收发通信工作

四、收发通信工作

（一）收发通信工作概述

1．收发、通信工作的含义及特点

收发工作是指在机关、单位收发室内接收、分拣收进送出的文件（包括机要文件）、信函、报刊等。一般称为外收发。通信工作指上门送取信件。收发工作与通信工作是密切地联系在一起的，它有两个突出的特点：

（1）它是机关、单位文书、信件往来的总进出口，从外面进来的所有信件都要经过收发室转递到本机关、单位的各部门，本机关、单位的所有信件，都要经过这里向外发出。

（2）外收发与内收发有所不同。外收发只担负着收信、发信的任务，信件只是在这里经办手续，工作人员只是根据信件的外部标志接收和发送信件，一般不能拆阅、处理信件。而内收发则负责拆阅信件，并根据信件的内容去处理。

由于机关、单位收发、通信工作的机要性质和它的上述特点，它对机关工作有着重要的影响。收发、通信工作就像人体的循环系统一样，它起着传送带的作用，是机关工作中不可缺少的一部分。实践证明，收发、通信工作做得好不好，直接影响着文件、信函处理的工作效率，甚至还会影响到整个机关、单位正常的工作秩序。

2．收发通信工作的基本原则和要求

收发通信工作在办公室工作乃至整个单位工作中起着传送带的作用，是文书信件往来的吞吐口和咽喉要道；同时，它又是机关、单位的门面。收发、通信人员在工作中必须严格遵守以下基本原则和要求：

（1）收发、通信人员在接收、投递信件时，必须严格地执行责任制度，仔细谨慎地检查、清点信件，接受的手续要清楚明白，防止出现漏洞。

（2）收发、通信人员必须及时、准确地完成信件收发、投递任务，不能延误、遗忘、压误信件。

（3）收发、通信人员在执行任务时，要做到信件不离身。不准喝酒，不准办理私事，不能携带信件去公共场所。

（4）收发、通信人员在任何情况下，都必须要保证信件的机密安全，不准私自拆阅和透视传递的任何公私信件，更不能泄漏和遗失机密信件的内容。

（5）收发人员对待外来人员要热情、谦虚、诚恳，要助人为乐，不能无理拒收信件。

（6）收发人员不能擅离职守，要坚守自己的工作岗位。

（7）通信人员外出执行任务时候，对人要有礼貌，不能与人争吵，还应当遵守交通规则。

3．收发通信工作的内部分工

（1）收发、通信工作分开。一般是1～2个人全面担当单位的收发工作（在不少单位，个人还兼做传达工作），而另一个人专门负责通信工作，收发信件少的单位多是这样安排的。

（2）收发、通信工作合一。是在收发、通信部门内部来讲，大家没有固定的分工，共同执行单位收发信件的接收、分拣、登记和投递工作。当然，也不是说他们可以随便地做工作，他们同样有自己的工作秩序，比如节假日轮流值勤或临时分工等。实际上，这种方法是把通信工作与收发工作在总的方面合二为一，在具体工作方面又有必要的分工。

（3）收发分工，通信与发文合一。这种方法多在收发信件量很大的单位使用。一般在单位收发部门下设三个单位：收信、发文、交通。收信单位的任务是负责外来信件的接收、分拣（不拆封）、登记，然后交给发文单位；发文单位的任务是负责对内、对外要发信件的接收、登记、分拣和投递；交通单位的任务是为发文单位投递信件，提供交通工具（摩托车、汽车等）。这样做，收、发（含通信）工作分工明确，各负其责，便于科学地管理和组织大量信件的收发、通信工作，可以大大提高工作效率。

