合作原则视域中的

Grice 合作原则视域中的 外贸信函写作研究*

——基于在西藏民族学院英语专业本科学生中的一项实证研究

韩立钊

（西藏民族学院，陕西咸阳712082）

摘　要：美国哲学家Grice提出的合作原则认为，人们在语言交际中总是遵循着一套相互合作的基本原则，其中的质量准则要求说话内容真实可信，有据可查；数量准则要求所提供信息正好满足交际要求，信息量既无多余也不缺乏；关联准则要求叙述与主题紧密相关；方式准则要求表达清楚、简明，避免模糊和歧义。外贸信函是外贸环节中至关重要的书面载体，成功的外贸信函必须做到措辞礼貌委婉、信息准确无误、内容完整清楚、中心议题明确、表述简洁具体。本研究将分析外贸英语信函写作成绩和“合作原则”相关知识测试成绩之间的相关关系，旨在以事实为依据，用数据说话，探究“合作原则”对外贸信函撰写的指导作用，科学引导学生合理地选修英语专业课程。

关键词：Grice的合作原则；外贸信函；7C原则；指导；实证研究

A Study on Writing Business Letters:

From the Perspective of Grice’s CP

HAN Lizhao

(Tibet University for Nationalities, Xianyang, Shaanxi 712082, China)

Abstract: According to Cooperative Principles (CP) proposed by American philosopher Paul Grice, in making conversation, the participants must first of all be willing to cooperate with each other. And there are four Maxims under this general principle. The maxim of quality requires participants to say what they believe to be true; the maxim of quantity requires participants to make contribution as informative as necessary; the maxim of relation requires the utterance to be relevant with the topic; while the maxim of manner requires the participants to be brief and orderly, trying to avoid ambiguity or obscurity of expression. As important written materials in foreign trade, business letters should be written politely, correctly, completely, concretely, concisely, clearly and topic-oriented. This empirical study aims at exploring whether CP can serve as important guiding in writing business letters through analyzing the correlations between the participants’ achievement of business English letters writing and their achievements of test of CP-related-knowledge.

*基金项目：本文由西藏民族学院2011年教学改革与研究课题“PPS教学法在《外贸英语函电》教学中的应用”资助，项目编号：2011162。

作者简介：韩立钊，西藏民族学院外语学院副教授，研究方向：应用语言学，商务英语

Key words: Grice’s Cooperative Principles; business letters; 7C Principles; guiding; empirical study

1. 研究意义

近年来，西藏民族学院英语专业本科三年级学生在选修专业课程时，往往出现这样一种现象：在以《外贸函电英语》为代表的应用型课程和《英语语言学》为代表的理论性课程中只选其一，原因是，他们普遍认为这两种英语专业课程毫不相干，以至于在选修课程时表现出两个极端：少数以考研为目标的学生选修《英语语言学》而不选修《外贸函电英语》；而大多数以到外企就业为目标的学生则选修《外贸函电英语》却不选修《英语语言学》。这样不仅造成了课程资源的浪费，挫伤了任课教师的积极性，而且会导致学生专业素养发展的不平衡。

本研究涉及的两组数据分别是外贸英语信函写作成绩和“合作原则”相关知识测试成绩，外贸信函写作是《外贸函电英语》课所涉及的重要技能；而对“合作原则”相关知识的熟悉掌握则是《英语语言学》课程的基本要求。本研究对这两组数据进行Pearson相关性检验，旨在以事实为依据，用数据说话，通过探究“合作原则”对外贸信函撰写的指导作用，科学引导英语专业本科学生合理地选修英语专业课程。

2. 理论基础

2.1　合作原则简介

“合作原则”（Cooperative Principles，简称CP)是语用研究中的一个重要理论，是美国哲学家Herbert Paul Grice于1967年在哈佛大学的演讲中首次提出的：

Make your conversational contribution such as is required, at the stage at which it occurs, by the accepted purpose or direction of the talk exchange in which you are engaged.

