明确赞助的程序

四、明确赞助的程序

赞助的程序，指的是赞助活动运作过程之中的各个主要程序。任何一家商界单位意欲进行赞助活动时，均须按部就班地依照相应的步骤来进行认真地运作。一般情况包括四个重要步骤：

1.前期的研究

在正式决定争取赞助之前，节事活动组织者首先有必要进行前期的研究，并且对赞助活动的必要性与可能性进行详尽地论证。

在正常情况下，一次赞助活动往往发端于两种情景。其一，是某一商界单位主动向节事活动提出赞助。其二，是某一商界单位接到节事活动的赞助请求后，经过研究，再酌情给予对方一定程度的赞助。在实际生活里后一种情景往往更加多见。通常，商界的单位在接到节事活动的赞助请求后，对于是否应当进行赞助、在赞助时应当采取何种具体形式、具体赞助的财物的数量等，都要进行认真的研究。因此我们必须事先考虑好赞助商可能会提出的问题。

2.赞助的计划

通过前期研究、论证，当赞助单位一旦决定进行赞助活动之后，即应着手制定详尽的赞助计划，以确保其成功。

细而言之，赞助的计划实际上是前期研究、论证的成果的具体化。它应当是由专司其职的工作部门，在进行前期研究、论证的基础上，根据节事活动以及赞助商既定的赞助政策和赞助方向，认真制定而成。一般来讲，企业中负责赞助计划的工作部门主要是其公关部。在某些情况下，办公室、财务部亦应介入。因此，节事活动组织者应及时与这些部门进行联络和沟通。

制定赞助的计划，必须要树立正确的指导思想。其核心之处应为赞助活动必须同赞助单位的经营策略、公共关系目标相一致，赞助活动的终极目标应当是赞助单位、受赞助者和社会三方同时受益。赞助政策的制定、赞助方向的选择，均应以此作为指南。在一般情况下，赞助计划需要专人草拟，并经赞助单位的决策机构批准。大致来看，赞助的计划又可分为以下两大类：一类是年度性的赞助计划。业已指出，赞助是商务活动的主要形式之一，因此商界单位一定会将其列入自己的议事日程。另一类则是临时性的赞助计划。它主要是针对临时性、突发性的事件所制定的赞助计划。制定此类计划，仍然必须坚持深入进行调查研究，并且不得有悖于赞助单位的大政方针。从根本上讲，它只能算是对上一类计划的补充。

3.项目的审核

在进行正式的赞助活动之前，对于既定的赞助项目进行审核，往往是极其必要的。赞助项目的审核，在此主要是指赞助单位事先对自己所参与的赞助项目所进行的核定与审查。在正常的情况下，它是赞助单位专门负责赞助活动的工作部门负责进行的。经过综合审核之后，假定赞助项目得大于失，即可将其付诸实施。假如赞助项目失大于得，尤其是其毫无任何社会效益可言时，则应当坚决让其下马。

在具体对赞助项目进行审查核定时，重点应当放在如下十个方面：一是要看赞助项目是否符合赞助单位的经营策略与公共关系目标；二是要看赞助商的口碑如何；三是要看赞助能否真正取得成功；四是要看赞助的具体方式是不是合适；五是要看赞助单位的承受力如何；六是要看赞助的时机是否得当；七是要看赞助将会产生多大的社会作用；八是要看社会舆论与社会公众将会如何评价此次赞助活动；九是要看进行赞助之后对赞助单位和节事活动会有多大的积极作用；十是要看此次进行赞助会给赞助单位和节事活动造成多大的负面影响。

4.承诺的兑现

赞助活动一经正式决定，即应择机将其付诸实施。在实施过程之中，特别有以下三项必须要注意：

（1）必须有约在先。为了确保赞助活动取得成功，防止其发生种种变故，一般而言，凡重大的赞助活动在正式实施以前，赞助单位与节事活动组织者双方均应正式签订赞助合同或赞助协议，并且经公证机关公证。这样一来，双方各自承担的权利与义务便被正式规定下来。任何一方如有违反，便可被依约追究其法律责任。

（2）必须审慎行事。在赞助的实施过程中，活动组织者必须处处审慎而行。既要认真履约，又要争取社会的理解与支持，有些环节避免过分商业化。对于赞助者一定要平等相待。不要为此而觉得有求于对方，处处妥协，而令对方产生逆反心理，好心办了坏事。必须明确的是，赞助绝非一种单方面的赏赐。在赞助活动中，双方往往都是有利可图的。

（3）必须严守承诺。进行赞助时，要求赞助单位务必要言而有信，兑现承诺，在指定的时间内，将自己拟赞助的财物如数全部到位。不论发生了什么情况，都不允许赞助单位拖延时间，取消赞助。削减数额、以次充好、以假充真、以物抵款等等，也是不许可的。赞助单位如果采取了上述行为，不但是一种单方面的毁约，而且还表明自己原先的承诺仅仅是为了沽名钓誉。同时，节事活动组织者也应认真履约，全心全意为赞助商提供好的服务。