鉴别要事的五种方法

鉴别要事的五种方法

如何把大事和小事、想做的事情和必须做的事情、最紧迫的和重要的事情区分开来，从而有效、妥善、均衡地安排好自己的时间？这是一个很让人头痛的问题，不过令人欣慰的是，任何商业的知识与技能都是可以通过学习而获得的，“优先级”判断力也同样如此，只要学习时间管理所提倡的“80/20法则”、“ABCDE工作分类法”或是“重要性与急迫性交叉分析法”，每天应用、练习，直至完全掌握，你就能管理好你的时间。

“重要性与急迫性交叉分析法”

重要性与急迫性交叉分析法又叫“四象限”法则。请在纸上画出四个象限（如下图）。在第一个象限内写下“紧急重要”，在第二个象限内写下“重要但不紧急”，在第三个象限内写下“紧急但不重要”，在第四个象限内写下“不紧急不重要”。

几乎人世间所有的事情都可以囊括进这四个象限之中，而你会发现，那些能产生80%价值的20%的事情，几乎都是第二象限中的事情。

科维博士发现象限二是进行有效的时间管理的关键所在，而不是如一般人通常所认为的，象限一中的事情才是最重要的。从某种程度上来说，象限一中的事情，是象限二中的事情被拖延和没有按时完成的直接结果。

中国人有一句老话叫“未雨绸缪”，实际上就是让你去重视处理好像限二中的事情。想象一下，如果忽视了象限二，那么象限一会怎样呢？如果你不采取预防措施尽快、尽早地处理好像限二中的事情，那么象限一中的那些紧急而重要的事情就会越积越多，象限一本身则会无限膨大，直至其他象限近于消失。你会发现自己时时刻刻像一个救火队员，永远被动地跟在紧急的事情后面跑，被迫去想办法应对和处理，直到你筋疲力尽，事情依然远没有尽头。因为象限一是时刻影响着你、对你起支配作用的，而象限二却是受你支配的。如果象限一无限大，那么它也许会耗尽你整个一生的精力。从管理学的角度来说，这叫“管理危机”。它使人生惶恐不安、筋疲力尽，却往往事倍功半，问题会变得非常的糟糕。

如果你把注意力集中于象限二，那象限一又会怎样呢？你会惊讶地发现，那些所谓紧急而重要的事情，会变得越来越少。当然，一些你根本没有预料到的事情，依然还会被归入象限一，比如经常变换环境就会产生一些这样的事情，但是这些事情毕竟是易于管理和处理的，而因为致力于解决掉了那些重要但不紧急的事情，你会经常有一种未雨绸缪和抓住新机遇的感觉，会觉得自己的人生简直是在自己的把握中前进，没有什么会比这更让你感觉良好的了。

那么去做那些重要但不紧急的事情的时间和精力将从哪里获得呢？

从象限三和象限四中去获得。象限四（不紧急也不重要）对于任何人来说都是毫无用处的。任何一件耗费了时间，却没有什么意义的事情，都可以毫不犹豫地归入象限四，比如，无所事事地在街上闲逛、通宵达旦地玩电游、打牌和看电视，打没完没了的电话……至于象限三也基本上对你没有太大的意义。

很多人在电游（包括电子游戏和网络游戏）和电视前花费了太多的时间，却自我安慰说多少学到了一些有益的东西，那实际上是在自欺欺人。因为无论是电游还是电视，都更加强调事物的外表，而不是它的实质。从本质上来说都是一种供大众娱乐和消磨时间的工具，却不是一种教育和学习的手段，它们无助于你提高自己的能力和社会地位，也无法帮助你改变和掌握自己的命运。

然而，书籍却可以帮你进步、助你成才。

只要你坚持不断地对象限三和象限四中的事情说“不”，你就会为象限二赢得时间，因为当你对象限三和象限四说不的时候，就意味着你正在对象限二说好。而当你能够有更多的时间去处理好像限二中的事情的时候，你就正在把象限一变得非常小。

