商品说明书写作

第一节　商品说明书写作

一、说明书概述

说明书，是对事物进行客观的表述，使人们认识、了解该事物的一种实用文体。说明书要实事求是，全面的说明事物，不仅介绍其优点，同时还要清楚地说明应注意的事项和可能产生的问题。有一说一，有二说二，不可为达到某种目的而夸大其词。

(一)说明书的种类

【说明书分类表】

(二)说明书的作用

1.解释说明。解释说明是说明书的基本作用。随着经济的发展，科技的进步，生产生活水平的不断提高，人们将会在生产、生活中遇到许多新材料、新产品、新技术(工艺)、新事物、新情况。说明书对具体事物予以解释说明，使人们认识、了解相关事物，以更好的利用或应用，为生产生活服务。

2.广告宣传。好的说明书可以使受众了解产品，认识事物，拉近距离，激起购买欲望，起到广告宣传的作用。

3.传播知识。被说明的事物中多包含若干知识，以至一定的科技含量，好的说明书对这些知识和技术有传播效能，对传播知识，科学普及产生积极的作用。

二、产品说明书及编写

产品说明书是对产品的介绍和说明的文体，也称“产品简介”，是一种常见的说明文。产品说明书主要是用于日常生产、生活产品的说明，如电视机、食品、药品等的说明书。它主要是对某一产品的所有情况的予以介绍，包括产品名称、原材料、外观、性能、参数、用途、使用方法、操作指南、存贮方式、注意事项等。

(一)产品说明书的特点

1.说明性。说明、介绍产品，是产品说明书的主要功能和目的。

2.真实性。产品说明书必须客观、准确的反映产品。产品使用涉及千家万户，关系到消费者的切身利益，要抱着对用户负责的态度介绍产品的真实情况，实事求是，真实可靠。不夸大优点，也不掩饰缺点，更不能以假乱真。

3.指导性。产品本身就是科学技术的物化，在一定程度上包含最新科技因素。产品说明书还包含指导消费者使用和维修产品的知识，在介绍产品的同时写明科技含量，指导人们认识和正确应用该产品。

4.通俗性。大多消费者不具有产品的专业知识，因此，说明书是用通俗易懂和喜闻乐见的语言，清楚明白的介绍产品，文字简洁朴实。

5.实用性。从用户的需要出发安排说明书的内容，强调实用性，突出产品优势和“好用”，对于用法、用量、注意事项都说得详细具体，使消费者能正确使用。

6.多样性。产品说明书的表达形式根据不同产品灵活掌握，可以是文字式，也可以图文兼备，现在还多配以光碟等音像手段，具有多样性特点。

(二)产品说明书的类型

产品说明书应用广泛，按不同的分类标准可分为多种类型，见下表:

(三)产品说明书的格式和编写方法

产品说明书的结构。通常由标题、正文和附文(落款)三部分构成。

1.标题:通常由产品名称或说明对象加上文种构成。如《VCD说明书》。排版时一般放在第一行，字号要大些，也可以用不同的字形字体设计。

2.正文:通常详细介绍产品的有关知识。具体内容包括:概述、产地、原料、参数、规格、原理、功能、特征、使用方法、注意事项、维护保养、责任划分等知识。不同产品说明书的内容侧重点也有所不同。正文写作结构，有一段式结构、多段式结构、项目式结构、分条式结构等。要根据产品的具体情况选用适合的结构形式。

3.附文:要列示生产单位和经销单位的联系方式，方便消费者进行联系。包括单位名称、地址、电话、邮编、网址、电子邮箱、联系人、生产日期等。

【产品说明书例文】

浓维生素E胶丸说明书

维生素E是一种对人体生长、发育、促进健康与预防衰老有关的营养要素。早在1992年Evens等已发现它的功能，可调节生育机能，防治流产和不育。半个世纪以来，就生理和机理作用，近代分子生物学学者作了详尽研究，在营养及医疗上有了重要发现。

1.本品能促进人体能量代谢，增强人的体质和活力:

2.本品能预防因多不饱和脂肪酸(PuF　a)　异常氧化所致的有害物质积累而损伤正常组织引起的早衰，有延迟衰老的作用。

3.本品能改善血液循环，促进溃疡愈合。

4.本品能防止胆固醇沉积，能预防治疗动脉硬化。

5.本品能调整性机能，及更年期综合症。

6.本品能保护肝脏。

［适应范围］动脉硬化、脑血管硬化、冠心病、间歇性跛行、胃肠溃疡、皮肤溃疡、血栓性静动脉炎、静脉曲张、肝功能障碍、肌肉萎缩、不孕、习惯性流产、性机能衰退、烧伤、冻伤、贫血以及预防衰老。

