信息工作的程序和方法

14.2　信息工作的程序和方法

14.2.1　信息工作的程序

为了使信息更有效地发挥作用，秘书人员处理信息必须按照一定的步骤和程序进行。这些过程包括收集、筛选、整理、加工、充实、提炼、编写、传递、提供、储存和检索等环节。

1.收集

秘书人员通过各种渠道将信息汇总在一起的工作称为信息收集。由于事物是不断地发展和变化着的，因此，信息的收集也是动态的，贯穿信息处理的全过程，不是一次就能完成的，而应根据对信息的要求，随时进行补充收集和跟踪收集，秘书收集信息还应该结合各部门、各单位的具体情况，多渠道、多方面、多层次进行，才能为信息的筛选、加工整理和反馈创造条件。秘书收集信息的方法有以下几种:

1)通讯信息收集法

现代组织应十分重视从大众传播媒介中收集自己所需要的信息。报纸、杂志、图书、广播和电视等发布的信息都是其重要的组成部分。国内从中央到地方、国外通讯社的大量报纸杂志、书籍、商品目录、企业名录和宣传画册等，每日每时都在提供丰富的、具体的信息。

2)网络信息收集法

企事业单位可以通过互联网及时收集、查询和交流国内外的各种信息。

3)自采信息收集法

收集信息的渠道和方法多种多样，企事业单位可以根据自己的需要，选派人员到市场、社会中去采集信息，以掌握第一手资料。也可以通过参加各种座谈会、新闻发布会、展览会、交易会，或者出国考察、参加国际会议及学术交流等收集信息。

2.筛选

秘书部门日常收到或收集的各类信息往往是大量的、多方面的，但不都是实用的。要从中捕捉有效信息，剔除失效和无效信息，进行筛选。信息筛选是处理信息的一项基础性工作，应符合重要性、动态性、预测性、准确性和全面性的要求。信息筛选工作包括等级分类和筛选两部分。

1)等级分类

秘书部门将每天收集到的信息材料进行登记，并按照一定的标准分别归类，一般是按照信息的内容来归类。

2)筛选的步骤

首先看信息材料的来源渠道;再看信息材料的标题，从信息标题可以判断信息价值的大小，然后看信息材料的全文，视其反映的内容和价值大小初步确定是全部选用、部分选用还是不用。初选后，对拟用的信息再认真阅读，判断是否确有价值。秘书人员应有沙里淘金的精神，认真阅读，仔细分析，判断真伪，分清价值，更要有发展新线索、挖掘新信息的本领，对选用的信息分轻重缓急进行加工处理。

3.加工

对原始信息必须进行综合处理，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里地改造制作，以提高信息的质量。信息加工可以采用以下几种方法:

1)校核鉴别

即对经过初步甄别的信息材料做进一步的校验核实。校核是复审，把虚假成分剔除，对不确定成分进行核实、订正，确保信息的真实准确。为此，就必须加强分析研究，采取多种有效的方法进行校核，例如，进行调查研究、请教专家学者、或查对工具书、文献资料等。

2)摘编筛选

即从各方面收集得到的信息资料，以文摘等形式，摘取原始材料中最有价值的信息，提供给上司参阅。用文摘的方法可以淘汰无用信息，缩短文字，节省上司的时间。

3)提炼浓缩

在保证信息质量不变的情况下，把文字冗长的信息压缩成简明扼要的信息，提高上司的工作效率。

4)归纳研究

即从大量的原始信息中选出反映同一类问题的信息，合并同类项，写成专题信息，供上司对某一专题进行深入了解和研究，采取对策。

5)综合撰写

综合处理信息材料有两种方法:一是及时综合，即对各种信息及时进行综合加工，编成综合信息送交领导或上司;二是定期或不定期综合，即将信息综合处理编撰成“周报”、“月报”等形式，将那些经过加工的信息转换为新的书面信息，定期或不定期地送交领导或上司参考。

4.编制

即对信息材料进行有序化、科学化的处理。信息编制有以下步骤:

1)确定主题

无论信息材料的长短、包含内容的多寡，都应能明确地说明问题，只有确定主题后，才能围绕主题组织材料，进行综合分析。

2)分析材料

就是围绕主题进行选材，对调查或通过其他渠道获取的原始信息材料进行分析、整理，决定取舍。

3)材料组合

就是按照主题要求，依据一定的逻辑次序，把选择、拣出来的材料有条不紊地组织起来，成为一个有机整体。

信息的编制要注意不同层次需要者的水平，用口头汇报或书面材料。编制尤其要把好文印关，即在政治上、文字上不出差错，编制者和审定者应逐层做好内容、文字审查工作，并有专人负责印刷的数量和质量。

5.传递、提供

信息只有借助于一定的物质载体，经过传递才能为人们所感受和接收。秘书人员通过一定的手段，按照一定的线路，将信息资料送达使用信息的领导、上司或相关人员。信息传递的方式有两种:

