制发会议通知

一、引入案例

尴尬的总经理秘书

　　北京瑞达有限公司总经理秘书李婷请办公室秘书王红协助，向公司的各部门主管发送一份重要的临时会议通知。通知的内容如下：

会议通知

各部门经理：

　　兹定于12月16日(星期三)下午13：30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席。

　　注意：各经理能否准时参加，请于12月14日(星期一)之前打电话告知秘书王红。电话号码：652678××。

总经理办公室二○○九年十二月十日

　　王红没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此，有些主管因为一直在工程现场，未能及时看到这个通知，造成了三位主管未能准时到会。待发现时，已是星期三的中午，总经理秘书李婷只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午已约了客户，会议只能让我的助手去开了。” 李婷急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。” 销售经理王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？” 李婷张了张嘴，可什么也没说出来。

　　问题：

　　1.总经理秘书李婷与办公室秘书王红的工作失职分别是什么？

　　2.如何拟写会议通知？

　　3.如何发放通知？

二、知识介绍

　　会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。制发会议通知是会前准备的重要环节。

　　会议通知应按法律和章程的规定办理，法律章程没有规定时，应依照惯例和具体情况办理。会议内容、时间、地点和与会人员一经确定，就要制发会议通知，以便与会单位和人员提前做好准备。

　　一般来说，规模较大、较为重要的会议都应发书面通知。在特殊情况下还可采用公告的方式，如果参加人数不明，可在报上刊登公告。除了公告通知外，必须确认送达被通知人并取得一定的证明(例如签收、收据、挂号信单据等)，以免事后相互推卸责任。如果应该接到通知而没有接到通知，他可以提出这次会议没有按照法定程序办理，而否认会议的效力。在西方国家，有一些公司的股东会议常有因此而发生诉讼的。接到通知的人不参加会议，是他自己放弃权利；但是组织者不发通知或通知有误，这是组织者的责任。

(一)会议通知的种类与方式

　　会议通知的种类与方式多种多样，如当面告知、打电话、发传真和电子邮件、邮递、招贴、广播、登报等。每一种通知的方式各有特点，可以根据会议的性质、参加的范围、时间的缓急和保密要求选择适当的通知方式，必要时可以同时使用两种以上的方法，以确保有效性。

　　1.按通知的形式可分为口头通知和书面通知

　　口头通知，如当面通知、电话通知，具有方便、快捷、即时的优点，但容易遗忘。书面通知尽管需要打印、分发或者邮寄，手续较多，时间较慢，但显得严肃、庄重，而且具有备忘的作用。重要会议应当使用书面通知。

　　2.按通知的性质可分成预备性通知和正式通知

　　预备性通知先于正式通知发出，其作用主要是请与会者事先做好参加会议的准备。凡需要事先征求与会者的意见，或者需要与会者事先提交论文、报告、答辩和汇报材料，或者先报名然后确定与会资格的会议，应当先发预备性通知；待议程、时间、地点以及与会资格正式确定后，再发正式通知。

　　3.按通知的名称分为会议通知、邀请信(函、书)、请柬、海报、公告等

　　(1)“会议通知”用于研究工作、进行决策的会议，发送对象是会议的当然成员和法定成员、本机关或本单位内部的工作人员、下级机关或所属单位、受本机关或本单位职权所制约的单位。

