第六节 制作并发送会议通知
会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者沟通的重要渠道。
一、会议通知的方式
会议通知的方式各种各样，主要有口头通知、电话(传真)通知、书面通知、电子邮件通知等。
1.口头通知
这种方式最突出的优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。
2.电话(传真)通知
大多数会议都采取这种方式通知。以电话(传真)为媒介传递信息，快捷、准确、到位，一般情况下，成本也不高。当然，以这种方式传达通知时，会务人员必须作通知情况书面记载。
3.书面通知
书面通知是一种传统的方式，适合大型会议。如由于书面通知在传递过程中需要一定的时间，所以要提前准备，如果在预定的时间里对方没有收到，还需要及时采取补救措施。
4.电子邮件通知
它是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势——快捷、准确、低成本，而且内容清楚，一目了然。目前，通过电子邮件传达会议通知的情况越来越多。但是，由于有的地方尚未普及网络技术，所以这种方式目前还未被普遍采用。
二、书面会议通知的类型
常见的书面通知有卡片式和信函式两种。如果参会人员的身份特殊或级别较高，一般应当向其发放书面的邀请函或请柬以示特别尊重之意。
1.卡片式会议通知
这种会议通知的载体为一张特制的卡片，适用于向内部人员传递会议信息，如图所示。
图5－1 卡片式会议通知
2.信函式会议通知
这种会议通知采用书信的形式，可以在抬头部分写明受文对象，也可以省略，如图所示。
图5－2 信函式会议通知(一)
图5－3 信函式会议通知(二)
三、会议通知的结构与写作方法
会议通知主要由标题、正文、落款和回执等部分构成，写作方法介绍如下：
1.标题
标题是会议通知不可省略的组成部分，有完全式和省略式两种基本形式。
(1)完全式标题，包括发文机关、事由和文种三项要素，如《××公司关于召开年终总结表彰大会的通知》。
(2)省略式标题，将发文机关或事由省略，例如《关于举行节能减排工作会议的通知》。如果为小型会议或日常例会，会议通知标题可简化为《会议通知》亦可。
标题下方左起顶格书写受文对象，可用统称或规范化简称，后加冒号，如“公司各部门：”。如果是内部会议或常规例会，受文对象也可省略。
2.正文
会议通知正文在受文对象下方左起空两格开始书写，主要包括通知前言、主体和结尾三部分。
(1)通知前言，即制发会议通知的理由、目的、依据，例如“为全面了解上半年产品销售情况，准确把握客户反馈信息，总公司决定于4月6日(星期三)召开销售工作会议，现将有关事宜通知如下”。
(2)通知主体，写明此次会议的相关主要事项，应当做到条理清晰、表述准确，主要包括以下信息：会议主题与内容、召开时间与地点、参会人员、参会要求、报到日期和地点、会议组织方联系方法等。
(2)结尾，会议通知的结尾有两种写法：一是自然结尾，不专门写结束语;二是用“特此通知”结尾。
3.落款
会议通知的落款在正文结束后下方居右侧书写，包括发文单位名称和发文日期两部分。发文单位名称应当使用全称或规范化简称，如果是正式会议还应当在名称上加盖单位印章。发文日期在发文单位名称下方，采用阿拉伯数字或汉字书写，要求年月日齐全。
4.回执
如果会议参加人员较多或者参会人员是从外地赴会，组织方为了准确掌握参会人员数量从而做好相应的会前准备工作，可以在会议通知正文后附上回执，由参会人员填写完成后通过邮件或传真方式反馈给组织方。回执一般采用表格的形式，主要包括参会人员姓名、性别、抵达时间、预订返程车票机票、联系方式等内容。回执可以帮助组织者准确统计与会人数以便安排食宿，并为参加人员提供车票预订等服务。回执样式见表5－1。
表5－1 会议回执
请于×月×日前将回执寄至：××省××市××路×号 ××组委会收，邮编××××××
四、会议通知的发送
1.确定会议通知的发送对象
选择恰当的与会者是会务工作中比较困难而有重要的工作，是会议成功的重要因素之一。秘书人员应根据领导的指示和要求，综合考虑，查对后提出与会人员名单，并请领导审定。
确定与会者的要点有以下几方面：
(1)参加对象的职务或级别，即明确会议必须要担任什么职务和级别的人员才能参加。
(2)参加对象的身份，即明确一个对象是按照正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员等几种身份的哪一种来参加会议。
(3)参加对象的代表性。
(4)参加会议的总人数。
2.会议通知的发送方式
会议通知的发送方式多种多样，有通过邮局挂号信邮寄、通过邮局特快专递、通过快递公司快递，也可通过传真、电子邮件发送会议通知扫描文本等。
会议通知的发送方式的选择，应该根据与会者的要求和公司的实际情况选择。一般情况下，多以通过邮局挂号信邮寄的方式发出。
3.发送会议通知的注意事项
(1)人员名单确定后，对于要发送会议通知的对象在正式发送之前送交上司审核，最终根据上司确定的名单发送会议通知。
(2)对书面通知的地址、邮编等要填写正确。
(3)装信封和邮票时要注意，不要装错、漏装，信封上要写明“会议通知”字样。
(4)落实发送的回复环节(比如发送对象有没有及时收到通知，可以通过电话、口头询问、电子邮件等方式检查通知是否落实)。
(5)在会议前夕，最好能和所有发出通知的人员联系，进一步确认是否能够到会，以便安排食宿，代客户订购回程车票等。
(6)对于一些经常参加会议的客户信息应用电脑打印出来，制作成名条，以便下次发通知时利用。
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