［用法与用量］日服量:每次50mg－100mg，每日三次或遵医嘱。

［规格］50mg，100mg。

［贮藏］密闭、遮光、阴凉处保存。

京卫药健字(××)第××号

生产厂家信息:(略)

三、使用说明书及编写

使用说明书，或叫“使用手册”，是向人们具体介绍产品的使用方法和步骤的说明书。使用说明书编著经过了许多人的校对和实验，用户按照说明书指示的方法正确使用，可以避免产品出现不必要的故障或损坏，保证使用安全。

凡工业产品一般都应编制使用说明书，随产品交付用户，以便于用户正确安装和使用产品，成为沟通产需双方的桥梁和工具。由于产品五花八门，因此，使用说明书写作内容、形式及应用性功效也多种多样。我国改革开放前的产品使用说明书都很简单，常常只有一页纸。现今市场竞争激烈，企业十分注意产品使用说明书的编写。国家技术监督局《工业产品使用说明书总则》明确规定了工业产品使用说明书的内容及其编写方法。

(一)编写工业产品使用说明书的基本要求

1.应明确规定产品的用途和使用方法。产品使用说明书可按产品型号编写，也可按产品系列编写。要根据产品的使用功能和特点，具体而明确地写明产品的用途和适用范围。写明主要结构、性能参数、型式和规格，以及贮运、安装、操作、维修、保护等的方法。

2.写明涉及安全、卫生和环境保护等方面的要求。当产品具有危险和有害因素时，必须在产品使用说明书中写明保护产品和操作者的安全、卫生等措施，对易燃、易爆、有毒、有腐蚀性和有放射性的危险产品，更应在使用说明书上规定防范措施、注意事项，以及发生意外时的紧急处理办法等内容。对影响环境的产品，使用说明书上还应规定必要的保护环境方面的内容。对耗能较大的产品应说明节能措施。

3.对一些复杂产品和成套设备，可按其功能单元、整机分别编写使用说明书，再组合成一套系统的使用说明书。

4.简单产品可不写使用说明书。对一些冶金、矿产、建材等原材料类产品，以及用于组装配套的一些元器件、零部件等简单产品，如其产品标准、质量证明书等技术文件能满足用户需要时，可由这些技术文件代替，不必另行编写产品使用说明书。

(二)产品使用说明书的内容构成

一般工业产品使用说明书应包括下列内容:(1)产品概述:主要写明产品的用途，适用范围(必要时还应写明不适用范围)，产品规格型号的含义，使用环境条件或工作条件等方面内容;(2)结构特征与工作原理:该部分叙述产品结构特点及其工作原理，包括主要部件或功能单元的结构，作用及其工作原理，辅助装置的功能结构及工作原理和各单元之间的机电联系，故障告警系统等;(3)技术特征:主要是写明产品的主要性能和主要参数，包括产品的外形尺寸、安装尺寸和产品重量(毛重)等;(4)安装与调试:主要写明安装的地基、条件、程序与注意事项，安装后调试程序、方法与注意事项，必要时还应写明安装、调试后的验收项目、方法以及试运行要求;(5)使用与操作方法:主要写使用前的准备与检查的内容，使用中的安全防护措施，运行操作程序、方法、注意事项，监测和记录的内容，停机操作程序、方法、注意事项;(6)故障分析与排除:对产品使用中可能出现的故障应写明原因及排除方法;(7)安全保护装置及事故处理:对一些具有危险因素的产品，应写明:安全保护装置及注意事项，以及出现故障或事故时的处理程序和方法;(8)保养与维修:既要写明日常维护、保养和校准方面内容，又要写明检修周期、正常维修程序，以及长期停放时的维修保养措施;(9)贮存、运输:应写明吊装(卸)、运输过程中注意事项和贮存时的条件、期限及检查等内容;(10)开箱及检查:应写明开箱时步骤及注意事项，以及检查步骤及内容;(11)其他事项:应写明产品生产企业和售后服务事项、联系方法和质量保证等方面内容，还可写一些需要向用户说明的其他事项。

上述内容不是每份产品使用说明书都要写的，应根据具体产品的特点，恰当地选择内容并合理编排次序。还可增加一些必需的内容，如随机备件、易损件明细表等。使用说明书中的各种图表、照片，既可分别编排在上述各部分内容中，也可集中在一起附在最后。

