利用好与员工的私下“小会”

据研究，越是人多的会议就越发显得会议不重要。会议的形式可以多种多样，没必要非要像常规会议一样，有冗长的时间和体面的会议形式。如何跟员工开小会，这也是管理者们需要不断研究的问题。让小会最大可能地发挥其应有的作用，通过开小会来调动员工的工作积极性，这才是重点所在。

——清华大学经管学院经济系教授 鞠建东

开会已经成为了企业主要的工作方式。公司里各个部门，大大小小的事情，管理者都习惯用开会的方式来进行说明和安排。当然，会议一多起来，这会开得就越来越随意。周会例会是必须的，除此之外，最常见的就是管理者针对一个问题，拉上几个人也能够开个会。这种“小会”在公司里可以说是随处可见，多则半小时，少则几分钟，简单寒暄，安排工作。

但这样的小会究竟是在为“头脑风暴”而做准备呢，还是走个过场而已?大部分的时候，小会并不那么有趣，或者只是纯粹地走个过场。最常见的莫过于员工大会上领导宣布了公司的新计划，大会结束后，各部门管理者就开始跟下属员工再次重复公司计划内容。这种走过场的方式也并不能起到积极的作用。

某公司早上八点上班，下午五点下班。该公司规定，不占用员工工作时间开会。于是部门领导经常是早上边吃早餐边召开部门会议，并且保证会议在工作开始前结束。这种不占用工作时间的会议，也受到了员工们的欢迎，并且会议短小精悍，常常只讨论重点工作内容，因此非常有效率。

加上早上开会的时间效率也很高，员工们能够头脑清醒，开会之后就立即进入工作状态，不拖拖拉拉。

当遇到突发事件需要开会的时候，部门领导将相关的员工召进会议室开“站立式会议”。这种会议就是员工不坐椅子，也没有桌子，站着开会，说完重点内容就结束。这种会议常常发生在工作时间当中，出现了需要立即解决的问题，领导者就会开这种会议。

站立式会议的开会时间要求在20分钟内，不耽误工作为前提。管理者将资料发给员工们，员工们就站在原地热烈地交换意见。这种站立式会议节约了时间，而且有很高的效率，通常能够找到解决问题的重点。达成共识之后就开始行动，极大地提高了员工的工作效率。

实际上，利用好跟员工的私下小会，对提高员工工作积极性有很大帮助。尤其是跟员工的小会，不需要特别正式，有时候，跟团队成员一起端一杯咖啡站在走廊里就能够开个会。而这种不受形式约束的会议也会让员工感到放松，更能够切中要害，解决问题。

如何跟员工开小会，这是管理者们需要不断研究的问题。让小会最大可能地发挥其应有的作用，通过开小会来调动员工的工作积极性，这才是重点所在。

(1)开小会的内容要有选择性。没有员工愿意每天都开会，无论那会议是大是小。尤其是占用下班时间开会，更加让员工不容易接受。所以，除非真的需要开会，否则请免去不必要的会议。有时候一个10分钟的小会都能够促进跟员工之间的交流，所以会议时间若较长，就应当进行利益衡量。

(2)小会虽小，也要充分准备。有时候几分钟的小会管理者也应当有充分的准备。要想好跟员工说什么，谈论什么，传达什么，希望达到什么样的目的。这样一来，能够直接进入主题，节省了时间。重要的是，让员工直接参与会议内容，切中要害。

(3)让员工明白利益点所在。有时候参加会议的员工会有这样一种想法，就是这件事情跟我没有太大关系。但是任何工作都是以利益为出发前提的，所以只有让员工意识到这次会议跟自己的利益相关，他才可能对会议内容提起兴趣。比如领导者为员工分配新的任务，就应当在小会中告诉他这项任务对员工有什么样的影响，希望达到什么样的目的。而并非只是做简单的安排，至少要让员工重视这项任务，这才能起到开会的作用。

(4)小会内容要及时跟踪。有时候寥寥数语就结束的小会，也要及时跟进进展结果。这也是对小会的重视，倘若领导者前面刚开了会，后面就不再跟进，员工即便完成了任务也不会有成就感，因为没有受到重视。所以，既然用开会的形式来告知员工，领导就应当做好监控的作用，这也有助于提高员工的工作积极性。

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无论是企业大会还是部门小会，倘若开好了，效果都是一样的。会议的形式有多样化，小会不需要拘泥于形式，直接进入主题更能够让员工感受到事件的重要性。一个会议最终能收到什么成效，往往很大程度上取决于会后跟进的速度和力度。所以，会是开了，员工做的如何，这就需要领导一管到底了。