产品说明书用材和实际商品不同

第五节　产品说明书

一、产品说明书概述

(一)概念

产品说明书也叫商品说明书。是生产商或销售商向消费者介绍产品的性能、特点、规格、型号、技术参数、维修方法、使用和保养方法以及注意事项的一种说明性文书。

产品说明书可以帮助和指导消费者正确地选购商品、使用和保养商品，同时，由于能帮助用户加强对商品性能的了解，所以也能起到促进产品销售的作用。

(二)特点

1．科学性。产品说明书要介绍产品的构造、性能和使用知识，内容要求科学、可靠、通俗易懂。

2．条理性。产品说明书的各项内容有着密切的逻辑关系，写作上一般要条分缕析，井然有序。

3．通俗性。为使尽可能多的消费者能通过产品说明书了解产品，所以，产品说明书力求通俗易懂。目前，越来越多的产品说明书，注重使用图文兼备的方式，以增强说明的直观性。

(三)分类

产品说明书种类繁多，根据内容分，可分为生产资料产品说明书、消费资料产品说明书，这两类之下，还可细分为民用产品说明书、专业产品说明书、技术说明书等;根据表达形式的不同，可分为条款式说明书、文字图表说明书;根据说明书的用途，可分为产品特性说明书、使用说明书、安装说明书;根据传播方式的不同，可分为直接印于包装纸上的包装式说明书、装订成册随产品同时发出的内装式说明书。

二、写作格式

由于产品特点不同，产品说明书的写法不尽相同，大致来讲，产品说明书的写作分为一般产品说明书和复杂产品说明书两大类。

(一)一般产品说明书的写作

包括日用生活品类说明书，食品药物类产品说明书等。这类说明书比较简单，内容一般包括产品构成成分、特点、性状、作用、适用范围、使用方法、保存方法、有效期限、注意事项、厂名、厂址等等。具体格式为:

1．标题。标题一般由产品名称加“说明书”或“说明”、“介绍”等字样构成，如《VCD说明书》。有些说明书的内容是侧重介绍使用方法的，称为使用说明书，如《吹风机使用说明》。

2．产品概况。名称、产地、构成成分、特点、性状等。

3．产品的制作原理、性能、特点、结构、安装方法。

4．产品的用途。

5．产品的使用方法、维修保养方法、注意事项、有效期限等。

6．附文。包括厂名、地址、电话、电挂、电传、联系人和生产日期等。

以上几项内容，因产品不同，说明的重点、顺序、繁简也不相同。

(二)复杂产品说明书的写法

家用电器类、大型机器设备类产品说明书属于技术性文书。其写作格式按照国家GB9969．1－88B附录A《使用说明书包括的主要内容(补充件)》的要求，由封面、前言(概述)、目次(目录)、正文、产品套装明细表、附录、封底等部分构成。出口产品要有中英文对照文本。

1．封面(或标题):标明产品名称、规格型号、商标、批准专利号、图样、厂名及“说明书”字样。

2．前言(概述):内容包括产品的性能、特点、用途及生产厂家的历史、产量、信誉等。

3．目次(目录):将说明书的全部项目编列在一起，便于用户翻阅。

4．正文:它是说明书的核心部分，主要介绍产品的结构特征、工作原理、技术特性、安装调试、使用操作、故障分析与排除、保养与维修、运输、贮存及注意事项、售后服务等，视不同产品的不同要求取舍增减。

5．套装明细表:将产品配备件、工具等开列出一份清单，以供用户清点，防止丢失。

6．附录:包括安装图、布置图、电路图、系统图、示意图、接线图、操作图及各种附表、照片等。

7．封底:包括法人代表、生产许可证标记和编号，厂名、厂址、电话、电传、网址、邮编、开户银行及账号等。

三、写作要求

1．突出产品特点。产品说明书要能够突出所写产品的独特之处，使它有别于其他产品。

2．说明要具体。说明书应起到指导消费的作用。如果介绍使用方法太简单，或不得要领，或把功效写得很笼统，欠具体分明，则起不到应用的作用。

3．突出重点。说明商品，应把重要的、关键的内容告诉消费者，如果只是泛泛而谈，未能在关键、重点问题上多加笔墨，同样起不到指导消费的作用。

4．语言要求准确、通俗、简明。因为消费者的知识水平不一，说明书的语言应尽可能通俗，在介绍使用说明时，尽可能避免使用术语，以方便不同层次的消费者。尽可能图文并重，以便形象直观地说明产品。