　　(2)“邀请信”一般用于横向性的会议，具有礼节性，发送对象是不受本机关职权所制约的单位以及个人，如召开学术性会议或者技术鉴定会，以发邀请信为宜。

　　(3)“请柬”主要用于举行仪式类活动，如开幕式、竣工仪式、签字仪式等。发送对象一般都是上级领导、社会人士、兄弟单位等，多使用书面语，语言恭敬儒雅。

　　有时，举行一次会议需要根据不同对象分别使用“会议通知”、“邀请信”、“请柬”。

　　(4)“海报”是一种公开性的会议通知形式，通常采用招贴的方式，主要用于可以自由参加的学术性报告会。

　　(5)“公告”是一种专门用于在股份公司召开股东大会时，通过登报发出的会议通知。

(二)会议通知的内容

　　会议通知的内容要尽可能详尽、明确。这是在会议准备工作中对秘书人员的一项基本技能要求。

　　会议通知的拟写格式一般包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。

　　1.标题

　　第一种，主办机关名称+会议名称+“通知”。这种写法应用最多，一般用于正式的、重要的会议。如“中共××市委办公厅关于召开××会议的通知”。

　　第二种，只写“会议通知”或“通知”。这种写法一般用于事务性或例行性会议。

　　2.通知对象

　　通知对象是单位的，写单位名称时可以写特称，如“×××公司”；也可以写统称，如“各直属院校”。通知对象如果是个人，一般直接写与会者姓名。应当注意的是，通知对象有时未必是参加会议的对象。

　　3.正文

　　会议通知的正文一般包括以下内容：

　　(1)会议的目的、名称和主题。有时可以列出会议的具体议题或讨论的提纲，报告会应当写明报告人姓名、身份和报告内容。

　　(2)会议的时间，包括开始时间、报到时间、结束时间。

　　(3)会议的地点，应具体写明会场所在的地名、路名、门牌号码、楼号、房间号码、会场名称，必要时画出交通简图，标明地理方位及抵达的公交线路，以方便与会者。

　　(4)参加对象，如果通知对象是单位，应当在正文中说明参加会议的人员的具体职务、级别以及参加会议的性质(出席、列席等)。有的会议为了达到一定的规模，通知中还规定每个单位参加会议的人数。

　　(5)其他事项。如参加会议的费用、报名的方式和截止日期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭证(如“凭入场券入场”、“凭本通知入场”)、联络信息(如主办单位的地址、邮政编码、银行账号、电话和传真号码、网址、联系人姓名)等。

　　4.落款与日期

　　写明主办单位的全称，并注明发出通知的日期。

　　有的会议通知还需附上回执或报名表，一般制成表格，请出席对象填写姓名、性别、年龄、职务、职称、预订回程票的具体要求等项目，然后寄回，以便统计参加会议的人数和安排会议的接待工作。

(三)会议通知的发出

　　在拟写完会议通知后，应及时发出会议通知，让与会者做好充分的准备。

　　在选定会议通知的发送时间时。要恰当把握发送时间，如发送过早，容易被人忘记；如发送过晚，与会人员准备不足，影响会议效果。

　　1.会议通知的发送，应让与会者在接到通知后，能够从容做好赴会准备，并能准时到达会议场所为宜。

　　2.会议通知的回复。如需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮政编码、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。如以邮寄发送，信封上最好注明“会议通知”字样及送到日期，以免延期。

　　3.会议通知的确认。重要会议的通知发出以后，还要及时用电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴会，予以确认。

三、实用范例

　　[例1]　文件式会议通知

中国信息经济学会2005年会议通知

　　中国信息经济学会2005年会议将于2005年12月9~11日在广东省广州市中山大学举办。本届年会由中国信息经济学会与中山大学管理学院共同主办，年会的主题为“信息经济与国民经济增长方式的转变”。中国信息经济学会热忱欢迎海内外专家学者、高校和研究院所的教学和科研人员、政府官员、企业管理者、博士后、博士和硕士研究生参加本届年会。

