任务六 制作并发送会议通知
学习目标
能力目标：能够正确地制发带回执的会议通知。
知识目标：了解会议通知基础知识，掌握制发带回执会通知的方法。
任务描述
××公司2013年度客户联谊会暨2013年度新产品订货会的准备工作已经接近尾声，公司总经理要求办公室秘书××，根据会议议题、名称、会议议程以及会议日程，草拟一份带回执的会议通知。
如果你是公司总经理办公室秘书××，请你根据实际情况草拟××带回执的会议通知交给×××总经理审核。
●任务分析制发会议通知，首先要弄清楚会议的时间、地点，会议的主要内容，参加会议的人员等要素;其次要注意带回执会议通知的格式，格式要规范;最后，作为职业秘书，要搞清楚自己的工作职业，作为秘书，自己草拟的会议通知，必须经主管领导审核同意后，才能发出。
基础知识
会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文，是向与会者传递会议信息的载体，是会议组织者同与会者沟通的重要渠道。
一、会议通知的形式
会议通知的方式各种各样，常见的有口头通知、电话(传真)通知、书面通知和电子邮件通知等。
1.口头通知
这种方式最突出的优点是快捷、便利、省事，适合于参加人员少的小型会议。缺点是声音媒介不易保存，出现问题时，不易厘清责任。正式会议一般不采取口头通知。
2.电话(传真)通知
很多内部会议采取这种方式通知。以电话(传真)为媒介传递信息，快捷、准确，成本也不高。以这种方式传达通知时，会务人员必须作通知情况书面记载。
3.书面通知
书面通知是一种传统的方式，适合大型会议使用。由于书面通知在传递过程中需要一定的时间，所以要提前准备，如果在预订的时间里对方没有收到，还需要及时采取补救措施。它的优点是责任清晰，事项全面、准确;缺点是环节较多，效率较低。
4.电子邮件通知
它是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势——快捷、准确、低成本、内容全面。目前，通过电子邮件传达会议通知的情况越来越多。但是，由于有的地方尚未普及网络技术，所以这种方式也有一定局限。
二、会议通知的作用
1.传递会议信息。向参会者或潜在的参会者传递会议的目标与主题，主要议题，会议的时间、地点，会议的参加者(某些会议的特殊要求)等基本信息。
2.收集代表意见。某些大型学术会议有“预通知”，请参会者就议题、议程等方面提出意见建议，以便进一步完善。
3.收集代表个人信息。某些跨地区的大型会议的会议接待工作十分重要而琐细，有必要通过收集会议通知后面的“回执”，了解与会者的各类身份信息及要求(如返程机票等)。
4.履行法定义务。某些法定性会议(如职工代表大会)，正式代表具有出席会议的法定权利，向他们发送会议通知是会议工作机构的法定义务。
三、会议通知的结构与写作方法
会议通知主要由标题、正文、落款和回执等部分构成，写作方法介绍如下：
1.标题
标题是会议通知不可省略的组成部分，有完全式和省略式两种基本形式。
(1)完全式标题，包括发文机关、事由和文种三项要素，如《××公司关于召开年终总结表彰大会的通知》。
(2)省略式标题，将发文机关或事由省略，例如《关于举行节能减排工作会议的通知》。如果为小型会议或日常例会，会议通知标题可简化为《会议通知》亦可。
标题下方左起顶格书写受文对象，可用统称或规范化简称，后加冒号，如“公司各部门：”。如果是内部会议或常规例会，受文对象也可省略。
2.正文
会议通知正文在受文对象下方左起空两格开始书写，主要包括通知前言、主体和结尾三部分。
(1)通知前言，即制发会议通知的理由、目的、依据，例如“为全面了解上半年产品销售情况，准确把握客户反馈信息，总公司决定于4月6日(星期三)召开销售工作会议，现将有关事宜通知如下：”
(2)通知主体，写明此次会议的相关主要事项，应当做到条理清晰、表述准确，主要包括以下信息：会议主题与内容、召开时间与地点、参会人员、参会要求、报到日期和地点、会议组织方联系方式等。
(2)结尾，会议通知的结尾有两种写法：一是自然结尾，不专门写结束语;二是用“特此通知”结尾。
3.落款
会议通知的落款在正文结束后下方居右侧书写，包括发文单位名称和发文日期两部分。发文单位名称应当使用全称或规范化简称，如果是正式会议还应当在名称上加盖单位印章。发文日期在发文单位名称下方，采用阿拉伯数字或汉字书写，要求年月日齐全。
4.回执
如果会议参加人员较多或者参会人员是从外地赴会，组织方为了准确掌握参会人员数量从而做好相应的会前准备工作，可以在会议通知正文后附上回执，由参会人员填写完成后通过邮件或传真方式反馈给组织方。回执一般采用表格的形式，主要包括参会人员姓名、性别、抵达时间、预订返程车票机票、联系方式等内容。回执可以帮助组织者准确统计与会人数以便安排食宿，并为参加人员提供车票预订等服务。回执样式参见表2－5－1。
