建省公务员局，新疆生产建设兵团团委、教育局、财务局、人事局:

为进一步做好2011年大学生志愿服务西部计划(以下简称西部计划)实施工作，团中央、教育部、财政部、人力资源社会保障部决定联合召开2011年大学生志愿服务西部计划电视电话会议。现将有关事项通知如下:

一、会议内容

部署2011年大学生志愿服务西部计划工作。

二、时间

4月19日(星期二)上午10:00－11:30。

三、地点

主会场设在团中央机关大楼4楼大会议室;省级团委在省会城市设立分会场。

四、参会人员

主会场:团中央、教育部、财政部、人力资源社会保障部领导及相关部门负责人。

分会场:各省(区、市)和新疆生产建设兵团团委、教育厅(教委、教育局)、财政厅(局)、人力资源社会保障厅(局)负责人，福建省公务员局负责人，大学生服务西部计划各省(区、市)项目办负责人。

各地可根据实际，组织有关高校、服务县和项目办负责人列席会议。

五、其他事项

请各省级团委联系当地电信部门落实会议场地等相关事宜，落实情况于4月18日上午10:00前报团中央青年志愿者工作部。参会人员须提前15分钟到达会场。

联系电话:010—85212269 85212737

传真:010—85212269

附件:全国各省(自治区、直辖市)电讯会议室联系表

共青团中央办公厅

教育部办公厅

财政部办公厅

人力资源和社会保障部办公厅

二〇一一年四月十五日

(中国青年网:http://www.youth.cn)

［评析］这是一则会议通知。该通知属四个机关联合发文，故在标题中省略发文机关，避免标题冗长。通知首先用一句话说明了召开此次会议的原因，然后用“现将有关事项通知如下”作为过渡语引出会议的具体事项。该通知语言准确、简洁，层次非常清晰，格式规范，各方面体现了会议通知的要求，是一篇比较好的范文。

［例文3—6］

关于深入学习宣传贯彻《新疆维吾尔自治区法制宣传教育条例》的通知

伊犁哈萨克自治州教育局，各地、州、市教育局，各高等学校:

《新疆维吾尔自治区法制宣传教育条例》(以下简称《条例》)已于2010年12月30日经自治区人大常委会第二十四次会议审议通过，自2011年1月1日起正式实施。现就教育系统学习宣传贯彻《条例》有关事项通知如下:

一、充分认识学习宣传《条例》的重要意义。加强法制宣传教育，是推进依法治国基本方略的要求，是提高全民法律素质和社会法治化管理水平的有效途径，是建设小康社会、构建社会主义和谐社会的重要保障。《条例》的颁布实施，是我区法制宣传教育发展史上具有里程碑意义的一件大事，标志着我区法制宣传教育工作进入新的发展时期。各地、各学校要从贯彻依法治国、推动我区实现跨越式发展和长治久安的高度，充分认识学习宣传《条例》的重大意义，把学习宣传和贯彻《条例》作为依法治教、依法治校，推动教育事业科学发展的重要内容，认真做好学习宣传和贯彻落实工作。要通过学习宣传，全面领会《条例》的精神实质和主要内容，进一步提高教育管理干部和师生员工对法制宣传教育工作重要性的认识，切实增强法律意识和法制观念，为新疆跨越式发展和长治久安创造良好的法治环境，奠定坚实的法治基础。

二、精心组织，扎实开展《条例》学习宣传活动。各地、各学校要把《条例》学习宣传活动作为高起点启动“六五”普法工作的重要内容，列入重要日程，加强领导，精心部署，认真组织，确保实效。

(一)做好《条例》发放工作。(略)

(二)保证学习时间和学习效果。(略)

(三)采取多种形式进行学习宣传。(略)

三、要以学习宣传《条例》为契机，进一步明确法制宣传教育工作的地位和作用，切实加强对法制宣传教育工作的领导，扩大法制宣传教育工作影响力，在全区教育系统掀起法制宣传教育热潮。

请各地、各高校将学习宣传和贯彻落实《条例》情况和好的经验、做法及时上报自治区教育厅政策法规处。

联系人:刘钰联系电话:(0991)7606297

新疆维吾尔自治区教育厅

二○一一年三月十五日

(新疆教育信息网:http://www.xjedu.gov.cn/，引用时作了删节。)

［评析］这是一则学习通知。此类学习上级或中央文件精神的通知在平时的工作中用得非常多，应该引起重视。该通知首先讲明了学习目的，然后分别阐述了此次学习的意义、目的、重点及学习方法等，详尽具体，脉络分明，语言规范，一般的学习通知均可参照此写法。需要补充的是，如果是学习先进单位或个人典型事迹，除讲明学习目的、方法等要点外，还要尽量把典型事例写详细、具体，做到生动感人。

5.任免性通知

［例文3—7］

中共教育部党组关于冯晓源等同志职务任免的通知

中共复旦大学委员会:

经研究并与中共上海市委商得一致，决定任命冯晓源同志为中共复旦大学委员会常委，金力、陆昉、林尚立同志为中共复旦大学委员会委员、常委;因年龄原因，免去张一华、王卫平同志的中共复旦大学委员会常委职务;因另有任用，免去燕爽同志的中共复旦大学委员会副书记、常委、委员职务。

中国共产党教育部党组

二〇一一年四月二十八日

(中华人民共和国教育部网站:http://www.moe.gov.cn)

［评析］该通知内容包括任职和免职两部分，故行文时，分开来写，先写任职人员，再写免职人员，写免职事项时，简单交代免职理由。因该任免通知涉及的人员有多位，故标题中只写了一位作为代表，避免了标题臃肿。值得一提的是，如果一份通知所涉及的人员比较多，在标题及正文中的排列顺序要遵循职位高低的原则，这一点在写作任免通知的时候，当引起注意。

二、通报

(一)通报的概念

通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神与情况的公文。

(二)通报的特点

1.真实性

通报必须求实，真实性是通报的第一要义。因此，对通报的内容务必仔细查实，不虚报，不瞒报，要做到信息准确，实事求是，“不虚美”，“不隐恶”。

2.典型性

通报也是一种晓谕性公文，其精神实质是通过表扬和批评，或者重要情况的传达，达到交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的目的，因此被通报的对象一定要有广泛的代表性，这样才具有典型意义，才能产生较大的影响。

(三)通报的种类

1.表彰性通报。此类通报用于上级机关表彰下级机关或先进集体和个人，以树立典型，弘扬正气，倡导新风尚。

2.批评性通报。此类通报用于在一定范围内就某单位或个人犯下的错误进行批评，以引起有关方面的注意，达到惩前毖后的目的。

3.情况性通报。多用于传达重要情况，以供受文对象工作参考等。情况性通报和其他两种通报一样，一般都属下行文，但有的时候，情况性通报也用在平行机关之间。

(四)通报的结构和写法

1.标题。通报的标题有完全式和省略式两种情况，可以参照通知标题的写作方法。需要注意的是，当被通报的事情比较重要的时候，发文机关和事由这两个要素不能省略。

2.正文。通报的正文按其种类不同而写法有异:

(1)表彰性通报

此类通报的正文主体一般包括三个部分:第一是叙述表扬对象的先进事迹;第二是对先进事迹进行分析，指出其典型意义及经验;第三是表达发文单位的态度和意见，一般是提出表彰和发出号召。

(2)批评性通报

此类通报的正文主体也包含三个部分:第一是叙述事故或错误发生的情况，主要是时间、地点、事件、简要经过等;第二是分析事故的原因及危害、影响等;第三要提出应该吸取的教训，今后应当采取的措施等。

(3)情况性通报

此类通报与通知写法相似，在全面掌握事实的情况下，不仅要传达情况，还要对情况本身进行简要分析，指出其意义，并有针对性地提出指导性意见和注意事项。

(五)通报的写作要求

写作通报的时候，要充分考虑到通报这种文体的特性，因此真实和典型是写作时最起码的要求，关于这两点，前文已有论述，不再赘言。下面再补充两点要求:

1.注意时效性。发通报的目的主要是为了交流，是通过先进典型或反面事例的宣传，使人接受教育，达到改进工作的目的，如果通报一些过时的事件，就大大降低了事件本身的教育意义，同时也使得人们失去了接受的兴趣，因而也就达不到宣传交流的目的。就此而言，通报一定要贴近工作实际，快速及时地予以宣传。

2.注意用语分寸。通报的用语要谨慎，要充分考虑到通报发出后可能产生的后果，因此把握好用语十分重要。这里有两层意思，首先要依据上级或有关法律法规的精神，对所通报的对象进行合理的定位，是表扬的，该表扬到何种程度;是批评的，该以何种方式进行批评。不能凭主观喜好进行褒贬，否则有失公允。另外，在遣词造句的时候，一定要做到客观公正，尽量少用一些文学性的语言，以免带有主观情绪，误导人们。

(六)通知与通报的区别

通知与通报是两种不同的公文，两者之所以容易混淆，就在于它们都有告知性，但仔细考察它们在性质与功能上的差异，其区别还是很明显的:

1.行文目的不同。通知主要是告知下级机关某种工作要求，要求下级机关去执行，涉及什么事、为什么、怎么做三方面的问题。通报是通过典型事例的宣传，达到教育的目的，只涉及“什么事”和“为什么”两个层面的问题。另外，通报在告知事项时，还要分析事件的性质、产生的原因及影响等，所以从行文目的来看，前者重在执行，后者重在教育。

2.内容范围不同。通知的内容多是发布行政法规或文件，传达需要办理和周知的事项，批转或转发公文等，内容相对较广。通报则报道正面、反面的事例，或重要的情况，达到传达重要精神，教育人的目的，内容相对较窄。