（二）收发室的设立及其职责

单位的收发工作部门，一般均称为“收发室”。在这里，“室”其中的意思多是指工作地点，并不是一级机构。

1．收发室的设立

收发室的办公地点一般设在单位的大门口或者靠近大门口的地方，收发室的建立，有几种不同情况。

（1）以院落为基础设立收发室。一个单位住在一个院（楼）内，可设一个联合收发室；几个单位住在一个院内也可设一个联合收发室总管几个单位的信件。

如果一个单位分住几个地点（院落），除了设总收发室外，有的也在不同地点（院落）设立了分收发室，以院落为单位设立收发室的情况为多数。

（2）以单位、部门为单位设立收发室。以单位部门设立收发室，是不考虑院落这个因素的，即使是一个单位与另一个单位同住一个院落的时候，也单独设立自己的收发室。

一个单位单独住一个院落时设立的收发室，可以说是以院落为基础设立的，也可以说是以单位为基础设立的。

目前，单位收发、通信工作有了新发展，很多城市建立了信件交换站。各单位在约定时间把自己的发件送到交换站。同时又把自己单位的信件从交换站拿回，达到交换收发信件的目的。这个“送和拿”，都是单位相互直接进行的，“站”只提供地点和做一定的组织工作，不办理承转手续。

实际上，这种方式在一定程度上能节省人力，减少单位送信的交错对流现象，但是也不能完全代替收发室和通信员的工作。因为各单位的工作性质不同，信件的数量、密级、时限和其他要求也不同，交换站或总收发处无法满足它们的特殊要求。因此，各单位还必须有自己的收发和通信部门。

各单位设立收发和通信部门，考虑问题的出发点应当是：一要完成单位收发任务，二要缩减编制。

现在看来，收发通信工作部门，在各个单位情况不尽相同。从便于工作联系，便于进行协作，便于业务研究，便于领导工作来看，以放在文书工作部门为好。但是在某些特殊情况下，比如它负担着其他任务，或者由于工作上的某种需要等等，也可以隶属于其他部门。据了解，有的单位把收发、通信部门放在行政处（科）；有的单位则放在警卫处（科）。

收发室内一般都配有收发员和通信员。收发员一般只是在收发室内负责接收、分拣、登记收进送出的信件，通信员则是要走出去到外单位投递或取回信件。收发室所配备的收发员和通信员的数量，应根据单位的大小以及收进送出的信件的多少、投递信件路程的远近等不同情况确定。比如，在高级领导机关中发送绝机密信件，要求双人投递。为此，通信员的人数就要相应地增加。

对收发室的设施要加强管理，信报箱的钥匙由专人保管，登记簿册要妥善保管。对电铃、电话等通信设备和电气设备要经常进行检查维修，以保证安全可靠。

2．收发室的职责

一般说来，收发室的主要职责有：

（1）负责接收、分拣、登记并分发送达本机关或单位的文件、公私信函、普通电报以及其他邮件。

（2）负责为本机关或单位的各部门或个人订阅并分发报纸杂志。

（3）负责接受并邮寄、投送本机关、单位发出的公文、公函、公用电报或其他公务信件。

有些规模较小的企事业单位和基层行政机关，设立职能较多的综合性收发室。除了上述三个职能以外，还担负起门卫、传达、作息报时等职能，负责来客登记、找人、报时打铃、传呼电话等任务。

（三）收信工作

1．收信工作概述

接收从外面寄来或送来给本机关、单位的一切公私信件，包括文件、信函、普通电报、报刊以及其他邮件。这些信件的来源大体有三个：一是外单位或通信员直接送来的信件；二是通过邮局和互联网发来的公私信函、普通电报、报刊其他邮件；三是机要通信局送来的机要信件。这些信件从不同的方向来，有不同的缓急要求，有不同的秘密性质，数量有多也有少，有的领导机关每日收进的信件达千余件（需要登记的约占一半），多的时候可达万余件（其中需要登记的达千余件）。收发员应该认真细致，有条不紊地处理这些信件。为达到这个要求，必须制定出科学的收信工作程序和方法。

