决策的含义与过程

5.1.1 决策的含义

对于管理者来说,最基本的工作就是决策(Decision-making),它是最重要、最困难、最花费精力和最冒风险的事情,它是对管理者的经验、学识、判断力等各方面综合素质的考验。人们说决策的失误就是最大的失误,这说明了决策的重要性。

决策是管理者为了解决问题或达到一定的目标从若干备选的行动方案中选择一个合理方案的抉择并执行选择结果的管理活动的过程。

根据决策的这个定义,我们可以很清楚地看出决策的几个特点:

①目标性。 决策总是为实现组织的某一目标而开展的管理活动,没有目标,或者目标不明确,就不可能作出正确的决策。

②选择性。 决策最显著的特点之一就是它在多个可行方案中选择最优方案。 如果只有一个方案,决策者没有选择也就无所谓决策了。 由于决策是在多个方案中择优,就对方案的判定、选择标准的确定等决策者的判断力提出了更高的要求。

③风险性。 决策是一种带有风险的管理活动,因为任何备选方案都是在预测未来的基础上制订的。 客观事物的变化受多种因素的影响,加之人们的认识总有一定的局限性,作为决策对象的备选方案不可避免地会带有某种不确定性,决策者对所作出的决策能否达到预期的目标,不可能有百分之百的把握,都要冒不同程度的风险,因此说决策具有风险性。

决策要在诸多备选方案中选择一个合理方案,但这并不意味着取得最大收益、最高产量或其他的最佳结果等。 人们的决策除了追求某些最好结果外,往往还会追求使损失最小、费用最低。 要知道一项决策是否正确、是否有效往往要花时间来检验。

【课堂互动】

“自古华山一条路”,我们要登华山是否需要对上华山的路进行决策优选? 为什么?

5.1.2 正确决策的基本原则与要求

决策并非主观武断,或盲目“拍板”。 科学的决策,应当通过认真的研究、实事求是的分析,去粗取精,去伪存真,由此及彼,由表及里,把握住事物变化的规律,从而作出合理、可行的决断。 因此,为了保证决策的正确和合理,决策过程的每个阶段都要遵循一定的原则,按照一定的要求来进行。

①可行原则。 决策必须具备实施的现实条件,切实可行。 脱离了实际的决策,就犹如空中楼阁,缺乏实现的基础。

②择优原则。 对比优选是决策的关键步骤,没有对比,就无法辨别优劣。 要实现优选就必须有多种备选方案,只有一个备选方案时无法做到优选。 优选只能是相对优选,不可能是绝对最优。

③信息原则。 决策没有信息寸步难行,科学决策是在拥有大量真实可靠信息基础之上作出的。

④预测原则。 决策是规划未来的目标和行动,而未来具有很大的不确定性,为了科学决策,必须搞好科学预测,准确预见未来发展,及时采取应对措施。

⑤系统原则。 决策活动涉及方方面面的因素,必须运用系统分析理论和方法进行决策分析活动,考虑决策相关影响,避免决策的盲目性,提高科学性。

⑥程序原则。 科学决策不是简单拍板,随意决策,更不是头脑发热,信口开河,独断专横,而是在正确的理论指导下,按照一定的程序,充分依靠管理者群体、组织成员的集体智慧,正确运用决策技术和方法来选择行为方案。 决策实际上是一个“决策—实施—再决策—再实施”的连续不断的循环过程,贯穿管理活动的始终。

5.1.3 决策的程序

决策是一个提出问题、分析问题、解决问题的完整的动态过程,遵循科学的决策程序,才能作出正确的决策。 决策程序一般包括四个基本步骤:

(1)提出问题,确定目标

一切决策都是从问题开始。 所谓问题,就是期望状态和实际状态之间存在的差距。 决策者要善于在全面收集、调查、了解情况的基础上发现差距,确认问题,并阐明问题的发展趋势和解决问题的重要意义。 所谓目标,是指在一定的环境和条件下,在预测的基础上所希望达到的结果。 目标是决策的出发点和归宿,目标必须明确、合理,要在需要与可能的基础上,分清必须达到的目标和期望达到的目标。 应当在优先保证实现必达目标的基础上,争取实现期望目标。 目标应尽量具体,争取量化,以便与执行情况进行分析对比。

(2)拟订可行方案

可行方案是指具备实施条件、能保证决策目标实现的方案。 解决任何一个问题,都存在多种途径与方式,不同的途径和方式实现目标的效率也就不一样。 决策要求以费用最低,效率最高,收益最大的方式实现目标。 究竟哪条途径、什么方式更有效,要经过比较,因此要制订各种可供选择的方案。 拟订可行方案的过程是一个发现、探索的过程,也是淘汰、补充、修订、选取的过程。 应当有大胆设想、勇于创新的精神,又要细致冷静、反复计算、精心设计。对于复杂的问题,可邀请有关专家共同商定。

(3)对方案进行评价和优选

对每一方案的可行性要进行充分的论证,并在论证的基础上作出综合评价。 论证要突出技术上的先进性、实现的可能性以及经济上的合理性。 不仅要考虑方案所带来的经济效益,也要考虑可能带来的不良影响和潜在的问题,从多方案中选取一个较优的方案。

(4)方案的实施与反馈

决策的正确与否要以实施的结果来判断,在方案实施过程中应建立信息反馈渠道,将每一局部过程的实施结果与预期目标进行比较,若发现差异,则应迅速纠正,以保证决策目标的实现。

5.1.4 决策的影响因素

任何决策都是在一定的条件下进行的,都要受到一些因素的影响和制约。 组织在进行决策时,要分析组织所处的环境,把握影响决策因素的现状和将来的变化趋势,利用有利于组织发展的机会,回避不利于组织发展的威胁。 一般来说,影响决策的因素主要有社会环境、组织文化、决策者的个人因素以及时间因素。

