会议突发事件怎么安排离场

任务五　处理会中突发事件

学习目标

能力目标：能够制定会议的应急预案;能够正确地处理会议期间的突发事件。

知识目标：了解会议期间突发事件的内容，掌握会议期间处理突发事件的方法。

任务描述

在××公司2013年客户联谊会暨2013年新产品订货会的会议期间，13日上午，正当市童装专业委员会副局长在讲话的时候，忽然会场上一位年纪较大的客户代表突然晕倒，会场上一片骚动，为了不影响会场的秩序，刘××总经理要求秘书张×立即去处理这件事情。

如果你是秘书张×，你应该如何处理这件事情。

●任务分析会议中可能随时出现各种意外情况，只有清楚了解可能出现的危机，并在会前就准备好应对“危机”的方案，才可能顺利地化解会议危机，保障会议的正常进行。

基础知识

一、突发事件的内涵

1.突发事件的定义

会议突发事件是指会议过程中发生的、无法预料、难以应对的，必须采取非常方法来处理的事件。

2.突发事件的特点

突发事件具有如下特点：

(1)突发性。事件是否发生，什么时间、地点，以什么样的方式发生，以及发生的程度等情况，人们难以准确地把握。

(2)危害的严重性。突发事件造成的损害有直接损害和间接损害。这种损害性不仅体现在人员的伤亡、财产的损失和环境的破坏上，而且还体现在突发事件对社会心理和个人心理所造成的破坏性冲击，进而渗透到社会生活的各个层面上。

(3)变化发展的不确定性。突发事件发生后，事态的变化、发展趋势以及事件影响的深度和广度不能事先描述和确定，难以预测。

(4)处置的紧迫性。突发事件的合理处置十分重要，关系到社会、组织或个人的安危。对突发事件的反应越快，反应决策越准确，突发事件所造成的损失就会越小。

二、会议突发事件的类型和预防应对措施

突发事件的类型、预防和应对措施见下表。

表3－5－1　　会议应急方案的内容和应对措施

续表

三、处置突发事件的基本要求

如果在会议召开期间发生突发事件，应注意做到以下几点：

1.及时报告。突发性事件发生之后，会场有关的工作人员要马上将事件发生的时间、地点、经过、危害程度等情况及时向单位的领导报告，涉及某些部门的事件先向其部门领导报告，然后再向单位的主管领导汇报。

2.提前采取应急处置措施。必要时应拨打救护、消防等单位的电话，迅速组织人员急救，组织保护现场，积极抢险救灾。做好赴现场所需物品的保管和日常维护工作。

3.妥善处理善后工作。事件(事故)处理工作结束后，写出事件(事故)处理经过，报领导审阅后归档。

4.处理突发事件，既要大胆、果断，又要注意细致、稳妥。

工作实例

一、制定会议突发事件处理方案

对于会议突发事件的处理，徐秘书根据以往会议的情况，考虑到此次会议可能发生的一些事情，在会前就制定了会议突发事件处理方案。

××公司客户联谊会突发事件处理方案

为确保2013年度客户联谊会安全、有序地召开，严防各类事故的发生，把损失降低到最低程度，根据会议的相关情况，特制定此次会议突发事件处理方案。方案内容如下：

一、发生火灾事故

1.当火源不大时，当事人或目击者应及时采取恰当的灭火措施，并向后勤与保卫组长和会议中心保安领班报告。

2.重大火情则应立即向119报警，向总经理和会议中心领导报告，并通知会议中心保安员立即拉闸，切断楼层总电源。

3.协助会议中心保安员、后勤与保卫组成员组织客人有序疏散，撤离火场。

4.在保证安全的前提下，配合消防人员救火。

5.事后，相关人员应积极配合有关部门，有组织地进行事故调查。

二、发生被盗案件

1.先应由当事人或目击者报告会议后勤与保卫组，后勤与保卫组应立即报告主管领导。

2.当事人，目击者和后勤与保卫组成员应配合保卫部门或公安部进行调查取证工作，积极提供线索。

3.行政部相关工作人员应立即到达现场，及时处理。

三、发生重大疾病

先应由当事人或目击者报告会议后勤与保卫组，后勤与保卫组立即组织医疗组医生对病人进行急救，与此同时立即将病人的情况向总经理汇报。如遇特殊情况，要及时将客人送医院抢救，必要时拨打120，必要时通知病人家属或单位同事。

四、突然停电

如果在会议中突然停电，可以先稳定现场秩序，告诉大家不要慌乱，电马上就会送到。指派专人做好现场所需物品的保管和维护工作，立即与会议中心联系，请求他们的支持和配合。

二、会议突发事件处理

会场上年龄较大的客户晕倒后，根据处理方案，徐秘书立即将情况报告给刘梦晓总经理，请求指示。接到指示后，进行下安排：

1.立即通知会议医疗组医生赶到现场急救。

2.自己和当日值班工作人员立即赶到会场。

3.一方面维持会场秩序，一方面协助会议医疗组医生进行抢救。

4.通知客房，将房间门打开，经过抢救后，如果没有重大问题，就送与会者回房间休息。

5.根据情况，如果病情严重，随时准备与急救中心和与会者单位或家人联系。

6.关注病人的情况，随时向总经理汇报病人的病情和急救情况，请求领导指示。

典型案例

主席台上乱了套

在某地的一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯而出，手捧奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。不知是由于紧张还是疏忽，有一位小姐竟然没有跟上，把应交给前面的一位部队首长的奖品递给了下一个位置的地方领导人。而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措。逃回后台。手上没有奖品的部队首长左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人已登台，首长站在那里，尴尬得面红耳赤，最后干脆离席退场。由于少了一位颁奖人，最后一名领奖的同志上台后，发觉没人给自己颁奖，只好灰溜溜地跑下台。而由于原定的颁奖顺序被打乱，领导们手拿奖品却找不到该来领奖的人。一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛，被这个差错一扫而空。而当时负责会务工作的几位秘书，在安排礼仪小姐上台后，认为万事大吉，就到休息室闲聊去了，当发现会场上的情况后，已经无法收拾。这件事给军地关系造成了不良影响，虽然事后地方领导和会务工作人员一再向那位部队首长赔礼道歉，但始终都在双方心里留下一个遗憾的阴影。

会务工作看似小事，但小错误会导致大损失。颁奖环节是表彰会的关键环节。会务工作人员在颁奖过程中，应分工负责，分头把好礼仪小姐送奖品和受奖人员组织这两关，事前对证书和人员进行编号，以便对应。会务人员要时刻“盯”住会场，发现问题，及时协调、补救。

训练项目

处理突发事件

(1)实训目标。通过本实训，掌握会议突发事件处理的具体方法。

(2)实训背景。临近年末，公司在大礼堂设宴，招待本公司近2 000名员工。公司总经理在讲话时，突然停电了。

(3)实训内容。根据实际情景，拟定一份会议突发事件应急处理方案;并演练秘书处理突发事件的过程。

复习思考题

1.什么是突发性事件?

2.会议突发性事件的类型有哪些?