(三)说明方法和定位

产品使用说明书是应用文，从传播学角度，“说”，在于信源——厂家;“明”，在于信宿——消费者。厂家处于信息主导地位，说明书里怎么“说”，直接关乎消费者对使用产品的明确程度。因此编写产品使用说明书要有创意和策划，遵循表述规则，注意说明方法。

1.选择恰当的说明方法。使用说明书常用的说明方法大体有4种:一是标题化，采用标题撮要法。此法适用于复杂说明书的编写。如，长达58页的《紫光扫描仪用户手册》划分成8个部分，分别冠以标题:前言、安装、扫描仪按键的设定、扫描仪软件面板的功能设定、twain对话框(详细说明)、常见问题与解答、附录。各标题相对独立，主述点清楚，结构上按渐进的逻辑关系排序，形成了整体的方阵集结，内容庞大而不散乱，很方便查检;二是条序化，行文中每一段以1、2、3排序，类似于法律文书分条列款的写法。这种方法一般与标题化写法结合使用，从而做到有条不紊;三是表格化，用框线或经纬线构筑有别于纯文字的独立表现形式，作为辅助性的说明手段，填充许多指标参数，言之凿凿，令人深信不疑;四是图例化，以图为主，并配以简洁的诠释文字。具体又分为实物照片图例、写实性绘画图例(如白描图例)以及卡通式图例等。现今产品使用说明书中，图例化倾向很流行，直观性强，语言不好表现的东西，图例可以轻松搞定。这种说明方法适合应用在日常生活品的使用说明书中。此外还有配以光盘，用音像手段展示使用或操作示范，效果更好。

2.说明定位要宽域。一般产品的销售对象可以是任何人，产品的使用说明书也是供给需求者的任何人看的。因此，“说明”定位要宽泛:要放低“说明”域位的下限，做到“妇孺皆知”;同时，“说明”域位的上限也应尽可能拓高，力图让那些具有专业级水准的阅读者，也能获得想知道的关于产品使用方面的深层次信息。这种宽域位的“说明”，就是一个完备的有关产品使用方面的资料库。在说明对象上可以有所侧重，但不可以将潜在用户拒之门外。因为，有些似乎可以忽略的消费群体中可能有很大的潜在用户。

编写宽域位的“说明”，应该处理好三个内容:一是消费者必须接受的内容，最好加上警示符、警示语;二是可以选择阅读的内容，文头作必要的提示;三是附录参考内容，或叫备考内容，以展示与产品使用相关联的诸如产品的规格参数、电气原理图、保修条例等。

3.说明方式要对象化、人性化。产品的销售要划分不同的市场和对象，撰写产品说明书也要“对什么人说什么话”，具有亲和力，提升其在消费者心中的美誉度和忠诚感。编写产品使用说明书时应该明确该产品销往的地区，从而采用相应的语言、方言或习惯词语。

(四)产品使用说明书的结构和写法

1.封面和封底:使用说明书的封面应有能识别产品类别的名称、产品名称和使用说明书字样，并应有生产企业名称。出口产品使用说明书应在企业名称上冠以“中华人民共和国”字样，并应中、英文对照;允许在封面上印有产品照片、图形和经认可的标志和标记，如注册商标、厂标、产品标记和合格认证标志等;使用说明书的封底必须有产品生产企业的详细地址及邮政编码。必要时亦可写(印)上联系电话、邮箱网址。

2.目次和目录:当使用说明书超过一页时，每页都应有页码。使用说明书内容、章条较多时，应编写目次，以方便用户查阅;复杂产品或成套设备的使用说明书，应按各功能单元、整机组成有详细的目次，并应装订在一起，编写目录。

3.语言文字和图表符号:使用说明书只供国内用户，可只写国家正式公布的简化汉字;供给港、澳、台地区用户的使用说明书可写繁体汉字;出口产品使用说明书应中、英文对照，或按用户要求语种编写。使用说明书从一种语言译成他种语言时，应由权威语言和技术专家进行翻译和审核。语言文字应简明扼要，通俗易懂，段落分明，标点符号无误，字体端正、排列整齐、间隔均匀。