1)社会环境

环境因素往往形成组织的限制条件,并对管理者的掌控能力造成影响。 环境总是处于不断变化中,人们收入水平与消费层次的不断提高、科学技术的飞速发展、新法规的颁布实施、新政策的不断出台、竞争对手策略的调整等,组织只有通过环境研究才能了解现在,预测未来,科学决策。 当然环境对决策影响主要体现在环境的状态。 社会环境状态根据其变化情况可以分为确定性状态、风险性状态和不确定性状态,所处环境状态不同,决策的把握程度及科学性是不同的。

2)组织条件

进行科学决策还需要认真考虑组织的内部条件,影响决策的组织内部条件主要包括以下内容:

(1)组织文化

组织文化影响着组织及其成员的行为和行为方式,它对决策的影响也是通过影响人们对组织、对改革的态度而发挥作用。 任何决策的制订,都是对过去在某种程度上的否定;任何决策的实施,都会给组织带来某种程度的变化。 组织成员对这种可能产生的变化会持有抵御或欢迎两种截然不同的态度。 在偏向保守、怀旧、维持的组织中,人们总是根据过去的标准来判断现在的决策,总是担心在变化中会失去什么,从而对将要发生的变化产生怀疑、害怕和抗拒的心理与行为;相反,在具有开拓、创新气氛的组织中,人们总是以发展的眼光来分析决策的合理性,总是希望在可能产生的变化中得到什么,因此渴望变化、欢迎变化、支持变化。 显然,欢迎变化的组织文化有利于新决策的实施,而抵御变化的组织文化则可能给任何新决策的实施带来灾难性的影响。 在后一种情况下,为了有效实施新的决策,必须首先通过大量工作改变组织成员的态度,建立一种有利于变化的组织文化。 因此,决策方案的选择不能不考虑到改变现有组织文化而必须付出的时间和费用的代价。

(2)过去的决策

这主要体现在:一是在实际管理工作中,决策问题大多是建立在过去决策的基础上的,属于一种非零点决策,决策者必须考虑过去决策对现在的延续影响。 即使对于非程序化决策,决策者由于心理因素和经验惯性的影响,决策时也经常考虑过去的决策,问一问以前是怎么做的。 因此,过去的决策总是有形无形地影响现在的决策。 二是过去的决策对目前决策的制约程度要受到它们与现任决策者的关系的影响。 如果过去的决策是由现在的决策者制订的,而决策者通常要对自己的选择及其后果负管理上的责任,因此一般不愿对组织活动进行重大调整,而倾向于仍把大部分资源投入过去方案的执行中,以证明自己的一贯正确。相反,如果现在的主要决策者与组织过去的重要决策没有很深的渊源,则易于接受重大改变。

这种影响有利有弊,利是有助于实现决策的连贯性和维持组织的相对稳定,并使现在的决策建立在较高的起点上;弊是不利于创新,不适应剧变环境的需要,不利于实现组织的跨越式发展。

(3)组织的资源

一个组织的资源条件不同,就决定了决策面临的基础不同、政策策略实施的环境条件不同,管理对象对决策的反应也就有所差异,必须根据组织内部的资源条件来进行科学的决策。

3)决策者的个人因素

在决策活动中起决定作用的是决策者,决策者个人的能力是决策成败的关键。 决策者的知识与经验、战略眼光、民主作风、偏好与价值观、对风险的态度、个性习惯、责任和权力等都会直接影响决策的过程和结果,尤其是决策能力以及对待风险的态度至关重要。

决策者的能力来源于渊博的知识和丰富的实践经验,一个人的知识越渊博、经验越丰富、思想越开放,就越乐于接受新事物、新观念,越容易理解新问题,使之能拟订出更多更合理的备选方案。 不同的对待风险的态度也会影响决策方案的选择。 一般来说,愿意承担风险的决策者会选择主动适应环境变化的方案;不愿意承担风险的决策者在方案的选择上会比较保守,只对环境的变化作出被动的反应。

4)时间因素

决策时间的紧迫性也是决策的影响因素,有的决策对时间要求很严,必须当机立断,而有的决策则对时间的要求比较宽松。

美国学者威廉·R.金和大卫·I.克里兰把决策类型划分为时间敏感决策和知识敏感决策。 时间敏感决策是指那些必须迅速而尽量准确的决策。 战争中军事指挥官的决策多属于此类,这种决策对速度的要求远甚于质量。 例如,当一个人站在马路当中,一辆疾驶的汽车向他冲来时,关键是要迅速跑开,至于马路的左边近些还是右边近些,相对于及时行动来说则显得比较次要。

相反,知识敏感决策,对时间的要求不是非常严格。 这类决策的执行效果主要取决于其质量,而非速度。 制订这类决策时,要求人们充分利用知识,作出尽可能正确的选择。 组织关于活动方向与内容的决策,即前面提到的战略决策,基本属于知识敏感决策。 这类决策着重于运用机会,而不是避开威胁;着重于未来,而不是现在。 因此,选择方案时,在时间上相对宽裕,并不一定要求必须在某一日期以前完成。 但是,也可能出现这样的情况,外部环境突然发生了难以预料和控制的重大变化,对组织造成了重大威胁。 这时,组织如不迅速作出反应,进行重要改变,则可能引起生存危机。 这种时间压力可能限制人们能够考虑的方案数量,也可能使人们得不到足够的评价方案所需的信息,同时,还会诱使人们偏重消极因素,忽视积极因素,仓促决策。