1)书面形式

它包括正式文件、内部文件(便条、备忘录等)、信函、传真、电子邮件(计算机网络)和刊物等。

2)口头形式

它包括电话、会议和比较正式的谈话。

上述不同传递方式的传递速度、质量和保密效果等各有不同，各有所长。一般而言，以文字方式传递信息较为严肃慎重，便于接收信息者反复阅读、体会，引以为据，便于远距离、多层次传递，便于在较大范围内传播，便于长期保存。但其制作周期长，耗费高，只能单向传递而不能及时进行双向信息交流。会议方式便于集中传递某一信息，便于不同思想观点的人们进行充分交流，集思广益，便于及时面对面地进行争论、明确问题。但其耗时总量较多，其成果的传播仍需有别的手段作配合。以口头方式传递信息比较及时，便于深入讨论、及时明确问题，但只能分散进行，效率低。

6.反馈

信息反馈的形式有三种。

1)正反馈

在一个反馈系统中，凡是反馈“回输”信息与原输入信息起相同作用，使整个系统运动加剧，就是正反馈。例如，某项决策方案实施后的效果，反馈回决策中心的信息表明，这项决策基本正确，经总结经验，使决策得到更全面、更完善、更深入的贯彻。

2)负反馈

凡是反馈“回输”信息与原输入信息起相反作用，使整个系统的运动受到抑制，就是负反馈。如果某项决策方案实施后出现问题或造成不良后果，反馈给决策中心，经重新研究，对其中的不妥之处进行修正，及时做出追踪决策，使决策的贯彻更加稳妥、可行。

3)前馈

前馈是反馈的发展，与反馈是互相补充的。是指在反馈之前，对一个系统将会发生的偏差进行预测的过程。前馈在偏差出现之前，反馈在偏差出现之后。两者都是使决策得到更好的实施。前馈要求秘书具有敏锐的观察力和正确的判断力，将预测性、倾向性、苗头性的信息反送给决策中心。

7.储存

有些信息在收集、加工处理完毕后并不是马上就要被利用，这就需要把这些信息先保存起来。另外，一些有价值的信息被使用过后还有第二次，甚至第三次被使用的价值，因此，需要将这些信息留存，所以，研究信息如何存储是非常有意义的。信息的存储是指对加工后的信息进行科学、有序的存放，以便使用的过程。它包括两层含义:一是将加工后的信息按一定的规则记录在相应的载体上;二是将这些信息载体按一定的特征、内容性质进行组合，组成系统有序、方便检索利用的体系。

1)做出信息存储规划

要想使信息的存储更有条理，首先要预先对组织各项活动中那些可能需要存储的信息情况进行详细的了解，然后做出整体存储规划，决定那些需要存储的信息存在哪儿、怎么存等。办公室对信息进行存储规划首先需要回答下列问题:

(1)主要有什么样的信息材料需要保存下来?

(2)信息将分散保存还是集中保存?

(3)各类信息每年的产生量大致是多少?

(4)各类信息的使用频率有多大?

(5)哪些信息需要保存较长的时间?要保存多久?

(6)各种信息载体需要什么样的保存条件?

(7)信息放在哪儿比较合适(方便、安全、经济)?

(8)单位可提供的存储空间有多大?

(9)重要的、保密的信息放在哪儿?

(10)它需要购买什么样的存储柜或其他装具?

2)信息的分类

从内容、性质、特征、用途和载体等角度将有内在联系的信息分门别类地组合在一起，对信息进行分类。一方面可以将原来零散的、孤立存在的信息有效地组合在一起，增加信息的价值;另一方面也便于有序地保存信息。信息的分类有多种方法，例如，通常人们首先将信息按载体进行分类，然后再按其所反映的问题等特征进行分类，再按时间顺序排列。

3)信息的编码和编目

按一定的体系给每一份信息材料一个独特的编码，进行登记，并编制目录索引等检索工具以方便今后的检索。在电子类信息中，这项工作在信息输入阶段即可以建立一些特征，然后利用计算机的强大功能进行多种方便快捷的检索，大大降低了这方面的工作强度。

4)存储

对信息进行存储有多种方法。随着信息量的增加，需要存储的信息越来越多，对信息存储的要求也越来越高。因此，传统的手工存储已满足不了需要，必须借助于现代化的手段，如计算机、缩微技术等。目前常用的存储方法主要有以下几种:

(1)手工存储。存储信息的传统方法是在纸上记录，然后人工保存在档案室或其他处所，这在今天仍旧是最常用的方法。所有企业都有书面记录，需要排序和存储在合乎逻辑的、可访问的系统中。手工存储信息容易理解和使用，一旦找到就能阅读，不需要特别昂贵的设备。但大量的纸质材料会占据很多空间，而且需要长期保存的材料还对环境有较高的要求。