Grice 认为，人们在语言交际中总是遵循着一套相互合作的基本原则，旨在有效地使用语言以达到交际目的。

1975年，Grice在其著作“Logic and Conversation”中进一步细化了“合作原则”，并提出了合作原则的四大准则：质量准则（Maxim of Quality）、数量准则（Maxim of Quantity）、关联准则（Maxim of Relevance）、方式准则（Maxim of Manner）。质量准则（Maxim of Quality）要求不要说自己认为虚假的话、不要说缺乏足够证据的话；数量准则（Maxim of Quantity）要求交谈中应该提供所需要的足够的信息内容，同时又不要使自己所提供的信息内容超过要求；关联准则（Maxim of Relevance）要求话语与主题相关，不能偏离主题；方式准则（Maxim of Manner）要求表达清楚、简明，避免模糊和歧义。

2.2　外贸信函的基本撰写要求

商业销售信函撰写的顶尖高手是闻名世界的营销顾问丹尼尔·肯尼迪，在其著作《丹尼尔·肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》（2003）中指出“一封销售信函就是一个打印出来的销售演讲”，“成功的销售信函读起来更像是我们在讲话，而不是在写作”。作为外贸环节中的重要书面载体，外贸英语信函有其特定的规范和撰写要求。廖瑛（2002）在其著作《国际商务英语：商务理论、语言与实务》中提出外贸英语信函写作的7C原则：Consideration（体贴）、Courtesy（谦逊）、Clarity（清楚）、Conciseness（简明）、Concreteness（具体）、Correctness（准确）、Completeness（完整）。归结起来就是：有效的外贸英语信函要做到措辞礼貌委婉、信息准确无误、内容完整具体、中心议题明确、语言简洁清楚。

3. 研究方法

3.1　研究问题

本研究旨在通过探究合作原则及其四准则对外贸信函撰写的指导作用，以解决英语专业本科学生在选修专业课程中的困惑，具体探寻下列几个问题的答案：① 学生英语的外贸信函写作成绩如何？② 学生对“合作原则”的掌握情况如何？③ 学生的外贸信函写作成绩是否与其掌握的“合作原则”知识相关？

3.2　研究对象

从2011-2012学年第二学期西藏民族学院选修《外贸函电英语》课程的74名2009级英语专业本科学生中抽样选取40名学生作为研究对象。为了确保本研究的信度和效度并排除英语语言能力这一因素的干扰，所选对象为五门英语专业基础课程（综合英语4、英语语法、英语听力4、英语口语4、英语写作）期末考试平均成绩在80-85之间的学生。

3.3　研究工具

本研究采用的主要研究工具为：① 英语外贸信函限时写作测试试卷（信函正文部分）；②“合作原则”知识测试卷；③ SPSS13.0数据统计分析工具。

3.4　研究设计

3.4.1　外贸英语信函限时写作测试

2012年3月至6月（一学期）在《外贸函电英语》课上对选修该课程的74名学生进行4次英语外贸信函限时写作（每次限时30分钟，当堂交卷），信函主题分别是买方询盘函、卖方接受订单函、买方投诉函、卖方（拒绝）理赔函。

为确保评卷的信度和效度，由主讲该课程10年以上的两位资深英语教师作为评分教师，评分之前参照雅思考试对应用文写作的评分标准制定出一致认同的外贸英语信函评分标准，分别对所选研究对象（40名学生）撰写的每一封信函进行评分，取其平均值作为每封信函的最终有效成绩。每位学生四次外贸信函写作的平均成绩作为本次研究的外贸信函写作成绩（以整数计，小数点后四舍五入）。

3.4.2　研究对象的“合作原则”知识测试

测试卷设计者为西藏民族学院《英语语言学》课程任课教师，测试卷题目根据西藏民族学院英语专业本科学生《英语语言学》试题库中涉及“合作原则”知识的题目设计而成。测试卷由“合作原则”基础知识识记和“合作原则”理论应用两部分组成，基础知识部分包括填空题（10题，计20分）、选择题（5题，计10分）和判断题（10题，计20分）；理论应用部分有两题：根据“合作原则”的相关准则分析所给语料的话语含义（1题，计20分）、举例说明在会话中如何遵守“合作原则”及其相关准则（1题，计30分），共计100分，测试时间为60分钟。

期末前在课堂上对所选研究对象（40名学生）进行闭卷测试。测试之后，由测试卷设计者评分，评分标准参照西藏民族学院《英语语言学》课程考试期末测试评分标准。每份试卷所得分数作为本研究的“合作原则”测试成绩。

3.4.3　皮尔森相关性检验（Pearson Correlation）

用SPSS13.0 通过皮尔森相关性检验（Pearson Correlation）方法检验外贸信函写作成绩是否与“合作原则”知识测试成绩相关，以探究“合作原则”及其四大准则对外贸信函写作的指导作用。

