积极探索城市档案馆资源建设的新思路

积极探索城市档案馆资源建设的新思路

大连市档案局

档案资源是档案馆开展各项工作的基础，是关系档案事业可持续发展的关键所在。大连市档案馆从1960年开始全面接收大连市属单位的档案，大多数为文书档案，种类匮乏，结构单一，有特色的档案不多。这样的档案资源构成，难以适应社会发展的需要以及公众对档案利用的需求，档案资源不足与信息利用需求之间的矛盾日益凸显，严重制约了档案馆功能的发挥。近年来，大连市档案局（馆）以服务经济建设大局为中心，不断丰富和完善馆藏结构，积极探索档案馆档案资源建设发展的新思路，取得了一定成效。

一、拓宽档案馆资源构成，丰富和完善馆藏结构

1．加大财政投入，为拓宽档案馆资源建设创造条件

大连市档案局（馆）领导班子充分认识到拓宽档案馆资源建设需要政府的财力支持作保障。为此，我们积极向市委、市政府汇报，与相关部门沟通，得到了市委、市政府的大力支持。“十五”期间，市委、市人大、市政府、市政协有关领导和部分人大代表、政协委员4次视察档案工作，提出应加大对档案资源建设的投入。2005年，大连市政府投资532万元实施大连市“数字档案馆”工程。该工程被列入《大连市国民经济和社会发展第十一个五年规划纲要》及全市信息化建设十大重点推进工程。2006年，市政府投入240万元，启动了大连市“城市记忆工程”。近期，大连市政府还划拨专项资金对大连市档案馆进行装修改造，扩大陈列室、展室面积，建立珍贵档案特藏室，进一步完善档案馆各项功能，为拓宽档案馆资源建设创造了条件，奠定了重要基础。

2．拓宽档案资源收集渠道，改善馆藏资源结构

针对传统档案资源构成单一、特色不突出等问题，大连市档案局（馆）在丰富馆藏、改善馆藏资源结构上下足了功夫，做足了文章。

一是从源头抓起，扩大档案接收范围。围绕服务中心工作，开展档案资源建设。我们以振兴老工业基地国债项目为重点，对在建项目进行跟踪指导，确保档案工作与项目建设同步进行。对44个振兴老工业基地国债建设项目和40个省以上重点工程项目档案工作进行监督检查、跟踪指导。做好重点建设项目档案登记和农村公路、水利建设等专项重点工程项目的档案业务指导和验收，验收合格率达100%。依法将民营和境外企业、高新技术企业以及中介服务机构等经济组织的档案工作纳入管理范围，并有步骤、有重点地按计划接收部分档案进馆。

二是突出地方特色，丰富馆藏档案资源。大连市档案局（馆）加强各种门类、各种载体档案的接收和征集，除接收传统的文书档案外，还注重征集反映地方名人、名优特产、民俗文化、民众生活的档案；既接收纸质档案，也注重接收照片、影片、录音、录像、光盘等新型载体档案。

对全市各项重大活动、重大事件，大连市档案局（馆）都积极参与并主动做好这部分档案的监管和接收。如：大连国际服装节、烟花爆竹节、中国国际啤酒节等都派专人参加档案的收集；全程参加市党代会、人代会、党和国家领导人视察大连照片的拍摄；对在大连市召开的夏季“达沃斯”年会、亚欧经济部长会议、WTO小型部长会议和非典、禽流感疫情、风暴潮等突发事件，均主动参与档案的跟踪收集并及时将相关档案接收进馆。

三是提升档案意识，档案资源建设寻求全社会支持。为使档案馆资源建设得到社会支持，我们采取多种形式加大《档案法》的宣传力度，引起社会各界对档案资源建设的积极响应，踊跃向大连市档案馆捐赠反映大连历史面貌、记录大连历史史实、具有收藏价值的档案资料，如：《日俄旅大争夺战图鉴》、《旅顺日俄监狱实录》、大连老字号“康德记药房”资料、大连各时期珍贵老票证、反映大连旧时景观和风土民情的珍贵老照片集、《大连韩氏族谱》、大连市区航拍图等。