【例文7】

TYQ－1型投影仪说明书

一、概述

TYQ－1型投影仪是电化教学的重要工具之一。它既可将绘制在透明胶片上的文字、图案投到屏幕上，亦可在透明胶片上直接书写或对各种演示仪器放大投影，供众多的人观察、判读，故又称为“光学黑板”(图略)。本仪器具有工作距离短、视场大、图像清晰、色彩逼真、结构简单、调整使用方便等特点。它用较小功率的光源照明，使屏幕能得到较高的照度，可在普通照明下的教室或会场使用。因此，TYQ－1型投影仪除大量应用于教学工作外，在科研、军事、情报、测绘、医疗等部门也有广泛的用途。

二、仪器结构(图略)

1．光学系统及其主要参数——本机的光学系统分为由反光碗、放映灯泡、聚光镜、弗莱涅尔透镜组成的聚光系统和由物镜、反光镜组成的投影系统两部分。

投影物镜——丁;300mm，相对孔径1/35，敷增透膜。

弗莱涅尔透镜——F=125mm。

灯泡——钨卤素灯，LSZ型，24V 250W。

2．供电系统——本机使用220V 50Hz电源。通过变更变压器初级圈数的方式，进行强、弱灯光的转换。

3．排风系统——由罩版式微电机、笼式风扇组成，并具有较合理的风路。

4．闭锁装置——内有两只微动开关，打开上盖即自动切断机内电源，使用、维修安全。

三、仪器的性能

工作面积:195mm×245mm

放大率:9倍(光源到屏幕为3m时)

投影角度:反射镜能停留在与水平方向成60°角内的任意位置。

温升:在环境温度为25℃时，(强光工作)载物玻璃表面温度不高于40℃。

四、安装与使用

开箱后，将仪器取出，去掉外层包装，把连接投影光组的立柱插在仪器右上角的方孔内，使立柱底边接触定位螺钉，拧紧固定螺钉后操作步骤如下:

1．接通电源。

2．打开反射镜。

3．启动开关。

4．把投影的图片平整地放在载物玻璃上，转动调焦手轮，使成像清晰。

5．调整仪器下面的色带调整旋钮，以消除图像边缘的色带，并使像面得到最高的造度。

6．屏幕应与光轴垂直，否则投放出的像面会产生上大下小的现象。

五、仪器的维修(略)

厂名、厂址、电话等(略)

【写作训练六】

一、调整下列文字的结构，使之符合经济活动分析报告的写作格式。

商品库存结构不合理的症结何在?

调整商品库存摆布结构，大力压缩仓库储存商品。大力开展压存增销活动，加速商品周转速度。加强进货计划的管理，防止“病从口入”。注重市场信息，搞好市场预测。

加强商品养护，提高商品科学管理水平。一些耐用消费品库存中有问题的商品十分普遍。如手表库存8369只，有问题商品占43．28%;缝纫机库存704部，有问题商品占19．88%;收录机库存1207部，有问题商品26．76%;电风扇库存1387台，有问题商品占16．65%;半导体收音机库存1804台，有问题商品占25．94%;电视机库存17台，有问题商品占11．99%。这6种有问题商品共占用资金40万元。

乱采乱购，私人得利。有一个基层社百货部营业员，1981～1983年连续购进了用皮箱包装的雪花膏4箱。皮箱私人得了，而内装的4000包小袋雪花膏卖了7年还有3300袋，因存放时间过长现已变质。

