档案移交和接收

（一）档案移交、接收的含义

档案移交是指列入档案馆收集档案范围的，单位按规定向档案馆送交档案的工作。在我国，档案移交进馆是档案管理的一项基本法律制度。档案法律法规规定，机关、团体、企事业单位和其他组织应当按照有关规定，向国家档案馆移交档案。

档案移交是针对档案送交方的概念，与之相对应，便是档案馆对档案的接收。因此，档案接收是指档案馆按规定将有关单位移交的档案收集进馆的工作。

档案移交和档案接收虽然针对同一事物，即档案的交接，但涉及不同的方面，即档案的移交方和接收方，因此，其工作的主体不同：前者为承担档案移交任务的各类组织和单位，后者则为承担档案接收任务的各级国家档案馆。明确两者的不同主体，对档案交接工作中理清法律关系、区分法律责任十分重要。

档案移交和档案接收是直接改变档案权属关系的行为。随着档案交接的发生，档案所有权由移交方转移至作为接收方的档案馆，归其拥有。档案馆通过档案接收获得的档案所有权受档案法律保护。

（二）档案移交、接收的时限

档案移交、接收的时限，是指档案由形成单位产生后保管至向档案馆移交、由档案馆接收的时间限定。

档案移交、接收直接改变着档案的管理、利用甚至所有权关系，因此，档案移交、接收时限关乎档案交接双方的利益：档案在形成单位滞留过长，则使档案馆馆藏匮乏、老化，影响社会利用效益；过早移交档案，则不利于档案形成单位的日常利用。档案交接时限应科学、合理地确定。

关于档案交接时限，档案法律、法规有明文规定。档案交接时限可分为一般时限和特殊时限。

1.一般时限

一般时限即在通常情况下普遍适用的档案交接的时限规定。《档案法实施办法》区分档案馆及其收集档案对象的不同等级，将档案交接的时限分为档案形成满20年移交和满10年移交两种，规定：“属于中央级、省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满l0年即向有关的县级国家档案馆移交。”这是各级档案馆和各有关单位进行档案交接所要普遍遵循的原则，是关于档案交接时限的一般规定。

2.特殊时限

特殊时限即特殊情况下的、不适用一般原则的档案交接时限规定。关于档案的移交虽然有明确的时间规定，但遇特殊情况，不宜按一般时限移交档案的，可以依法改变档案移交的时限，可延期或者提前向档案馆移交档案。

档案法律、法规规定可以延期移交的档案：一是专业性较强的档案。此类档案内容的专业性和利用的专指性很强，是形成单位专业活动赖以开展的必要条件，但对其他组织和社会不具有普遍利用价值，因而可延缓进馆。二是需要保密的档案。有些组织、单位的档案或部分档案的内容涉及重要机密如公安侦察、外交手段、国防科技、国家安全事务等，其管理状况直接关系到国家重大利益，因而属于特别保密、需要特殊保护的档案，虽然已到移交期限，但仍不宜按时而应当延期进馆，以严格控制保管、利用档案的范围。

按照档案法律、法规的规定，可以提前接收、移交进馆的档案包括以下两部分：

第一，撤销单位的档案。单位撤销，标志着立档单位即档案主体的消亡，必然遇到档案实体的去向归属问题。立档单位的档案是独立的整体，单位撤销时，其他组织、单位无权占有、分割其档案，而应完整移交档案馆。撤销单位档案的移交和处置工作比较复杂，需要把握几个问题：一是撤销单位既包括常设性机构，也包括临时性机构；既包括机关、团体，也包括企事业单位。二是撤销单位档案移交进馆适用于作为独立的法人或独立行使职能的立档单位，非独立的、依附性的组织或机构撤销时不适用本规定，其档案应归属该组织的从属单位。三是向档案馆移交档案的撤销单位应是明确列入档案馆接收档案范围内的单位，未列入范围的单位撤销时，其档案不在法定移交进馆之列。四是撤销单位在产权变化、处置中附属产权部分的档案，应随产权确定其归属和流向，可不移交进馆。五是关于撤销单位档案的处置，国家另有具体规定的，从其规定。

第二，安全面临威胁的档案。档案管理必须具备基本的条件，包括适宜的库房和安全保护设施等。保管条件恶劣，存有安全隐患，并可能导致损毁档案等严重后果的，档案显然不宜继续由形成者管理，而应提前移交档案馆。这里，提前移交的适用范围也限于列入档案馆收集范围的档案。

需要指出的是，档案延期或者提前移交进馆并不是一种随意行为。由于档案延期或提前进馆遵循的是档案移交的特殊时限规定，并且所涉及的因素比较复杂，直接影响档案交接双方在档案管理、利用上的权利和义务，为了防止随意性并确保公正性，必须由行政管理部门介入。按照《档案法实施办法》的规定，档案延期或者提前进馆，应当得到档案行政管理部门的同意，不得擅自进行，否则属违法行为。

一些地方性档案法规，根据国家档案法律，并结合本地区的实际，对档案交接的特殊时限也作出了规定。例如，《上海市档案条例》规定，列入综合档案馆收集范围，依法可以随时向社会开放的档案，可以提前向综合档案馆移交。这一规定在档案交接进馆上有限地增设档案形成单位的权利和国家档案馆的义务，符合国家上位法的精神，有利于丰富档案馆馆藏，促进档案的开放利用。