因为你所做的每一件事情都是重要的，都不再是无足轻重的。

几乎所有的成功者和失败者、富有者和贫穷者的区别正在于此。而无论对于时间管理还是对于人生本身来说，象限二都是关键。

请记住：时间能创造奇迹，当你把它投入到第二象限的时候。

80/20时间管理法则

当我们把80/20法则应用到时间管理上时，就会出现以下假设。

一个人大部分的成就——包括一个人在专业、知识、艺术、文化或体能表现上所表现出的大多数价值，都是在他自己的一小段时间里达到的。在创造出来的东西与花在创造活动上面的时间这两者之间，有极大的不平衡，不论这时间是以日、周、月、年或一生为单位来度量。

用80/20法则来表述就是80%的成就，是在20%的时间内完成的；反过来说，剩余的80%时间，只创造了20%的价值。

如果承认上述假设，也就是上述假设对你而言基本属实的话，那么我们将得到四个令人惊讶的结论。

结论一：我们所做的事情中，大部分是低价值的事情。

结论二：我们所有的时间里，有一小部分时间比其余的大多数时间更有价值。

结论三：若我们想对此采取对策，我们就应该彻底行动。只是修修补补或只做小幅度改善，没有意义。

结论四：如果我们好好利用关键的20%的时间，将会发现，这20%是用之不竭的。

花一点时间去印证80/20法则，几分钟也好，几小时也行。找出在时间的分配与所得的成就两者之间，是否真的有一种不平衡现象。看看你在最有干劲儿的20%的时间里，是不是创造出80%的价值。

这是非常重要的问题，不可轻视。也许你该把本书暂时放下，去散散步，直到你确定了你的时间分配是否平衡时，再回来继续读。

我们对于时间的品质及其扮演的角色所知甚少。许多人用直觉即可明白这个道理，而千百个忙碌的人并不知道学习管理时间，他们只是瞎忙。我们必须改一改我们对待时间的态度。

你是否愿意把你最宝贵的20%的时间拿出来，去完成别人对你的期望，去参加一场别人认为你会参加的会议，或去做同伴都在做的事……也许你都不愿意去做。因为对你而言，上述这几件事都不必要。

如果你采取传统的行动方式，那么你就逃不掉80/20法则的残酷预测，而把80%的时间花在不重要的活动上。

为了避免这种结果，你必须找出一种可行的方法来管理你的时间。问题是，你若不想被排除在世界之外，你就要抛弃传统的做法。有特色的方法不见得全都能提升效率，但至少有一种方法是可行的。想出几种，然后挑一个最符合你的个性的方法来进行时间管理。

运用80/20法则，你可以很快地找到符合自己的时间管理方法。80/20法则对于时间的分析，是与传统看法大相径庭的，而受制于传统看法的人，可从这个分析中得到解放。80/20法则告诉我们目前对于时间的使用方式并不合理。

时间不会不够用。事实上，时间是足够的，我们只运用了我们20%的时间，对于聪明人来说，通常只需一点点时间就获得了巨大的收获。依80/20法则的看法，如果我们在重要的20%的活动上多付出一倍时间，便能做到一星期只需要工作两天，收获却可比平时多60%以上。这无疑是对于时间管理的一项革命。

80/20法则认为，应该把重点放在20%的重要时刻上，而应削减不重要的80%的时间。执行一项工作计划时，最后20%的时间往往最能出成果，因为必须在期限内完成。因此，只要预计完成的时间减去一半，大部分工作的成果便能倍增，时间就不会不够用。

80/20法则将迅速提升你的效率，同时也是对传统的时间管理的否定，80/20法则将引导时间管理的革命。下面的例子将告诉你如何提高效率，如何缩短时间的运用。

这些例子都是关于非传统式时间管理法的例子，来自于管理顾问这个稳重的领域。管理顾问通常工作时间很长，还要面临多得令人发狂的事务。让我们看看下面三个管理顾问是如何管理他们的时间的。

