行政人员的基本素质

办公室工作头绪繁多，涉及面广，要求工作人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。但是现代社会科学技术突飞猛进，知识更新速度加快，一个人终其毕生，所学也极为有限，因此，怎样的知识结构，或者说怎样的知识层次和内容的构成，才能适应实际工作的需要，就成为重要的问题。

这是指办公室人员与自身工作和职业活动密切相关的行为规范。主要是服从领导、埋头苦干、公道正派、严守机密等。

这是由办公室人员职业性质所决定的，作为领导工作的助手和参谋，要求所作所为，举手投足，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁胡乱发挥，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性也只能在服从领导的前提下发挥，而且更多地限于建议献策等方面。其中要注意，不能将个人成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。

办公室工作性质，决定其人员的工作主要是实干，而不是夸夸其谈。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干。不听召唤，或阳奉阴违，也是职业的大忌。期望通过跟随领导而沽名钓誉、仗势欺人和出人头地，都是办公室人员的工作纪律所不允许的。相反，只有抱定在具体而又繁忙的工作中，任劳任怨，脚踏实地，密切联系实际和群众的态度，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神，才能成为合格和优秀的办公人员。

办公室人员在工作中经常接触领导，与领导同志相对熟悉，关系密切。这就尤其要注意自重自强，不能将为领导服务理解为主仆关系而献媚领导，阿谀奉承，溜须拍马，这种做法是把工作中的服务关系庸俗化。同时，也不应利用接近领导的机会，进谗言，泄私愤。上下左右内外各方面的沟通工作中，要注意化解矛盾，消除分歧，促进团结，而不应制造矛盾，扩大分歧，以图从中渔利。对待上级领导，不论资历职务，接待来宾及基层群众，都要一视同仁，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情，政治上随风乱转。只有公道正派的办公室人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。

办公室工作人员还有一个显著的特点，是掌握和知识机密较多，并容易成为打探消息的渠道和获取情况的对象。因此，要求办公室人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。以往泄密、窃密现象的发生，许多是由于办公室人员的过失造成的。有意泄密、窃密是个品格问题，姑且不论。即便是无意的泄密，也大都因为吹嘘、炫耀，嘴巴不牢，这是职业道德问题。要求办公室人员具备这一道德素质，首先要克服爱慕虚荣的心态，才能真正做到不把机密作为“吹牛”的材料和资本。

了解和掌握必要的心理知识，培养良好的心理品质，对于做好行政管理工作，也具有重要意义。我们这里主要介绍记忆、思维、兴趣、性格等方面的心理知识，以便于行政管理人员的了解和学习。

记忆，是人头脑对以往事物的反映。

办公室人员工作头绪繁多，需要各方面的知识，又要了解各种具体情况，应当具备良好的记忆能力。其中又要求记得快，对领导的指示、交代的任务、听取汇报的数字、接听电话的内容等等，没有较长的时间可供反复消化，必须迅速记住。记得准，仅有快而不准的记忆是没有意义的，对人、事、物及相关数据、材料、观点要力求记得准确无误，不能出错。记得多，办公室工作内容较多，记东忘西不行，丢三落四也不称职，要求头脑的储量大，多记各种知识、资料、情况等，如果临时四处查找，就影响工作效率。培养记忆力的方法有多种，但根本一条是工作中的认真、细心、踏实，记忆才能准确而量大。相反，见到领导想着拍马，接待来宾心中发虚，听取汇报心猿意马，其记忆能力就会出问题。

思维，是人脑对所经历的事物和知识信息进行分析、概括的过程。

办公室工作人员承办政务和处理问题，首先要经过自己的头脑思考，有了指向，然后动手实干。问题解决的过程，也就是思维完成的过程，这是思维的问题性。思维的理解性，是指通过事物之间的联系而认识新事物的过程，面对各处材料和文件，进行阅读并力求理解，这是思维的又一特性。思维又有概括性，能将各种不同事物的共性归并起来，或者找出内在的联系。思维还有间接性，就是对不能把握和不是亲历的事物，借助已有的知识经验和某种经验和某种中介来认识事物。提高思维能力的途径也有很多种，但主要是努力学习新知识，积极地独立思考，而不能唯领导之言是从，更不可人云亦云。迷信盲从及随声附和，不仅是心理素质有缺陷的表现，也是提高思维能力的大敌。

兴趣，是指在认识活动中积极探索某种特定事物的主观倾向，也可称之为爱好。

兴趣对人的活动具有指向性。兴趣具有中心性，一个人的爱好可能非常广泛，但真正热衷爱好的只应是其中一个或几个方面。兴趣的效能性，指的是对人的活动能够产生不同的效果，短暂的兴奋，在这里我们排除在兴趣之外，有效的兴趣和爱好，应当是持续较长时间。办公室人员要自觉对与工作有关的知识和技能加强学习，努力培养许多的爱好，以适应自身工作点多面广的实际需要。