表2－5－1 会议回执
请于×月×日前将回执寄至：××省××市××路×号××组委会收，邮编××××××
四、几种特殊的书面会议通知
会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间使用，给人的感觉比较生硬。因此，人们往往使用会议请柬和会议邀请函，以表示对贵宾及参会者的特别尊重之意。
1.会议请柬
又称为请帖、柬帖，是为了邀请客人参加某项活动而发的礼仪性书信。凡召开各种会议，举行各种典礼、仪式和活动，均可以使用请柬。使用请柬，既可以表示对被邀请者的尊重，又可以表示邀请者对此事的郑重态度。会议请柬除具有正规庄重的特点外，也具有作为会议入场凭证的作用。
(1)请柬的结构
从撰写方法上说，不论哪种样式的请柬，都有标题、称谓、正文、敬语、落款和日期等。
标题：统一印制的为双柬帖，封面已印上“请柬”二字。单位自己打印的单柬帖，仅在顶端第一行写“请柬”二字，字体较正文稍大。
称谓：顶格写被邀请单位名称或个人姓名，其后加冒号。个人姓名后要注明职务或职称，如“××先生”、“××女士”。
正文：另起行，前空两格，写明活动的内容、时间、地点及其他应知事项。
敬语：一般以“敬请(恭请)光临”、“此致敬礼”等作结。“此致”另起行，前空两格，再另起行，写“敬礼”等词，需顶格。
落款和日期：写明邀请单位或个人姓名。以单位名义邀请的应写明单位名称并加盖公章，以领导名义邀请的，应由领导人署名，以表诚意。下边写明日期。
(2)请柬写作的注意事项
①文字要美观，用词要谦恭，要充分表现出邀请者的热情与诚意。
②语言要精练、准确，凡涉及时间、地点、人名等一些关键性词语，一定要核准、查实。
③语言要得体、庄重。
2.会议邀请函
邀请函是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。会议邀请函一般用于商业会议活动，具有礼节性，发送对象是不受本单位职权制约的单位和个人。在召开各类学术会议、贸易洽谈会议、产品发布会和节庆会议时，以使用邀请函为宜。
在文体结构上，它与会议通知基本相同。不同之处在于，会议邀请函在开头和结尾之处，经常要使用各种礼仪用语，以体现对合作伙伴的尊重。具体如，在标题下开头顶格写“尊敬的×××先生/女士”或“尊敬的×××总经理(局长)”;正文结尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“特此致函，期待您的光临”等。
五、会议通知的发送
1.确定会议通知的发送对象
选择恰当的与会者是会务工作中比较困难而有重要的工作，是会议成功的重要因素之一。秘书人员应根据领导的指示和要求，综合考虑，查对后提出与会人员名单，并请领导审定。
确定与会者的要点有以下几方面：
(1)参加对象的职务或级别，即明确会议必须要担任什么职务和级别的人员才能参加。
(2)参加对象的身份，即明确一个对象是按照正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员等几种身份的哪一种来参加会议。
(3)参加对象的代表性。
(4)参加会议的总人数。
2.会议通知的发送方式
会议通知的发送方式多种多样，有通过邮局挂号信邮寄、通过邮局特快专递、通过快递公司快递，也可通过传真、电子邮件发送会议通知扫描文本等。
会议通知的发送方式，应该根据会议性质以及与会者的具体情况进行选择。一般情况下，多以通过邮局挂号信邮寄的方式发出。
3.发送会议通知的注意事项
(1)人员名单确定后，对于要发送会议通知的对象在正式发送之前送交上司审核，最终根据上司确定的名单发送会议通知。
(2)会议通知的发送时间，一般是提前1－2周寄发。太早了容易遗忘，太晚了没有准备时间。当然，也要根据会议类型灵活掌握，例如单位内部会议和跨地区的大中型会议，就有明显不同的要求。
(3)对书面通知的地址、邮编等要填写正确，特别要注意，单位名称不要随意简化，以免造成错发。
(4)将名单和信封核对一遍，防止遗漏和重复。信封封口前要仔细检查一遍，不要错装、漏装。
(5)落实发送的回复环节(比如发送对象有没有及时收到通知，可以通过电话、口头询问、电子邮件等方式检查通知是否落实)。
(6)在会议前夕，最好能和所有发出通知的人员联系，进一步确认是否能够到会，以便安排食宿，代客户订购回程车票等。
(7)法定性的会议，必须确定会议通知送达与会者，并注意取得相关证明，例如签收、收据、挂号信单据等，以免日后责任问题。
(8)特殊情况的会议，如股东大会，可以采用公告的方式，刊登在报刊或网站上。
(9)对于一些经常参加会议的客户信息应用电脑打印出来，制作成名条，以便下次发通知时利用。
在实际工作中，应根据各种不同类型的会议，灵活采用不同的会议通知形式和发送方式。
工作实例
撰写信函式会议通知