收信工作中要用到登记簿册，这种登记簿册的格式包括：日期、来件单位、封皮编号、数量、发往单位、签收等项目。其参考样式如表18－15A、18－15B所示。

表18－15A　　　　　　　　收（发）信总登记簿

表18－15B　　　　　　　　收（发）信总登记簿

说明：表A中“编号”是指收信单位所编的统一顺序号，一般一个月编一次，“本号”是指分登记簿编号，表明来信分发到本单位什么部门，“送信人”是把信件送给本单位的人。

收入件、发出件登记簿的格式可以通用，不必搞一个收入件登记簿的格式，又搞一个发出件登记簿的格式。但是，收入件和发出件必须分开进行登记，不能混登。

2．收信工作的程序

收信工作程序包括签收、分拣、登记、发出等环节，其程序大体如图18－1所示。

（1）签收。所谓“签收”，就是指对外面送来的信件进行清点验收。为了使信件运转迅速、准确、安全，必须在各个环节建立起严格的交接手续，以分清责任，并便于查考。签收必须在信件送达的当时进行，并应有送件人在场，签收时需要注意下列几点：

①检查收信单位的名称是否与本机关或单位及有关人员的名称相符，在确认来件投递无误后再签收。

②检查信件的封口和包装是否正常完好，有无破损、启封或散包等现象。

③检查信件外附件是否够数。

④检查收件封皮编号与登记是否相符。

⑤清查信件缓急的性质。

⑥查明收件登记件数与实有的件数是否相符。

图18－1

经过上述查验无误以后，收发员可以在收件人的投递回执单上或登记簿上签收盖章，以示负责。签收之后，再进行总登记，然后才分拣。接收报纸和刊物，应当清点数量，对照报刊分发登记，然后才分拣。接收报纸和刊物，应当清点数量，对照报刊分发登记表上的总数量，查看是否够数。

重要的公务文书，有的需要由收件人亲收。一般说来，封皮上写明“亲启”字样的信件，收发室可以代替收件人签收，但是必须交收件人亲自启封。

签收信件时，可以在对方的回发信本上签名或盖章；或者在对方的回执单上签名、盖章；或为对方开具收据、收条。签收信件时，要签署全名，注明收到的时间，对特急件应注明几时几分收到，签名时要用钢笔或毛笔，要求字迹工整，书写规范，易于辨认，切忌潦草。对于机密性极高或内容特别重要的文件，除了要有收文者个人的签名外，还应当加盖单位的公章，以表示负责。

（2）分拣。分拣要在签收之后及时进行，以免造成积压误事，一般收发室可以将信件进行下列四类的划分，即平信和报刊；自取件；急件；机密要件。分拣工作的一般程序是这样的：首先要将急件和机要件拣出来，进行登记以后，随时递交给收件人或部门；然后再将一般信件和报刊（要求随到随拣），按部门或收件人将信件分别存放在固定的柜格中，通知收件人在每天的限定时间内自取或送件上门。分拣不同于别的环节工作，它特别要求准确，迅速，否则一旦信件分拣发生错误。例如急件没有归入急件类，会延误工作；机要件没有归入机要件类，会导致要件失密；一般信件和报刊放置非收信人或个人手中，都会造成不必要的麻烦。所以对待这项工作须认真、仔细，同时又要迅速、快捷。只有做到这些，才能算是一个合格的分拣人员。

（3）登记。信件在仔细分拣之后，收发人员要对重要的信件进行分户登记，为收件人或收件部门签收做好充分准备。登记的目的是为了便于交接签收，使手续严密，便于统计及查找之用。登记的范围，一般说来，收进的信件凡是已经办理签收手续的都应当进行登记，以便日后查找和核查，这其中包括邮局送来的公私挂号邮件、包裹单；机要交通局送来的机要信件。法人送来的信件，有的虽然没有进行签收，但也须登记。登记的方法，应当按照机关或单位的规模大小、收取信件数量的多少以及各个部门的设置情况而定。一般地，规模较大的机关或单位，收进的信件数量多，下设部门也非常多，可以采用按信件去向分设“收入件登记簿”，即每个收件部门分别使用一本“收入件登记簿”进行登记。这样，收件部门签收时也很方便；规模较小的机关或单位，收进的信件数量不大，下设的部门也相对很少，可以采用综合收件部门顺序进行登记，一个部门的信件登记在一起，以便于转交时签收。