3．整合档案信息资源，致力于信息共享的实现

随着科技的发展，电子档案大量产生。大连市档案局（馆）重视并加强对电子档案的指导和接收工作，先后出台了《大连市电子文件和电子档案管理办法》、《大连市归档电子文件管理规范》、《大连市归档电子文件整理细则》等标准，规范和加强电子文件管理、接收工作。2005年，在市委、市政府的支持下，大连市“数字档案馆”建设启动。到目前为止，已完成集档案数字化加工、电子文档转换和数据接收、档案网上利用等功能的一期工程，研发的档案信息资源综合管理系统软件已在部分县区馆试点运行。目前，以加强网络安全、存储设备、数据及软件安全为主要内容的二期工程正在建设中。全市11个区市县的档案信息网已全部建成并开通运行，实现了档案信息资源的整合与共享，提高了档案资源的利用率。

二、拓展服务功能，实现档案资源的社会效益

围绕党委和政府的中心工作，我们采取多种形式对馆藏档案资源开发利用，取得了很好的社会效益。

一是利用馆藏档案资源开展窗口服务。长期以来，大连市档案局（馆）开辟服务窗口，为群众提供档案服务。特别是从2002年成立市现行文件服务中心以来，我们不断完善服务设施、改善服务条件，开展“规范服务零投诉”活动，采取计算机检索、网上公布现行文件、开通专线电话等多种方式方便群众查阅，受到群众好评。共接待档案、现行文件利用者2.46万人次，提供利用档案及现行文件7.56万卷（件）。利用馆藏档案，为职工补办档案，解决失业、保险等问题，仅2006年就累计接待利用者达8953人次。

二是利用馆藏档案资源编纂图书等出版物、编辑制作电视片。编纂出版了《热土华章——档案与大连老工业基地振兴研究》、《大连保护建筑简介》、《大连老照片》名信片，参与了电视专题片《凝固的记忆》和《从隆冬开始的春天——纪念恢复高考30年》、《功勋——纪念建军80周年》两部电视特别节目的编辑制作；与有关方面编纂出版了《成功民营企业家风采录》、《旅大特殊时期老票证》和《大连的广场》、《大连的公园》。

三是利用馆藏档案资源举办各种展览。先后举办了《不能忘却的历史》、《大连风情》、《同心筑长城共谱和谐曲——大连市双拥共建工作成果展》等6个大型展览，把展览送到军营、高校、社区和商场、广场、电视塔等公共场所巡展，累计接待观众达40多万人次。

四是利用馆藏档案资源进行专题讲座。大连市档案馆邀请史学、档案学专家举办了“走进档案文化·解读大连古今”系列讲座，讲座通过翔实的档案史料，回顾了城市历史，解读了大连这座城市的发展和变迁，吸引大量社区群众和中小学生前来听讲。

五是利用馆藏档案资源开展档案科研活动。近年来大连市档案局（馆）向国家档案局、省档案局等部门报送多项科研课题，4项课题分别在国家、省档案局立项。获国家档案局优秀科技成果奖1项、省档案局优秀科技成果奖100项。全市152项成果获市开发档案信息资源成果奖。

三、立足工作实际，构建馆藏档案资源建设的总体思路

经过长期的工作实践，我们认为构建档案馆藏资源建设应该在结合工作实际的基础上，在体制、制度和方法三个方面加强档案馆档案资源建设，具体应在以下几个方面入手：

1．确定科学的档案馆资源建设策略

国家档案资源是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的对国家和社会及个人有保存价值的一切档案的总和。现代社会多元经济的形成，民营企业和单位、国有改制企业等大量出现，产生大量对国家和社会有保存价值的档案；历史原因造成新经济领域大量珍贵档案的流失、散失。现在我们应树立新的档案馆档案资源理念，应为档案资源理念注入新的成分和要素，使档案资源由历史向现实延伸，由管理机关向社会基层组织和个人延伸，由单一形式向多种类别、多种载体延伸，只要符合“对国家和社会具有保存价值”这一标准的档案，都应纳入档案馆资源建设的范畴，以此来指导工作实践。

