会展接待准备程序

第一节　会展接待准备程序

一、会展接待准备程序

会展接待准备程序见图6-1。

图6-1　会展接待准备程序

二、接受会展预订

当预订部通过传真、电子邮件、商务信函、电话或直接从销售部等渠道接到客户的会议或展览订单时，向计算机输入人数、需要会议室或展览馆厅的面积和间数等数据，计算机会根据会展预订当天的会议室或展览馆厅的使用情况、客房可用数，通过程序自动生成会议室或展览馆厅以及房间安排。如果预订当天无法按照客户的要求安排会议室或房间，应该及时汇报，由上级部门根据客户的重要程度与其进行及时的磋商和调整，争取最大限度地满足客户的要求。最后，确定了所有的预订之后，应以传真或正式的商务信函形式向客户发出预订确认。

三、会展前协调

会议展览接待工作涉及酒店的各个部门、各个岗位。酒店要加强与客户（会议组织方）协调，由客户提供详细完整的资料，并附上最初合同内容以及之前彼此协调的书信、大会日程安排、席位安排等。

（一）制定会议展览通知单

会展通知单也称会展纲要、会展详细说明表，是有关整个会议展览进程的时间表。由于会议展览服务涉及部门多、信息多、细节多、变化多，这项工作必须且只能由酒店项目经理统一指挥、协调、签发通知。

酒店项目经理应与客户共同拟订详细的会展通知单，将会展的各项具体活动按照其先后顺序逐日、逐小时地详细排列，包括各类会展活动、体育活动、用餐、休息、茶歇、鸡尾酒会、随行人员计划、预订步骤、报到、结账、展览简介、特别活动及其他需要员工特别注意的事项。

会展通知单宜在会前的2—3周完成，先将两份副本送交客户，然后至少提前一周分发给酒店的有关会议展览服务部门和人员，并由有关负责人签名认可。

在制定会展通知单时，还可以将“摆位平面图”、“厨房出菜单”、“横幅制作表”等作为附录，发送会议通知时可一并发出。每张日程表上都必须按年月日编上序号。

会展通知单若有变动，如参会人数减少，必须按客户已确认的更改内容修改后重新发出，并注明需要重新做出安排的部门，加盖更改印章于通知单上方。如果相关部门收到客户的更改信息，必须立即通知项目经理，由其协调。所有会展服务活动，按最新的更改单执行。如客户取消会展安排，项目经理需重新发出一份会展通知单，并在其上方加盖“取消”印章，通知到各有关部门。取消的通知单内容应与原通知单内容完全一致。

（二）制定会展具体活动表

制定会展进程中某一具体活动项目的细节安排。

（三）召开预备会

预备会议并不是一次就可以解决问题的，大型会展的预备会议从开始准备到会展的正式召开往往要月月开、周周开，倒计时期间更要天天开，积极地进行各项准备工作的任务细化、分配、检查、发现问题、解决问题等。

会展活动的规模、档次和具体内容将决定哪些部门的负责人应该参加预备会。预备会出席人员一般有：客户代表；酒店总经理；具体负责会展服务的项目经理；销售总监和联系此次会展业务的销售人员；餐饮部总监和餐宴部经理及厨师长；财务总监；多功能厅楼面经理和会议服务秘书；各部门代表（前厅部、客房部、公关宣传部、总机房、保安部、康乐部、工程部、礼宾部）等。

第一次预备会的内容一般包括：会议组织方与承办方双方人员的互相认识；会展客户向有关人员简单介绍即将举办的会展活动；酒店向会议组织方介绍各部门在此次会展活动接待服务中的作用；重申并确认会展活动的主要工作环节和具体细节，如贵宾到达方式和具体接待要求等；按照会展活动可能会产生的最新变化，调整有关工作安排，讨论、协调和解决各部门接待服务准备工作中的有关问题，以落实合同中的细节。

（四）对外协调

（1）与客户的协调。客户不同，目的和要求也就各异。

（2）与相关社区的协调。包括所在社区、交通管理、警方、消防和救护队等公共事务机构。

（3）与赞助商的协调。赞助商作为活动的伙伴，其需要可能与客户及其他各方的需要不同。

（4）与新闻界的协调。新闻界是潜在的伙伴，要得到其正面支持。

（5）与合作者的协调。如选择会展服务承包商、正式的合作者，从事注册、安全保卫和运输等工作；选择为会展现场服务工作提供帮助的咨询员和临时用工。

（6）与参展商及参观者的协调。吸引并选择参展商，了解需要，与其建立长期稳定的合作关系。

四、会展前检查

会展前检查的重点是会展文件准备和场馆的准备，其内容包括会议、展览预案中所述的全部项目，主要包括会议室的大小和数量，以及客房种类和数量，能否适应会展程序和目标需要；适合于会展活动的各种有效空间（如展示厅、登记处、办公室、停车场等）；餐饮设施；会议所需设备；总体服务水准和信誉；员工素质以及会展组织和管理水平；可提供的有效服务，如文印中心、商场、互联网、娱乐中心等。

五、会展文案

（一）会展文案的种类

会展文案包括以下几类。

（1）各类文件：议案、报告、发言稿、通知、备忘录、开幕（闭幕）词、议案和提案等。

（2）广告类：海报、公告、会标、会徽、标语、模型标志、指示牌等。

（3）各类表格：签到统计表格、报名表、会展内容记录表、会展简报、会展日程表、选举表决统计表、住宿饮食安排分配统计表、展位分配表、客户意见反馈表等。

（4）各类规范条例：工作人员岗位职责表、合同、条约、协定、议定书等。

（5）各种计划、总结：会展策划文件、会展实施计划、会后或展后总结、客史档案等。

（二）会展文案的格式

会展文案的格式分为两种：一种是以国家技术监督局制定的《国家行政机关公文格式》有关规定印刷；另一种是不作为正式文件对外发出，仅在会议内部讨论、审议、交流的文件。

六、会展登记服务

会展登记是对与会者（参展商）入住酒店所提供的个人资料的最原始记载。会展登记包括：预先登记和现场登记。预先登记能使会展组织者提前掌握出席会议、参加展览的人数和名单，便于入住酒店对客房和餐饮的安排，减少会展登记现场的拥挤。现场登记，对少数因特殊原因未能预先登记的人员，报到时在会展现场登记。会展登记时，会展主要的组织者和负责人都应在场。他们可以迎接与会者并提供各种帮助。会展登记服务包括以下几项。

（1）酒店根据会展团体预订中提供的信息，在客人到达之前对客房进行安排，并将钥匙装进信封袋。

（2）提前为团体或单位填写登记卡，客人到达时只需签字即可。

（3）对会展团体收费。

（4）如果由个人付款，所有账目、信息和客房单要备齐。

（5）当团体成员到达时，可在大厅区域另设登记柜台，避开前台，以减少拥挤。

（6）有时会展组织者要求安排团体到达的细节，并提前代表成员将所有单据表格取走，在路途中由客人完成。

（7）给每个客人一个资料袋，里面有表示欢迎的酒店卡、钥匙、收费说明、城市旅行地图等。

（8）迎接员协助服务员将行李安排到客人的房间中，要求将一个团体安排在同一区域或同一楼层。

（9）通知有关部门服务到位，包括保安部、餐厅客房服务等。