3.写作要求不同。通知一般只需要把告知的事项用叙述和说明的文字写清楚，告知人们什么事，怎么做就行，叙述很具体，语言平实;而通报除简单告知事项外，一般还需辅以议论的文字进行分析，强调要告知事项的性质和重要性以引起重视。因此在表达方式上，通报富于变化，可以叙述，也可以议论、说明，有较强的感情色彩。

(七)例文评析

1.表彰性通报

［例文3—8］

湖北省人民政府关于表彰我省参与2010年上海世博会先进集体和先进个人的通报

各市、州、县人民政府，省政府各部门:

2010年上海世博会于10月31日胜利闭幕，圆满实现了举办一届成功、精彩、难忘的世博盛会的目标，全面兑现了我国向国际社会的郑重承诺。我省参与了2010年上海世博会工作，在省委、省政府的正确领导下，在上海世博会湖北省筹备委员会各成员单位及各市州的大力支持配合下，按照上海世博会组委会的统一部署，科学谋划，精心组织，围绕“江湖连通·城市公园”主题，充分展示了湖北千湖之省的美好新形象，极大地推动了我省与兄弟省(区、市)乃至世界各国的合作与交流，圆满完成了我省参与上海世博会的各项工作任务，并涌现出一大批团结协作、勇挑重担、无私奉献的先进集体和先进个人。为总结经验，表彰先进，传承和发扬世博精神，推动全省精神文明建设，省人民政府决定，授予湖北省群众艺术馆等41家单位“湖北省参与2010年上海世博会先进集体”荣誉称号，授予熊召政等65名同志“湖北省参与2010年上海世博会先进个人”荣誉称号(名单附后)。

希望受表彰的先进集体和先进个人珍惜荣誉，再接再厉，再立新功。各地、各部门要以先进集体和先进个人为榜样，进一步宣传和弘扬上海世博精神，吸收和运用上海世博会成果，扎实工作，开拓创新，为促进全省经济社会科学发展、跨越式发展作出新的更大的贡献!

附件:湖北省参与2010年上海世博会先进集体名单(41个)

湖北省人民政府

二○一一年三月二十九日

(湖北省政府门户网站www.hubei.gov.cn)

［评析］这是一则表彰性通报，其特点是简洁、分明。全文分两个部分，先概述了所表彰的事实及积极意义，然后作出表彰决定，并向受表彰单位和个人，以及社会各界发出号召。整个通报要素齐全，层次分明。因该通报是集体性表彰，所以先进事迹部分采用了概述的写法，篇幅较短，但如果是个人性的表彰通报，如好人好事，则应将受表彰事实写得更具体一些，以突出典型的作用。

2.批评性通报

［例文3—9］

国务院安委会办公室关于黑龙江省鸡西市滴道区桂发煤矿“4·26”等六起瞒报迟报谎报事故的通报

各产煤省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团安全生产委员会:

4月26日，黑龙江省鸡西市滴道区桂发煤矿发生瓦斯爆炸事故，造成9人死亡。事故发生后，该矿瞒报事故并转移遇难者尸体，矿主逃逸，后经通缉，现已投案自首。

接到事故举报信息后，中央领导同志高度重视并作出重要批示，要求国家安全监管总局督促地方政府尽快核实有关情况，如果确属瞒报，一定要依法严肃处理。国家安全监管总局、国家煤矿安监局立即组织落实，要求黑龙江省全力开展事故核查，并派员赶赴事故现场进行督导。黑龙江省委、省政府立即作出安排部署，分管副省长赶赴事故现场，成立联合核查组，开展事故核查工作，通过井下勘察、地面核查等措施，确认瞒报事故属实。

该矿为私营企业，核定生产能力为4万吨/年，为低瓦斯矿井，2007年作为整合主体矿井与鸡西市宏鑫源煤矿进行资源整合。该矿在未经市、区两级政府复产复工验收的情况下，私开隐蔽工程，擅自违法组织生产，并采取密闭等手段逃避安全监管。由于管理混乱，通风系统不健全，造成瓦斯积聚，导致事故发生。

此外，今年4月份以来，全国煤矿还发生了5起较大以上瞒报迟报事故，分别是:4月1日，河北省唐山市开平区洼里煤矿发生透水事故，死亡7人，事故发生后，该矿未及时上报，经群众举报后查实;4月3日，云南省曲靖市宣威市宝山镇包村煤矿发生瓦斯爆炸事故，死亡6人，事故发生后，该矿隐瞒事故，后经群众举报查实;4月15日，云南省曲靖市宣威市海岱镇杨梅山煤矿发生瓦斯爆炸事故，死亡12人，受伤3人，事故发生后，该矿转移4名遇难矿工遗体，并伪造入井检身记录，谎报事故真相;4月24日，黑龙江省双鸭山市宝清县广城煤矿发生透水事故，死亡4人，受伤2人，事故发生后，矿方未按规定上报，后经群众举报查实;5月2日，黑龙江省黑河市黑河兴边采矿业有限公司欧林煤矿发生透水事故，死亡4人，事故发生后，该矿迟报事故，直至次日才报告。

以上事故反映出矿主及有关人员无视国家法律法规、无视政府安全监管、无视矿工生命安全，蓄意隐瞒事故，性质恶劣，影响极坏。为深刻吸取事故教训，切实贯彻落实《国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知》(国发〔2010〕23号)精神，坚决遏制事故发生，严厉打击事故瞒报行为，特提出以下要求:

一、从快从严调查处理，严厉打击事故瞒报行为

黑龙江、河北、云南三省安委会要分别对鸡西市滴道区桂发煤矿“4·26”等瞒报事故的查处实施挂牌督办，各有关部门要按照“四不放过”和“依法依规、实事求是、注重实效”的原则，严肃事故调查处理，做到从严、从重、从快和按照有关规定处罚上限严格追究有关责任人员的责任，特别是组织和参与瞒报事故的人员。查处结果要及时向社会公布。各地要加大对各类事故瞒报、谎报、迟报等的查处、打击和惩治力度，要按照《刑法修正案(六)》、《最高人民法院最高人民检察院关于办理危害矿山生产安全刑事案件具体应用法律若干问题的解释》及《生产安全事故报告和调查处理条例》(国务院令第493号)等法律法规规定，按处罚上限对瞒报事故的企业从严从重处罚，对瞒报事故当事人、参与者的犯罪行为依法严惩，并建议司法机关公开逮捕和审判，起到警示作用。国务院安委办将对上述事故查处情况实施跟踪督办。

二、进一步加强舆论监督和引导

要充分发挥新闻媒体的舆论监督和引导作用，加大对相关法律法规的宣传力度，大力宣传党和国家关于安全生产的方针政策和加强安全生产工作的重大举措，及时报道各级政府部门和司法机关严厉打击事故瞒报行为、依法严惩违法犯罪分子、严肃追究事故责任的有关情况，及时曝光瞒报事故的企业，使犯罪分子受到惩处、相关人员受到警示、人民群众受到教育，切实提高煤矿依法办矿的意识，坚决遏制事故瞒报行为。

三、充分发挥社会公众的监督作用

各地要建立健全社会监督机制。鼓励群众举报、媒体监督，建立健全监督机制，对人民群众和新闻媒体举报的事故瞒报信息，要组织力量，多线索、多方面及时认真核查，情况属实的，要依法严肃处理。

四、进一步落实各相关部门责任，加强煤矿安全生产工作

各地要针对辖区煤矿安全工作存在的突出问题和薄弱环节，切实开展好严厉打击非法违法生产经营建设行为专项行动，做好煤矿复产验收工作，加大煤矿整顿关闭工作力度以及联合检查和执法力度。对生产矿井和重组整合技改矿井等建设项目，要进一步明确并落实煤炭行业管理、安全监管、国土资源、公安、电力等有关部门的监管责任，形成工作合力。

请将本通报精神传达至各级地方政府及所有煤矿企业，并督促抓好贯彻落实。

国务院安全生产委员会办公室

二○一一年五月五日

(中央政府门户网站:http://www.gov.cn)

［评析］这是一则批评性通报。该通报层次非常分明，全文分两大部分:第一部分主要对近期发生的六起瞒报迟报谎报事故的时间、地点、伤亡、损失及事故原因等情况作了详细介绍;第二部分是通报的重点，分四个方面进行写作，首先对有关方面提出严厉批评，要求从快从严调查处理以上六起事故，接下来三个方面，是为防范类似事故的发生，提出的相应措施，详细部署了今后的工作要求。文章层次清楚，要素齐全，表达流畅，比较好地体现了此类通报的特点。

3.情况性通报

［例文3—10］

农业部关于发布2011年第一期兽药抽检情况的通报

各省、自治区、直辖市畜牧兽医(农牧、农业)厅(局、办):

按照我部统一部署，全国31个省级兽药监察所和中国兽医药品监察所组织完成了2010年第四季度兽药(不包括兽用生物制品)质量监督抽检计划，现将抽检情况通报如下:

一、基本情况

2010年四季度抽检并经确认的兽药合法企业产品3807批，合格3440批，合格率为90.4%，不合格产品367批，不合格率9.6%(不合格产品详见附件1-1l和附件1-2)。其中，本季度评价性抽检892批，合格830批，合格率为93.0%(附件2);监测抽检1917批，合格1687批，合格率为88.0%;兽药跟踪抽检640批，合格599批，合格率为93.6%;兽药定向抽检358批，合格324批，合格率为90.5%。

从兽药抽检环节分析，2010年四季度从生产环节抽检563批，合格556批，合格率98.8%，比2010年第三季度(96.6%)提高2.2个百分点;经营环节抽检2684批，合格2383批，合格率88.8%，比2010年第三季度(89.9%)下降1.1个百分点;使用环节抽检560批，合格50l批，合格率89.5%，比2010年第三季度(90.2%)下降0.7个百分点。其中，水产用兽药抽检136批，合格116批，合格率85.3%，比2010年第三季度(87.7%)下降2.4个百分点。蚕用兽药抽检2批，合格1批;蜂用兽药抽检5批，合格5批。

