第一节 公文运行主要过程
这里的公文运行，主要指纸质公文的运行，包括发文运行和收文运行。本节重点介绍公文发文运行与公文收文运行的过程，同时说明明确公文运行过程的重要意义。
一、公文发文运行过程
公文发文运行过程主要包括公文行文运行过程和公文印发运行过程两大块内容，分别介绍如下。
（一）公文行文运行过程
公文行文运行过程主要包括6个环节:拟稿—审核—会签—催办—送批—签批。
1.拟稿。拟稿指公文文稿写作。公文文稿写作，需做好十个方面工作。这十个方面工作，即本书第四章公文写作程序所介绍的10个程序。这里不再赘述。
2.审核。审核是指公文文稿在拟稿部门定稿以后的工作。由拟稿部门送交核稿部门主管领导进行审核。
3.会签。有些公文的发文，不是一个部门的权限所能决定，涉及其他同级相关职权部门，因此，需要相关同级职权部门“会签”。这种公文文稿写成以后，接下来要进入的环节就是会签。这项工作需在核稿部门主管领导审核公文工作完毕以后进行。
4.催办。这是在会签过程中进行的工作。公文文稿到了相关职权部门，相关职权部门没有及时签字，这时拟稿部门就需催促相关职权部门尽快签字，即为“催办”。
5.报批。通过“催办”，该会签的职权部门会签完毕，接下来要做的工作就是“报批”。报给谁?报给上级领导，由上级领导对公文进行审批。该项工作称为“报批”。
6.签批。这项工作由上级领导负责。这是公文行文运行过程的最后一个环节。该环节工作完成以后，接下来进入公文发文运行的印发过程。
（二）公文印发运行过程
公文印发运行过程主要包括10个环节:复核—编号—排版—初印—校对—终印—盖章—封发—存档—销毁。
1.复核。该项工作由秘书部门负责。复核，主要指秘书部门专职秘书的审核。复核的内容即公文行文6个环节的各项内容，看是否有疏漏。如果没有，进入下一个环节。
2.编号。该项工作在复核工作完成后进行，也是由秘书部门负责。秘书部门需根据发文机关代字、公文类别、年号、公文顺序号诸项内容对所发公文进行编号。
3.排版。这项工作也由秘书部门负责。国家对正式公文的版式有明确要求，包括字体、字号、字间距、行间距等，秘书部门要根据《国家行政机关公文格式》（见本书附录C）的有关规定进行排版。
4.初印。这项工作由公文印制部门负责。这是对于公文的初步印刷。初印前，印制人员需对编排好的公文格式进行审核，主要审核版头部分、主体部分以及版记部分有没有不符合要求之处。在没有任何问题的前提下，方可开印。
5.校对。这是在初印完成后进行的工作。由公文校对部门负责。需结合公文定稿进行认真、仔细校对。
6.终印。这项工作在校对工作完成后进行。校对部门根据公文纸样确认公文没有任何问题了，印制部门开始正式印刷。
7.盖章。这是正式印刷完毕以后需进行的工作，由掌管公章部门负责。首先要明确所发公文是否需要盖章。无需盖章的公文，比如会议纪要，不要盖章。需要盖章的公文，要根据相关规定盖章，比如，盖章的位置要“骑年盖月”。
8.封发。这是公文发文的最后一项工作。由秘书部门负责，将公文装入公文袋，封口，发送至收文单位。
9.存档。这是公文发文运行的后续工作。需要存档的公文及相关材料，要交档案部门，立卷存档。
10.销毁。这也是公文发文运行的后续工作。不需要存档的公文材料，该退回的退回，该销毁的要及时销毁。
二、公文收文运行过程
公文收文运行过程主要包括9个环节:签收—拆封—登记—阅文—提出办理意见—报批—批办—存档—销毁。
1.签收。这是接收公文要做的第一个工作。发文单位公文发送人员将公文送至收文单位，收文单位秘书部门要做的第一件事就是“签收”。公文发送人员将装有公文的公文袋交给收文单位接收人员的同时，会出示一张签收单，收文人员需在签收单上签字。随后，公文发送人员收回签收单。这个过程就是“签收”。