(2)缩微存储。缩微技术是另一种信息存储技术。所谓缩微技术，就是将资料或图书通过专用设备利用照相原理缩小到底片上，使用时再用专用设备阅读或复印。

(3)光盘存储。光盘存储是指将文字、影像等信息以数字的形式存储在光盘上。使用光盘进行存储有很多优点，例如，光盘信息存储的密度非常高，可以进行海量存储，与纸质文件相比，可以节约大量空间、存储成本，总体核算较低;信息的检索存取操作简单快捷;可以与计算机联机使用，易于远距离传输和随机检索等。但不论采取哪种信息存储方式，都要注意以下一些问题:存储的资料要安全可靠，对各种自然、技术及社会因素可能造成的资料毁坏或丢失，都必须有相应的处理和防范措施。对于大量资料的存储，要节约存储空间，计算机存储采用科学的编码体系，缩短相同信息所需的代码，从而节约空间。信息存储必须满足存取方便、迅速的需要，否则就会给信息的利用带来不便。计算机存储应对数据进行科学、合理的组织，要按照信息本身和它们之间的逻辑关系进行存储。

8.检索

信息检索是指从信息库中找出所需要的信息的过程。信息检索的效率与信息储存的质量密切相关，信息储存越系统、越科学，信息检索就越便利、越迅速。信息检索有手工检索和电子计算机检索两种。

1)手工信息检索

(1)目录。即根据信息的题名编制的检索工具。

(2)文摘。即信息资料的扼要说明，用来识别或代替阅读原文。主要有两大类:一类是指示性文摘，又称简介;另一类是报道性文摘，内容较为详细。

(3)索引。分为两种:一种是编目索引，用来指明信息资料的出处;另一种是内容索引，即将信息资料中的事件、人名、地名一一摘录出来，并指明它们的出处。

(4)信息资料指南。形式有书本式、期刊式、卡片式和计算机式等。

2)电子计算机检索

(1)定题检索。就是以明确的内容范围为前提，编制出逻辑提问式的检索。

(2)追溯性检索。主要是根据时间要求进行上推性的专题追溯查找。追溯的时间越长，检索的范围也就越大。

(3)脱机检索。不直接使用计算机，而是提出口头或书面的咨询，再由有关人员分析检索需求的内容，利用一定的程序进行检索处理。

(4)联机检索。即使用计算机的终端设备，采用问答方式与计算机检索系统“对话”，以获得检索结果。

14.2.2　信息工作的渠道和方法

秘书要做好信息工作，需要获取丰富可靠的信息，不仅需要有可靠的信息来源、畅通的信息网络，而且还要有科学的方法，以下是几种常用的收集和处理信息的方法。

1.调查法

调查得来的信息不仅有观点、材料，而且还可避免因信息失真而导致的工作上的失误。调查法主要有三种类型:一是典型调查，即通过“解剖麻雀”推论出具有代表性的经验，从而形成指导性较强的信息;二是抽样调查，即按照不同层次及不同的构成因素，分配选择若干点，抽查分析，从而得出具有普遍性的信息;三是连续调查，即对某一地区的某一事物进行阶段性的互相衔接的调查，从而形成某一事物发展状况的信息。

2.线索追踪法

具体做法有三种:一是在对大量的初级信息的分析中发现有价值的信息线索，确定追踪的课题，返回到实践中去，顺藤摸瓜，扩展、充实新的内容，形成高层次的信息;二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中寻找信息搜集的线索，确定选题后进行有针对性的收集;三是通过对某些信息的收集触类旁通，发现新线索，从而不断扩充信息量。

3.借助外脑法

即由信息管理人员出题目或确定内容，由有关业务部门去收集信息。

4.交换法

交换就是将自己拥有的信息材料与其他单位的信息材料进行对换。交换的信息材料一般是限制发行或内部发行的印刷、声像材料。

5.建立数据库

在知识经济时代，充分利用企业信息系统和互联网技术建立客户消费情报系统等信息收集和处理中心。

6.文献研究

文献是指含大量信息的文字资料。按文献存在的形式，文献可以分为文字文献(如报刊、书籍、论文、文件和档案等)、数据文献(如统计报表等)、图像文献、声音文献及电子文献等;按文献的来源，文献可以分为官方文献(如公文等)、企业或组织文献(各种记录、备忘录、账目、信件、档案、文件和产品样本等)、私人文献(日记、信件等)及公开出版物(报刊、书籍、影视和广播节目等)等;按文献获得的途径，文献还可以分为第一手文献(没有经过任何中介而获得或撰写的文献)和第二手文献等。

7.口头交谈

口头交谈是人们获得第一手信息的重要信息源，与文献研究相比，口头交谈可以通过询问、观察等方法消除某些不确定性，因此，获得的信息可能更准确。其主要代表方式有电话交谈、当面交谈和会议交谈等。

8.网络搜索

随着信息技术的迅猛发展以及信息化工作的开展，计算机网络成为企业进行内外信息收集和传递的重要渠道。目前，许多国内外大型企业都开始运用内网(Intranet)作为企业内部信息传递和共享以及协同作业的实现手段，然后在此基础上建立外联网与合作伙伴，并利用因特网建立起自己的外部网站，在更大范围内收集和发布信息。据世界权威评测机构Net World和IDC对全美500家领先企业的调查表明:73%的企业已建立了自己的商业网站，28%的企业已经应用因特网开展了电子贸易;而各国已经纷纷开展的电子政务更加方便人们获得来自政府的宏观管理信息等。因此，网络成为获取和研究外部信息的重要渠道，获取网络信息也已成为现代秘书的基本技能。