第一位是佛烈德，他从事顾问工作成为千万富翁。他并非商学院出身，却有能力设立一个成功的大公司，公司上下除了他以外，几乎每人一星期都要工作70小时以上。佛烈德很少进公司，每月只与股东开一次会，而且是全球股东都得参加的会议。他比较喜欢把时间用于打网球和思考。他以强硬手腕管理公司，但从不大声讲话，他通过五个主要下属来掌握公司的一切。这就是他的管理方法。

第二位顾问叫蓝迪，是位陆军中校。全公司里除了创立者之外，他是唯一一个不是工作狂的人。他前往另一个遥远的国家，在那儿有一个繁荣且快速成长的公司。员工主要来自家乡，工作非常努力。没有人知道蓝迪如何运用时间，也不知道他的工作时数是多少，但他的确逍遥自在。蓝迪只参加重要客户的会议，其他事务则授权给年轻合伙人处理。

蓝迪虽是公司领导者，却不管任何行政事务。他把所有的精力都用来思考如何在与重要客户的交易中增加获利，然后再安排用最少人力达到此目的。蓝迪的手上从不曾同时有三件以上的急事，通常一次只有一件，其他的则暂时摆在一旁。他的确办事效率奇高。

第三位叫吉姆，他的办公室很小，里面还有许多其他同事，是一个非常拥挤且骚动的办公室，有人打电话，有人准备向客户做报告，屋子里到处是声音。

但吉姆却好比是一片平静的绿洲，他把注意力全集中在分内的事上，并且运筹帷幄。有时他会带几位同事到安静的房间内，向他们解释他对每一个人的要求，不只是讲一两遍，而是再三说明，务求交代所有细节。然后，吉姆会要求同事重述一遍他们即将进行的工作。吉姆的动作慢，看似毫无生气，且近乎半聋，但他是非常棒的领导者。他把所有时间都拿来思索哪件工作最具价值，谁是最合适的执行者。然后，紧盯着事情的进度。

看完这些例子，你也许将开始运用80/20法则来改善你的时间管理。

80/20法则提供给我们如何去管理时间的一种思考模式：控制时间是不可能的，绝对没有什么秘诀，人们真正需要控制的其实只是自己。那些口里经常喊“忙”的人，其实就是不懂得管理时间的人，他们只有跟在时间的屁股后面瞎跑，不会做自己的主人。

另外，还有很多人希望自己能够面面俱到，他们就拼命地把过多的责任加在自己身上，结果往往发现自己能力不足，从而产生强烈的挫折感。

会管理时间的人永远不会喊忙，他的生活方向自己心里非常清楚，他们知道自己该在什么时间做什么事情。

管理自我是管理时间的前提。人们应该找到自己在哪些事情上浪费了太多的时间，创造的价值却微乎其微。

遵循80/20法则，人们首先应该明确态度，再排定先后顺序，订出远期和近期目标，这些是时间管理的重要步骤。按照80/20法则，拟定好人生方向，确定每天、每月、每年的行事日程，然后努力遵守。比如说，你通过观察发现自己一天精力最旺盛的时间段是在上午，那么你就把最重要的事安排在上午处理；而在一天中精力最差的时间段，你就可以去做些无关紧要的事。

什么是有效的时间管理？有句话说得非常好：“有效的时间管理，就是一种追求改变和学习的过程。”时间对于每个人都是公平的，一个人的一天永远只有24个小时，有的人可以过得很从容，有的人却常常把自己弄得凌乱不堪。“没有时间”是个蹩脚的借口，有没有时间都是你自己选择的结果。

我们不可能把所有的事情都一个人做完，一个人要学会调整自己，要懂得有所拒绝。有些事情是不是值得去做，如果不值得，那么就干脆放弃它，去做其他更重要的事情。万一遇到自己能力范围之外的事，那就集思广益，找别人一起对付它。

如果你把时间安排得很好，你就可以去很从容地听音乐会、看电影，做一些自己想做的事。

因此，时间管理的一个首要原则就是：学会对每一件事的尊重，包括对休闲娱乐的尊重。人们的心情是可以自己创造的，时间也是可以自己掌握的，能把时间管理好的人，永远不会喊“忙”，因为他们知道自己想要的是生命中80%的快乐。