从抽检产品类别分析，化药类产品抽检1979批，合格1814批，合格率91.7%，比2010年第三季度(92.2%)下降0.5个百分点;抗生素类产品共抽检924批，合格845批，合格率91.5%，比2010年第三季度(92.6%)下降1.1个百分点;中药类产品共抽检870批，合格752批，合格率86.4%，比2010年第三季度(88.0%)下降1.6个百分点;其他类产品共抽检34批，合格29批，合格率85.3%，比2010年第三季度(92.9%)下降7.6个百分点。

根据重点监控企业划分原则，判定河南省康星药业有限公司(含量低于80%，累计3批次以上)、天一诺法维它(商丘)生物科技有限公司(不合格产品累计5批次以上)、河南正大动物药业有限公司(含量低于80%，累计3批次以上)、四川省缔一动物药业有限公司(含量无法测定，累计2批次以上)和陕西骊祥动物药业有限公司(不合格产品累计5批次以上)为重点监控企业。

2010年四季度抽检合格产品信息可登录“中国兽药信息网站兽药监察栏目”查阅。

二、采取措施

(一)各地要集中力量组织开展假劣兽药清查活动，对非法生产、经营企业和使用单位要依法实施处罚。

(二)各地要切实加强兽药GMP监管工作，建立兽药GMP巡查制度，强化对企业的指导监督。

(三)为强化兽药安全监管，提升兽药监督抽检效能，本年度对同一企业同一品种连续2次抽检不合格的产品，依法吊销该产品批准文号，并在一年内不予受理该产品批准文号的申报。

附件:1.2010年第四季度全国兽药监督抽检不合格产品汇总表

　　 2.2010年第四季度兽药评价性抽检结果汇总表

农业部

二〇一一年三月四日

(中国动保网门户:http://www.zhongsou.net)

［评析］此则通报主要是农业部向各有关部门通报2011年第一期兽药抽检情况，属典型的情况性通报。全文不仅详细列出了各项抽捡数据，让人印象深刻，还重点提出了针对今后加强和保证兽药安全监管的一系列措施和要求，以防范通报中类似的问题的再次发生。

三、报告

(一)报告的概念

报告是下级单位向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或意见、答复上级机关询问的陈述性公文，是上行文之一。它是上级机关制定方针、政策、法规等的重要依据，也是下级关机及时向上级汇报工作，反映情况的重要途径。

(二)报告的特点

1.真实性

报告必须以事实为基础，以实事求是的态度汇报工作，虚报或瞒报，致使上级了解不到真实的情况，从而作出错误的判断，都将会给工作带来巨大的影响和损失，甚至会损害党和政府的形象。

2.概括性

报告是向上级反映情况，说明问题的，报告不能引起上级部门的重视和关注，也就没有达到报告的目的。为此，报告需语言准确，条理清晰，重点突出，概括性强。

3.时效性

报告也是一种时效性很强的文体，要想上级在第一时间了解本单位发生的新情况，新变化，就要保证报告内容与现实生活的同步，否则，也就失去了报告的意义。

(三)报告的种类

报告的种类很多，从内容大小的角度来看，可分为综合报告和专题报告。综合报告内容具有综合性，是全面反映情况的报告;专题报告内容单一，只是就工作中的某一方面而写的报告。从具体功能来看，报告大致可分为五种:

1.工作报告

此类报告是向上级汇报本单位、本部门某一阶段的工作安排、进展及具体方法、成绩、经验、不足、今后打算等。

2.情况报告

此类报告主要反映工作中的突发事件和重大事件，以及在一定范围内带倾向性的情况。如严重自然灾害，重大安全事故，重大案情、敌情，重要的社情、民情，重大活动及会议等。

3.建议报告

这类报告旨在向上级提意见或建议，其目的或为改进工作，或为争取上级部门的支持，推动本部门工作的进展。

4.答复报告

此类报告主要答复上级机关询问的有关事项，对上级机关调查或关切的有关问题作出解释。

5.呈送报告

此类报告主要用于向上级机关呈送有关文件或物件。

(四)报告的结构与写法

1.标题。报告的标题有两种写法:(1)发文机关+主要内容+文种的写法。如“湖北省审计厅信息公开工作报告”。(2)主要内容+文种的写法。如“关于进一步加强我市环境综合治理工作的报告”。

可以看出，报告的标题可以根据需要省略发文机关，但不能省略事由，这与前面所讲的通知和通报等文种的情况都不太一样。

2.主送机关。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。

3.正文。报告的正文一般由前言、主体和结语几部分构成。

(1)前言

前言应概述报告的基本内容或报告的主旨，统领全文，亦即是交代报告产生的现实背景、根据，或在开头叙述报告的概况，或阐述发文的目的等。

(2)主体

报告的主体一般包括基本情况、存在问题或具体意见，以及对今后工作的设想等几方面。下面让我们介绍每种报告主体的具体写法:

①工作报告。这类报告的正文内容较多，篇幅较长，在写作的时候，要注意安排好层次，如有必要，可以用系数词或序数，甚至是小标题，加以分列。其具体内容包括:工作基本情况、进展程度、主要成绩、经验、体会、问题和教训、今后改进措施等。在叙述基本情况的同时，对其他部分要有所分析、归纳，找出规律性认识，写法类似于工作总结。

②情况报告。这类报告由于是向上级报告重大事件和突发情况，所以在写作的时候，务必要及时，以让上级在第一时间了解情况，制定相应对策;所写的内容要集中，重点突出，要用最简洁准确的语言把事情的来龙去脉讲清楚。此外，还要注意结构安排，一般可采用“情况——原因——教训——措施”四步写法。

③建议报告。这类报告的主体包括情况分析和建议两部分，其中建议部分是重点。前一部分主要介绍基本情况，说明建议的原因和目的，一般用一些过渡语如“具体建议如下”、“特提出以下意见(建议)”等，引出下面的内容;后一部分是在前一部分的铺垫之下，集中说明对某项工作的具体想法、意见、措施、安排等，由于有时建议比较多，同时为了方便领导阅读，可在写作形式上采用分条列项的方法逐层表达。

④答复报告。答复报告是被动行文，这也是它区别于其他报告的重要标志。它一般是先交代报告原由，再根据上级询问的问题或提出的要求予以回答。写作时要求语言准确、得体，对于上级的提问，要做到有问必答，同时要有针对性，不能答非所问;另外，对于所答问题的态度一定要明确，不能模棱两可。

⑤呈送报告。这类报告的写法比较简单，一般只写明报告的目的、依据，以及所报文件或物件的名称和数量等信息即可。

(3)结语

报告的结语比较简单，一般可以采用模式化的习惯用语结束全文。如“特此报告”、“专此报告”、“以上报告，请审阅”、“请指示”、“如无不妥，请批转╳╳参照执行”等。这些习惯用语的运用，要根据不同性质的报告加以选择。当然，除了用这些固定模式化语句结尾外，还可以重申报告的意义、提出一些设想等，但绝对不能有请示的内容。

(五)报告的写作要求

1.内容真实、具体。报告是上级机关了解情况的重要途径，也是制定政策的客观依据，所以汇报的情况必须客观真实，必须深入实际去调查，获得第一手资料，不能道听途说，把不确定的材料写进报告。另外，在占有大量事实材料的基础上，要善于分析、取舍，务必做到真实具体。

2.重点突出，观点鲜明。报告的内容有时很多，必须对内容进行取舍，做到详略得当。尤其是写综合性的报告，应注意抓住核心内容，突出主要矛盾和矛盾的主要方面，并在此基础上列出若干观点，分层次阐述。专题性报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。在突出重点的同时，必须依据党和国家的有关政策法规，鲜明坚定地表明行文的观点。

3.报告中不能夹带请示事项。报告是不用上级机关答复的，如确需上级机关解决一些问题，就应该另外用“请示”行文。切不可请示、报告不分，更不能出现“请示报告”的文种。

(六)例文评析

1.工作报告

［例文3—11］

╳╳省╳╳市教育局关于2010年依法行政工作报告

╳╳市人民政府:

2010年，在市政府法制办的关心支持和指导下，我局以办人民满意教育为宗旨，以强化法律意识为先导，以制度建设为核心，以规范执法和文明执法为重点，以创建省级依法行政示范单位为抓手，大力推进依法行政，努力提升行政效率和服务质量，顺利通过了省政府法制办、省教育厅对我局省级依法行政示范单位创建工作验收，被评为全市“五五”普法依法治理先进单位，有力促进了全市教育事业的科学发展。

一、加强组织领导，保障依法行政工作顺利进行

坚持把推进依法行政工作摆在重要议事日程作为“一把手”工程来抓。召开了全市教育法制工作会，印发了《市教育局2010年教育法制工作要点》，对依法行政工作进行了动员和部署。安排法制专项经费23万元，保障依法行政工作顺利开展。

二、强化法律培训，提高教育系统干部依法行政能力(略)

三、推进制度建设，夯实依法行政基础

积极推进地方教育立法。(略)

完善行政执法相关制度。(略)

坚持政务公开制度。(略)

四、规范教育执法，进一步树立教育良好形象

针对群众关心的教育热点、难点问题，不断加大治理力度，着力转变教育行风。

一是规范学校办学行为。(略)

二是深化行政审批制度改革。(略)

三是加强校园及周边环境综合治理。(略)

四是加强学校安全稳定工作。(略)

