工作分析的程序

3.2.5　工作分析的程序

在了解职位说明书与工作规范的内容之后，让我们进一步了解如何产生这样的两份文件，这便是工作分析的内容。一般而言，工作分析的程序包含决定工作分析的目的，事先的准备工作、选择具有代表性的组织成员、收集资料、分析资料、撰写职位说明书及工作规范等6个步骤，分别说明如下：

1.决定工作分析的目的

首先确定由工作分析所收集的资料用于何处，因为这牵涉到所有要收集的资料形态以及收集资料的方法。工作分析可以提供不同的用途，不同的目的所收集的资料可能不同。例如用做招聘甄选用的职位说明书注重实际工作的内容与所需的技能，用以评定薪酬水平的职位说明书注重工作承担的职责，用做绩效评估的职位说明书则更为重视绩效标准等。因此，第一个步骤应先决定工作分析的用途，再决定如何收集资料。

2.事先的准备工作

在开始进行资料收集与分析之前，应先了解该职位相关的背景资料。先审阅有哪些可以利用的资料，如组织结构图、工作手册以及现有的职位说明书等。组织结构图可以显示所分析职位的工作与其他工作的关联性，以及该职位在整个组织中的位置。从组织结构图上的信息，可以看出该职位上的人应该向谁报告、指挥谁以及要与哪些人协调沟通。工作手册则会包含相关的工作内容和执行工作的环境与所使用的工具，以及所需具备的知识与能力。

3.选择具有代表性的组织成员

工作分析是相当耗费时间和人力的，因此当组织内有多个相类似的工作需要分析时，选择具有代表性的组织成员是必要的。例如可能没有必要为每一个科室的职位进行分析，而只要选出少数几个组织成员作为代表来加以分析即可。但需要记住所谓“具有代表性”是指工作内容符合职位的一般情况，而不是要挑选绩效最好的组织成员来作为分析对象。

4.收集资料

这一个步骤是工作分析的核心。可以依据职位说明书的格式，针对每一个项目进行资料收集的工作。资料收集的方法有很多，但不论采用何种方法，必须收集到一个完整的工作循环的资料。一个完整的工作循环一般是一年，如果资料收集得不完整，则有些一年才执行一次的工作(例如年度预算)便容易被遗漏。

5.分析资料

由上述步骤所收集获得的资料，应该会同实际上执行该项工作的人以及直接领导一起讨论，必要时最好能有人力资源专家参与，以确定这些资料的正确性、完整性以及是否容易了解。让组织成员直接涉入工作分析的过程，可以促使他们对工作本身有更完整的了解，同时他们也会比较容易接受工作分析的结果。

6.撰写职位说明书及工作规范

职位说明书及工作规范是工作分析的具体结果。经过资料的收集、分析与讨论后，最后的工作便是撰写职位说明书及工作规范。职位说明书及工作规范通常应该由人事部门的专业人员依照统一的格式撰写，最后呈报上级领导审核后实施。