使用说明中的符号、代号、术语、计量单位应符合最新发布的国家法令、法规和有关标准的规定，并保持前后一致;图表、公式和数值，应符合国家标准的有关规定。产品结构图优先采用立体图。采用非标准图形符号时，应注明其含义。图表应和正文印在一起，按顺序标出序号;引用前文中图表时，需标图表号，并注明其第一次出现时所在页码;需要解释的术语应给出定义;图示、符号、缩略语在使用说明书中第一次出现时应有注释。

4.表述原则:使用说明书内容的表述要科学合理，符合操作程序，易于用户快速理解掌握。如灭火器使用说明必须保证读者用最短的时间就能读懂会用;对于复杂的操作程序，使用说明书应多采用图示、图表和操作程序图进行说明，以帮助用户顺利掌握;具有几种不同和独立功能的产品的使用说明书，应先介绍产品基本的和通常的功能，然后再介绍其他方面的功能;应尽可能设想用户可能遇到的问题，如产品在不同季节、地点、环境条件下可能遇到的问题，并提供预防和解决的办法;使用简明的标题和标注，使用户快速找到所需内容。

语句表述应只包含一个或几个紧密相关的要求。最好使用行为动词，使用主动态，不用被动态;语言果断有力;不用抽象名词;表述直接了当，而不委婉。示例如下:

5.安全警告:使用说明书应对涉及安全方面的内容给出安全警告。安全警告的内容应用较大的字号或不同的字体表示，用特殊符号或颜色来强调;警告语:“危险”——对高度危险要警惕、“警告”——中度危险要警惕、“注意”——轻度危险要关注。

6.排版印刷要讲究:一是用纸要讲究。耐磨损、耐氧化;二是用字要讲究。内容正文常用宋体字，规整严肃;大小标题的字号要明显大于正文字号，拉开字号级差，造成视觉的张力和冲击力，起到应有的提示作用;三是用色要讲究。封面用专业软件进行平面设计，彩色胶印，内文可以作单色印刷;四是排版要讲究。注意分栏和布局，规律性地应用花边栏线，宽窄虚实，区分出不同的意义单元。

7.要方便查看:产品使用说明书的撰写和制作，必须考虑到使用者是否方便查看。如摩托车《驾驶手册》，规格大小相似于一本小人书，正好能让驾车者装在衣袋里随身携带;电磁炉《使用说明书》，其阅读对象主要是家庭主妇，表述上可以采用图解说明的通俗形式;有些使用说明书可以附带有一张浏览光盘，是说明内容更形象化。这些有简有繁的多样化说明书，方便用户查看，可以很好地解决用户对产品信息的不同需求。

8.使用说明书的更改:使用说明书不允许随意更改或涂改。如确需更改时，应按规定手续和方法进行。以保证其内容正确无误。

【文件】

使用说明书的主要内容编排格式

(国家技术监督局《工业产品使用说明书总则》GB 9969.1—1998，标准的附录)

A1概述　a)　产品特点;　b)　主要用途及适用范围(必要时包括不适用范围); 　c)　品种、规格;　d)　型号的组成及其代表意义;　e)　使用环境条件;　f)　工作条件; 　g)　对环境及能源的影响;h)安全。

A2结构特征与工作原理　a)　总体结构及其工作原理、工作特性;　b)　主要部件或功能单元的结构、作用及其工作原理;　c)　各单元结构之间的机电联系、系统工作原理、故障报警系统;　d)　辅助装置的功能结构及其工作原理、工作特性。

A3技术特性　a)　主要性能;　b)　主要参数。

A4尺寸、重量　a)　外形及安装尺寸(可分开);　b)　重量。

A5安装、调整(或调试)　a)　设备基础、安装条件及安装的技术要求;　b)　安装程序、方法及注意事项;　c)　调整(或调试)程序、方法及注意事项;　d)　安装、调整(或调试)后的验收试验项目、方法和判据;　e)　试运行前的准备、试运行启动、试运行。

A6使用、操作　a)　使用前的准备和检查;　b)　使用前和使用中的安全及安全防护、安全标志及说明;　c)　启动及运行过程中的操作程序、方法、注意事项及容易出现的错误操作和防范措施;　d)　运行中的监测和记录;　e)　停机的操作程序、方法及注意事项。