五、深化普法宣传教育，优化教育法治环境

坚持以学校为主渠道和主阵地，不断提高青少年学生法制教育的针对性和实效性。把法制教育作为学校素质教育重要组成部分，切实做到学校法制教育计划、教材、课时、师资“四落实”。与市司法局联合组织了140场“法律进学校”宣讲活动。通过警校共建、社区学校共建、成立家长委员会等方式，构建学校、家庭、社会相结合的法制教育网络。督促各区和市属高校认真落实教职工法律宣传培训计划，做到常抓常新。明确规定学校干部、教师每年的法律知识培训时间人均要达到40小时，年终组织考试，并将考试结果作为教师晋职、评先的重要依据。在中小学书记校长任职培训班和教师继续教育课程中增设了法制教育的内容。采取多种方式，面向社会开展教育法律宣传活动，在广大市民中普及教育法律知识。深入开展“12·4”法制宣传日活动。通过面向全国发行的《家长报》和《成才》杂志，刊载教育法制文章和图片。在市教育信息网、市教育电视台开办的《教育新视点》栏目中，广泛宣传《宪法》、《物权法》及有关教育法律法规。市教育电视台开设的法制宣传栏目每年收视率在300万人次以上。

2010年，我局在依法行政工作中虽然取得了一定成绩，但离上级领导和人民群众的要求还有一定差距。具体表现在:少数干部对推进依法行政的重要性认识不足，执法人员依法行政的意识还有待进一步增强;教育执法配套制度机制还不够健全，执法责任还不够清晰，考核指标还有待进一步完善;执法监督机制有待进一步发挥作用，过错责任追究有待进一步落实;教育行风建设还有待进一步加强，治理教育乱收费、规范教师师德行为还需常抓不懈。

2011年，我局将进一步提高对依法行政工作的认识，努力巩固省级依法行政示范单位创建成果，完善工作机制，创新工作方式，努力将依法行政工作推上新台阶。

一是积极推进地方教育立法。(略)

二是深化行政管理体制改革。(略)

三是加强执法人员培训。(略)

四是强化执法监督。(略)

╳╳市教育局

二○一○年十二月二十九日

(中国政府法制信息网:http://www.chinalaw.gov.cn)

［评析］此报告主要向上级领导汇报一年的工作情况，是典型的工作汇报。由于汇报的工作情况内容较多，所以这类报告的篇幅较长。这则报告最大特点是层次清楚，结构合理。前言部分先总体回顾了一年来的工作情况，然后主体部分分五个方面介绍了具体工作措施，有的方面还设小标题，使人一目了然，结尾部分分析了目前存在的问题及下一年将要改进的措施。整个报告给人以内容翔实，格式规范的感觉，值得模仿和学习。

2.情况报告

［例文3—12］

中共广元市朝天区委广元市朝天区人民政府关于“5·12”地震灾害情况的报告

市委、市人民政府:

2008年5月12日下午2:28左右，由于四川汶川发生了里氏8.0级大地震，我区受到严重波及。地震发生后，区委、区政府高度重视，迅速组织抗灾自救工作。现将有关情况报告如下:

一、采取的紧急救灾措施

一是迅速启动地震灾害应急预案。地震发生后10分钟，区委、区政府立即召开紧急会议，安排部署抗震救灾工作，成立了由区委、区政府主要领导任指挥长、分管领导任副指挥长、地震办等相关部门主要负责人为成员的抗震救灾指挥部，统一指挥抗震救灾工作。二是区委、区政府主要领导靠前指挥，现场办公，迅速作出指示，安排和组织区委办、区政府办、区抗震救灾指挥部工作人员及时传达省市委精神，发布地震信息，通报相关情况。三是及时组织干部群众撤离至安全地带避险;由区四大班子领导带队，迅速组织相关部门分赴6片区深入各乡镇和灾区一线，调查灾情和组织抗灾自救。下午4时，区长赵文峤带领区教育、卫生部门主要负责人深入之江中学、朝天中学和区人民医院等城区学校、医院查灾，并动员组织广大干部群众抗震避灾自救。晚上9时，区委、区政府再次召开紧急会议，安排部署抗震救灾工作。会议结束后，区委书记、区人大主任向成军，区委副书记、区长赵文峤，区人大党组书记、副主任仇群成，区政协主席贾光升等四大班子主要领导亲自率领班子成员分别深入中子、沙河、大滩等片区，查看灾情，组织乡镇干部群众积极抗灾自救。四是组织区公安、交警部门分派警力，切实加强治安巡逻、交通管制，保证社会稳定。五是组织区供电、供水、通信、交通等部门迅速抓好供水、供电、通信和道路的恢复工作。六是抗震救灾指挥部连续发布三个通告，及时向社会发布地震相关信息、地震基本情况、区委区政府采取的主要措施及群众应注意事项，做好防震知识的宣传，消除广大市民的恐慌心理。七是地震部门加强与市地震部门的联系，及时发布余震信息，有针对性地做好防范工作，并及时报告我区抗震救灾情况。

二、我区地震受灾基本情况

据初步统计，截至5月12日22时，全区共有11人死亡;因麻柳乡山体滑坡导致房屋垮塌，9人下落不明;有520余人不同程度受伤;全区大部房屋受损，垮塌受损5000余户15000余间;470余头大牲畜伤亡;交通严重受损，朝天至大滩交通中断，花石等乡镇村组公路全部中断，多处塌方，无法通行;部分电杆、高压电线等电力设施损毁严重，供电、通信一度中断，麻柳二级电站房屋被砸停电;部分场镇供水中断，给人们的生产和生活造成了严重的损失。

三、下一步抗震救灾的主要措施

我区接到省市《通知》后，立即召开了紧急会议，研究了贯彻落实措施。

(一)及时贯彻落实省、市指示精神。迅速将省、市、区相关指示精神传达到各乡镇和区级各部门。及时发出号召，要求全区全体党员和各级干部坚持群众利益高于一切，坚守抗震救灾第一线，包片的区领导和部门干部吃住到乡镇，指导督促各级领导带领广大群众，认真做好本单位、本辖区群众自救工作的落实，力求将灾情减少到最低程度。

(二)迅速行动，认真做好疏散安置工作。立即组织抢救受伤群众，竭尽全力保护群众生命安全，在灾情警报未解除之前，及时将群众转移到平坦安全地带妥善安置避险，并组织好帐篷、矿泉水、食物等物资的供应和发放，做好衣、食、住、医等保障工作，确保人民群众有饭吃、有水喝、有医疗、有地方住。同时，组织地震、气象部门做好应对可能发生的余震和其他自然灾害的预警、预测、预报工作以及应急救援、支援灾区准备等工作，全力保护人民群众生命财产安全。

(三)加强社会控制，全力维护社会稳定。一是及时准确公布灾情，向群众宣传党委、政府抗震救灾的信心和决心，积极做好安抚引导工作，最大程度消除群众的恐慌情绪，防止谣言传播引发社会恐慌，影响社会稳定。二是组织政法干警和消防官兵坚守岗位，加大对公共区域和重要场所的巡逻防控力度，做好夜间巡逻，严防少数别有用心的人借机扰乱和破坏社会秩序。三是切实维护好交通秩序，防止因交通混乱引发安全事故，全力保障抗震救灾车辆顺利通行。四是严格领导值班带班制度，千方百计畅通信息，及时报告抗震救灾情况，严肃工作纪律，确保政令畅通。

(四)充分发挥党员干部的带头作用，认真做好抗灾自救。及时组织各级党员干部深入到各地进行查灾，统计好灾情及时上报，组织各级党组织和党员干部发扬身先士卒精神，在安全的前提下，迅速搞好水、电、气、路以及电视通信的抢修工作，力争在最短的时间内恢复好群众的生产生活秩序，确保群众生产、生活正常运转。

专此报告

中共广元市朝天区委　广元市朝天区人民政府

二〇〇八年五月十二日

(广元市朝天区人民政府网站:http://www.gychaotian.gov.cn/)

［评析］此报告是地方政府向上级汇报突发重大事件的文书，属情况报告范畴。由于是两个单位联合发文，故标题排列分两行，以免显得冗长。报告分三个部分介绍了本地区的抗震救灾情况:第一部分介绍采取的紧急措施;第二部分介绍受灾的基本情况;第三部分又分四个方面介绍了下一步抗灾的主要措施。结构比较清楚。当然，如果将第一、二部分的位置调换一下似乎更符合行文的习惯。

3.建议报告

［例文3—13］

关于对征求提高最低工资标准意见和建议的报告

省工商联领导:

根据6月5日《通知》要求，在征求和听取企业意见的基础上，现将我会对提高最低工资标准的意见和建议报上，请予以反映和转达。

一、政府发布提高最低工资标准是关心和注重民生的一种政治举措。制定提高最低工资标准，实际也是给企业增加负担。倡导不断提高最低工资标准应是关注民生的战略目标，但不能脱离社会发展现实情况，以致让企业无法承受，为什么不对国家垄断行业制定最高工资标准加以限制?

二、根据有关资料反映，现在研究制定最低工资标准参考分析的依据不是80%的中小企业，而是以20%的国有企业和垄断行业的情况数据为依据，这本身就严重脱离了以民营经济为主导的实际背景，缺少科学性、真实性和普遍性。

三、2011年初我省曾发布提高全省最低工资标准的指导意见，根据我们了解，这在全国属于先行。实际解决用工紧缺的问题，解决社会就业的问题都不是靠提高最低工资标准能解决的。真正的工资标准应由市场来决定，行政行为应少干预市场。在当前国内经济出现通胀，物价上涨、原材料价格飙升失控，为何政府没有制定或发布控制最高物价的标准?

四、2008年下半年以来，国际金融危机对企业的冲击和影响尚未痊愈，接踵而来的用工成本提高、汇率攀升、原材料涨价，对企业造成了新一轮的伤害，致使玩具企业在低效中艰难抗争，出现有单不敢接的非正常局面，使企业陷入艰难境地。还不满一年，又要研究拟定提高全省最低工资标准，不知道相关部门对企业特别是民营企业真正了解多少?为企业的生存发展思考了多少?