“ABCDE”工作分类法

艾维·李是现代公关之父，他认为应该计划好每天的工作，这样才能带来效益。比如他的一次卖思维案例就非常出色。

伯利恒钢铁公司总经理西韦伯，为自己和公司效率极低而十分忧虑，就找艾维·李提出一个不寻常的要求：卖给他一套思维，要李告诉他如何能在短短的时间里完成更多的工作。

李说：“好！我10分钟就教你一套至少可以提高效率50%的方法。”

李继续说：“把你明天必须要做的最重要的工作记下来，按重要程度编上了号码。早上一上班，马上从第一项工作做起，一直做到完成为止。再检查一下你的安排次序，然后开始做第二项。如果有一项工作要做一整天，也没关系，只要它是最重要的工作，就坚持做下去。如果你不建立某种制度，恐怕连哪项工作最为重要你也难以决断。请你把这种方法作为每个工作日的习惯做法。你自己这样做了之后，让你公司的人也这样做。你愿意试用多长时间都行，然后送支票给我，你认为这个办法值多少钱就给我多少钱。”

西韦伯认为这个思维很有用，不久就填了张25000美元的支票给李。后来西韦伯坚持使用这套方法，在5年时间里，伯利恒钢铁公司成为最大的不需要外援的钢铁生产企业，而且多赚了几亿美元，他本人也成了世界有名的钢铁巨头。

后来西韦伯的朋友问他为什么给这样一个简单的点子支付这么高的报酬？西韦伯提醒他的朋友注意：后来的事实证明，我不是给多了，而是给少了，它至少价值百万。这是我学过的各种所谓高深复杂办法中最得益的一种，我和整个班子第一次拣最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资！

著名投机大师巴鲁克曾说过：“我遭受过多少次失败，犯过多少次错误，以至我做过多少次蠢事，都是由于我没有先思考就行动的结果。”后来他用了此方法，如鱼得水，最终成为华尔街股市的风云人物。

艾维·李的方法告诉我们，做任何事情都要有计划性，要分清轻重缓急，然后全力以赴地行动，这样才能获得成功。西韦伯已经买了单，不需要我们再支付巨额的使用费，我们只管放心地使用这个简单而有效的创意就行了。

如何培养自己“优先级判断能力”呢？以下建议一套非常有效的“时间管理”方法，叫做“ABCDE”工作分类法。它的操作方法非常简单，首先在你每天睡觉前，把次日所要做的工作及活动列一份清单。

在每一个项目后面，依性质分类写上A、B、C、D、E的字样，第二天一进办公室，就按照工作清单上的分类，依序进行工作。A、B、C、D、E所代表的意义如下：

A类的工作或活动，代表非常重要的事项，如果没有完成，后果非常严重，例如，老板交代要备好明天开会时向客户演示的文稿资料，就属于A类事项。

如果A类事项有超过一件以上，可以依重要性、急迫性的程度细分，用A－1、A－2、A－3……表示，并且养成习惯，永远从A－1事项开始做起，A－1完成后，才开始进行A－2。

B类的工作或活动，代表你需要去做的事项，但如果没有完成，后果并不会太严重，相对于A类的“大青蛙”，B类不过是只“小蝌蚪”。例如，回一个不是很重要的电话或是检查E－MAIL，没有做只是让人觉得不方便或是不高兴而已，并不会造成任何严重的后果。要随时记住“当手边还有A事项还没完成，绝不开始做B事项”的原则。

C类的工作或活动，代表那些做了更好、不做也行的事情，做或是不做，都不会有任何不好的后果。例如打电话给朋友、跟同事一起喝杯咖啡、共进午餐，或在上班时间完成一些私人的事务。谨记你必须在完成A、B事项之后，有时间才开始做C类事项。

D类的工作或活动，是那些可以交给别人来完成的事项，必须牢牢记住：凡是可以交给别人做的工作，必须想办法用授权或外包的方式，交给别人来完成。节省下来的时间，可以用来专心从事必须要自己亲自完成的重要工作，例如A类事项。