A7故障分析与排除　a)　故障现象;　b)　原因分析;　c)　排除方法。推荐采用下列表格形式

A8安全保护装置及事故处理(包括消防)　a)　安全保护装置及注意事项;　b)　出现故障时处理程序和方法。

A9保养、维修　a)　日常维护、保养、校准;　b)　运行时的维护、保养;　c)　检修周期;　d)　正常维修程序;　e)　长期停放时的维护、保养。

A10运输、贮存　a)　吊装、运输注意事项;　b)　贮存条件、贮存期限及注意事项。

A11开箱及检查　a)　开箱注意事项;　b)　检查内容。

A12其他　a)　生产厂保证、售后服务事项、联系方法等;　b)　需要向用户说明的其他事项。

A13图、表、照片(也可分列在各章中)　a)　外形(外观)图、安装图、布置图; 　b)　结构图;　c)　原理图、系统图、电路图、逻辑图、示意图、接线图、施工图;　d)　各种附表:附件明细表、专用工具明细表;　e)　照片。

四、公司简介写作

公司简介，就是简单扼要的介绍公司的文字材料，让别人初步了解公司的基本情况。

(一)公司简介写作要求

公司简介主要是对公司进行宣传推介，撰写文本要注意三个方面:一是注意真实性。简介的内容一定要符合实际情况，实事求是，不可自吹自擂，更不可以弄虚作假;二是要有针对性。简介中所写的内容要视推介目的和阅读对象进行取舍，突出重点，兼顾全面。切忌无的放矢，堆积材料，喧宾夺主;三是文字要简练，言简意赅，一目了然。

(二)公司简介的内容

公司简介的内容可以因写作目的差异而各有侧重，但一般应有六个方面的内容:

1.公司概况:注册时间、注册资本、公司性质、技术力量、公司规模、员工及素质;

2.公司发展状况:发展速度、主要成绩、荣誉称号等;

3.公司文化:发展目标、理念、宗旨、使命、愿景、寄语等;

4.公司主要产品:产品性能、特色、创新、超前等情况;

5.销售业绩及网络:销售业绩、市场份额、销售网络等情况;

6.售后服务:主要写公司售后服务的承诺、实际情况、用户反应等。

【写作实例】

阅读下面所给的材料，拟写一则《WZ网站策划公司简介》

关于WZ网站策划公司的分类材料:

(1)公司概况:WZ网站策划，成立于2007年，注册资金80万元，员工12名，专业的设计策划团队，一家大学生创业公司;/(2)发展状况:主要面向长沙中小企业，已经为上百家企业提供了网站策划服务;/(3)公司文化:公司以“专注网站，用心服务”为核心价值，一切以用户需求为中心，希望通过专业水平和不懈努力，重塑企业网络形象，为企业产品推广，文化发展提供服务指导;/(4)公司主要产品:主要为企业提供网站策划，网站设计制作，网站推广优化等服务;/(5)销售业绩以及网络:为中小企业提供网站策划服务，现阶段主要面向长沙地区;/(6)售后服务: WZ网站策划有详细的售后服务体系，提供终生策划指导服务。

【参考文本】

WZ网站策划公司简介

WZ网站策划股份有限公司成立于2007年，注册资金80万，是湖南长沙一家专业的网站策划公司。公司主要服务于中小企业，提供网站策划，网站设计制作建设，网络推广营销于一体的专业服务。公司以“专注网站，用心服务”为核心价值，希望通过我们的专业水平和不懈努力，重塑中小企业网络形象，为企业产品推广，文化建设传播提供服务指导。

三年来，WZ公司一直秉承以用户需求为核心，在专注长沙本地市场开拓的同时，为一百多家中小企业提供网站策划服务，优质、用心的服务赢得了众多企业的信赖和好评，在长沙地区逐渐树立起公司良好品牌。公司不仅仅提供专业的网站策划服务，同时还建立了完善的售后服务体系，为企业发展中遇到的问题和困难提供指导帮助。我们相信，通过我们的不断努力和追求，一定能够实现与中小企业的互利共赢!

五、文种辨析:商品说明书与广告语的区别

1.作用有区别。商品说明书重在介绍说明商品的规格、质量、性能、使用等方面的知识，客观、真实地介绍产品;商品广告语是促销手段，用于激发消费者的购买欲望。

2.写作目的有区别。商品说明书写作目的是方便消费者对商品性能的理解和实际的使用;商品广告语的写作目的是出售商品。

3.表达方法有差异。商品说明书基本用说明的方法;商品广告语有时也使用说明的方法，但更常用描写、抒情、渲染文学表现性很强的表达方法。

4.发布的载体不同。商品说明书多用纸质印制，常装订成小册子，一般附属于具体商品;广告语则一般出现在各种宣传媒体上，在文字表达时常配以各种声像介质。