浏览账务系统

第一节　浏览账务系统

一、账务系统概述

(一)屏幕区域

会计电算化系统的屏幕通常是由三个区组成。这三个区的基本布局(见图3-7)。

标题及菜单区:显示当前操作内容或完成的功能名称。

编辑区:在此区域内进行增加、修改、删除、查询等操作。

提示区:用于提示操作者按什么键完成什么功能及其他相关信息。

(二)常用的编辑键

编辑键是在数据输入、修改、查询等情况下使用的标准按键。教学软件各功能模块中相同的操作将统一使用相同的编辑键。例如:删除操作统一使用Alt+D键。本教学软件的常用的编辑键如表3-1所示。

表3-1　本教学软件的常用编辑键一览表

续表

(三)编辑与浏览

本教学软件的操作窗口有两种:第一种既能在其中显示数据，又能在其中(见图3-6)或弹出窗口(见图3-5)编辑数据，称为“编辑与浏览”窗口;第二种则只能在其中显示数据，称为“单纯浏览窗口”(见图3-7)。这里首先说明在“编辑与浏览”窗口中的常用操作方法。

1.分隔浏览窗口

有时，我们需要浏览同一窗口中相隔较远的不同栏目内容。(如想同时查看“10101现金—外币”科目的外币名称，在看到栏目“币种”时，看不到“科目代码”栏目，但是如果向右滚动，看到栏目“币种”，又看不到栏目“科目代码”了，而且不能判断哪一个科目代码与当前币种有关。)可通过用鼠标向右拖动分隔器(分隔器位于浏览窗口的左下角)，可以把窗口分成两个分区。由于在窗口中的每一分区都可以滚动，所以我们能够随意安排栏目，以便以左分区中显示栏目“科目代码”，在右分区中显示栏目币种。

如果需要合并各分区，只需将分隔器拖到左边缘即可。

2.输入数据

在如图3-6所示的窗口中，直接向有关栏目输入或修改数据。

在如图3-5所示的窗口，需先点击“输入”按钮，打开(或激活)编辑窗口，然后在编辑窗口中输入数据。

(四)单纯浏览

在会计电算化系统中提供的单纯浏览方式，是一种手工会计中没有的方式。这种方式解决了会计数据使用者很多而有权修改很少的矛盾。是现代信息技术所开辟的新的应用空间。当会计信息使用者需要查询凭证、日报单、日记账、明细账、总账等内容时，使用单纯浏览方式，既方便了使用，又保证了数据安全。初次进行会计电算化实务操作，需特别注意单纯浏览窗口与浏览编辑窗口的区别。在单纯浏览窗口中，应该掌握下面几种对栏的操作。

1.锁定左边几个栏目

可通过用鼠标左右拖动锁定标志增减锁定的栏目。

2.改变栏宽

改变栏宽有三种方法:手动法、自动法和比例法。

(1)手动法:用鼠标直接拖动需要调整的栏目分界线(此时鼠标变成“→”)。

(2)自动法:用鼠标右键点击浏览窗口，屏幕弹出如图3-7所示小窗口。点击“最适合列宽”，则浏览窗口各列宽度自动调整为本列最宽数据的宽度。

(3)比例法:在图3-7所示小窗口中点击“置缩放比例”，则各列的宽度可按当前宽度的50%—100%的比例显示。

上面说明的是较常用的操作方法。每个窗口较特殊的操作方法可参考“提示区”信息。

二、启动

启动方法很简单:在Windows“开始”菜单“程序”功能中找到Anyi Software程序组，点击“安易账务集成系统V3.11”。

由于经常要启动账务系统，可以将账务系统图标复制到桌面，以便每次启动。

启动后，屏幕进入主画面(如图3-1)。如果要进入账务系统，则用鼠标点“1.进入账套”。

图3-1　账务系统主画面

三、登录

所谓登录是指以一定的身份按规定操作登记进入系统。

登录操作包括选择账套(核算单位)，输入操作员姓名、口令(密码)和调整系统时间。

1.选择账套

点击“1.进入账套”后，如果系统中存在多套账，则要求先选择一个账套，如果只有一套账，则直接进入该套账。

2.姓名、口令

要想进入任何一个账套，屏幕都将出现如图3-2所示的“姓名、口令”选择、输入窗口。必须输入正确的姓名和口令，三次输入不正确，则自动退出。

图3-2　选择操作员窗口

根据制度规定，应在此输入操作员的真实姓名，以明确会计工作的责任。

使用真实的操作员还有一些工作要做。我们目前暂借用软件提供的“虚拟操作员”登录。虚拟操作员的姓名为“1”，口令也为“1”。输入口令时，屏幕只显示*，不显示输入的字符，以保证系统安全。

3.时间

在图3-3所示窗口，输入正确的会计日期，该日期将被打印在有关账表上。该日期可以和日历日期一致，也可以不一致。

图3-3　选择日期窗口

如果新输入的年份中还没有任何数据，则系统会提问您“是否建新年度账?”，如果“是”，则计算机会自动建立新年度的空账，准备存入新年度的数据。

根据我们将要浏览的账套中的数据，此时应该输入“2001年2月28日”。

任何时候如果不想输入，终止当前操作，用鼠标点“取消”按钮即可。如果确认当前操作，按“确认”按钮即可。

输入完日期点击“确认”，屏幕如图3-4所示，这就是账务系统主菜单。用鼠标点击菜单项，即可使用相应的功能。账务系统主菜单是登录成功的标志。

图3-4　系统主菜单示意图

四、浏览

我们现在进入的是软件提供的演示账套。该单位的名称叫“甲公司”。账套启用日期为“2001年1月1日”。但1月没有发生业务，2月份的记账凭证共有59张。

让我们首先在如图3-4所示的屏幕中了解系统功能菜单的安排。

账务系统共有一级菜单项六个。其中“系统设置”中包括12项，全部属于初始化功能;“凭证编制”、“记账结账”、“账证输出”共包括18项，属于日常业务处理功能和查询功能;“辅助核算”中的47个扩展功能项，则包括了扩展功能的初始化、业务处理和数据输出等;“系统服务”包括13项，属于服务性功能。

下面让我们逐个浏览每项功能，请注意每项功能的作用、屏幕内容、操作方法等。

1.科目表点击“系统设置”中的“建立会计科目”打开“科目表”窗口，如图3-5。

图3-5　科目列表及建立科目

2.初始余额装入

点击“系统设置”中的“期初余额装入”打开“科目余额装入表”窗口如图3-6。

图3-6　初始余额装入

3.总账及余额表

点击“账证输出”中的“总账及余额表”打开“总账及余额表”(相当于我们所熟悉的“试算平衡表”)窗口，如图3-7。

图3-7　总账及余额表

4.其余功能，请大家自行参观。有兴趣的，不妨自己试着操作操作。如有问题，可随时点击“帮助”按钮求得帮助。

五、退出

在上述各窗口中，点击“退出”按钮，即关闭该窗口。

点击“系统设置”中的“退出”，则结束所有操作，退出系统。