应用文的语言及表达方式

第三节　应用文的语言及表达方式

一、应用文语言表达的要求

（一）准确

准确就是用词切合语体，语言准确、恰当、连贯，语气得体，逻辑性强，合乎语法修辞的要求，能准确反映客观事物的本质和规律。一般不能使用“可能”、“大概”等模棱两可的词语，也不能多用描绘性、情感性和主观性强的词语，以免产生歧义。

（二）简练

简练是指语言简洁精炼，用最少的文字表达最丰富的内容，不说空话，直接表述。但简练要以表达清晰为前提，如果只是为了简练而压缩字句，将应该用的词不用，使语句不连贯，意思不衔接，反而弄巧成拙了。

（三）质朴

质朴就是不用夸张性的语言，不用过多的修饰词语，不用象征、隐喻等修辞手法，保持写作的严肃性。应用文是为了解决实际问题，内容必须真实可靠，平易通俗，以能说明问题为原则，不追求华丽深奥。

（四）规范

应用文不宜使用文学语言，也不宜使用口语、方言、俚语和不规范的简称，要使用应用文专门用语，以保证信息传播的有效性。

（五）得体

所谓得体是指文章的内容和表达方式要与接受的对象和场合相适应。应用文一般都有特定的读者，其语言要讲究得体，要有一定的针对性。如给上级的公文，用词要谦恭诚挚；给下级的公文，用词要肯定平和；给平级单位的公文，用词要温和；当众宣读的文章，语言要庄重流畅。

二、应用文常用的专用词语

（一）称谓词

称谓词即表示称谓的关系词。在应用文中，涉及机关时，一般直呼机关的全称或规范化的简称；涉及个人时，要直呼对方的职务或“××”同志、“××”先生；在表述指代关系的称谓时，一般用下列专用词语：

1.第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位的简称，如院、部、厅、局等。

2.第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位的简称，如院、部、厅、局等。

3.第三人称：“该”，可用于指代人，也可用于指代事物或单位，如“该同志”、“该电器”、“该学校”等。

（二）引叙词

引叙词，即用于引出应用文撰写的根据、理由或具体内容的词。引叙词多用于文章的开端，一般常引用法律、法规及国家政策作依据，或引用事实作根据。借助引叙词可以使应用文写得开宗明义。常用的引叙词有：根据、按照、为了、悉、近悉、惊悉、为……特……、接……、前接……、近接……。

（三）经办词

经办词，即用来说明工作处理过程和时间的词。常用的经办词有：兹经、业经、前经、即经、复经、均经等。

（四）承转词

承转词，即指承接上文转入下文时使用的关联词或过渡用语。常用的承转词有：为此、据此、故此、综上所述、总而言之、总之等。

（五）期请词

期请词，即用于向受文者表示请求和希望的词语。常用的期请词有：即请查照、希即遵照、希、敬希、希予、请、拟请、恳请、烦请、务求等。

（六）商洽词

商洽词，即征询对方意见或探询对方态度的词。这类词语一般用于公文的上行文、平行文中。使用这类词要有实际的针对性，即确定需要征询对方的意见时才使用。常用的商洽词有：当否、可否、妥否、是否可行、是否妥当、是否同意等。

（七）受事词

受事词，是向对方表示感谢、感激时使用的词。受事词属于客套语，一般用于平行文或涉外的公文。常用的受事词有：蒙、承蒙等。

（八）命令词

命令词，即表示命令或告诫语气的词。命令词的作用在于增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。常用的命令词有：着令、着、特命、责成、着即、切切、毋违、不得有误、严格办理等。

（九）目的词

目的词，即直接交代行文目的的词语。人们撰写应用文，尤其是行政公文，一般都有明确而具体的目的，对此需要有针对性地使用简洁的词语加以表述，以便受文者正确理解并加速办理。用于上行文、平行文的目的词，还需要加上期请词，常用的有：请批复、函复、批示、告知、批转、转发等。用于下行文的有：查照办理、遵照办理、参照执行等。

（十）表态词

表态词，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。常用的表态词有：照办、同意、可行、不宜、不可、同意、不同意、遵照执行等。

（十一）结尾词

结尾词，即置于正文最后，表示正文结束的词语。使用结尾词可使文章显得正规、严肃。常用的结尾词有：此致、此布、特此报告、为要、为盼、特此函达、敬礼、谨致谢忱等。

三、应用文的表达方式

应用文是不同于文学作品的文体，因此，应用文的表达也有自己的特点。应用文常用的表达方式有叙述、说明和议论三种。

（一）叙述

叙述是对人物的经历和事物发展变化的过程进行介绍和交代。完整的叙述应该具备六要素，即时间、地点、人物、事件、原因、结果。需要注意的是，应用文中的叙述与文学作品中的叙述有很大的区别。文学作品中的叙述要求具体、详尽，而且往往叙述和描写结合在一起，应用文中的叙述则要求简明扼要，绝对真实。应用文中的叙述方式有：顺叙、倒叙、概叙和夹叙夹议。