五、在业内实际用工中，各企业根据劳动力供求关系已经不断地调整和提高了工资标准，在不少地区现行的工资标准已经实际超过了发布的最低工资标准，每年不停地提高发布最低工资标准，只会水涨船高，加大企业用工的混乱，抬高市场用工的要价，直接导致中小企业休业。如果企业关闭了，职工回家，无业可就，最低工资标准有何意义?和谐稳定社会如何建立?

六、据业内反映，如果最低工资标准不断地提高，按照《劳动法》和《劳动合同法》的相关规定，必然造成企业内部也要调整相应人员的工资，员工工资总额上涨后，企业为员工缴纳的各种保险基数也随之增高(我省各项保险费数额合计占工资的42%左右)，直接导致企业用工成本上涨。改革开放以来，国外的企业来我国投资生产，从根本上说就是赚的成本低的钱，其中用工成本是主要的。民营企业能从夹缝中生存，也是靠低成本的一点优势，如果成本过高，我们的优势不在，事关经济全局。

七、建议和期望研究拟定最低工资标准的相关部门领导和同志，要深入调查研究，要了解企业、熟悉企业、关心企业。要深入了解不同行业的用工及工资执行情况，解剖1－2个行业的现状，特别是要到中小企业去，才能听实话、知真情，有利于思考和决策。

以上当否，请批示。

╳╳省工商业联合会玩具业商会

二○一一年八月二十九日

(据东方玩具网:http://www.easttoys.com/，引用时有删改。)

［评析］这则建议报告先介绍了建议提出的背景，然后再分七个方面写明建议的具体内容，明确表达了该商会的诉求。结尾用“以上当否，请批示”这句惯用语作结，脉络清晰，结构基本完整。但该报告在语言表达过程中，没有很好地注意公文语言平实庄重的特点，在表达具体意见时，出现了较强的情绪化倾向。报告作为一种上行文，向上级提出建议时，要合情合理，掌握语言分寸，这是写作时所应注意的一个问题。

4.答复报告

［例文3—14］

关于科级后备干部建议人选的报告

市委组织部:

按照市委组织部《关于公推公选科级后备干部工作的通知》要求，我局党委排出符合条件人选3人。经民主推荐，根据得票情况，按照2∶1的比例确定科级后备干部初步人选王╳╳、许╳╳两名同志。随后，考察组对推荐出的人选进行了认真考察，向党委会作了汇报。党委班子成员根据考察情况进行了研究和票决，确定王╳╳同志为科级后备干部建议人选，并在本单位进行了公示。

中共╳╳市农业资源开发局委员会

二〇一一年八月二十三日

(据东台政府网:http://www.dongtai.gov.cn/，引用时作了改动。)

［评析］这则报告是基层党组织应上级党组织《关于公推公选科级后备干部工作的通知》的要求而作出的回应，属答复报告范畴。报告正文先交代了报告的背景，然后就贯彻通知要求所作的人员推选情况进行了说明，言简意赅。不过结尾处如加上“专此报告”则更符合答复报告的特性。

5.呈送报告

［例文3—15］

关于呈送《市住建委2010年工作目标任务完成情况》的报告

市政府目标管理考核办公室、市经济运行考核办公室:

根据黄山市目标管理考核委员会办公室和经济运行考核办公室《关于报送2010年度目标管理考核任务完成情况的通知》(黄经考办［2010］1号)和市政府《关于印发各区县人民政府和市直目标管理单位2010年工作目标任务的通知》(黄政秘［2010］89号)要求，现将《市住建委2010年工作目标任务完成情况》呈上，请审阅。

附:《市住建委目标任务完成情况自评打分表》

黄山市住房和城乡建设委员会

二〇一一年二月三十日

(黄山市政务网:http://www.huangshan.gov.cn)

［评析］呈送报告的内容一般很单一，故篇幅较短，写法也比较简单，这则呈送报告就很好地体现了这些特点。需要说明的是，此呈送报告是上级要求下级做的，因此也可以看成是一篇答复报告，一般呈送报告语句更简短，不需任何说明，一语即可。

四、请示的写作

(一)请示的概念

请示是用于向上级机关请求指示、决断、批示或批准的一种上行公文。

(二)请示的特点

请示具有以下特点:

1.请求性

这一特性是“请示”的使用范围决定的。只要本机关、本部门权限范围内无法决定的重大事项，以及在实际操作中遇到的新问题、新情况而又没有明确依据可循的时候，本单位、本部门都可用“请示”行文，请求上级机关就有关问题给予指示、决断或答复、批准。这种祈请上级机关的特性，就是请求性。

2.求复性

请示是针对具体问题或具体事项的上行文。它不仅仅是就问题向上级反映，而且还包含了需要上级给予相关问题处理意见的答复。因此，上级机关对呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。

3.单一性

请示的单一性主要表现为:其一，请示内容上的单一性，即一文一事。其二，主送单位的单一性。请示一般只写一个主送机关，即使需要同时报送其他机关，也只能用抄送形式。

4.时效性

请示必须事前行文，等待上级批复后才能付诸行动。如果在事情得到解决后行文，则没有任何意义。

(三)请示的结构与写法

请示一般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。

1.标题

请示的标题要写明发文机关名称、事由与文种。

2.主送机关

请示一般只能写一个主送机关。受双重领导的机关向上请示，应根据请示的内容，确定负责答复的上级机关为主送机关，另一个则用抄送形式。

3.正文

请示的正文包括事由、事项和结语三个部分。

(1)事由。请示的事由需要写在正文的开头，主要内容是提出请示的原因、背景和依据。这部分的写作内容需反映出请示事项的必要性，对背景的分析需透彻，理由需充分，依据应科学、合理。另外，用语也应以简洁明确为要。

(2)事项。请示事项部分是全文的核心。请示事项的写作需做到对情况的描述全面具体，对问题的表达切实客观，对问题的解决手段和方法应提供可行性较强的方案。下级机关在考虑解决方案时，可在请示中提供多个方案供上级从大局出发择优而取。如果请示的事项比较复杂，则需要分清主次来写，有必要的话可以分自然段写。如果请示内容简单，则可以不分段。

(3)结语。请示中常用的结语有:“以上请示，请批复”、“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否，请指示”、“特此请示，请批复(请审批、请核批)”。不同类型的请示应恰当地选用不同的结语。

(四)请示写作中的注意事项

请示是非常重要的一个公文文种，使用频率高，其写作更直接关系到发文者行文目的是否达到、发文愿望是否得到满足等现实问题。对写好请示，我们有必要了解并力避以下诸多写作禁忌点。

1.事前不请示，“边斩边奏”或“先斩后奏”

请示最大的特点就是“请求性”，即针对工作中出现的“新”与“难”的问题而请示上级，希望得到上级的支持帮助，使问题得以解决。同时，“请示”这一文种的设置，还包含有请批手续的意思，即上级制定相关的规章制度，使下级于工作中有章可循，必须按章请示，否则，就是违规违章。因此，事前不请示或“边斩边奏”或“先斩后奏”都是不允许的。

2.请示缘由不充分

请示是一种“说服”的艺术，凡请示总是希望得到上级的批准、同意或指示。亚里士多德说过:“蠢人用他知道的道理说服我，智者用我知道的道理说服我。”同样道理，拟写请示的缘由时也不能只从本机关、本单位的立场出发去考虑问题，还应该用换位思维的方式来陈述理由，即善于站在上级机关和首长的角度，从全局出发来考虑问题，争取用上级的道理说服上级，以求得到预期的答复。

具体说来，可从四个方面着手:一要写出客观需要，使上级机关感到请示事项有尽快解决的必要性;二要写出已具备的一定条件，使上级感到请示事项有解决的可能性;三要写出亟待解决的问题的程度，使上级机关有尽快解决请示问题的紧迫感;四要写出恳切的语气，使上级机关能够同意而尽快批复。

3.事项不明确、不正确、不具体

请示事项回答的是“请示什么”的问题，如果表述不明确、不具体，要么使上级机关不知所云，无法批复;要么不能引起上级机关的重视，耽误工作。

4.多事一请示

请示要一事一请示，一文一事，不要把多个事项都列入一个请示当中，否则，就会由于诸多请示事项难易不一、性质不同、多头管理而互相牵扯，影响上级快速及时批复。

5.结语缺失或结语不当

请示结语在请示写作中并非是可有可无的，其作用是在陈述请示缘由、表明请示事项的基础上，更进一步地强调请求的目的，敦请上级指示或批准。谦和恳切的请示结语有助于强化请示的语体特色，同时也能使上级乐于尽快批复。

6.多头主送、越级主送或主送领导个人

公文行文规则规定:请示只报一个上级机关，抄送有关机关(不含下级机关)，不得多头上报，不得越级上报，不得主送领导个人。

多头主送、越级主送或主送领导个人，这是请示行文中易犯的错误，这种行文上的错误体现在写作上，将直接导致公文主送机关的误标。主送机关拟写得不正确，犹如南辕北辙，接到这种请示的有关上级要么彼此推诿，互相扯皮，造成公文旅行;要么束之高阁，不理不睬;要么将请示打回让发文单位重写。不管是哪种结果，都会影响工作。

(五)例文评析

［例文3—16］

╳╳省人民政府法制办公室关于工伤认定申请时限问题的请示

国务院法制办公室:

我省╳╳市人民政府法制办公室就《工伤保险条例》实施中申请时限问题向我们请示(见“烟法制〔2011〕23号”)，根据我们的理解，我们认为:

一、《工伤保险条例》施行前的《企业职工工伤保险试行办法》没有对工伤认定申请时限作出规定，该条例实施前职工发生事故伤害或者按照职业病防治法规定被诊断、鉴定职业病而未向法定行政机关提出工伤认定申请的，申请时限应自该条例施行之日起开始计算。

