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人力资源信息系统结构审计

时间:2022-06-14 百科知识 版权反馈
【摘要】:人力资源信息系统通常都是由组织中的人力资源专家使用。西蒙·多伦和兰多·舒尔乐为人力资源信息系统的战略审计提供了一个矩阵模型作为审计基准。

第五节 人力资源信息系统结构审计

人力资源信息系统结构审计关心的首要问题是人力资源信息系统如何帮助组织实现其战略,这是人力资源信息系统存在的基本前提;其次,我们从组织目标和使用者角度关心人力资源信息系统技术设计;最后,在这两个方面的基础上,我们讨论对人力资源信息系统的战略层面与技术层面的审计,但是这种讨论更多是尝试性的,并没有最后的定论。

一、人力资源信息系统与组织战略

一个组织的人力资源信息系统设计是为了分析有关人力资源的信息,制定出更完善的计划,从而作出更好的决策。人力资源信息系统可以为管理者提供有关人力资源问题的及时的数据资料,其最终目的是帮助人力资源部门达到短期和长期目标(14)

人力资源信息系统通常都是由组织中的人力资源专家使用。这些专家借助于该系统,可以更有效率地追踪检索有关工作应征者、培训水平、在册职工名单以及福利选择等方面的信息。但实际上,招聘录用决策周期始于直线管理者,也终于直线管理者,从而,直线管理者应该对他们了如指掌,并且应该能在需要的时候很便利地使用这些资料。管理者们应该了解哪些人力资源是可以利用的、他们都有些什么技能、什么时候使用他们,以及计划让他们去学会哪些新技术等。因此,让直线管理者参与使用人力资源信息系统可以大大简化决策过程。

为了建立组织的战略目标与确保员工达成这些目标的过程之间的重要联系,人力资源信息系统可以帮助组织迅速并有效地对组织中的人力资源需求进行分析和规划,从而使组织顺利地达到战略目标。由于组织中的规划过程是不间断地进行着的,为了帮助专业人员顺利地进行分析,人力资源部门必须有流畅的通道去获得重要信息。人力资源信息系统就是一种最有效的工具之一,使用人力资源信息系统可以促进组织战略各步骤的实施过程(参见表6-15)。

表6-15 与人力资源战略竞争目标匹配的计算机应用

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续表

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资料来源:西蒙·多伦、兰多·舒尔乐,《人力资源管理:加拿大发展的动力源》,中国劳动社会保障出版社,2000年,第36页。

二、人力资源信息系统技术设计

在确定了人力资源信息系统与组织战略之间的关系之后,我们需要进行技术上的设计以满足组织目标的要求。人力资源信息系统技术设计的另外一个关键点是必须考虑信息系统使用者———他们主要是管理专家,而不是技术专家。因此,基于组织目标的要求和使用者的技术约束,人力资源信息系统技术设计的基本程序是:确定系统设计计划,定义系统需求,设计业务系统和技术系统,组织与指导系统运行,评价信息系统,并最终根据组织目标和使用者约束调整和重新设计系统(参见图6-2)。

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图6-2 人力资源信息系统设计程序

资料来源:根据米尔科维奇和布德罗的模型重新设计。乔治·T·米尔科维奇、约翰·W·布德罗,《人力资源管理》(第8版),机械工业出版社,2002年。

一个清晰的参照实例是由米尔科维奇和布德罗引用的(参见表6-16)。

表6-16 惠普和苹果重新设计人力资源技术

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资料来源:Arthur Yeung and Wayne Brockbank,Reengineering HR Through Information Technology,Reprinted with permission from Human Resource Planning,1995,18(2),p.29,Copyright 1995 by The Human Resource Planning Society.转引自:乔治·T·米尔科维奇、约翰·W·布德罗,《人力资源管理》(第8版),机械工业出版社,2002年。

三、人力资源信息系统结构审计

对人力资源信息系统结构的审计可以集中于两个方面:一个方面是针对其战略层面,另一个方面是针对其技术层面。战略方面审计的核心在于其核心内容,即人力资源信息系统所能完成的功能,此外,这些功能之间的整合以及谁使用这些功能都是审计的对象。西蒙·多伦和兰多·舒尔乐为人力资源信息系统的战略审计提供了一个矩阵模型作为审计基准。依靠这个基准,我们可以判断不同层次的人力资源信息系统(执行过程/报告/跟踪系统、专家系统、决策支持系统)对于不同的人力资源竞争战略(成本导向、质量/客户满意、创新)所能提供的功能支持。在人力资源信息系统结构的审计实践中,我们首先关心的问题是我们希望这个系统能实现什么样的目标;其次,在系统运行中这个目标是否得到实现或实现的程度是多少;最后,通过审计来确定造成目标缺口的原因是由于功能设计缺陷还是功能使用者设计缺陷。当然,另外一个导致目标缺口的主要原因在于人力资源信息系统技术上的缺陷———这是人力资源信息系统技术审计方面的内容。在通常情况下,技术审计并不是特别关心技术的先进性,而是关注技术选择的切合性、技术运行的稳定性、技术学习的有效性和技术升级的便利性,这是因为人力资源信息系统的技术设计是以其目标以及使用这个系统实现目标的人为导向的,而组织目标是动态变化的,系统使用者绝大多数不是技术专家也不可能投入巨大的学习成本(使用信息系统本身不是他们的首要任务),因此,切合性、稳定性、有效性和便利性成为人力资源信息系统审计的技术标准。惠普公司和苹果公司对人力资源技术的重新设计或多或少会对我们在进行人力资源信息系统的设计和审计时提供一些启发。

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