利用视频会议发送文稿

9.7　利用视频会议发送文稿

Windows 98 还具有另一大功能，这就是我们要讲到的视频会议功能。它可以通过网络在一个很大的国际范围内召开视频会议，主持人可以将文稿发送到各个网络计算机用户上。大家可以看到主持人的音容笑貌，相互间还可以进行讨论，同样也可以进行文稿的保存、修改与打印等基本操作。由于视频会议的功能很强，同时设置又较复杂，因此我们对此只作一个大体的介绍。如果一些专职的高级文秘人员需要深入彻底了解与掌握的话，可以沿着该思路进一步地学习，也可与作者本人联系。

1. 启动国际视频会议与会议邀请设置

与上面讲到的多种文本传递方式一样，由于它是一种通用的工具，因此我们需要根据自己的具体情况进行与自己的内容和应用相适应的各种各样的设置或连接，视频会议工具也不例外。作为一种会议，它与一般的会议也有相似之处，必须通知与会人士，又由于它是远程的会议，因此它又必须进行Internet连接。为了较详细地说明，我们进行如下操作：

● 点击Windows 98的“开始/程序/Internet Explorer/Microsoft NetMeeting”菜单，如图9-64所示。

图9-64

● 点击“Microsoft NetMeeting”菜单，出现图9-65所示。

在图9-65中我们可以看出网络会议的强大作用，表面上看它与电脑写作没有太多的联系，其实它们不仅有着紧密的联系，而且是一种高层次的联系。

网络会议的主要作用有：

(1) 在网络会议中可以通过国际互联网或局域网与其他人通信；

(2) 可以与他人谈话；

(3) 可以通过视频看到他人，也可让别人看到你；

(4) 与他人共享应用程序与文档；

图9-65　网络会议的作用说明

(5) 在共享的应用程序中与其他人合作；

(6) 将文件发给他人；

(7) 在共享的白板中通过画图与人交流；

(8) 向正在交谈的其他人发消息。

从这些提示中，我们不难看出其功能的强大，这是真正意义上的办公自动化。目前它已经广泛地应用于国家元首级的对话，它也可以应用于远程的医学交流或诊治，还可以应用于国际间的学术交流。我们在本书中只重点讲述它在文稿传递方面的一些用途，其他的作用读者不难在操作过程中有所发现。

● 点击“下一步”按钮出现图9-66所示。

图9-66　目录服务器使用提示

网络会议是通过服务器的服务进行的，因此我们必须选择一个目录服务器进行工作。任意选择一个，这里我们采用默认服务器。

● 点击“下一步”按钮出现图9-67所示。

图9-67　与会人通知信息的输入

前面我们已经谈到，网络会议与一般常规会议在原理上基本一致，它同样需要通知参加会议的人员，为此我们需要对与会人进行呼叫、通知。

● 点击“下一步”按钮出现图9-68所示。

图9-68　网络用途分类选择

● 做了恰当的选择之后再点击“下一步”按钮，出现图9-69所示。

图9-69　调制解调器速度选择

● 选择一个适合自己调制解调器的类型与速度的选项后，点击“下一步”按钮，出现图9-70所示。

图9-70　音频调节向导

● 点击“下一步”按钮出现图9-71所示。

由于进行网络会议时需要有声音和视频传递，因此你的计算机必须是一台带音像设备的多媒体计算机。在图9-71中我们可以进行声音的测试，你会感受到音响的声音大小并进行适当的调节。

图9-71　音频调节测试面板

● 确定音量大小后点击“下一步”按钮，出现图9-72所示。

图9-72　录音设备调试

在进行网络会议时，我们需要通过麦克风进行声音的传递，为此需要进行声音调节器测试。

● 点击“下一步”按钮出现图9-73所示。

● 再点击“完成”按钮出现图9-74所示。

图9-73　设置调速完毕显示

图9-74　网络会议主控界面显示

通过图9-74的网络会议主控界面，我们就可以正式进行网络会议了。注意到在主控界面标题上显示的是“Microsoft NetMeeting-没有连接”，这是由于我们的操作过程始终是一个模拟的过程。

在以下的过程中，我们主要讲述网络会议的实现和文稿的发送与交流方式，这是本节的主要内容。

2. 网络会议的正式召开与文稿的传递和交流

有了前面的准备工作和内容说明，我们可以正式进行网络会议了，为此进行如下操作：

● 点击“呼叫”菜单，出现图9-75所示。

图9-75　会议操作界面

注意到在图9-75的界面中有一个视频显示框，在该框中，通过摄像机，可以在对方计算机上显示你自己的形象。如果你自己作为一个“与会者”，你也可以在该框中看到对方的形象。

● 点击“交谈”快捷键出现一个用于与会者进行交谈的“写字板”，这一写字板可以当作文稿传递的一种强有力的工具。通过该写字板，可以收到远程计算机的文稿，也可将自己计算机上的文稿发送到对方的计算机上，从而实现了文稿的传递，如图9-76所示。

图9-76　交谈内容显示

注意到，上述的与会者是“李向阳”，因此，其每一次的“发言”都会显示“李向阳”。由于一个网络会议可能是各个国家不同的人参加的，因此，如果还有其他与会者发言，也可以在该“写字板”上进行交流，并显示其姓名。

这种方式，实现了文稿的传递，对于新闻报道及消息的发送尤其有效。收到的消息或文稿可以通过“文件”菜单进行保存、打印等。

网络会议不仅可以对文稿进行交流传递，而且对于图表、图形等都可以进行交流。如果要讲究快速，你最好将图表、图形事先制作好，然后打开即可进行远程发送。要进行图形、图表的交流，可进行如下的操作：

● 点击图9-75中的“白板”，出现图9-77所示。

图9-77　图形图表发送显示

在图9-77的窗口中，我们可以随时手工画图，以便与对方交流，也可以打开一幅已经制作好了的图与对方交流。

以上我们介绍了国际视频会议的召开与设置，阐明了利用国际视频会议进行文稿与图表的发送技术。国际视频会议工具是一个高级应用工具，对于高级文秘、高级经理助理来说，是应该好好掌握和熟练运用的。鉴于本书的应用范围，关于它的应用技术还有许多内容没有讲到，但由此继续深入下去是不困难的。