2.拆封。收文单位收文人员接下来要做的工作就是“拆封”。所谓拆封，就是给刚收到的公文袋拆开封口。
3.登记。这是拆开封口以后接下来的工作。收文单位应该设有专门用来登记公文收文的登记簿。登记的内容一般包括文件名称、公文编号、文件标题、成文日期、接收人员姓名、接收时间等。
4.阅文。这是登记完成以后接下来的工作。阅文要求收文单位秘书部门对公文来文进行仔细阅读和分析，准确而充分地理解文件精神，为下一项工作打下坚实基础。
5.提出办理意见。这是阅文完成后接下来的工作。阅文者要提出对于该公文的办理意见，随后呈报主管领导批准。
6.报批。这是提出办理意见以后接下来的工作。公文办理意见提出者，无权作出决定，因此，需报主管领导研究批准。
7.批办。这是公文收文运行的最后一项工作，由主管领导负责。主管领导对于呈报上来的公文办理意见，是否同意，要及时表态，以免延误公文的落实。
8.存档。这是公文收文运行的后续工作。需要立案存档的公文来文，要及时立案存档。
9.销毁。这也是公文收文运行的后续工作。不需要立案存档的公文来文，该销毁的要及时销毁。
三、明确公文运行过程的意义
明确公文运行过程的意义至少有两个，一个是有利于公文工作人员从整体上把握公文运行流程;一个是有利于公文工作人员尽职尽责。
（一）明确公文运行过程，有利于公文工作人员整体把握公文流程
中国传统文化中有两个字备受关注:“数”与“术”。第一个“数”强调的是从宏观角度看问题，换句话说，就是对事物从整体上了解，从整体上把握。如此，做事才可能理性，才可能清醒地洞观全局，才可能全面并采取主动。大事小事都一样。比如了解一个人，先了解其家庭，了解其生活的时代与社会，了解该社会的历史、文化与制度背景，如此，有利于从整体上把握一个人。这就是“数”。对于公文工作人员来说也一样。每一个公文工作人员，要想真正做好自己所担负的工作，有必要先了解公文运行的整个流程，先有一个整体把握。有了整体把握，就清楚了自己所担负的工作是从哪里来，又到哪里去，这样工作起来视野就不会狭窄，就不会坐井观天，就不会盲从而被动。
拿破仑说，不想当将军的士兵不是好士兵。这句话实际上包含了这个意思。虽然一个军人的身份可能是士兵，但是其视野与思维不应该仅仅是一个士兵的视野与思维，否则打起仗来会非常被动，是难以取得胜利的。
明确公文运行过程的第一个意义正在这里。负责公文工作的每一个具体工作人员，要想主动、全面而高质量、高效率地完成自己所担负的工作，先要从整体上把握公文流程:清楚其中的每一个环节，同时清楚自己工作的所在位置。
（二）明确公文运行过程，有利于公文工作人员尽职尽责
明确公文运行过程的第二个意义，在于“术”。“术”是从微观角度看问题。“不想当将军的士兵不是好士兵”，这话反过来说:只想当将军的士兵也不是好士兵。从公文运行流程角度说，对于公文工作者来说，明确公文运行整个流程的根本目的，是为了清楚自己所在的位置，是为了做好自己这个环节的工作。
公文工作者明确了公文运行的整个过程，也就明确了自己所担负的工作对于前一个环节是怎样的承接，对于后一个环节又将产生怎样的影响。如此，公文写作者会自觉担负起自己这份责任，努力做好自己这个环节的工作。当每一个公文工作者对于自己所负责的工作都自觉而努力地去做了，明确公文运行过程的第二个意义也就彰显出来了。
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