会议物流管理概述

7.1.1 物流与会展物流

顾名思义，物流可以简单理解为物品的流动过程。 这种活动古已有之，大至行军作战的后勤补给、远洋航行的物品运输，小至乡村集市的货物供给、邻里之间的互通有无，都可被视为物流的具体体现。 因此，物流并非一个新鲜事物。 然而，作为现代运营管理活动组成部分的物流概念，在20世纪初才始于美国。1912年，美国学者阿奇·萧（Arch W.Shaw）将企业经营活动分为生产活动、流通活动和促进活动，并将流通活动又分为需要创造活动和实物供给活动，为了将二者区分开来，他将实物供给活动命名为“Physical Distribution”（简称PD），特指物资经过时间和空间的转移产生附加价值的过程。［2］这一概念被1963年成立的美国物流协会（National Council of Physical Distribution Management，NCPDM）所采纳，该协会认为，［3］“物流（PD）是为了计划、执行和控制原材料在制品库存及制成品从起源地到消费地的有效流动而进行的两种或多种活动的集成”。 随着物流范围的不断扩大，物流活动种类日益增多，为了顺应新变化，1985年美国物流协会改名为（The Council of Logistics Management，CLM），并将物流定义发展为：［4］“是为了迎合顾客需求而对原材料、半成品、产成品及相关信息从产出地到消费地的有效率、有效益的流动和储存而进行的计划、实施与控制过程。”2001年，该协会又对物流的定义做了进一步修订：［5］“物流是供应链过程的一部分，它是对商品、服务及相关信息在起源地到消费地之间有效益又有效率地进行正向与反向运输与储存的计划、实施与控制的过程，其目的是满足客户要求。”[1]

通过上述物流概念的演化，可以看出现代物流管理的主要发展趋势具体表现为：范围不断扩大，从最开始只关注销售环节，扩展到生产、采购等环节；对象日益广泛，不再局限于实物的流动，还包括伴随物品流动而产生的信息传输；评价标准不断更新，最初只强调效率，后期则认为效率与效益同等重要；突出顾客导向，改变以生产者为主体的活动安排，重视顾客需求，以顾客需求的满足程度作为物流活动的落脚点。

基于物流管理的基本概念，我国学界以《物流术语》国家标准[2]为主要参考，结合会展产业的特征，发展出有关会展物流不同的定义。郭慧馨等认为，［6］会展物流是“为满足参展商展品展览的特殊需要，将展品及时准确地从参展商所在国（地）转移到参展目的地，展览结束后再将展品从展览地运回的过程。”张玉明等认为，［7］“会展物流是指为满足参展商展品展览的特殊要求，将展品及时安全地从参展商所在国（地区）转移到参展目的地，展览结束后再将展品从展览地运回的过程。”蔡依平等人认为，［8］会展物流是“为满足会展的需求，对展览、会议、文化交流、体育赛事等活动中所需的展品，及时准确地从参展商所在国转移到参展目的地，展览结束后再将展品从展览地运回的过程。”王晶认为，［9］“将展品这种特殊的商品，为满足商品展览的特殊需要，及时准确地从参展商所在国（地）转移到参展目的地，展览结束后再将展品从展览地运回的过程。”翟晓燕和陈新功认为，［10］“会展物流是为完成会展项目目标，由展销活动供、需双方以及物流服务供应商和相关政府监督组织参与，驱使参展品从所在地流向参展地并在参展结束后流向目的地过程，并由此所产生的资金、信息和人员流动，具有独特性，属于项目物流的范畴。”周霄认为，［11］“会展物流是指展销产品从参展商经由会展中转流向购买者的物理运动过程，它是展销活动供、需双方以外的第三方组织者所提供的一种具有后勤保障功能的服务，由会展组织者在综合会展现场多个供需对应体的信息要求后，统一指挥、统一安排、统一协调的会展物资流通体系。”

根据强调重点的不同，可以将上述定义归为“内容说”和“过程说”两种。 其中，“内容说”强调会展物流的内容，将会展物流界定为涉及会议、展览、大型活动等其他会展活动提供的物流服务，突出会展产业对于物流的限定作用，只要服务于会展的物流活动都可被囊括进会展物流的大概念之中；“过程说”则突出了会展物流的实际运行过程，会展物流被看作是展会相关物品的实体流动过程，具体包括物品的运输、储存、装卸搬运、包装、流通加工、配送、信息处理等功能的有机结合，着重探讨物流基本功能对于会展的实际影响。 然而，无论这些说法有何差异，它们共同认为，会展物流的目的是为了满足展会需要，提供有效率和有效益的物品移动。综合上述，本书认为，会展物流是指在会展生产运营过程中相关物品有效的实体流动过程。