　　一、研讨会选题范围

　　*1. 供应链与物流中的信息经济与管理

　　*2. 生产过程中的信息经济与管理

　　*3. 服务业中的信息经济与管理

　　*4. 农业中的信息经济与管理

　　*5. 信息技术与传统产业改造

　　6. 信息经济学与网络经济学

　　7. 电子商务与电子商务经济学

　　8. 电子政务与电子政务经济学

　　9. 信息产业与信息产业经济学

　　10. 企业信息化

　　11. 企业信息战略与管理

　　12. 知识经济与知识管理

　　注：加“*”的为本届年会的重点主题。

　　二、会议日程

　　1. 2005年11月11日前提交正式论文

　　欢迎电子文档投稿，本次会议投稿的电子邮箱为：cies××@tom.com。也可以书面投稿，书面投稿请寄：中山大学管理学院 迟××，邮政编码：510275。

　　2. 2005年12月9~11日召开中国信息经济学会2005年会。

　　3. 2006年第1季度由清华大学出版社出版会议论文集。

　　三、大会主要议程

　　2005年12月9日全天报到，晚上20：00召开中国信息经济学会常委理事会，请学会常务理事按时参加；10日大会学术活动，请全体与会人员参加；11日外地考察，请全体与会人员参加。

　　四、会议地址

　　会议地址：中山大学管理学院。

　　五、会议费、会员费

　　1.会务费：中国信息经济学会会员400元；非会员600元。交通和住宿费用自理。会务组将统一安排住宿，住宿预计安排在中山大学校内，具体酒店待定，费用约为100元/人/天，会务组将在给您的确认函中通知具体酒店安排。

　　2.报名日期：报名截止于2005年12月3日，以收到汇款或报名回执为准。

　　3.付款方式：银行汇款

　　收款单位：中山大学

　　开户银行：工商银行××分行新港西办事处

　　账　　号：360200030900048××××

　　用　　途：管理学院(××单位×××的信经年会会务费)

　　4.报名确认：报名以中山大学管理学院收到付款或报名回执为依据，汇款后请将银行汇款票据和本通知所附的报名回执一起传真到中山大学管理学院(传真：020-8403××××)，会务组将给您发回确认函和会议日程。

　　六、其他事项

　　1.有关会议的其他详细情况，请通过以下方式联系我们：

　　(1) 北京市中国人民大学信息学院楼四层中国信息经济学会秘书处。

　　邮政编码：100872；联系电话：010-6251××××。联系人：甄××

　　传真：010-6251××××。电子邮件：zhen××@vip.sian.com

　　(2) 中山大学管理学院 邮政编码：510275；传真：020-8403××××

　　会议投稿电子邮箱：cies××@tom.com

　　联系人：魏××(电话：020-8411××××)

　　迟××(电话：020-885××××)

　　戴××(电话：136024××××)

　　2. 查询会议的详细情况，请登录本次会议的会议网站：

　　2005中国信息经济学会年会网站：http：//www.ciesam.net.cn/2005

　　中国信息经济学会网站：http：//www.cies.org.cn

中国信息经济学会二○○五年八月二十六日

中国信息经济学会2005年会报名回执

姓名

性别

单位名称

部门

职称

是否会员

通信地址

邮政编码

电子信箱

电话

手机

附件：交通路线信息

　　1.飞机抵达

　　白云机场——中山大学南校区 (大巴—出租车)

线路名

起点

首末班车时间

终点

全程时间

票价

大巴(机场―珀丽酒店

―芳村客运站)