二、申请时限应扣除因不可抗力耽误的时间。

以上理解当否，请批示。

附件:╳╳市人民政府法制办公室关于《工伤保险条例》实施中申请时限问题的请示

╳╳省人民政府法制办公室

二○一一年八月二十三日

(中国政府法制信息网:http:www.China law.gov.cn)

［评析］这是一则请求指示的请示，主要用于下级机关在具体工作中遇到了现有政策无法解决的新情况、新问题，需要上级机关给予进一步指示的情况。本文采用完全式标题，在正文部分，首先说明了遇到的问题——烟台市人民政府法制办公室就《工伤保险条例》实施中申请时限问题向他们请示，而他们也无法明确解答，因而在下文中他们向国务院法制办公室提出了对这一问题解决的途径和有关建议，最后提请国务院法制办公室酌情指示。因此，这篇请示写作层次比较清晰，有条理，请示缘由和事项的说明也很明确，最后以“以上理解当否，请批示”作为结语，格式规范、工整。

五、批复的写作

(一)批复的概念

批复是上级机关回复下级机关请示事项的答复性公文。

(二)批复的特点

1.权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。

2.针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。

3.指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。

(三)批复的结构与写法

批复的结构与请示类似，主要由标题、主送机关、正文、结语这几个部分组成。

1.标题

批复的标题由发文单位、事由、公文种类三部分组成。事由要明确指出批复的针对性，以便收文机关(即原请示的发文机关)及时了解受文的对象。标题中的事由大致有两种写法:一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述，如《国务院关于2001—2011年全国治沙工程规划要点的批复》;另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词来表述，如《国务院关于同意开放╳╳╳航空口岸的批复》。

2.主送机关

批复的主送机关十分明确，即向上级机关呈送请示的机关或单位，具有指向单一的特征。

3.正文

批复的正文一般由三个部分组成:

(1)引语。批复的开头通常要引述来文作为批复的依据。引述的方法有四种:第一种是结合请示的日期引述，如“╳年╳月╳日来文收悉”;第二种是结合来文的日期和文号引述，如“╳年╳月╳日╳号文收悉”;第三种是引来文日期和来文名称，如“╳年╳月╳日《关于……的请示》收悉”;第四种是引述来文日期和请示事项，如“╳年╳月╳日关于……问题的请示收悉”。

(2)批复意见。批复意见是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，要简明扼要，准确无误。

(3)结尾。批复结尾的写法有三种:第一种是提行写“此复”或“特此批复”;第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向;第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。

批复语言要求言简意赅，结尾如提出希望要求，也要高度凝练，体现很强的针对性。

(四)例文评析

［例文3—17］

国务院关于海口市城市总体规划的批复

海南省人民政府:

你省《关于审批海口市城市总体规划的请示》(琼府〔2010〕6号)收悉。现批复如下:

一、原则同意修订后的《海口市城市总体规划(2011—2020年)》(以下简称《总体规划》)。

二、海口是海南省省会，我国旅游度假胜地，国家历史文化名城。要以科学发展观为指导，遵循城市发展客观规律，坚持经济、社会、人口、环境和资源相协调的可持续发展战略，统筹做好海口市城乡规划、建设和管理的各项工作。要按照合理布局、集约发展的原则，推进经济结构调整和发展方式转变，大力发展高新技术、科教、文化和旅游产业，不断增强城市综合实力和可持续发展能力，完善公共服务设施和城市功能，逐步把海口市建设成为经济繁荣、社会和谐、生态良好、特色鲜明的现代化城市。

三、重视城乡统筹发展。在《总体规划》确定的2304.8平方公里的城市规划区范围内，实行城乡统一规划管理。以主城区为核心，依托主要交通干线，引导城镇合理布局，促进城乡统筹协调发展。要加强对沿海地区开发的规划控制和引导，优化功能布局，保护好自然生态岸线。

四、合理控制城市规模。到2020年，主城区常住人口控制在180万人以内，城市建设用地控制在209平方公里以内。根据《总体规划》确定的城市空间布局，积极引导人口的合理分布。根据海口市资源、环境的实际条件，坚持集中紧凑的发展模式，节约和集约利用土地，合理开发利用城市地下空间资源。

五、完善城市基础设施体系。(略)

六、建设资源节约型和环境友好型城市。(略)

七、创造良好的人居环境。(略)

八、重视历史文化和风貌特色保护。(略)

九、严格实施《总体规划》。(略)

海口市人民政府要根据本批复精神，认真组织实施《总体规划》，任何单位和个人不得随意改变。你省和住房城乡建设部要对《总体规划》实施工作进行指导、监督和检查。

国务院

二○一一年五月十七日

(中央人民政府网站:http://www.gov.cn)

［评析］这份批复格式完整规范，行文明确严谨。文书首先表明了对海口市城市总体设计规划的意见，随即提出了规划海口市建设的意义及具体要求。全文层次分明，重点突出，虽然行文较长，仍不失为学习批复写作的一篇范文。

六、函的写作

(一)函的概念

函是适用于平行机关或不相隶属机关之间相互商谈工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的一种公务文书。

(二)函的特点

1.多向行文。函没有特别规定的行文方向，这一点是不同于请示和批复的。函的行文方向是多向的，既可以是上行文、下行文，又可以是平行文，但是大多数的函都用于平行机关。

2.用途广泛。函的使用灵活方便，适用范围非常广泛。主要包括:(1)可用于平级机关或不相隶属的机关单位之间商洽工作、询问和答复问题。(2)可用于向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。(3)业务主管部门答复或审批无隶属关系机关单位的请求事项。(4)机关单位对群众或个人的公务联系。

3.短小精悍。函一般较为简短，内容单一，措辞精要，故函有公文“轻骑兵”之说。

4.效力的商洽性。函的使用对象主要是平级机关或无隶属关系的机关单位之间的相互往来。行文方和受文方互相不存在领导与被领导的关系，因此函不具有强制性和约束力;而多是用于协调平级机关或无隶属关系的机关单位之间的关系，以就同一问题进行商讨，并结合双方或多方意见，达成一致共识，用以解决问题。

(三)函的种类

依据不同的标准，函可划分成不同的类别。一般分为以下几种:

1.按照行文方向划分，可分为去函和复函。去函，又叫来函或问函，是本机关主动向他机关发出的函。复函，则是针对来函所提出的问题或供商议的事项进行答复的函。

2.按照性质划分，可分为公函和便函。公函用于机关单位之间正式的公务往来;便函则用于处理日常事务性工作。公函和便函的区别在于:公函属于正式公文，行文郑重，格式规范，需写上标题、主送机关、正文、落款，也要编上发文字号，既可由机关办文部门按发文统一编号，也可按函件单独编号。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。不存档，不列入正式文件范围，但是需要登记。

3.按照内容和用途的不同，函可以分为商洽函，通知函，催办函，邀请函，询问答复函，转办函，报送材料函等。以下介绍经常使用的三种:

商洽函。用于平级机关或不相隶属的机关之间就某一事项或工作进行联系和商谈的函。比如:商调干部函、洽谈业务函、联系租赁函、联系参观学习函、请求协助函等。

通知函。用于把某一事项或活动告知对方，通知函不要求回复。

询问答复函。询问函用于向其他平级机关或不相隶属的机关征求意见，了解情况，询问问题。答复函则是对来函机关提到的问题或情况进行的答复。

(四)函的结构和写法

1.标题。函的标题写法多样。常见的有三种:

(1)发文机关+事由+回复函对象+文种。如:《国务院办公厅关于悬挂国旗等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》。

(2)发文机关+事由+文种。如:《╳╳部关于选择出国人员的函》。

(3)事由+文种。如:《关于请求拨款举办“民间艺术节”的函》。

去函与复函在形式上区别不大，需要注意的是，如果是复函则须在文种中写明“复函”。如第一个标题写法的例子就是一个完整的复函标题形式。

2.主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位。机关单位的名称应在正文文首顶格写明全称或规范化简称，其后用冒号。

3.正文。函的正文分为开头、主体、结尾三个部分。由于去函和复函的正文写法有一定差别，我们将分别介绍其正文的写作方法。

(1)去函。去函的正文开头应写明发函的原因，写明商洽、请求、询问或告知事项的依据、缘由等情况。第二部分应写明函告的事项。

(2)复函。复函的写作同批复基本一样，需要在开头引叙来文，之后给予答复意见。引叙来文完成后，使用承上启下的过渡语(“函复如下”)进入答复意见部分。答复意见即针对来函中的具体事项做出回答。如果是询问态度，则需要表明同意或不同意，不同意是何原因;如果是询问意见，则应该表明应该怎么办，不应该怎么办;如果是询问事项或问题，则应对询问的事项或问题做出说明。

4.结语。

(1)去函的结语:“即请函复”、“请研究函复”、“盼复”、“特此函请查照，并希见复”、“同意与否，即请函复”、“敬请函复”、“请复”。

(2)复函的结语:“特此函复”、“此复”、“专此函达(函复)”、“特此函告，即希查照”等。

(五)函的写作要求

1.开门见山，直陈其事。函是一种较为简易的行政公文，其特点就是短小精悍，讲求快捷。所以函的写作一般要求语言简明扼要，条理清楚，便于快速理解，避免出现套话、空话、虚话或不知所云的废话。

2.措辞得体，礼貌待人。函使用的语言非常讲究，必须谦逊有礼，态度诚恳。尤其在对平级机关行文时，要以礼相待，使用商议、商谈或征求意见的语气，而不要用压倒式的命令口吻说话。一般不要使用指示性词语，比如“必须”、“应该”等。