E类的工作或活动，是指你可以完全取消掉的工作项目，做或是不做根本没有差别，例如，有些工作过去虽然很重要，但是现在已经成效不大，做了只是浪费时间。你必须随时检查所列的业务或工作项目，哪些是属于E类的项目，尽快把它取消，以免浪费时间。

成功应用“ABCDE”工作分类法的关键，是你必须要严格自律，每天一定将工作清单根据上述分类法加以清楚标示，接着从A－1工作开始做起，一次只专心做一件事。

100%完成A－1事项后，再依序完成其他事项，尽快授权或外包D类事项，立刻取消E类活动。

养成这个好习惯，会使你每天的工作生活变得有组织、有秩序，可以帮助你完全掌控时间，掌握工作的重点与节奏。

就像时间管理的名言所说：“你无法管理时间，你只能管理自己运用时间的方式。”

在美国的企业界有句名言：“每花一分钟在计划上，可以在执行上节省十分钟以上的时间。”因此，有效率的专业人士，在每天的工作生活中必须养成天天计划的习惯，这个习惯将会对日后事业成功产生重大影响。

企划工作的核心概念，就是所谓“纸上思考”，任何停留在脑中的思考，只能算是一种遐想，无法成为系统性的思考（所谓的企划），因此也就无法执行，也永无实现的可能。

一个成功的专业人士，必须养成一个非常重要的习惯：那就是准备一本笔记本或是工作日志，在每天睡觉前，将次日所必须完成的工作、任务或是活动，一一记录在工作清单上，并且依活动性质的重要性与急迫性，排列出处理的优先级。这样做有两个好处，第一个好处是，在睡眠中潜意识会自动把睡前所做的计划进行分析、处理，在次日起床后，你会发现脑中经常会浮现很好的创意及想法。

还有一个好处是，晚上预先做好工作计划，次日早上一进办公室，翻开工作清单，依据所排列的优先级，从最重要工作开始做起，全神贯注，做完一件，在工作清单上画掉一件，直到所有工作一一完成，如此可以使你在繁忙的工作生活中，始终保持从容不迫，有组织、有系统、有效率地处理日常工作事务。

自我提问法

以自我提问的方式确定最重要的事。

第一问：随时自我提问：“在所有的工作项目中，对我而言，哪一项是最有价值的活动？”提醒自己，永远先做最有价值的事，低价值的事，能够拖延就尽量拖延，没有价值的事，就直截了当地说“不”。

第二问：随时自我提问“我的老板为什么付我薪水？做好哪些事，会令他最满意？”如果确定你的答案跟老板的答案是一致的，接着就是集中时间、精力，把那些事用最快的速度及最好的品质标准加以完成，这是你加薪、升迁最佳的途径。如果你不清楚、不确定老板要你做什么，最好问清楚再开始行动。

第三问：随时自我提问“我现在要做什么事？对于达到我的工作目标而言，现在是不是最有价值的时间利用？”如果我手边没有急迫的事情待办，用来看报纸？上网找专业有关的资料？阅读一直想看但一直没时间看的书籍、报告等？这个时候应该来提醒自己，随时随地将时间用在有价值、高价值的活动上。

假设法

我们都知道演员要演好一个角色，需要将自己完全地溶入这个角色，把自己当作剧中的“他”或“她”，只有这样才能刻画好故事中的人物，不至于给人以“演”的痕迹。

此时此刻，我们也要学做一个演员，演的对象是你自己，你只需真实地展现自己，这点应该比做演员容易得多。但角色所处的时间却是在未来，反映的情境是“生命只剩一个月”。

现在，请缓缓地调节自己的心情，慢慢地进入角色状态。在那样一个境况下，我们一定对生命备感留恋，回顾并总结着自己的一生，一生中重要的人和事不断地从眼前闪现。此时未了的心愿，牵挂的人，正揪着我们的心。