白云机场

6：30~22：30

珀丽酒店

约40分钟

19元

出租车

珀丽酒店

中山大学南门

约5分钟

10元

　　2.火车抵达

　　广州站——中山大学南校区

线路名

起点

首末班车时间

终点

全程时间

票价

203路/211路

广州站

6：30~22：00

中山大学站

约40分钟

2元

出租车

广州站

中山大学南门

约20分钟

约40元

　　广州东站——中山大学南校区

线路名

起点

首末班车时间

终点

全程时间

票价

45路/263路

广州东站

6：30~22：00

中山大学站

约40分钟

2元

出租车

广州东站

中山大学南门

约15分钟

约25元

　　[例2]　备忘录式会议通知

会 议 通 知

　　×××同志：

　　兹定于××月×日上午9：00~10：30在××会议室举行×××会议，请准时出席。

×××办公室2010年1月12日

　　注：备忘录式会议通知，内容简单，仅用于事务性会议或例行性会议通知。

　　[例3]　请柬式会议通知

请　　柬

　　×××先生：

　　兹定于××月×日×午×时×分在×××举行×××工程竣工仪式，敬请拨冗光临。

×××××公司总经理　×××

2010年1月10日

　　注：请柬可用市面出售的，也可以用粉色或红色纸打印。

　　[例4]　张贴式会议通知

海峡两岸关系学术报告会

海　报

　报告人：××大学台湾研究所主任、博士生导师　季××

　主　题：加入WTO后两岸关系的走向

　时　间：×××××

　地　点：×××××

　主　办：××系研究生会

欢迎全校师生踊跃参加

　　注：张贴式会议通知即在公共场所公开书写或张贴的会议通知。

　　[例5]　公告式会议通知

常林股份有限公司

关于召开2010年第二次临时股东大会通知

证券代码：600710　股票简称：常林股份　编号：临2010-22

　　本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确和完整，对公告的虚假记载、误导性陈述或者遗漏负连带责任。

　　常林股份有限公司根据第五届董事会第十九次会议决议，决定召开2010年第二次临时股东大会。

　　一、会议召开的合法、合规性：本次股东大会会议召开有关事项经公司董事会于2010年11月22日召开的第五届董事会第十九次会议审议通过，符合有关法律、行政法规、部门规章、规范性文件和公司章程的规定。

　　二、会议时间：2010年12月15日下午14：00。

　　三、会议地点：常林股份有限公司会议室。

　　四、会议召集人：常林股份有限公司董事会。

　　五、召开方式：本次会议采取现场投票、网络投票相结合的方式。公司将通过上海证券交易所交易系统向公司股东提供网络形式的投票平台，公司股东可以在下述网络投票时间内通过上海证券交易所的交易系统行使表决权。

　　1.现场会议召开时间：2010年12月15日，下午14：00。

　　2.网络投票时间：2010年12月15日上午9：30~11：30、下午13：00~15：00。

　　六、出席会议对象。

　　凡2010年12月10日(星期五)下午15：00上海证券交易所收市后在中国证券登记结算有限责任公司上海分公司登记在册的公司股东，均有权以本通知公布的方式出席本次临时股东大会及参加表决；不能亲自出席现场会议的股东可授权他人代为出席(被授权人不必为本公司股东)，或在网络投票时间内参加网络投票。

　　本公司董事、监事及其他高层管理人员；公司聘请的法律顾问、保荐机构代表及董事会邀请的其他人员。

　　七、会议议题：

　　1.审议《关于公司符合非公开发行股票条件的议案》。

　　2.审议《关于公司非公开发行股票发行方案的议案》。

　　3.审议《关于公司非公开发行股票预案的议案》。

　　4.审议《关于公司前次募集资金使用情况报告的议案》。

　　5.审议《关于公司本次非公开发行募集资金投资项目可行性方案的议案》。

　　6.审议《关于提请股东大会授权董事会全权办理本次非公开发行股票相关事宜的议案》。

　　八、表决权

　　公司股东只能选择现场投票和网络投票中的一种表决方式。如同一股份通过现场和网络投票系统重复进行表决，以第一次有效投票结果为准。

　　九、现场会议登记方法

　　全体股东均有权出席股东大会，并可以委托代理人出席会议和参加表决，该股东代理人不必是公司股东。

　　1.登记手续：凡符合上述条件的公司股东请持如下资料办理会议登记：

　　(1)法人股东法定代表人持本人身份证、法定代表人身份证明书、法人股东营业执照复印件、法人股东持股凭证；法人股东法定代表人授权的代理人持法定代表人身份证明书、法人股东持股凭证、法人股东营业执照复印件、法定代表人授权委托书、本人身份证。