3.复函要及时。函的时效性要求较高，因此在答复对方来函时，要尽快回复，不要延误时机。

(六)例文评析

［例文3—18］

国务院办公厅关于支持做好国家中长期科学和技术发展规划制定有关工作的函国办函〔2011〕10号

各有关部门和单位:

制定国家中长期科学和技术发展规划是党的十七大提出的一项重大战略任务。国务院高度重视这项工作，成立了由温家宝总理为组长、刘延东国务委员为副组长的国家中长期科学和技术发展规划领导小组，领导和组织规划的制定工作。领导小组办公室(以下简称规划办公室)设在科技部。目前，规划制定的战略研究工作已进入关键阶段，20个专题研究组的近500名专家正在国家会计学院进行集中研究，即将完成专题研究报告。为了确保规划战略研究的战略性、全局性和前瞻性，做到与国家经济社会发展、国家安全和可持续发展紧密结合，规划办公室将于近期组织20个专题研究组就各专题研究报告内容，与各相关部门、单位进行交流和征求意见。同时，需要增加一批高水平专家参加集中研究工作。请你部门和单位高度重视和积极支持此项工作，协助作好有关安排。

一、请各有关部门和单位(见附件1)认真研究相关专题研究报告，结合国家宏观形势和战略需求，提出修改意见和建议，并组织有关人员做好与专题研究组的交流工作。具体交流方式和时间由规划办公室与各有关部门协商安排。

二、为了进一步深化规划战略研究工作，部分专题研究组需要增加一批高水平专家参加7月13日到19日的集中研究工作(专家及其所在单位名单见附件2)。请各专家所在单位积极支持你单位专家参加规划战略研究工作，并做好相关协调工作，确保参加战略研究的各单位专家能够集中精力和时间参加研究工作。具体时间与要求由规划办公室、专题研究组与专家及专家所在单位联系安排。

特此函告

附件:1.有关部门和单位名单

　　 2.专家及其所在单位名单

国务院办公厅

二〇一一年八月十二日

(中央人民政府网站:http://www.gov.cn，引用时作了改动)

［评析］这是一封商洽函，由国务院办公厅发文，面向制定国家中长期科学和技术发展规划的有关单位，请求协助该项工作顺利进行。在正文的开头写明了发函的缘由，指出这项工作的重要性，其次说明国务院开展这些工作的具体情况和进展，最后请求各部门做好安排。行文逻辑严密，言简意赅，用语得体，格式规范，且内容全面，信息明晰充分，值得模仿学习。

［例文3—19］

北京市发展和改革委员会　北京市财政局关于调整美国公民来华签证收费标准的函

市公安局:

你局《关于调整美国公民签证收费标准的函》(京公装财发字〔2011〕4号)收悉。根据原国家计委、财政部《关于同意调整内地公安机关对外国人签证收费标准的复函》(计价格〔2010〕392号)的规定，同意调整你局对美国公民来华签证收费标准，具体如下:

一、美国公民来华签证收费标准(编码171010012)调整为不论次数，统一按每人130美元收取，港币、人民币收费标准分别为每人1010元、940元。

二、请你局持本函到市发展改革委办理《收费许可证》变更事宜，并使用市财政局统一印制的行政事业性收费票据。

三、此项收费收入管理按照财政部门有关规定执行。

四、请你局按有关规定做好收费公示工作，接受发改、财政、审计等部门的监督检查。

五、上述收费标准自2011年3月20日起执行。市发展改革委、市财政局《关于调整美国公民签证收费标准的函》(京发改〔2008〕1448号)同时废止。

特此函复

二〇一一年二月二十六日

(中央人民政府网站:http://www.gov.cn，引用时作了改动)

［评析］这是一篇复函。复函开头必然要引述来文，即引述回复的事由。此文除引述来文外，还进一步说明了如此回复的理由。这样的写法可以使得到回复的机关更加信服答复内容的权威性和确切性。行文第二部分是答复的内容，此文从收费标准、收费票据使用、收费收入管理、收费检查程序、收费标准实施时间五个方面作了详细的说明，最后是结语“特此函复”，由于在标题中已提及复函的单位名称，所以落款只有大写日期，没有单位名称。全文层次清楚，事项明细，文字简洁。

七、会议纪要的写作

(一)会议纪要的概念

会议纪要是记载、传达会议情况和议定事项而使用的一种行政公文。它是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工综合整理而成的，概括性强、高度凝练的文件，是反映会议基本情况和精神，并要求有关单位执行的纪实性公文。

(二)会议纪要的特点

会议纪要主要有以下特点:

1.纪实性。会议纪要是会议情况的真实反映，会议的各项重要内容，包括时间、地点、参会人员、会议事项、会议精神等，都应在纪要中得到反映，制文者不能凭自己的主观喜好对会议内容或事项进行增加和改动。真实全面地反映会议情况是会议纪要的第一要义。

2.概括性。既然是纪要，那就意味着要有取舍选择，意味着一定要对会议中各种材料进行综合分析和概括提炼，以抓住要点，把握会议的主要的、核心议项和议题，便于领会和传达会议精神，否则面面俱到，每事必录，就成了记流水账，违背了写会议纪要的初衷。

3.备考性。会议纪要既可作为与会人员向本单位领导汇报参会情况的材料，还可作为向社会传达的文字依据。因此，把会议的主要情况通过书面的形式保存下来，有备于今后查阅之用。

4.指导性。这里包含两层意思:一是会议本身的权威性;二是会议纪要集中反映了会议的主要事项和精神，一经下发，便要求有关单位和人员遵守、执行，其指导性和约束力，类似于命令或决定等指挥性公文。

(三)会议纪要的种类

根据会议性质，会议纪要主要分以下两种:

1.办公会议纪要。办公会议纪要是传达机关或企事业单位等对重要工作进行讨论、研究、议决等的一种会议纪要。办公会议纪要又可分为例行性办公会议纪要以及现场办公会议纪要两种，前者记述例行办公会议情况及其议决事项，后者因要解决某项重大或紧急突发事件而召集有关方面在现场研究、协商或决议。

2.专题会议纪要。此类会议纪要用于记载围绕某个特定的事项和议题而召开的专门会议，如联席(协调)会议、座谈会议、学术研讨会等。这类会议纪要是观点意见的纷呈性与主题集中性的结合，行文既要有统一的认识，又要将各种不同观点和意见归纳出来，以便有关人员尽快知道会议的基本情况和主要精神。

(四)会议纪要的结构与写法

会议纪要由标题和正文构成，在格式上有几点与其他公文不同:一是发文字号。会议纪要一般没有标准的发文字号，而是直接标明会议日期，有的例行办公会议，将年号和顺序号等写在标题下面;二是不用主送机关和落款;三是不用加盖公章。

1.标题。会议纪要的标题通常由两部分组成，即会议名称和文种，没有发文机关，写法相对简单。一般写法就是在“纪要”前加上会议名称;有的在前面再加上一个“关于”，如“关于……的会议纪要”;有的把召开会议的单位写进标题;有的例行会议则把会议名称写在眉首上，正文就省略标题;少数的会议纪要也采用双层标题，即正副标题的形式，正标题反映会议主要议题，副标题写会议名称和文种，如“探讨红学研究的新方向——中国红学研究会第二次学术研讨会纪要”。

2.正文。正文由前言、主体、结尾三部分组成。

(1)前言。这部分主要概述会议的基本情况，包括:会议名称、目的、主要内容、主持单位、参会单位或人员、时间、地点、议程、主要议题等。行文要求简单明了，以让人尽快了解会议的基本情况，否则就会喧宾夺主。

(2)主体。这部分是会议纪要的重心，它反映会议的主要精神、讨论的问题和意见、议决事项、提出的任务要求等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法:

①综合法。也叫集中概述法，就是通过概括叙述，把会议的主要内容和议定事项进行整体的阐述和说明。此写法多用于小型会议或议题较少的会议，其讨论的问题比较集中单一，意见比较统一。这种方法的特点是简洁清楚，易于突出重点，且容易操作，篇幅相对短小。在写作的时候，要注意分清主次，还要注意内容的概括性。

②分项叙述法。即把会议的主要内容按逻辑归类，分成几个大的部分，每个部分加小标题，然后在小标题下面逐条逐项加以介绍。一般召开大型会议或议题较多的会议，使用此种会议纪要最多。此种方法的特点就是条理性强，议项一目了然。

③发言摘要法。这种写法是从具有代表性、典型性的会议发言中整理和提炼出内容要点和精神实质，然后根据内容性质或者发言者的发言顺序，对所提取内容分别加以阐述。一些相关的研讨会或上级需要了解与会者不同意见的会议，可采用这种写法。这种写法的特点是能真实地反映与会者的观点，现场感很强。写作的时候，要抓住发言者的主要观点，尽量保留发言者的谈话风格，不可断章取义，妄加臆改发言者的原话。

(3)结尾

会议纪要的结尾一般是提出希望或号召，有的还重申会议精神或对今后工作进行展望。有的会议纪要则是自然作结，写完主体之后就收束，没有专门的结尾用语。

(五)会议纪要的写作要求

1.如实反映会议情况。要坚持实事求是的原则，不可对发言者或会议的客观情况随意改动，失实的会议纪要会对有关人员产生严重误导，也会给机关形象带来负面影响。有的人为了给人留下会议团结和谐的印象，会议上明明有分歧意见，却在写作纪要的时候加以掩盖;还有的人因为个人好恶，对和自己观点相左的意见加以扭曲或避而不录等，这些都是违背会议纪要写作原则的。

2.突出重点，领悟会议精神。会议纪要不是记流水账，不必对会议情况面面俱到，而必须要对会议内容进行取舍，以抓住重点和与会者的主要观点，然后加以归纳和提炼。

3.注意条理化。会议纪要是会议活动的实况反映，涉及的内容非常多，尤其是一些大型会议，往往还不止一个议题，如何合理安排结构，使内容条理化，结构清晰，让人在短时间内对会议全貌有个大致了解，这对会议纪要的写作而言，就显得十分重要。