登记时要求逐项认真仔细地填写，力求字迹清晰、工整易于辨认。

登记的项目应当简单，一般有：收到时间（急件应当注明具体时、分、秒）、登记人姓名、发件单位、收件单位、封皮编号、文件号、件数、附件、办理情况、收件人签名、备注等。收发室只是信件的收转部门。因此，登记时按来件的外部标志登记即可，不需另行编号或加注其他标记。

对于不需要登记的平信、报刊等，为了统计工作数量，可以用简单的计数表，记载平信等信件的数量，简单计数表参考式样如表18－16所示。

表18－16　　　　　　　　　　平信计数表

（4）转交。所谓“转交”是指信件在登记之后分别转送给本机关或单位的各个部门以及有关人员，或者由各部门派专人到收发室去领取。收发室在接收信件的当天即应当将信件转交有关的部门，以防积压误事，对于急件，应该立即转交，平件应当分批转交。

收发室对于一般平信及报刊，经计数、分拣之后，投放在信报箱中，也可以采取分送或通知自取的方法，及时地将信件转交给各部门以及有关人员手中。对于私人挂号信、包裹单、汇款单等，可以随公开信件一起登记，转交给收件人所在的单位或部门，也可以通知收件人到收发室签收领取。

收发室向各部门转交信件时，要求收件人进行清点，并在“收入件登记簿”上签字，以防止出现差错，明白原委，便于日后查对。

3．报刊订发

报纸和杂志是机关、单位了解国内外大事、理解党的各项方针政策、增长知识的重要媒介。因而，做好报刊的订发工作有十分重大的意义。收发室在开始征订报刊时，应给机关或单位的各部门下发征订通知，要求各部门在规定的日期以前将征订的报刊的名称、数量以及订阅单位（或个人）的情况上报到收发室，在各个部门将各自征订情况报上来后，收发室再进行汇总，并到邮局办理征订手续。收发室还应当编制“报刊分发登记表”，压在办公桌的玻璃板底下或贴在墙上，以备接收和分发报刊时对照，其附样见表18－17。

表18－17　　　　　　　　　　报刊分发登记表

（四）发信工作

1．发信工作概述

发信工作是指通过收发室向外发送本机关或单位的公务信件。这些信件一般说有三个去向：一是通过邮局，主要是一般的挂号信和平信；二是通过机要交通局，主要是发往外埠的机要信件；三是通过通信员直接送达，或由公文交换站发往本埠的机要信件。

2．发信工作的工作程序

各个机关单位的发信数量是不一样的，有的多有的少，但发信工作程序一般都要经过检查、分拣、登记投递等这几个大的环节，所不同的只是各个环节的具体做法，有的可能简单一些；有的可能复杂一些。现在把发信工作如图18－2所示，以说明发信工作中的各个环节。