　　(2)个人股东须持本人身份证、持股凭证、证券账户卡；授权代理人持身份证(本人和委托人)、持股凭证、授权委托书、委托人证券账户卡。

　　异地股东可采取信函或传真的方式登记。

　　2.登记时间：2010年12月13日至12月14日9：00~16：00

　　3.登记地点：江苏省常州市常林路10号公司证券规划部

　　4.联系方式：邮政编码： 213002

联系电话：(0519) 86781158

传真：(0519) 86750025 86755314

　　5.联系人：王××

　　十、其他注意事项

　　1.出席本次股东会议股东的食宿费用及交通费用自理；

　　2.网络投票期间，如投票系统遇到突发重大事件的影响，则本次股东会议的进程按当日通知进行。

　　特此公告。

常林股份有限公司董事会2010年11月23日

附件：股东大会授权委托书

　　兹委托　　先生/女士(身份证号：　　　　)出席常林股份有限公司于2010年12月15日召开的“2010年第二次临时股东大会”，并行使表决权。代理人可以按自己的意思进行表决(如代理人不可以按自己的意思进行表决的，股东应当在本委托书中注明对每一议案投赞成、反对或弃权票的具体指示)。

　　委托人签名：　　　　　　　　　 委托人身份证号码：

　　委托人股东账号：委托人持股数量：

　　受托人签名：受托人身份证号：

　　受托日期：

　　注：授权委托书复印及剪报均为有效。

四、实践训练

　　训练一：拟写会议回执

　　1.背景材料

　　中国高职高专教育网于2005年12月26~28日在上海第二工业大学召开信息员会议，会议通知如下：

中国高职高专教育网2005年信息员会议通知

　　为进一步促进中国高职高专教育网及网站信息员队伍建设，根据教育部高教司高职高专处的建议和中国高职高专教育网2005年度工作计划安排，中国高职高专教育网决定于12月26~28日在上海第二工业大学召开信息员会议，现将会议有关事宜通知如下：