1.顺叙

顺叙就是完全按照时间先后或事件发生、发展的过程来安排段落层次的一种叙述方式。用这种方式，可以把事物发展的过程叙述得清楚而又明白。

2.倒叙

倒叙是先写事情的结局或事件中最突出的片断，然后再按事件的发生、发展过程进行叙述。用这种方式，可以强调结局，突出重点。

3.概叙

概叙就是概括叙述某一状况、某一过程的基本面貌，使读者能迅速了解事物的基本状况。这种叙述方式在应用文中运用最多。

4.夹叙夹议

夹叙夹议是以叙述为主并加以分析评论的叙述方式。这种方式一般是将材料和观点结合起来，以便更好地表达作者的意图。

（二）说明

说明就是简明扼要地把事物的形状、性质、特征、成因、结构和功能进行客观解释和介绍。常用的说明方法有以下几种：

1.定义说明

定义说明就是对事物的本质属性作简要说明的方法，也就是通常所说的下定义。定义说明既能使人对被说明的事物有一个明确的、本质的了解，又能使人们把该事物与其他事物区别开来。

2.分类说明

分类说明是指将事物按一定的标准分成不同的类别，然后逐个说明。通过分类说明，可以显示出不同事物的差异性，使人们可以按照类别掌握事物的特征。

3.举例说明

举例说明就是列举具体的例子说明事物特征的方法，是通过个别认识一般的方法，其作用是把比较抽象、复杂的事物和事理解说得更加具体而明晰。举例说明要求所选例子真实、具体、典型、有代表性。

4.比较说明

比较说明是将相似或不同的事物进行类比、对比来揭示事物性质和特征的方法。比较说明能使说明的内容具体、生动、形象，给人留下深刻的印象。

5.数字说明

数字说明是用确凿的数据来说明事物和事理的方法。用数字说明事物，能更科学、精确地表现事物的客观面貌。

（三）议论

议论就是作者通过事实材料及逻辑推理进行分析、评判，表明自己的立场、观点和态度。

1.议论的构成

完整的议论由论点、论据和论证构成。

（1）论点。论点是作者对所论述的问题提出的主张、看法和表示的态度。论点常由作者直截了当提出。论点又分为中心论点和分论点。中心论点是文章论述的核心，也叫基本论点；分论点是围绕中心论点，支撑中心论点的小论点。

（2）论据。论据是用来证明论点的理由和依据。论据包括事实论据和理论论据两大类。事实论据指客观存在的情况、数据、事实等；理论论据指被实践证明了的正确的理论，如科学原理、定律、公理、格言、警句等。

（3）论证。论证是组织和运用论据证明论点的过程和方法。论证通常有立论和驳论两种方式。在论证过程中，这两种方法经常综合运用。

立论就是针对问题，从正面阐明自己的见解和主张的论证方法。驳论是反驳对方观点，证明对方观点错误，从而确立自己观点正确的论证方法。

2.论证的方法

（1）例证法。例证法是指用具体实例或统计数字来证明论点的方法。

（2）归纳法。归纳法是指根据对个别事物的分析与研究，推导出一般性结论的论证方法。

（3）对比法。对比法是指将性质相反、相对或有区别的事物进行比较、对照，以证明论点的论证方法。

（4）因果法。因果法是指通过分析事理，揭示论点和论据之间的因果关系来证明论点正确的方法。

（5）引证法。引证法是指引用经典言论，科学原理，国家政策、法规、文件，人尽皆知的常理、格言、谚语等直接证明论点的方法。这种方法具有一定的权威性。

（6）类比法。类比法是指用同类事物进行比较，从而由此及彼，自然地得出新结论的论证方法。

（7）反证法。反证法是指通过证明相反的论点是错误的，从而证明自己论点的正确性。

（8）喻证法。喻证法是指通过打比方、讲道理来论证论点的方法。

（9）归谬法。归谬法是指首先假设对方的论点是正确的，然后从这一论点出发进行推论，得出荒谬可笑的结论来，从而驳倒对方论点，证明自己论点正确的论证方法。

【思考与练习】

1.应用文的特点是什么？应用文与文学作品有什么区别？

2.应用文的作用有哪些？

3.写作应用文时在语言上有什么要求？