4. 调查结果分析

4.1　数据呈现与分析

4.1.1　研究对象选修《英语语言学》课程情况统计

调出2011-2012学年第二学期西藏民族学院教务系统中的选修课程记录，用SPSS13.0进行描述分析：

表1　研究对象选修《英语语言学》课程情况

分析结果显示，40名学生中，有16人选修了《英语语言学》课程，占总样本的40%，24人未选修，占总样本的60%。

4.1.2　外贸信函写作成绩和“合作原则”知识测试成绩统计

用SPSS13.0软件包将40名学生的外贸信函写作成绩和合作原则知识测试成绩进行描述性分析，同时分析选修组（16人）和未选修组（24人）的成绩，具体结果见表2。

表2　研究对象的外贸信函写作成绩和“合作原则”成绩统计

续表

结果显示，“合作原则”测试平均分差异很大，总样本平均分（61.73）明显低于选修组学生平均分（87.50），却大大超过未选修组学生平均分（44.54），这样的结果很正常。但是，选修组学生的外贸信函写作平均成绩（85.44）明显高于本样本平均分（79.05），而未选修组学生的外贸信函写作平均成绩（74.79）则明显低于本样本平均分，这种差异充分表明学生对于“合作原则”的掌握情况对其撰写外贸英语信函有影响。那么，这种影响到底是否明显，则有赖于Pearson相关性检验。

4.1.3　Pearson 相关性检验

为了准确分析“合作原则”知识对外贸英语信函写作的影响，研究者对40名研究对象的外贸信函写作成绩和“合作原则”成绩进行了Pearson相关性检验，检验结果见表3：

表3：研究对象的外贸信函写作成绩和“合作原则”成绩的相关性检验

**　Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).

表3显示，研究对象的外贸信函写作成绩和“合作原则”成绩之间的相关系数为0.821，说明这两者之间具有正相关的线性关系，相关系数右上方的两个*符号，表明显著性水平达到了0.01的显著水平。显著水平为0.000，表明达到了统计意义，说明这两者之间不相关的概率几乎为零。

4.2　讨论：合作原则及其四准则对外贸信函写作的指导作用

为了进一步探究“合作原则”及其四准则对外贸英语信函写作的指导作用，研究者从学生写的外贸信函中摘录相关语料进行定性分析。

下文摘自学生写出的一封函件：

We are now writing to lodge a claim on you that you fail（应改为failed）to deliver our ordered 200 sets of MICROTEK Brand Scan-Makers in full quantities and the goods were short by 10 sets. Owing to your fault, we are put in awkward and suffer a loss of RMB￥5 000, so you are required to send us the 10 sets by air and remit our loss of RMB￥5 000 immediately.

该信函措辞生硬，对方难免会感到尴尬甚至产生误解。从合作原则出发，双方应该在和谐友好的氛围中协商解决问题，因此，即使是对方过错，也没有必要一味地批判或抱怨，这不是解决问题的正常渠道，有效的途径应该是礼貌至上，在指出对方过错中给对方留足够的面子，这样才有助于问题的快速解决。

合作原则认为，语言交流只有在交际双方愿意相互合作的前提下才能有效进行。同样，在外贸信函撰写时，如果写者故意采用不合作的态度而出口伤人，或者故意讽刺挖苦对方，那么，信函接收方也就决不会与写者合作，继而进入商务协商阶段。因此，撰写有效的外贸信函就必须首先有合作的态度，采用礼貌措辞进行委婉请求或商议，激发信函接收方的合作意愿，使对方心甘情愿与自己合作。所以，我们可以把上述信函作如下调整：

We have duly received the documents and took delivery of the goods on arrival of s/s“Prince” at London. Thank you very much for your prompt execution of our order. Everything appears to be correct and in good condition except in case No. 3. Unfortunately, when we opened this case, we found that the goods were short by 10 sets. This is the first time in all our transactions with you that some mistake has occurred, and we hope you will do your utmost to remedy it. We ask you, therefore, to ship the 10 sets of Scan-Makers by air immediately on receipt of this letter.

4.2.1　质量准则的指导作用

质量准则要求说话内容真实可信，有据可查，切不可无中生有，提供虚假信息。撰写外贸信函时，只有遵循质量准则的基本要求，才能确保所提供信息准确无误。请比较下列摘录语料：

a. Unfortunately, we hear that the quality of your FEIGE Brand bicycles is somewhat poor, so we are going to cancel our order No. 123.

b. We are sorry to inform you that the late delivery of FEIGE Brand bicycles under our order No. 123 has indeed caused us difficulty in meeting our buyers’ need and we had to buy the same from other suppliers. Therefore, we will have to cancel the above order.