本任务中有相当多的人员来自其他单位或外地，因此应当使用信函式通知告知其相关信息，在通知正文后附上回执供其填写。考虑到与会者多是平等的商业合作伙伴，为体现尊重，应在会议通知基本结构的基础上，采用会议邀请函的形式，具体如下：
××公司2013年度客户联谊会暨2013年新产品订货会邀请函
尊敬的×××先生/女士：
为了进一步加强与贵公司的合作关系，听取贵公司对我公司产品和售后服务的意见和建议，并做好2013年产品的订货工作，我公司定于2013年11月25日～27日，在杭州国际会议中心召开客户联谊会暨2013年新产品订货会。
一、会议议题
1.××公司2013年生产、销售情况报告。
2.2013年产品订货说明。
二、参加会议人员
××公司各地区代理商、客户代表、合作公司负责人等。
三、会议时间
11月25日至11月27日。11月25日在杭州国际会议中心大堂报到。
五、会议地点
杭州国际会议中心第一会议厅。
六、其他事项
1.大会将为各与会人员免费提供食宿。
2.参加会议的代表请按要求填写本通知所附的会议报名表(见附表2)，于11月10日前寄回会务组。需接车、接机及购买回程机票、车票的人员，请在会议报名表中注明。
3.联系方式
联系人：××
联系电话：××××××××
电子邮箱：×uting@×××.com
通讯地址：杭州市××路××号香楠公司总经理办公室
邮编：××××××
附件1：会议日程
附件2：××公司客户联谊会报名表
附件3：杭州国际会议中心车路线图及乘车指南
××公司
二〇一三年十月十九日
附件1：会议日程安排表(略)
附件2：××公司客户联谊会报名表
××公司客户联谊会报名表
乘车指南：
1.从火车站：(乘出租车约28元);乘坐k226(或k225、k525、266、225、300、k39、39)，在总管塘站下车，步行至总管塘(钱塘大厦)站，换乘k517，在解放路之江路口站下车，步行至杭州国际会议中心。
2.从机场：(乘出租车约100元)乘坐机场大巴杭州市区，在金苑宾馆站下车，步行至众安桥站，乘坐k517，在解放路之江路口站下车，步行至杭州国际会议中心。
二、确定会议通知发送名单
××公司此次组织召开的为客户联谊暨新产品订货会，因此希望能够参会的人员包括重点客户的高层管理人员，主要客户的采购部或研发部主管，相关政府主管部门的领导等。
××公司秘书人员根据以上目标，结合公司各部门提出的名单，拟订了一份参会人员名单，具体名单见表2－6－1。
表2－6－1 参会人员名单
三、审核会议通知
将初拟的会议通知及参会人员名单送交主管领导审核，并根据领导审核意见进行修改。待主管领导签批后，方可盖章发送。
四、发送会议通知
因本次会议是规模较大的正式会议，因此要寄送正规的会议通知。为了会议通知能够较为安全地送到与会者手中，××公司秘书选择了通过邮局挂号信邮寄的方法(见图2－5－5)给参会代表发送会议通知。
图2－6－1 挂号信信封样式
五、确认通知收到与回执处理
会议通知发出后，因这次会议较为重要，所以秘书人员还要对主要客户通过电话或邮件进行联系，询问对方是否收到会议通知以及是否参会，进行确认。
在回执收到后，秘书人员通常需要统计、确认有效回执，从而制作参会人员统计表，准备接待事宜，并根据统计表最终与会议举办地确定住宿及餐饮相关事宜。香楠公司的参会会议信息统计表见表2－6－2。
表2－6－2 客户联谊会暨新产品订货会参会回执信息统计
1.起草带回执的会议通知
(1)实训目标。通过实训，要求学生掌握带回执的会议通知的写作方法。
(2)实训背景。××大学拟于济南市泰山登山节期间举办“第六届中国通信与网络学术研讨会”，本届会议的主题是“让通信和网络技术引领未来”，会议的目的在于促进通信和网络技术的交流，推动该领域的学术研究、技术发展和产业应用，加强国内外学术界的交流。会议拟邀请高校从事通信科学研究的教授、学者、研究专家，成功的知名企业家，加拿大、美国、中国香港、中国台湾、日本、韩国等国学者参会。
会议的主要内容有：1)新一代无线移动通信与网络技术研讨;2)无线自组织与传感器网络技术研讨;3)信号处理技术，光通信与交换技术研讨;4)下一代互联网与信息安全技术以及新兴物联网设计与相关应用研讨;5)参观考察。
(3)实训内容。如果你是该次会议的筹委会办公室秘书，请根据实训背景，设计并制作一份带回执的会议通知，要求通知格式正确、规范，要素齐全。会议的时间，地点及有关事项可虚拟。
2.拓展训练
请同学们在课余时间利用网络搜索和收集各种形式的会议通知和会议邀请函，并进行分析和比较，规范的请保存下来作为参考，不规范的请找出来进行修改练习。
复习思考题
1.会议通知的方式有哪些?
2.会议通知有哪几个部分组成?
3.发送会议通知的注意事项有哪些?
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