图18－2

（1）检查。收发室在接收本机关或单位办公室和各个部门送来外发的信件时，要进行检查和验收，检查的主要内容是：

①投递地点、收件人是否书写清楚。

②信件封口是否牢固，密件是否有密级。

③信件的缓急和机密程度是否与信件相符。

④包装是否牢固，结实，是否合乎要求，体积是否超过标准。

⑤封皮编号与登记是否相符。

⑥信件登记件数与实有件数是否相符。

通过上述检查，对不清楚的地方应该马上弄清楚，不合格的地方应该立即纠正，在检查妥善后，收发员应当在送件登记簿上签字，以示负责，然后再进行分拣。

（2）分拣。分拣就是将向外发出的信件按投送方向分开，把每一个收件部门的信件归并在一类，为投递做好准备工作。分拣的具体工作方法是：

①把发往本埠的信件按照收件部门的投送路线排队。

②将发往外埠的信件按照邮局、机要通信局等去向分开，将一般挂号信及平信归并邮局一类，将机要信件归到送机要通信局一类。

③在区分开几个投递方向以后，在每一个投递方向里，要将同一个收件部门的信件放在一起。

（3）登记。外发信件在分拣之后，要进行详细的登记，根据不同的要求，可以采用联单式登记和簿册式登记两种方法进行登记。

通过邮局、机要通信局外发的信件，可以采用统一印制的交寄三联单进行登记，其中一联在通信员签收后由发文部门存查；一联由机要通信局或邮局存查；一联在邮局或机要通信局签收后由通信员带回，交收发室留存。联单式登记格式可以如下表18－18A、18－18B所示。

表18－18A　　　　　　　三联单登记格式1

表18－18B　　　　　　　三联单登记式2

由专人投送的信件，可用“发出件登记簿”进行登记。如表18－19所示。

表18－19　　　　　　　　发出件登记簿

发出信件如果是由一个人投送，则应当按照投送路线上各个收件部门先后顺序排列，先到的登在前面，后来的登记在后，依次排下去，并将同一收件部门的信件放在一起登记，以免影响投递速度。如果是由几个人分头去送，则应当按照各个分送路线上的先后顺序依次排队登记，其要求也与前述相同。

（4）投递。投递工作就是指收发、通信部门将本机关或单位外发的公务信件投送到收件单位或个人的一项工作。投递的方式归纳起来可以分为四种：普通邮寄、专人投递、机要通信和组织公文交换站。下面对这四种方式分别加以说明。

①普通邮寄。即通过邮局，按普通邮件进行寄发，它可以根据轻重缓急等不同情况，以平信、挂号、特挂、航空四种类别寄发。比较重要的信件为防止丢失，可以寄挂号信；邮寄实物、票证时可以用特挂；邮寄急件时可以用航空信，通过邮局寄发的信件，必须是不涉及国家机密的普通文书和资料。凡是涉及国家机密的文件，都不能通过普通邮寄的方式寄送。现在邮政部门又开设了特快专递这一项业务，有些急件可采用这种通信方式。

通过邮局寄发信件，必须向邮局支付邮资。为了避免不必要的工作，许多大机关或大型企事业单位，信件数量多，且邮寄面广，可以采取邮资总付的办法，由邮局按大宗邮件统一结算；较小的企事业单位或基层机关，由于发信量少，邮局一般不办理邮资总付业务，但也可以个别办理。

②专人投递。一般来说，只有发往本埠各机关或单位的信件必须由通信员专程直接送达；但在必要时，发往外埠的重要、紧急的公文，也可派通信员直接送达；有时，对于重要的、紧急的信件可以请下级机关或单位派人来取回。

通信员在投送信件时必须注意以下几个问题：

a．应当严格履行交接时的签收手续。要仔细检查信件是否投送到这个机关或单位，还应当注意收件人是不是这个机关或单位规定的收件人，如果是别人代收，还应当弄清楚代收人是否属于该机关或单位，同收件人是什么关系，在哪个部门工作，做什么工作等情况，如果发现有不妥之处，不能交其代收。

b．要用皮包、行李袋、包袱皮等包装工具把要送的信件包装好，以便保证信件安全，通信员送信多是乘自行车、摩托车或汽车，如果不包装好信件，很容易使信件半途颠簸遗失。

c．要事先将自己投送的信件按照路线先后到达的顺序排列好，先到达的机关或单位的信件排在前面，后到达的放在后面，若不事先安排好次序，当到一个机关或单位时，才临时翻找该机关或单位的信件。这样，不仅浪费时间，而且会翻乱所有的信件，容易造成遗漏或错投的现象。