　　一、会议内容

　　1.总结网站及信息员2005年工作，布置2006年工作。

　　2.研讨如何进一步促进网站及信息员队伍建设。

　　3.特邀教育部有关领导、网站专家顾问、有关媒体记者作相关报告。

　　二、参加人员

　　各省市教育厅、校长联席会议成员单位、各高职高专院校主管学校信息的有关人员、网站信息员以及所有关心中国高职高专教育网建设的各界人士。

　　三、时间地点

　　时间：12月26日报到，27日开会，28日考察，28日晚可离会。

　　地点：上海第二工业大学，上海市浦东新区金海路2360号。

　　四、会议费用

　　会议费800元，食宿统一安排，费用自理。

　　五、联系方式

　　联系人：陈××　联系电话：(021)5021××××

　　传真：(021)5021××××　E-mail：wh××@sspu.cn

　　联系人：顾××　联系电话：(021)5021××××

　　传真：(021)5021××××　E-mail：jd××@sspu.cn

　　地址：上海市浦东新区金海路2360号　邮编：201209

　　六、交通线路

　　上海火车站：可在东南出口处站内乘地铁一号线到人民广场站，站内换乘二号线，在陆家嘴站5号出口改乘陆川线(或蔡陆线)到第二工业大学站下。

　　铁路上海西站：乘公交01路到东昌路地铁站，再改乘630路到二工大站下。

　　浦东机场：乘机场5号线到东方医院站，在陆家嘴东路改乘陆川线或蔡陆线到二工大站下。或乘磁悬浮列车(50元)到龙阳路站再乘出租车(约30元)。

　　虹桥机场：乘941路到中山公园转地铁二号线至陆家嘴站，在5号出口处改乘陆川线(或蔡陆线)到二工大站下。

　　七、回执

　　请见到会议通知后，填写回执并以电子邮件或电传的形式于12月20日前发送至上海第二工业大学陈××或顾××，以便做相应安排。

中国高职高专教育网二○○五年十二月七日

　　2.训练要求

　　请为上述会议通知写一份回执。

　　3.操作指引

　　(1)表格式回执

回　执

姓　　名

性　　别

职务

工作单位

通信地址

邮政编码

联系电话

传真

E-mail

手　　机

能否与会

发言题目

是否需要

预订返程

车票、机票

是□　　否□

车票(机票)日期：

车次(航班)：

　　注：请于×月×日前寄××协会秘书处×××收

　　(2)签收性回执

×××会议通知回执

×××办公室：

　　你处发来的《×××会议通知》及会议文件《××××××》、《××××××》各l份已收到，经检查无误。

　　我将(在下列选项的方框中打√)

　　□　按时参加会议。

　　□　　　人参加会议

签名或盖章：年　　月　　日

　　4.小结

　　许多国内会议在会议通知或邀请信后附一回执，内容非常简单，主要是表明是否参加会议，以便做好接站与住宿等的安排工作。回执大致包括标题、正文、具名、盖章和日期。一般性会议回执的正文制成表格形式，其填写项目可根据会议的具体要求设计。签收性回执要写明通知的标题和随寄文件的名称，要求对方填写是否能按时参加会议并签字。

　　训练二：会议通知的制作与发文登记表

　　1.背景材料

　　北京瑞达有限公司总经理本周三赴上海出差，让其秘书李婷通知各部门经理周三的例会改到周五召开，李婷通过电话逐一通知了相关人员。周三生产部经理打电话询问：“为什么时间到了，会议室没有人，是不是换地方了，还是其他原因。”李婷告诉他例会取消了，生产部经理埋怨为什么不提前通知，李婷很委屈地说：“我已经通知了你的秘书。”但生产部的秘书说并没有接到这个通知。

　　2.训练要求

　　(1)小组分角色演练以上场景。

　　(2)班级讨论：如果你是总经理秘书，如何避免这种情况的出现？

　　3.操作指引

　　(1)为了厘清责任，最好发放书面的会议通知，并由接收人在“文件发出登记表”上签字。

　　(2)文件发出登记表。

文件发出登记表

序号

日期

名称及摘要

收文部门

签收人

经办人

发文答复

备　注

是

否

期限

完成情况

　　4.小结

　　为了厘清责任，并确保会议通知能被参会人员收到阅知，会议通知人员最好采用书面通知的方法，并让接收人在“文件发出登记表”上签字确认。也可采取口头通知与书面通知同时使用的方法。

五、课外练习

　　1.××市气象局2010年4月21日局长办公会商定，拟于5月17日召开全局职工大会。会议由王局长主持，由刘副局长传达市政府机构改革工作会议精神，由张副局长布置本局国家公务员过渡培训考核工作。请以该局办公室的名义，写一篇供内部张贴的周知性会议通知。

　　2.广东天瑞公司准备在2010年1月10日至11日在广东省广州市香格里拉酒店召开2010年订货会议，于2009年12月20日发出会议通知。会期为2天，1月9日报到。报到地点在香格里拉酒店1506房。请各地重要经销商参与，会务费自理。请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知，要求格式规范，条款清晰，语言得体。

　　3.广东天瑞公司将在2010年12月15日召开客户咨询联谊会，请你拟写一份带回执的会议通知。

　　4.案例分析，请分析以下会议通知中出现的问题，并考虑如何避免这种情况出现。

　　有一次，某地准备以党委、人民政府名义召开一次全区性会议。为了给有关单位有充分时间准备会议材料和安排好工作，决定由领导机关办公室先用电话通知各地和有关部门，然后再发文字通知。电话通知发出不久，某领导即指示：这次会议很重要，应该让各单位负责某项工作的领导也来参加，以便更好、更协调地完成这次会议布置的任务。于是，发出补充通知。过了不久，另一领导又指示：要增加某项工作的负责人参加会议。如此再三，电话通知补充了四五次。两三天内，一个会议的电话通知，通知了补充，补充了又补充，前后共发了6次。