2．围绕中心工作、热点问题开展档案资源建设

档案部门应该把档案资源建设同党委、政府的中心工作和社会热点问题结合起来，把智慧和力量凝聚到为构建和谐大连、振兴老工业基地服务上，进一步强化责任意识、服务意识，创造性地做好档案工作。如围绕老工业基地振兴和国际航运中心建设，着重做好“一岛三湾”（大孤山半岛，大窑湾、鲇鱼湾、大连湾）等港口基础设施建设项目、烟大轮渡、辽宁核电站、长兴岛临港工业区和双岛湾石化工业园等重大建设项目及其他省以上重点工程项目档案工作；围绕民生问题，逐步建立社会保险、社会救助、社会福利、慈善事业相衔接的覆盖城乡居民的社会保障体系的档案工作；探索建立档案工作服务于社会主义新农村建设的长效机制和满足农民需求的档案服务方式等。

3．档案资源建设应注重体现地方特色

档案资源是一定地区政治、经济、文化等方面情况的综合记录，在历史、文化和地域上都有自己的特色，这也是地方档案资源的生命力所在。大连市除加强收集体现区域特点和城市发展轨迹的各项重大活动、重大事件形成的文件材料外，在2006年启动了大连市“城市记忆工程”，对城市变迁、城市文化等具有永久保存价值的档案资料进行抢救性收集，对汇集齐鲁文化特点、体现辽南民间文化特色的非物质文化遗产档案开展了理论探讨和方法研究，为推进大连市非物质文化遗产的开发和保护起到积极的作用。

4．建立档案资源建设的保障机制

为保证档案资源建设工作的顺利开展，应建立相应的保障机制。一是制度保障。国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》颁布实施以来，大连市以此为契机，扩大了对机关档案的接收范围，把各机关包括行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等多种门类、多种载体的档案列入了接收范围。以市委、市政府办公厅名义下发了《关于进一步加强档案工作的意见》、《关于做好重大事项档案资源收集和移交工作的通知》等。在大连市“数字化档案馆”实施过程中，制定了《大连市文书档案目录数据交流标准》等10个档案信息化建设标准和操作规程，在制度上为档案资源建设提供了保障。二是组织保障。为加强档案馆资源建设，我们增设了档案征集处，负责重大活动、重大事件和大连市“城市记忆工程”的档案征集；成立了由市档案局牵头，市委、市政府办公厅和市发改委、财政局、信息产业局有关负责人参加的市“数字档案馆”工程建设工作组；成立了由全市档案、教育、史学等专家组成的档案信息开发工作专家咨询委员会；成立了由收藏界人士组成的收藏鉴定专家委员会。

5．探索档案资源建设的有效方式

档案资源在社会经济建设中的重要地位决定着档案资源建设将是一个长期的系统性工程，在特定时期突出重点加强建设的同时，还应注意档案资源建设的可持续性。档案数字化和网络技术的发展为档案资源建设带来新的机遇。利用计算机网络建立全国和地区性的档案资源管理网络系统，在很大程度上弥补了区域性档案资源不足的弊端，并达到社会对档案资源充分利用的目的。大连市档案馆已建立起全文数据库、现行文件数据库和14个专题档案目录数据库，对未来档案资源网络管理系统的建立做了充分的准备工作。

6．发挥档案资源的社会服务功能

档案资源建设应建立为政府行政、经济发展和社会公众服务的策略。档案馆应发挥档案资源在充分体现爱国主义教育基地、城市文化标志上的作用，定期向群众开放展室、陈列室、特藏室等；档案工作人员应利用档案信息资源，搞好开发利用，适时举办各种展览、专题讲座等，实现档案资源的社会服务功能。

总之，档案资源建设是档案事业发展进程中具有鲜明时代性的命题，是档案事业为经济社会发展提供信息资源支持的重要基础，需要各级国家综合档案馆在实践中进一步加强研究和探索，总结规律，逐步形成更具活力、更加开放、多层次、多样化的国家档案资源建设新格局。