会展物流的主要特征有：

1）专业性与普遍性的统一

会展物流属于现代物流的一个分支，因此，必然具有现代物流多行业性、基础性、服务性和综合性的基本属性。 在实际运作过程中，依托于基础设施的会展物流，促使地区、行业和部门之间加强联系与往来，在服务展会项目的同时也推动了其他经济领域的和谐共生。 此外，由于展品通常集中于某个特定产业，专业技术要求较高，因此，会展物流又是专门范围、专门领域的特殊行业物流。 这要求会展物流进行更为精细的管理，一方面保持一般物流的基本功能，另一方面结合展会物品的具体属性，满足其特殊需求，最终达到规模化与精细化的完美统一。

2）短期性与复杂性的统一

虽然展会的筹备、组展过程历时较长，但具体到相关物品的物流阶段，一般时间较短。 往往是在展前一个月内，会展物流管理才可采购必需的基本设施，并确保这些设施和展品及时准确到达展馆。 其次，在开展期间，会展物流管理需要及时满足突发的物流需求。 当展览结束后，会展物流管理又应实时安排展品有序撤展，从展出地返回所在地或前往下一个展场。 上述每一个环节，都要求会展物流管理在短时间内做出及时、妥当的处理。 与此同时，即使是局限于某个特定产业的展品，在物理属性、外形体积等方面也会存在差异。 会展物流管理虽然历时短，却不仅需要掌握展品、运输和仓储等专业知识，还需要耐心细致地协调展会、展商和物流代理商之间的关系，将会展视为复杂系统来进行有效处置。

3）安全性与高效性的统一

安全稳妥地实现展会相关物品的购买、运输、仓储、搬运和配送等过程，是会展物流管理的第一要务。 出于对展品特殊性和专业性的考虑，展会主办方一般只自行采购基本设施和一般物品，展品的物流管理则委托专业的物流供应商，或由展商自行负责。 多种物流方式并存，增加了展品损耗的危险性，对会展物流管理的安全性提出了更高的要求。 此时，通过提升会展物流管理的效率，一方面可以应对会展物流安全性的迫切需要，另一方面则可以快捷低耗地实现展会相关物品的实体流动。 随着社会信息化程度不断提高，建设会展物流信息管理系统，为会展活动提供迅速、准确、及时和全面的物流信息，方便科学决策，成为推动高效性的有利途径。

7.1.2 会议物流管理的含义

会议作为会展的重要组成部分，会议物流管理是会展物流管理的题中之意。 那么，参考会展物流管理的定义，会议物流管理就可以界定为：为了满足会议需要，会议相关物品有效的实体流动过程。 会议物流管理与会展物流管理的相似之处在于，前者具有后者的一般特征，因此，有观点认为，会议物流管理相对简单，参照会展物流中的展览物流内容即可。［12］但是，在具体的会议活动实践中，并非全都是单纯的“议事”活动，大型会议活动往往都有各种附设展览展示、演艺活动或赛事活动等，同时，即使是纯粹的议事活动，参会人数不同，所需要调配的物资和各种服务资源也不同，在物流管理上的要求也有所区别。

因此，会议的社会性决定了会议物流管理主要关注与“人”相关的“物”。 会议作为人们进行社会交往的平台之一，在物流管理过程中，不但要在短时间内统筹调配大量物资，满足群体的一般性需求，还要根据年龄、性别、国别、信仰和身份等差异，提供多样化的物资储备，满足与会人员的差异化需求。 除此之外，会议物流管理还要参与与会议相关的私人物品的流动过程，这也是会议管理人性化服务的重要体现之一。

同时，会议的信息性凸显了会议物流管理职能的特殊性。 安托尼·杰伊（Antony Jay）在《如何召开会议》中描述了会议沟通的六大功能，其中之一就是会议为群体成员共享知识或经验提供了场所。［13］会议作为信息传递与交流的平台，部分会议物品在物流过程中对光照、温度、湿度、磁场和粉尘等方面有特殊要求，决定了在物流的各个环节中需要谨慎对待，稍有不慎，则有可能导致整个信息制品全部毁损。而且，会议的灵活性使会议物流管理必须具有机动性。 国家会议中心总经理刘海莹先生将会议的特性总结为“朝三暮四”，认为与展览相比，会议喜欢流动，特别是企业会议和社团会议表现得尤为突出。［14］因此，会议并不固定在某一地点连续举行，总是习惯寻觅新的会议目的地。而且会议组织者并不能精确确定参会人员总数，只能依靠往届人数和已报到人数来进行预测，即使是在小型会议上也会面临人流不均衡的情况。［15］结合会议灵活性的特点，会议物流管理不仅要事先对会议整体概况有宏观预估，在会议进行过程中，也要及时调整物流管理的方案。例如，当与会者人数有较大起伏时，会议物流管理要及时进行物资的调配，避免不必要的浪费。同时，鉴于物流企业在不同地区的网点分布和服务质量存在差异，应与多家物流企业保持良好的合作关系，以应对不同会议地点的特殊情况。

