机器的操作方法

5.OA机器的操作方法

●善用影印设备，节省时间及金钱

我的办公室每个月都得用掉5000张以上的影印纸，而其中有些只是为了让所有资料文件尺寸合一、方便保存而影印的，或许这在某些人眼中看来似属“无谓的浪费”，可是我却不这么认为。

其实影印一张资料加上机器的维修成本平均花费不到一块钱，但如果仅仅为了节省一张影印费用而多花十几分钟寻找资料，所浪费的时间又岂是几十倍金钱所能挽回的，如此一来岂非因小失大？

为了提高工作效率，我不断“奢侈”地影印。如果市面上出现能够节省作业程序与缩短时间的影印机，我必定积极引进。

现在，我办公室里所使用的影印机，是已经发展了好几代的新产品，除了能随心所欲缩小或放大倍数，同时也具备ADF（自动传送原稿功能）。因此，当欲影印10张已归纳妥的文件时，便可节省一张张放入原稿的时间。由于全部过程只需按一次开关，因而对于工作效率的提升与缩短时间，均有极大的助益。

●充分利用传真机、电话答录机，拉近双方的“时差”

电话是与远距离对象联络时的最佳利器，但未必是万能的沟通工具。未顾及双方的时间能否配合便打电话过去，结果对方不在，导致想要发出的信息无法顺利传给对方，这可说是使用电话方面的一项缺点。

如果能充分利用传真机、电话答录机等媒介，便能完全克服电话的缺点。

传真机的使用虽然已有一段历史，但一般人似乎未能完全活用其功能。虽然它已普及于大多数的办公室里，但其用途仅限于资料的交换、传达口头无法详述的内容以及复杂资料的传递等，这些固然是传真机本身的基础功能，但它还可弥补电话上限定必须同步交换信息上的缺点。换句话说，即使是在对方无法接听的状况下，也可以先用传真机将相关资料传送到其办公室，请对方在取得资料后，再回电答复。

如果只靠电话来口头传递信息，一旦对方不在，那就很伤脑筋了，若重复打几次电话仍无法取得联系，那么你的心中必然很焦急。如此一来，面对其他工作时，也没有很好的心情去进行。

如果使用传真机，等到对方回来以后必能看见你所留下的信息，与使用电话做比较，的确显得相当有效率。这种交换信息的办法，即使是和海外往来也十分便利。电话答录机也一样，可以在无法完成同步交换信息的时候，担负起代替电话传递信息的功能。

在一般公司行号，电话答录机的任务多半只是通知对方员工已下班而已，但是，笔者办公室里用的，却是一般家庭用的录音卡带，如果只是告知主人不在却无法留下一些信息，这种机器通常就失去存在的价值。如果它能在主人外出时担负起接收信息的任务，那么万一发生急需处理的事也能得到适当的处理。

实际上，我利用电话答录机与对方联系的时候较多，而且还稍稍强化了电话录音机的功能。换句话说，我在搭乘公车返家的途中，从车内广告上发现某本新书内容颇符合自己的工作所需，于是我便利用大哥大打通电话到公司，把那本书名录进办公室的电话答录机里。

于是，等我隔天早上抵达办公室的时候，比我早到公司的秘书早就把我想要的书摆在桌上了，这也可说是“同步交换信息”的一个实例。

可用来缩短与对方时差的传真机和电话答录机，两者都有利于使资料的传达，交换更运用自如。

●如果“无价值”的作业也能自动化，定能既省时间又省钱

所谓“积少成多”，纵然是琐碎的作业程序，反复操作几次、几十次后，所花费的时间也是相当可观的，而且，一再重复单纯的作业程序，工作效率必定会降低，最后便不得不依赖机器。

正因为如此，我的办公室内除了充分利用影印机、电脑、传真机等所谓的OA机器外，还利用一些其他有助于处理公务的机器。

除了前面提过的机器，我还使用了类似拆信刀之类的用具，顾名思义，这是一种拆开邮件的工具，只需插入信封边缘的缝隙里，很快就能拆开信件了。因为我的办公室每天都会收到数十封邮件，若要用剪刀一封封剪开，再快也需要花10分钟或20分钟的时间。但如果是使用拆信刀来开封，只需花几分钟便可完成，而且还能避免剪坏信封内所附文件的失误。

最近不仅是体积庞大的OA机器，就连一些精巧型的高性能产品也都陆续上市了，对于搜集资料的工作应该从平日开始做起，如果能有锲而不舍的精神，工作效率必定也能提升。