观众登记及应注意的问题

7.3.4　观众登记及应注意的问题

展会可以在展馆的序幕大厅或者专门的观众进馆大厅内设立专业观众登记柜台来进行展会的专业观众登记工作，与此相对应，展会还要设立观众登记通道。展会可以根据方便观众登记和展会的需要，对观众登记柜台和通道进行分类管理。

展会可以根据以前对专业观众发放邀请函的情况，将专业观众登记柜台和通道分为“持有邀请函观众登记柜台”和“无邀请函观众登记柜台”。前者负责登记那些持有展会邀请函的观众，后者负责登记那些没有展会邀请函的观众。将观众登记分为“持有邀请函观众登记柜台”和“无邀请函观众登记柜台”有以下好处：第一，减少观众登记现场工作量，提高登记效率。有展会邀请函的观众一般在登记前就在邀请函的附表上填写了展会需要的信息，观众在现场不必再填写“专业观众登记表”。这可以节约大量的时间，能极大地提高现场登记的效率。第二，由于登记效率提高，观众不必长时间排队等候登记领证。第三，展会录入观众资料更容易，也更准确，更有利于展会进行客户管理。

有些展会在向观众发放观众邀请函时，就将观众一一编号，赋予每一位观众一个客户号码，并将该号码印在给观众发放的邀请函上。一旦观众到会参观，展会只要读取该客户号码就可以知道该客户的有关信息而不必现场录入该信息。这种办法也可以极大地提高展会现场观众登记的效率，也有利于展会进行客户关系管理。

有些展会还会在专业观众证上打印条形码，观众进出展馆时都要用读码机读一次条码，以此来掌握观众进出展馆的次数和他们在展馆里停留的时间的长短。用这种方法，展会还可以控制展馆里的人流量。例如，如果展馆里人流量太大，展会可以适当控制入馆的人数以保证展馆里不至于太过于拥挤。

不管观众登记是由展会自己负责还是委托给专业公司负责，在进行观众登记时都应处理好以下几个问题：

（1）要有专人负责管理观众登记的现场事务，观众登记现场要保持秩序井然，不杂乱。

（2）观众提交的资料要尽量完整。如果观众没有填写好观众登记表的相关内容，现场工作人员要提醒观众填写，并在观众按要求填写后才给其办理进馆手续。

（3）工作人员现场录入的观众信息要力求准确，尽量少出错误。

（4）如果现场来不及录入观众的所有信息，可以录入其中主要的信息，其他信息在展会后期录入。

（5）观众提交的填写好的观众登记表、邀请函和名片等资料要妥善保管，分类整理，以便以后对录入的观众资料进行核对。

（6）现场工作人员的工作态度要好，动作要迅速，并对展会有一定的了解，能回答观众提出的关于展会的一般问题。

观众登记工作为展会“把守门户”。观众登记有条不紊地进行，展会现场秩序也会井然有序；如果观众登记出现混乱，展会现场秩序也会受到严重的干扰。观众登记所获得的资料还是展会客户资料数据库重要的信息来源，这些资料不仅可以及时准确地更新和补充客户数据库的信息，还是展会进行客户分析的第一手资料，对展会改善客户关系管理办法和调整宣传推广策略有重要的作用。