7.1.3 会议物流管理的基本内容

按照我国现有国家标准的物流定义，物流本身是“物流功能论”与“物流管理论”的混合，［16］因此可根据具体职能和主要管理要素对会议物流管理活动进行分析。

1）会议物流职能管理

《中华人民共和国国家标准·物流术语》[3]中认为，［17］物流是物品的实体流动过程。包括对运输、储存、装卸、搬运、包装、流通加工、配送、信息处理等基本功能的实施和管理。 根据该定义，会议物流的职能主要有：运输、储存、装卸搬运、包装、流通加工、配送和信息处理。

第一，运输管理，包括铁路、公路、水路和航空运输方式的选择，现代先进运输技术的利用，物流据点的设置和运输计划的编排等；

第二，储存管理，包括储存策略，现代储存的保养技术，运储装备一体化的方式，储存的定位系统等；

第三，装卸搬运管理，包括选择装卸方法，提高搬运活性指数，促进装卸搬运合理化等；

第四，包装管理，包括设计销售包装和运输包装，选择包装材料和容器，改进包装技术与方法，实现包装的合理化与标准化等；

第五，流通加工管理，包括流通加工业务的投资管理，流通加工的生产管理和流通加工的质量管理等；

第六，配送管理，包括选择配送中心，制定与优化配送作业流程等；

第七，物流信息管理，包括对反映物流活动内容、物流作业的信息等进行搜集、加工、处理和传输等，提供增值性物流服务等。

2）会议物流要素管理

为实现会议物流的最终目的，需要调动多种要素共同发挥作用。 而关于要素的种类划分，却存在不同标准。 引用最为广泛的是美国物流协会（CLM）对物流要素的分类，该协会认为物流要素可分为功能要素和支持要素，其中运输、储存保管、包装、装卸搬运、流通加工、配送、物流信息等属于功能要素，制度和政策、法律和规章、行政和命令、标准化系统、组织管理等被视为支持要素。［18］我国学者何明珂创造性地将时间和空间的影响引入物流要素分析中，［19］认为物流系统的要素可以分为流动要素、资源要素和网络要素3个方面。 张念等人更关注物流活动的过程，［20］认为物流活动要具备6个要素，即流体、载体、流向、流量、流速和流程。马士华认为，［21］物流要素是指输入物流系统的各种资源，包括各种物流机械设备、物流设施、劳动力、资金、信息等。综合上述认识，杨春河认为，［22］我国物流学界有关物流要素的分类有4种，分别为物流功能要素说、物流活动纵向组成说、物流生产要素说和物流服务横向组成说。

图7-1 会议物流管理的内容

参考上述研究成果，根据会议物流中发挥主要影响作用的因素，可将会议物流管理的内容按照要素种类分为：

第一，人的要素。 其中不仅有针对会议物流专业人员的管理，而且涉及会议物流管理人员的安排与选拔，还要包括参会者在会议物流系统中的独特作用，是会议物流管理的核心要素。

第二，物的要素。 涉及会议物品的调配、仓储、运输等环节，会议物流过程本身所需物品的筹划。

第三，资金要素。 主要有会议物流成本的预算与控制，会议物流效益评价体系的建设，会议物流资金循环等。

第四，软件要素。 即对会议物流系统中的非物质支持系统进行管理，包括制定会议物流制度与规章，完善会议物流标准化系统。

第五，硬件要素。 即对会议物流的技术装备手段进行管理，包括选择会议物流设施要素，选择会议物流装备，创新会议物流工具，提升会议物流信息技术水平等。

在实践中，会议物流的职能管理和要素管理并没有泾渭分明的界限，而是相互交织在一起。 在进行职能管理时充分调动各种要素的积极性，与此同时，要素管理的实践以职能管理的各个环节为依托，两者共同构成会议物流管理全过程。

7.1.4 会议物流管理的目标

会议物流管理服务于会议需要，能否有助于会议的顺利进行，是衡量会议物流管理水平的最终标准。 为此，会议物流管理要通过选择最佳的方式和路径，以最低的费用和最小的风险，保质保量、按时安全地实现会议相关物品的流动。 简言之，会议物流管理的总目标就是实现会议相关物品的有效流动。