从我社19××年2月底商品库存普查情况看，突出存在以下几个问题。

计划失控，盲目采购。有一个公司没有经过周密计划，一次盲目从外地购回榨菜50吨，销了半年之久，2月底尚存36吨。有一个基层社一次盲目购进白帆布鞋3000双，预计可销10年。

商品储存分布不合理。全社2月底商品库存额为6015万元，其中，仓库库存3097万元，占51．48%;镇所在地门市部库存1245万元，占20．7%;分销店库存1215万元，占20．2%;支店库存188万元，占3．13%;农村代购代销店库存234万元，占3．9%。从而明显反映出“储水池的水”太满，而店、组、部商品库存薄弱，这于商品直接与消费者见面。

商品库存是保证商品流转正常进行的重要条件，其数量、质量、结构、分布是否合理，对于满足市场需要、提高经济效益极为重要。针对上述情况，根据党和国家治理经济环境、整顿经济秩序的要求，为缓解供销社在经营活动中资金紧缺的矛盾，必须调整现有商品库存结构，从内部挖掘资金潜力，搞活库存商品，提高资金利用率。建议采取以下措施。

一部分穿着商品库存量大，销存比例失调。如:塑料凉鞋年销售量10万双，8．437万件，可销334天。其周转速度之慢，必然影响经济效益的提高。

在这次商品库存普查之后，市供销社召集部分普层社主任、公司经理和统计人员座谈分析了商品库存结构不合理的原因，主要是:有问题商品库存超过了警戒线。按上级规定，商品库存中有问题商品一般不得超过总库存额的8%，而2月底有问题商品已高达751万元，占12．48%，超过上级规定4．48%个百分点。其中又以生活资料库存和农副产品库存更为突出，生活资料库存3374万元中，其中有问题商品489万元，占14．48%;农副产品库存653万元中，有问题商品139万元，占21．29%。

信息不灵，应变能力差。我社2月底库存各种服装15万件，其中款式陈旧、颜色暗淡的达4．6万件，占30．7%。目前，服装流行期短，款式、花色变化快，因此，现存服装多数无人问津。

二、下面这篇文章在语言等方面均存在毛病，请按产品说明书的写作要求，写出修改稿。

热力牌电热杯说明书

我厂电热杯生产历史悠久，式样新颖，美观大方，质量优良，安全可靠，经济实惠，誉满全球，世界一流。该杯可煮沸各种食物，立等可取。特别适用于热牛奶，烧开水，泡饭等。

1．本电热杯电源电压一般为220V交流，消耗电力300W。

2．使用时首先插上电源插头，将电源线座一端插入杯子插座处，用完后先拔掉插头，以免触电。

3．电热杯容量1000g，灌得太满煮沸时会溢出杯外。

4．煮沸饮料倒出后，杯中应加入少量冷水(因杯底余热较高)，否则会影响杯子寿命。

5．不能随意打开底部加热部件，以免损坏。

6．自售出之日起，一年内如损坏，本厂负责退换或免费修理。

7．本产品经中国家用电器工业标准化质量测试中心站鉴定合格。编号:92－1－HC－78

欢迎您提供宝贵意见。我们对提出好建议者实行抽奖。

我厂宗旨:质量第一用户至上销往全球永久服务

本厂地址:中国云南昆明市××路××号

三、分析下文的优点和不足之处。

缝纫设备补偿贸易可行性研究报告

一、总论

我厂是初具规模的专业化服装生产厂。在改革开放方针的指引下，1986年开始了外贸生产，1987年领取了外贸生产许可证，1988年落实外贸生产任务200多万元。随着外向型经济的发展，现在生产规模和设备已不适应外贸生产高质量、高速度的需要，进行技术与设备改造已势在必行。为此，厂长×××在香港考察期间与香港××行×××先生就补偿引进关键设备事宜进行了友好的洽谈。双方初步达成了一致的协议，并因此进行可行性研究。

