组织运作中的主要问题

第四节　组织运作中的主要问题

一、授权与尽责

授权是组织纵向职权关系赖以形成的根本性的组织运作问题。所谓授权，就是上级把手中的权力部分委让给下级的过程。授权过程包括三个方面的内容：

1．分派职责

在接受任务时，人们必然对接受的任务负有执行的责任，这种与职务及所进行的工作活动相联系的责任被称为职责。职责的分派可以是领导吩咐下级去准备一份报告，也可以是指派某人负责一个为时半年的任务小组等。完成一项确定的任务所必须履行的义务就是职责。

2．赋予职权

伴随着职责的分派，个人也应该得到从事该工作所应有的合法权利，如负责起草报告的下属应该被应允从保密的档案中取阅有关的资料，任务小组负责人应该有权调配从各职能部门抽调来的工作人员等。所谓职权，就是某一职位所固有的做出决策、采取行动和希望决策得到他人执行而发布命令的这样一种正式的合理合法的权力。领导者在对下属授权过程中，必须遵循“职权与职责对等”原则。职责是完成任务的义务，职权是完成任务的手段。任何一个组织成员，假如没有完成任务的充分职权，他就无法履行自己的职责；反之，若职权大于其承担的职责，又会造成权力滥用的现象。权责对等是授权过程的必然要求。

3．确立责任

如果说授权是上一级管理者随着职责的分派而将部分职权授予其直属下级的这样一种“向下”的行为，那么负责、尽责则是“对上”而言的，所以常将授权与尽责对应地称为“向下授权”与“向上负责”。所谓负责或尽责，就是指下级对履行职责和运用职权的结果负责。在授权的过程中同时规定下级要对上级负责，可以确保每一个被指派去执行某项工作的人能切实不折不扣地完成工作任务，否则就要接受一定的惩罚。与职权和职责可以下授不同，尽责则必须遵从“责任绝对性”原则。也即任何上级管理者都不能因为已授权下属人员去执行某项工作，自己就不再负该项工作完成好坏的责任。

二、正式组织与非正式组织

1．正式组织的特征及表现方式

正式组织是组织设计工作的结果，它是通过组织图和职务说明书等文件加以正规确定和筹划的组织形式。正式组织具有如下三个特征：

（1）目的性

正式组织是为实现组织目标而有意识建立的。为了更好地实现组织的目标，正式组织往往需要随着内外环境条件的变化而做相应调整。

（2）正规性

正式组织中成员的职责范围和相互关系通常由书面文件加以明文的、正式的规定，以便确保成员行为的合法性、精确性、纪律性和可靠性。

（3）稳定性

正式组织一经建立，通常都会维持一段较长的时间，以充分发挥组织的效能。

2．非正式组织的产生

在正式组织中，可能存在若干正式组织。非正式组织是伴随着正式组织的运转而形成的。在正式组织中，某些成员由于工作性质相近、社会地位相当，对一些具体问题的认识基本一致、观点基本相同，或者由于性格、业余爱好和感情比较相投，他们在平时相处中会形成一些被小群体成员所共同接受并遵守的行为规则，从而使原来松散、随机形成的群体渐渐成为趋向固定的非正式组织。任何组织，不论规模多大，都可能有非正式组织存在。非正式组织与正式组织相互交错地同时并存于一个单位、机构或组织之中，这是组织生活的一个现实。

非正式组织的基本特征是：

（1）自发性

非正式组织中共同的个人行动虽然有时也能达成某种共同的结果，但人们并不是本着有意识的共同目的参与活动的。他们只是由于自然的人际交往而自发地产生交互行为，由此形成一种未经刻意安排的组织状态。

（2）内聚性

非正式组织虽然没有严格的规章制度来约束其成员的行为，但它通过成员的团体意识、团体固有的规范和压力以及非正式领导者的说明和影响作用而将人们团结在一起，并产生很强的内在凝聚力。

（3）不稳定性

由于非正式组织是自发产生、自由结合而成的，因此呈现出不稳定性。它可以随着人员的变动或新的人际关系的出现而发生改变，从而使其结构表现出动态的特征。

3．非正式组织的影响作用

非正式组织的存在及其活动，既可对正式组织目标的实现起到积极促进的作用，也可能产生消极的影响非正式组织的积极作用表现在：它可以为员工提供在正式组织中很难得到的心理需要的满足，创造一种更加和谐、融洽的人际关系，提高员工的相互合作精神，最终改变正式组织的工作情况。非正式组织的消极作用在于，如果非正式组织的目标与正式组织目标发生冲突，则可能对正式组织的工作产生极为不利的影响。正式组织要求成员行为一致性的压力可能会束缚其成员的个人发展。此外，非正式组织的压力还会影响到正式组织的变革进程，造成组织创新的惰性。

4．对待非正式组织的策略

由于非正式组织的存在是一个客观的、自然的现象，也由于非正式组织对正式组织具有正负两方面的作用，所以，管理者不能采取简单的禁止或取缔态度，而应该对它加以妥善地管理。也就是要因势利导，善于最大限度地发挥非正式组织的积极作用，克服其消极的作用。

一方面，管理者必须认识到，正式组织目标的实现要求有效地利用和发挥正式组织的积极作用。为此，管理者必须正视非正式组织存在的客观必然性和必要性，允许乃至鼓励非正式组织的存在，为非正式组织的形成提供条件，并努力使之与正式组织相吻合。企业至少可以在三个方面发挥非正式组织的积极作用：

（1）一些不适于正式组织解决的问题通过非正式组织比较容易解决。

（2）利用非正式组织的情感交流渠道，维持企业人员的稳定与团结。

（3）尊重非正式组织的存在，使职工表达思想的机会增多，工作中减少厌烦感，加强协作关系。非正式组织是企业的重要组成部分，只要尊重并正确利用它，就能使组织更有效率。

另一方面，考虑到非正式组织可能有不利影响，管理者需要通过建立、宣传正确的组织文化，以影响与改变非正式组织的行为规范，从而更好地引导非正式组织作出积极的贡献。