d．收件人在清点签收信件时，通信员不要站在其近旁窥视。

e．通信员在完成了投递任务之后，应该向派遣人员交代投送信件的情况以及投递的凭证。

对于下级机关或单位派来领取信件的人员，应仔细地查验他的证件，确定他是否是下级机关或单位派来的，然后再将信件交给来人清点签收后取走。

③机要通信传递。通过机要通信机关传递机密文件，必须经过有关部门的批准，才能办理具体传递手续。寄发机密信件的要求有：

a．封皮需加盖机密等级印章。

b．使用统一印刷的交寄三联单进行逐件登记并办理签收手续。

c．信件要封口严密，包装牢固。

④组织公文交换站。各个省、市级机关文书处理部门在有的机关单位内成立公文交换站，负责党和政府机关以及大型企事业单位的公文传递和交换，以节省人力、物力，加快文书的传递，提高办事效率。交换站一般只设1～2名干部负责日常的管理和组织工作，交换站可以由参加交换站的单位组成联合管理委员会，以负责解决交换站的重大问题及其他有关事项。

交换站的主要任务是：

a．经办参加交换的机关或单位之间互相往来的机要信件的交换业务。

b．向机要通信局交寄发往外埠的机要文件。

c．接收机要通信局转寄给各参加交换的机关或单位的机要文件。交换站一般不办理公开发行的报刊、私人信函和物品等业务项目。

交换站应该建立健全各项规章制度，如组织领导、职责范围、工作程序和要求、交换的时间和地点、经费来源和支出范围、通信员守则等。要对各个方面、各个环节做出明确具体的要求，严格地进行管理。

交换站的工作以简化手续、快速传递、安全保密为原则，应注意下列事项：

a．参加交换的文件，要求封口包装都牢固完好无损，不能敞口或用订书钉装订封口。

b．凡经过交换的机要信件，都要当面办好交换手续，由收件机关或单位签字或盖章。

c．参加交换的通信员，应该在政治上忠诚可靠，工作上积极肯干，需要经过本机关或单位人事部门进行严格审查，再报交换站核准备案。若批准参加交换，则可印制“交换证”等证件，配发给通信员。在参加交换时，通信员必须携带交换站配发的“交换证”等证件，否则不能进入交换场地。

d．各参加交换机关或单位的通信员，必须严格遵守交换时间，不能无顾缺席或迟到、早退。若通信员因某种原因不能参加交换，该机关或单位应当指派专人持介绍信和本人证件前去交换，经查验核对后才能进入交换场地进行文书的交换工作。如表18－20所示。

表18－20　　　　　　　　　公文交换站发文登记

（五）收发工作日志

一天内，除去收转信件之外，可能会遇到一些重要情况和需要处理的重要问题，为了处理这些问题，为了检查和总结工作；为了使领导和下一班的同志了解这些情况，应当建立收发工作日志，其参考格式如表18－21所示。

表18－21　　　　　　　　　收发工作日志

（六）收发工作自动化

随着现代高科技的发展，越来越多的先进技术投入到办公室工作中来，较大的单位每天都有大量的信件进来，准确、及时地将这些信件分发给领导和有关部门，是一项重要而又事务性很强的工作。这部分工作如果实现自动化将大大减轻工作人员的劳动强度。对于登记工作来说，任何登记本都可以用目录式数据库实现，不仅起登记作用，而且还具有了检索、管理和统计的功能，对于分拣工作，将收到的各类信件按户头分类归档，当户头多，信件多时，这个事务性工作劳动强度是非常大的，所以完全可以用电子计算机来完成。计算机中预先存入各种分发名单（如果临时有所改变，可随时更改），只将信件名字输入进去，由计算机来判断这份信件应当发给谁，然后分到各个用户名下，并打印出信件分送单。

随着计算机网络的发展和普遍使用，各机关、企事业单位之间越来越多地通过计算机网络收发电子邮件。电子邮件的收发管理工作对办公室主管来说是一个新的课题。现代的收发工作应当是在传统的收发工作理论上建立起来的自动化、网络化管理工作。