4.不可与会议记录相混淆。会议纪要与会议记录是两种非常相似的文体，在使用时，经常容易混淆，其实二者的性质完全不一样，功能也不同，在使用时要严格区分。对此，下文有详细叙述。

(六)会议纪要与会议记录的联系与区别

1.二者的联系。会议记录是写作会议纪要的基础，它为会议纪要提供原始材料，从某种意义上来讲，没有会议记录就没有会议纪要，二者都同出一源，都是以表现会议内容为目的。

2.二者的区别。会议纪要与会议记录的区别主要表现在以下几个方面:(1)文体性质不同。会议纪要是法定的行政公文，会议记录则是会议讨论发言的实录，属事务文书。(2)写作要求不同。会议纪要只记会议要点，不必面面俱到，其特点在“要”，会议记录则在“全”，几乎是有闻必录，内容详尽、具体。(3)使用功能不同。会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，有的还要求有关单位贯彻执行，且带有行政约束性;而会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档，供内部查阅之用。

(七)例文评析

1.办公会议纪要

［例文3—20］

2011年北京市新型农村合作医疗工作会会议纪要

2011年3月9日，由北京市卫生局主持召开的2011年北京市新型农村合作医疗工作会议在北京好特热国际商务会馆召开。参加会议的有各涉农区县卫生局主管局长、科长;新农合管理中心(办公室)主任以及市新农合专家组的专家。会议听取了2010年新农合工作先进区县的工作报告，部署了2011年新农合工作，总结了2009－2010年我市新农合基金稽查和定点医疗机构相关管理工作的检查情况，并对2010年新农合工作先进和创优区县给予了表彰和鼓励。现将会议的有关内容纪要如下:

会议首先听取了房山区发言人题为《不断加强基金风险监管，积极推动新农合工作发展》的工作报告。发言人分别从新农合的政策制定和政策落实两大方面，全面而详尽地介绍了该区的各项具体工作措施。

会议围绕顺义区如何构建监管制度问题、平谷区如何加强信息化建设问题进行了交流讨论。

市卫生局新农合处徐╳╳处长提出了2011年新农合工作的思路，他从三个方面作出了2011年新农合工作的部署:

一、体系建设方面:建立健全市级统筹协同机制，加强政策协同力度;逐步提升筹资水平，监管风险基金的动用问题;创立新的管理方式，积极引入第三方共保联办;明确机构性质，合理进行工作。

二、调查研究方面:在市级统筹的基础上，委托首都医科大学展开第三方保险机构参与新农合联办的调研工作。

三、筹资管理方面:落实筹资水平，优化筹资机制;拟定新农合定点医院管理办法;探索全市统一的服务补助方式;探索支付方式的改革和创新;规范日常管理工作。

郭╳╳副局长对2011年新农合工作作了指示。

徐╳╳处长对上午的会议进行了总结式发言。他希望各区县切记克服临时观望的思想，积极参与落到实处，市卫生局和农合中心要协同努力，深入探索中间服务环节的管理办法，同时必须深刻领悟信息化管理的重要性和必要性。

市农合中心张主任作了新农合基金稽查和定点医疗机构检查工作的总结，并提出了下一步的工作思路。

会上提出了2011年的工作安排:积极推进市级统筹机制，不断强化管理制度，引入第三方合办联保，促进信息化建设以及支付方式的改革。

会议最后为房山、顺义、平谷三个区县颁发了先进奖牌，为有关区县颁发了创优奖牌。

╳╳医学研究院

二〇一一年三月十日

(http://fedu.bjmu.cn，引用时作了较大改动。)

［评析］这是一份日常工作会议纪要。文章采取分项叙述法与发言摘要法相结合的方式进行写作，先用概述性的文字介绍了本次会议内容的基本情况，然后依次介绍本次会议的各项议题，并选取代表性的发言进行说明。文章按照会议进行的顺序展开写作，再现了会议的全过程，层次清楚，给人一种很强的现场感和真实感。另外，文中使用的“会议围绕”、“会议听取”、“会议提出”等会议纪要独有的模式化口吻，不仅符合会议纪要这种文体的特性，而且也有提示阅读的作用，有助于受文对象快速准确地领会会议的主要内容。

2.专题会议纪要

［例文3—21］

全国英国文学学会第八届年会暨学术研讨会会议纪要

2011年8月19－23日“全国英国文学学会第八届年会暨学术研讨会”在美丽的西南大学召开。此次会议由全国英国文学学会主办，西南大学外国语学院、西南大学莎士比亚研究所、重庆市莎士比亚研究会承办。会议的主题是“二十世纪中国的英国文学:回顾与反思”。来自国内一百多所高等院校的二百余名研究者出席了本次会议，并就英国文学研究领域的众多话题进行了热烈的讨论。

20日上午，开幕式之后，大会第一位发言人是来自南京大学的杨金才教授，他做了《新世纪我国英国文学研究生态批评视觉的得与失》的主题报告。杨教授充分肯定了生态批评所取得的成就，同时指出研究者在利用生态批评视角解读文本时常出现的过度阐释，以及其他一些偏颇与失误。

第二位发言人是来自于西南大学的罗益民教授，他做了《陌生化理论视野中的镜与灯:林兆华〈理查三世〉演出评论》的发言。罗教授针对林兆华导演《理查三世》所引起的争议，提出了自己的解读。他认为，林兆华的艺术，突破了传统的镜子说模仿论，从一个独特的视角去看待和理解莎士比亚，这种突破也是传统艺术创造和再现方法的突破。因而，林兆华的改编并不是对原作的扭曲，而是艺术创新。

第三位发言人是来自北京外国语大学的陶家俊教授，他做了《回到镜像之真:毛翔青〈酸甜〉中华裔族群的儒“家”认同谱系研究》的主题报告。他着力于重构毛翔青小说《酸甜》中根源于中国文化土壤又在异域异质族群文化空间中繁衍的华裔族群的家庭形态及生态谱系，并揭示多元族裔语境中华裔族群与儒文化母体独特的镜像——共生认同模式，以阐述儒文化认同模式在全球化时代的生命韧劲和普适价值。

第四位发言人是来自于四川外语学院的董洪川教授，他做了“‘日日新’:‘瞬时性’美学与英美诗歌的现代性诉求”的主题发言。他在卡林内斯库的现代性理论框架内探讨英美现代主义诗歌，并认为英美现代主义诗歌从“意象派”开始就主张一种不同于传统的“瞬时性”美学，这种审美观念实为对历史现代性的反思和批判。

20日下午及21日上午，大会与会者分十九个组就英国文学的多个话题进行了讨论，其中包括“理论与分析”组、“莎士比亚专题”组、“跨文化的英国文学”组等。21日下午，各小组代表分别就讨论情况向大会做主题汇报。本次大会汇集了国内英国文学领域内的多位权威专家，也吸引了众多英国文学领域内的年轻学者。小组讨论呈现出热烈而友好的氛围，其中不乏观点的碰撞和质疑，因而这次大会是一次成功的会议。

我院院长杜平教授、副院长何木英教授，夏延华、周维贵老师参与了本次会议，并向大会提交了论文，参与了相关小组的热烈讨论。

╳╳师范大学外国语学院

二〇一一年八月二十六日

(http://218.6.128.142/xh)

［评析］这则会议纪要采用综合法行文，按照会议进行顺序概述，条理清楚，语言简洁，篇幅短小，展现了此次学术会议的整体情况，便于有关人员及时掌握会议信息。议题单一，且会议范围比较小的专题会议可仿此法进行写作。

思考与训练

一、如何理解行政公文的含义?

二、按照上行文格式，用Word制作一份电子公文。

三、依据下列材料，以“╳市新闻办公室”的名义写一份通知。发文字号、主题词、发文日期等自拟。

2011年9月2日，某市政府接到中央外宣办、国务院新闻办公室联合发布的《关于规范互联网新闻发布的紧急通知》(国发［2011］╳号)，遂依据本通知精神和《互联网新闻信息服务管理规定》，当日便向有关部门及各网站发布通知，决定9月3日至5日，由市公安局网监处配合，对该市辖区内所有新闻网站、商业网站、企业自办网站进行集中整治(整顿)。整治(整顿)的重点是:违反《互联网新闻信息服务管理规定》第十六条第二款、第二十八条的规定，违规登载新闻、自采新闻，包括“嘉宾访谈”、“网上新闻调查”等变相新闻采访栏目，或擅自篡改新闻标题，滥用夸张词汇等行为。

此次整治要求各网站接到通知后，立即展开自查自纠，主动删除违规新闻栏目和违规转载的新闻，同时，要加强相关论坛的管理，立即删除那些随意发布的虚假新闻、消息及宣传色情、暴力和有政治倾向的帖子。市政府新闻办公室将对各个网站的整治情况和结果进行监督、巡查，9月5日后，如发现还有网站存在违规登载新闻的行为，市政府新闻办公室将依据《互联网新闻信息服务管理规定》予以查处，直至关闭取缔该网站。

四、指出下列公文文稿中的错误之处，说明正确写法，并根据公文写作的要求，重新拟写一份公文。

请示报告

省高教厅:

将于2011年暑假举行的省第╳届大学生运动会由我校承办，鉴于我校目前比赛场地仍很简陋，比赛用器材也比较缺乏，为保证运动会顺利进行，需要改善设备和补充器材。经核算，共需经费110万元。目前我校已自筹60万元，尚缺少50万元。希省厅能拨给专用经费50万元，请审批。

另外，我校离休干部的医疗费问题也亟待解决，请一并批准。

此事关系到省第╳届大运会的顺利举办和离退休人员的人心稳定，请速予批准。

╳╳大学

2011年╳月╳日