计划的概念及其特性

(一)计划的概念

对计划的理解有动态和静态之分。从静态角度看,计划是指用文字和指标等形式所表述的,对组织以及组织内不同部门和不同成员在未来一定时间内关于行动方向、内容和方式安排的管理文件;从动态角度看,计划是指为了实现决策所确定的目标,预先进行的行动安排。即:计划必须清楚地确定和描述以下内容,简称“5W1H”:

1.WHAT——做什么,即明确所进行活动的内容及要求。

2.WHY——为什么做,即明确计划工作的原因及目的。

3.WHEN——何时做,即规定计划中各项工作的起始和完成时间。

4.WHERE——何地做,即规定计划的实施地点。

5.WHO——谁去做,即规定由哪些部门和人员负责实施计划。

6.HOW——如何做,即规定实施计划的手段和措施。

(二)计划的特征

计划工作的特征可以概括为四个方面:

1.目的性。任何组织都是通过有意识的合作来完成群体的目标而得以生存的。计划工作旨在有效地组织某种实现目的。具体地说,计划工作首先要确定目标;然后,组织要围绕目标开展各种行动,并预测哪些行动有利于达到目标,哪些行动不利于达到目标,从而指导今后的行动朝着目标的方向迈进。

2.主导性。计划的主导性体现在两个方面:第一,管理过程中的其他职能都只有在计划工作确定了目标以后才能进行;第二,管理者通过制定计划,可以了解需要什么样的组织结构,需要什么样的人员,按照什么样的方式来领导下属,以及采用什么样的控制方法。

3.普遍性。虽然各级管理人员的职能和权限不同,但是他们的工作中始终存在决策,也就是说,计划工作存在于各级管理人员的工作中。

4.效率性。计划的效率是指对组织目标所做贡献扣除制定和执行计划所需要的费用及其他因素后的差额。如果一个计划能够达到目标,但在计划的实施过程中付出了太高的代价或不必要的代价,那么这个计划的效率就很低。如果一个计划按合理的代价实现了目标,这样的计划就是有效率的。在衡量代价时,不仅要用时间、金钱来衡量,而且还要用集体和个人的满意程度来衡量。