以上两例均是取消订单，但是例a违反了质量准则，其中所述原因缺乏足够证据，显然属于无中生有、故意找茬，旨在找借口取消订单，令人难以信服。而例b本着质量准则的要求，所述理由真实可信、有据可查，即使取消订单也让对方心悦诚服。由此可见，质量准则是确保信函信息准确无误的指导原则。

4.2.2　数量准则的指导作用

数量准则要求所提供信息正好满足交际要求，信息量既无多余也不缺乏，适量信息既能避免啰嗦冗长，也能避免叙述含糊不清，这样即可做到内容完整、具体。请看下列摘录语料：

c. We would appreciate it if you could quote us your lowest price.

d. We are very happy to trade with you and we will be pleased if you could quote us your lowest price for 50 MT Iron Nails of different specifications. We prefer CFR to CIF, for we have taken out an open policy with the PICC.

e. We would appreciate it if you could quote us your lowest price for 50 MT Iron Nails of different specifications CFR Shanghai.

例c 违反了数量准则，提供的信息量无法满足要求，因此导致叙述含糊不清，对方贸易公司经营的产品种类繁多，到底要报哪种商品价格？数量多少？何种价格？何地交货？诸如这些信息都无具体表述，因此，信息缺失较多导致内容不完整、不清楚。例d 也违反了数量准则，提供的信息量太多，造成啰嗦冗长、表述不清。只有例e在数量准则指导下，正好提供了足量信息，表达既清楚又完整。

4.2.3　关联准则的指导作用

关联准则要求叙述与主题紧密相关，不可偏离主题，所述内容与主题密切相关，不出现与主题无关的表述，因此遵循关联准则可确保外贸信函中心议题突出明确。请看下列摘录语料：

We are sorry to note that you complained in your letter dated June 2nd about a short delivery of 1 500kg Chemical Fertilizers. We have made the most searching inquiries but the only explanation we could find was that it was entirely due to fault on the part of the warehouse managers, who should shoulder the main responsibility. Anyone who should be responsible for their fault will be severely punished and even fired by us. So please be assured that your complaint will soon be settled to your satisfaction.

这段语料违反了关联准则，通篇只有第一句话与主题“解决投诉”相关，后继所述完全脱离主题，一方面将公司内部管理问题归结于职员的过失，另一方面未对对方损失提出补救措施，仅仅许下空头解决承诺。事实上，对责任人的任何惩处都不利于投诉的解决，而且，没有具体解决方案的空头承诺根本不能让对方信服，因此，造成信函传递信息失败。按照关联准则，既然主题是“解决投诉”，那么，任何叙述均应围绕主题展开，除了表示歉意之外，还应讲明事件调研结果及化肥短交事件的缘由分析，最后提出解决方案。所以，按照关联准则的相关规定，建议该理赔函调整如下：

We’d like to express our deepest regret over the unfortunate incident of short delivery of 1,500kg Chemical Fertilizers complained in your letter dated June 2nd. After check up, it was found that some 10 bags had not been packed in 5-ply strong paper bags as stipulated in the contract, thus resulting in the breakage during transit. This was completely due to negligence on the part of our warehouse managers, for which, we tender our apologies and will make payment by check for GBP300, the amount of claim, into your account with the Bank of China, upon receipt of your agreement.

4.2.4　方式准则的指导作用

方式准则要求表达清楚、简明，避免模糊和歧义，在撰写信函时，我们应该遵循方式准则，尽量注意表述方式和措辞选择，尽可能用清楚表述来传递具体的信息。

5. 研究启示

通过上述分析，可以获得以下启示：首先，学生在选修专业课程时，应该谨记，以实用技能训练为导向的应用型课程和以深化专业理论学习为导向的专业理论课程是互补的、相辅相成的，实践离不开理论的指导，同时理论也需要实践的检验。

第二，学生的外贸信函写作成绩与其对“合作原则”相关理论的掌握正相关，说明合作原则及其四准则可以有效指导学生写出成功的外贸信函，因此，我们应遵循合作原则及其四大准则，这样有助于确保信函措辞礼貌委婉、信息准确无误、内容完整清楚、中心议题明确、表述简洁具体。