为达成会议物品有效流动的终极目标，一般从提升会议物流管理效率和管理效益水平两方面着手。 “（效率与效益）这两个术语几乎总是按相对意义，而不是绝对意义来使用。 ……效率由投入和产出关系决定，相比之下，效益则是由责任中心的产出与其目标之间的关系决定。”［23］会议物流管理效率就是对物流管理活动经济成果的总结和描述，关注可以用货币计量的投入产出关系，如何以尽可能少的物流成本实现物流产出最大化。 会议物流管理效益则不仅关注经济投入和产出，还涉及非实物资源与成果，因此，无法简单地用货币来进行计量，需要用更全面的指标体系来进行衡量。 所以，在会议物流管理过程中，最理想的目标状态就是兼顾效率与效益，次优状态是集中关注效率或效益，同时辅助以效率或效益指标。 切忌只考察会议物流管理的效率或效益的某一方面，进而背离实现会议物流管理有效性的最终目标。

具体来说，会议物流管理的目标主要包括3个方面。

1）最小成本

物流成本管理具有效益悖反特性，试图减少特定活动的成本极有可能导致其他成本增加，并对物流总成本产生复杂影响。［24］因此，最小成本目标要求会议物流成本管理必须整体规划，通盘考虑，确保减少故障，最低库存和统筹运输等。 同时，会议物流管理的机动性决定了应以最低库存为目标，对整个企业的资金占用和周转速度进行控制，而不是对某个单独的业务领域进行控制。

2）最大产出

由于行业特性，会议组织方多将物流服务外包，使用第三方物流来满足会议相关物品与信息的运输传递。 但据中国仓储学会2005年发布的《第6次中国物流市场供需状况调查报告》显示，无论是生产制造型企业还是商贸企业，对第三方物流的满意度并不高，生产制造型企业中不完全满意达58％，商贸企业则高达62％。［25］为了提高会议物流管理满意度，应主要从快速反应和保证质量两方面入手。 会议物流管理主要关注与“人”相关的“物”，由于个体需求的多变性，致使会议物流管理必须对客户的服务需求进行快速响应，一方面要具有流畅的信息沟通渠道，另一方面还要有广泛的合作关系，唯此才能满足客户的多方面需求。 与此同时，全面质量管理要求会议物流管理不仅关注会议物流中物品的完整性，还需重视物流服务承诺的达成情况，物品的流转质量和物流服务的业务质量共同组成了会议物流管理质量体系。 随着全球化、信息化的深入，“零缺陷”成为物流管理的新任务，这必然督促会议物流管理提升质量管理水平。

3）最好服务

科特勒（Philip Kotler）认为，［26］“只要公司实现差异化并把自己定位为向选定的目标市场提供最大价值，公司就获得了竞争优势”。 对于会议物流管理而言，差异化之上的竞争优势格外重要，一方面会议物流要制定人性化的物流政策和作业过程，使会议物流工作更为安全可靠，另一方面则要针对客户需求提供特殊服务，如国际会议中确定多个收发货节点及其之间的连线，注意不同国家、不同运输方式之间的有机衔接等。 由于环境管制、经济利益和商业考虑等因素，会议物流管理中物品的异地流动还包括从目的地向发出地的反向物流。 此时，需要会议物流管理者与其他相关企业充分合作、协商，延伸会议物流服务，结合会议物流产业链开展协同服务。 （见图7-2）

图7-2 会议物流管理的目标体系

[1] 2003年，美国物流协会又在2001年的物流概念基础上进行了微调，仍与2001年的物流概念保持一致。 2005年，美国物流协会更名为美国供应链管理专业协会（Council of Supply Chain Management Professionals，CSCMP）。 详情参见美国供应链管理专业协会官网：https：//cscmp.org。

[2] 2006年，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会在《物流术语》国家标准中，对“物流”概念进行了如下规定：“物品的实体流动过程。 包括对运输、储存、装卸、搬运、包装、流通加工、配送、信息处理等基本功能的实施和管理。”该规定是对2001年8月1日颁布实施的《物流术语》国家标准的修订，之前对于“物流”术语的解释为：“物品从供应地向接收地的实体流动过程。 根据实际需要，将运输、储存、装卸、搬运、包装、流通加工、配送、信息处理等基本功能实施有机结合。”。 修订后的物流概念删减了“从供应地向接受地”“根据实际需要”和“有机结合”等语句，增加了“管理”字样，从而更加突出了物流活动的广泛性和多样性。 具体内容参见：GB/T18354—2006，物流术语［S］.

[3] 2006年，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会在《物流术语》国家标准中，对“物流”概念进行了具体规定。 该规定是对2001年8月1日颁布实施的《物流术语》国家标准的修订，之前对于“物流”术语的解释为：“物品从供应地向接收地的实体流动过程。 根据实际需要，将运输、储存、装卸、搬运、包装、流通加工、配送、信息处理等基本功能实施有机结合。”。 修订后的物流概念删减了“从供应地向接受地”“根据实际需要”和“有机结合”等语句，增加了“管理”字样，从而更加突出了物流活动的广泛性和多样性。 具体内容参见：GB/T18354—2006，物流术语［S］.