品格，是指人对现实的稳固态度及其习惯的行为方式。

主要表现为：

1．对现实的态度。如爱集体、爱劳动、敬业爱岗，或者自私、孤僻、好逸恶劳、妄自尊大等等，这是一个人的基本道德品质，是个人品格中的核心内容。

2．情绪特征，主要指情感方面的强弱、持续时间长短等，人与人之间存在差异。

3．意志特征，如行为目标是否明确坚定，行为的自控水平，遇事镇定果断与否等，这在个体之间也是不同的。

4．理智特征，如在想象事物的过程中，表现为理想主义还是现实主义，在感知事物的过程中是主动观察还是被动感知，个体之间也是存在差异的。由于一个人的品格对工作和生活影响很大，要求办公室人员具备良好的品格，主要是严格要求自己，克服不良习惯。

这是办公室人员知识结构中最基本的，内容也最广泛。具体可以分为四大部分。

1．科学文化基础知识。

包括语文、数学、物理、化学、历史、地理、生物及外语等各方面的常识，有了这样的文化基础，才能谈得上学习和掌握其他的知识。

2．基本政治理论知识。

主要有马克思主义哲学和政治学、政治经济学、中共党史、党的建设理论、毛泽东思想、邓小平理论以及有关的国际国内时事政治。这部分知识，要求办公室人员不仅是通常的学习和了解，而且必须系统地把握和理解，力求精通，从而树立正确的世界观和方法论，才能在工作中出坚定正确的政治方向和较高的理论水平。

3．政策法规基础知识。

主要指中国共产党十一届三中全会以来现行的路线、方针、政策，国家的宪法和法律，各种行政法规和部门的规章制度等等。只有熟练掌握这些知识，办公室人员才能在工作中有章可循，而不至于在庞杂的事务堆中迷失方向。

4．专业知识。

这是办公室人员知识结构的核心内容，它是有别于其他人才知识结构的主要方面。其中又具体分为两个部分。

（1）秘书专业知识。秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理、行政管理学、领导学、信息学、信访学、调研学、速记学等，只有掌握了这些知识，才能胜任办公室为领导服务、承办行政事务的工作。

（2）办公专门知识。主要是指除秘书工作外的针对行业和部门不同的其他机关事务管理知识和技能，以政府工作部门为例，有计划学、运筹学、统计学、财务管理、物业管理、办公物品管理等，新的形势还要求掌握计算机知识、演讲与口才，以适应无纸化办公和推广普通话的要求。此外，针对不同的行业和部门，又有一些具体的知识要求，例如在企业中，办公室人员应当掌握军事科学方面的知识；在学校和文化团体工作，则要注重教育学、文化学等方面的学习。

（3）相关知识。这是指与专业知识密切相关而又有区别的知识，学习这些知识对于提高办公室人员的工作效率和水平，具有重要的意义。主要有：

①方法论知识。包括系统论、信息论、控制论、科学哲学等。

②心理学知识。包括普通心理学、领导心理学、管理心理学、社会心理学、秘书心理学等。

③社交知识。如人际关系学、公共关系学、礼仪学等。

④其他科学知识。有行为学、预测学、咨询学、伦理学、新闻学、编辑学、传播学、人才学、文学艺术及书法等。只有具备了丰富的知识，才能使办公室人员头脑充实，视野开阔，工作有效。而且我们可以发现，随着知识结构的不断完善，反映出办公室人员学识层次的不断提高，这就表明对办公室人员的学历要求也在逐步提高，更要求办公室人员自觉地在实际工作中努力学习，更新知识。

综合就是对本部门或企业的各种现象、问题进行收集、归纳、概括，以认清其共同的本质特征。分析就是对部门或企业的状况、矛盾进行分解、剖析、弄清其性质范围特点，发展的程度，产生的原因，以及相互间的关系。因此，这里所说的综合分析能力，包括了调查。汇总。分析和判断、推理等系列能力，比如如何深刻理解文件的精神和上级领导的意图，准确地按照上级的规定结合本部门的情况去计划、组织和实施。否则，将是劳而无功。

行政人员主要通过参谋咨询的作用担负着辅佐上级的重任，这就要求行政人员要能出主意、有独到见解、会制订方案、提供信息等，通过考察、收集、加工有关涉及决策问题的大量可靠信息，为制定决策准备科学依据。

行政工作担负着承上启下、内外联系、信息沟通、协调管理的职能，涉及大量的文字工作，如起草制度规定标准、报告、编制计划、拟订方案、通知、总结报告等。因此，较强的文字表达能力对于上传下达、计划的执行。各种公文的撰写，是行政人员必须具备的基本技能。

现代社会在飞速发展，企业也随之不断发展壮大，这就必然引发很多方面的改革与创新，行政工作也不例外。如职能和结构的变化，效能的改善，人员素质的提高，适应形势，不断地改革和创新以确保企业目标的确立和实现。

理解沟通能力，一个组织不仅是一种目标价值系统、权力分配系统、技术工艺系统，而且更重要的是一个群体成员的行为系统，如果成员之间理解沟通不良，就会导致组织中人与人之间、群体与群体之间、上下级之间的冲突与摩擦，导致组织管理的混乱无序。

行政人员是企业的窗口，需要处理纷繁庞杂的事物，接待各种各样的客户，面对各类突发事件和重大事件。因此，没有良好的适应能力是不行的。行政人员，尤其是涉外企业的行政人员还可能在工作环境中感到各种差异，包括语言、饮食习惯、生活方式、工作方法、思维方式，以及包括上下级关系在内的一切公务关系和公共关系，身子价值准则等。这中间，有的需要加以改进，但是更多的时候需要行政办公人员去适应。