待你成功地进入角色后，请问问自己的灵魂，在这一个月的时间里，你最想做什么事？见什么人？了确哪些心愿？为谁再做些什么？你想和谁在一起？

此时此刻你想到的这些答案，便都是你此生中，对你最重要的，最让你珍视的人和事。

有一个曾经面临过死亡的人回忆到，当时她忘记了害怕，心里第一个想到的是她的母亲。

再过几天就是她母亲的生日了，她说，长这么大了还从来没买过礼物送给母亲，也从来没有给母亲庆祝过生日，以前也曾经问过她想要什么礼物，母亲总是说：你们的平安，就是送给我最好的“礼物”。当时她只是笑笑没细细品味……没想到现在想起母亲的那句话，她的眼泪却已悄然滑落。

生命是有限的，不要让我们的人生留下任何遗憾。

也许有人要不以为然地说，这完全是个假设性的问题。这虽是一个假设性的问题，但却是我们每一个人都有可能遇到的问题。

例如，有这样几种不同情况：一种是突发性的事故或灾难，就如泰坦尼克号巨型游轮意外沉船事件，数以千计的人在一天之内沉没于海洋；又如某个煤矿矿井和坑道突然塌陷，有些矿工被隔绝在深处的坑道内；又如某次发生大火，有些人被烈火所包围，无法逃生，他们的生命也许只有几分钟……

“天有不测风云，人有旦夕祸福”。对遭遇灾祸的人来说，他们临死的那一天，就是他们最后的一天。

还是一个真实的故事。

五官科病房里同时住进来两位病人，都是鼻子不舒服。在等待化验结果期间，甲说，如果是癌，立即去旅行，首先去拉萨，乙也同样如此表示。结果出来了，甲得的是鼻癌，乙长的是鼻息肉。

甲列了一张告别人生的计划表离开了医院，乙住了下来。甲的计划表是：去一趟拉萨和敦煌；从攀枝花坐船一直到长江口；到海南的三亚以椰子树为背景拍一张照片；在哈尔滨过一个冬天；从大连坐船到广西的北海；登上天安门；读完莎士比亚的所有作品；写一本书。凡此种种，共27条。

他在这张生命的清单后面这么写道：我的一生有很多梦想，有的实现了，有的由于种种原因没有实现。现在上帝给我的时间不多了，为了不遗憾地离开这个世界，我打算用生命的最后几年去实现还剩下的这27个梦。

当年，甲就辞掉了公司的职务，去了拉萨和敦煌。第二年，又以惊人的毅力和韧性通过了成人考试。这期间，他登上过天安门，去了内蒙古大草原，还在一户牧民家里住了一个星期。现在这位朋友正在实现他出一本书的愿望。

有一天，乙在报上看到甲写的一篇散文，打电话去问甲的病。甲说，我真的无法想象，要不是这场病，我的生命该是多么的糟糕。是它提醒了我，去做自己想做的事，去实现自己想去实现的梦想。现在我才体会到什么是真正的生命和人生。你生活得也挺好吧！乙没有回答。

因为在医院时说的去拉萨和敦煌的事，早已因患的不是癌症而放到脑后去了。

大多数人之所以没有像甲那样，列出一张生命的清单，抛开一切多余的东西，去实现梦想，去做自己想做的事，是因为认为可用的时间还很多。然而也许正是这一点量上的差别，使我们的生命有了质的不同：有些人把梦想变成了现实，有些人把梦想带进了坟墓。

所以，通过这个生命即将消逝的假设，可以了解你自己的内心，找到你最想做的事情，指导你现在的生活，让你感到生命中每一分、每一秒都是何等的珍贵。

如果留意观察，挑夫在工作时，他们的工作是有节奏的，不仅体力劳动是如此，脑力劳动也有相似性。在节奏方面，每个人的差异性是很大的，所谓急先锋遇到个慢郎中。每个人都需要找到适合自己的节奏的工作方式和工作内容，在团队中，这个差异的存在是允许的，但是现在的工作环境决定了整体的节奏是比较快的，所以慢节奏的人不得不辛苦些，不仅要能适应，而且还要逐步真正把自己的节奏调整上来。值得注意的是，一个人的节奏，不仅体现在工作上，而且体现在方方面面。