二、项目名称:缝纫设备补偿贸易

主办单位:××青春服装厂

法人代表:×××

企业地址:××市××路××号

项目负责人:××××××

三、合作双方简况

甲方:××青春服装厂是初具规模的专业化服装厂，现有职工670人，专业技术人员25人，服装设计师2人;年产衬衫160万件，毛呢服装8万件，产值2400多万元。

乙方:香港××行是一个既有企业又有商店的综合性经济组织，有一定的资金和实力，信誉良好。

四、补偿金额:19．2万美元。

五、补偿方式:利用本厂生产的衬衫直接补偿。

六、补偿期限:19××年9月开始分期进行至2007年底之前全部补偿完成。

七、项目申请理由

1．本项目引进的关键缝纫设备均为日本制造，具有性能好、生产效率高、操作简便等优点，是适合外贸生产的先进设备。

2．引进项目后，每年可多为国家创汇100万美元。

3．因该项目主要是利用本厂的衬衫作直接补偿。因此，可以扩大我厂产品在国际市场的销路，有利于我厂发展外贸生产。

八、市场需求分析

随着企业改革的不断深化，我厂产品质量越来越高。“北仑港”牌男女衬衫和拷花呢长大衣相继被评为省优、部优产品，畅销上海、南京、西安等20多个大中城市，现有销售网点300多个。今年已落实销售计划200多万件，产品供不应求。今年1～6月份，生产衬衫90多万件，销售130多万件。预计明年可销售衬衫250万件。外贸产品销售趋势良好。今年预计可完成外贸收购额200万元。

九、原辅材料及水、电供应安排

我厂在上海、常州、无锡、宁波等地已有固定的原辅料供应网点，因此，原辅料供应能保证满足生产。水、电可利用本厂现有供电设备及水塔，能满足生产需要。

十、项目内容

本项目共引进缝纫设备160台，新增衬衫流水线一条，改造老衬衫流水线四条。(详见附表二)(附表略)

十一、项目实施进度安排

8月份进行立项审批并签订购货合同;10月份设备厂进行验收;11月份进行设备安装与调试;12月份进入正常生产。

十二、经济效益分析

该项目建成后，预计每年可增产衬衫50万件，产值425万元。创汇100万美元，创利税102万元，一年内可收回全部设备投资总额。经济效益显著。(详见附表一、二)(附表略)

××青春服装厂

××××年××月×日

四、根据下列内容，起草一份××电热毯使用说明书，要求语言规范，条理清晰，说明性强，具有指导消费的作用。

将电热毯平铺于棉褥与床单之间，盖好被子。

不用时一定要拔掉电源，做到人走电源断。严禁室内无人长期通电。

睡前约半小时插上电源，将开关推至高档，这时电热毯进入加热升温状态，当毯面达到适合人体温度时，将开关推至低档(低档节电约50%)，电热毯即进入保温状态，达到节电保暖的目的。

为了延长使用寿命，尽量减少折叠次数，严禁卷曲折叠使用。

应按说明书要求方法清洗，禁止用洗衣机洗涤，电热毯不能弄湿，弄湿后不得使用，应晾干后再用。

不能用于婴儿、不能自立和对热不敏感的人。

使用前将线绳穿过毯角上的扣眼，固定在床身或床垫上。以免电热毯皱折发生事故。

使用时毯面上不能放置如热水袋类的加热器，长期不用时可卷起存放，上面不要压重物。

通电试验时不得超过5分钟，严禁折叠打褶使用。本电热毯仅适合下铺，另据国标要求勿干洗。

不能用钉或其他金属物束紧固定电热毯，不能用软电线拖拉电热毯，更不能把软电线作为把手使用。

应经常检查电热毯有无磨损，如有应停止使用进行维修。请勿自行拆卸控温开关和电热毯，更不得将电热线断头处随意连接使用。

洗涤方法:擦洗。

本电热毯应接入交流220V电源，不得接入其他电源。本产品属Ⅱ类电器，不需接地。

五、某个人在早晨、中午和晚上三个时间到市场过多次观察和调查，发现有的商贩采用我国古代孙膑教给田忌赛马的计谋作为经营策略，请你到附近农贸市场进行观察、调查，并写出一篇市场经营策略的调查报告。