控制点实时监控和中心实时监控相结合

四、适时财务监控的方法：控制点实时监控和中心实时监控相结合

所谓控制点实时监控，是指根据企业环境、业务流程、管理模式的具体特点，对有关业务环节设置关键控制点，在关键控制点通过计算机系统设置相应的监控指标，由计算机实施对控制点的刚性监控。例如，企业的信用政策为90天，于是可以在销售子系统（销售部门）设置控制点，对账龄超过90天的客户，不允许再作销售。这样，销售部门拟作销售时，须将客户信息输入系统，而系统会自动分析客户信用情况，将欠款账龄超过90天者硬性地阻止在销售对象范围之外。设置关键控制点，对相关业务流程进行刚性的实时监控，很大程度上减轻了财务总监的工作强度，并且其监控是行之有效的。作为财务总监，应根据本企业具体情况，对于那些易于把握、可以制度化、不需主观判断的业务环节，采取控制点实时监控方式，设置控制点及相应的控制指标。

中心实时监控，则是指财务总监根据各业务部门及财务部门传递的各种实时信息，按照一定的标准，运用职业判断，对相关业务进行财务实时监控并将相应处理予以反馈的过程。中心，是将财务总监作为财务实时监控体系的中心。对于那些复杂、需要其他数据支持和主观判断、控制点实时监控无法解决的业务环节，有关信息将传输给财务总监，由财务总监做出相应处理。中心实时监控，是在考虑了计算机刚性控制的局限性的前提下，运用财务总监的主观能动性，是一种柔性的监控。中心实时监控弥补了控制点实时监控的不足。

值得一提的是，控制点实时监控的实现，要求相关管理软件能够提供设置关键控制点和各种控制指标的功能，这是企业在选择软件时应注意的。关键控制点实时监控的结果，应生成报告信息传给财务总监备案。

控制点实时监控和中心实时监控相结合的双层实时监控方法，充分利用了电子计算机处理信息的高速性，又使人的主观能动性在财务实时监控中发挥主导作用，有助于全面、有效地进行财务实时监控。

1.财务总监实时监控体系的模型

财务总监实时监控体系的模型如图7-1所示。

图7-1中，网络环境已经建立，企业已培养出一支适应网络环境的高素质的员工队伍，并依托于与业务流程重组相结合的ERP管理系统，构建起财务总监实时监控体系。

图7-1　财务总监实时监控体系的模型

各个部门每一业务或事件所产生的信息，输入各自子系统后，先经过所设置的关键控制点，各控制点按预先设定的标准进行刚性监控，完成所能解决的监控任务，并且将相应结果以报告形式反馈给CFO中心备份。信息流继续流动，形成两个分支：一支经财务部门进行核算，生成实时会计信息提供给CFO中心；另一支则传输给CFO中心，由CFO根据相关标准和方法，运用职业判断进行“中心实时监控”，并将监控的结果回馈给各部门。

当财务总监需要了解外部信息时，由于企业网络环境包括了Internet和Extranet，因此财务总监在必要的时候，可以很方便地查询供应商、客户、银行等供应链环节和其他外部单位的有关信息，以帮助进行实时监控。

在CFO中心，当业务（事件）发生时，相关实时信息首先由“事件接收器”接收。而同时，事件接收器的出口处可以设置信息过滤功能，以便滤去一些无用信息，减少财务总监的工作量。信息经财务总监处理后，反馈到各部门。

在财务总监实时监控体系中，还预留财务总监与总经理和董事会的信息通道，以便于就重大问题进行协商解决。

2.资金流与物流集成适时监控

市场经济是充分遵循价值规律的经济，在市场经济环境中的企业要想得到良好的生存和发展空间就必须遵循价值规律。能有效地使企业服从和遵循市场价值规律，也就是有效地进行企业的价值流管理，从而取得最优的经济效益。在传统的企业管理模式中，企业是表现为三个流（资金流、物流、信息流）的不断循环，传统的价值管理等同于资金管理，而且认为资金流是物流和信息流的核心。其原因是：①物流是企业从原材料的供应采购、机器设备的添置调试以及生产人员的到位开始，经过资源的调配与生产制造等，直至生产出市场所需要的产品并实现销售的实物流，用会计的货币计量反映这个物流就转换成了资金流；如果物流所反映的资金流流转不畅，就意味着物流存在着问题。②资金流是从业主投入资本和向企业外部筹集的资金投入开始，经过企业的生产活动和经济行为，最后卖出产品输出劳务收回资金的资金循环流转。③信息流是企业从筹资、投资、采购设备和材料、制造产品、销售产品、分配利润等基本经营活动和经济行为的对应记载的数据流和相应加工而成的信息流，信息流主要是为管理决策服务的。实际上，这三个流均有相应的管理部门，管理部门的目标是明确的，也就是如何通过对这三个流的有效管理去获取企业价值最大化（最满意的利润），这就集中体现了资金流管理的核心地位。在前一节阐述了资金流是价值流的部分体现，因此，价值流是资金流、物流和信息流管理的核心。

（1）从属于价值流控制的物流控制。企业进行生产经营必须拥有经济资源，生产出来的产品也必须是可以用来交换的商品。企业在拥有和控制资源、生产商品的价值流中最需要解决物流控制与资源优化配置问题。财务软件虽然在物流控制方面有比手工判断式管理不可比拟的优势，但其最终成效关键还是要看财务软件本身对物流如何进行管理。如果财务软件在物流管理方面设计合理、操作性强，就会极大地降低企业生产成本，提高企业经济效益，从而成为企业的“第三利润源泉”。

网络财务系统不仅仅需要及时了解有多少原材料、存放在哪一个仓库，而且应当本着资源优化配置的原则，依据本企业物流的特性进行科学的控制和管理。在物流管理与控制方面的设计着重考虑以下几个方面的因素。

①无遗漏的物流源头控制设计。对市场竞争中的企业来说不仅仅只有生产原料这一种，还该包含企业一切的经济资源，如生产物料、机器设备、在途物料和产品、人力资源、环保资源等等，这一切都是可以给企业带来经济效益的经济资源，财务软件在物流的控制和管理方面首先要考虑的就是这些经济资源的源头控制设计，否则就会给企业带来不可预测的损失。如企业的环保资源问题，这是一种企业隐性经济资源，不通过深度挖掘是不容易显现出来的，但其管理与控制的好坏直接关系到企业的经济效益甚至影响到企业能否继续生存的严重问题。如果财务软件在物流的源头管理引导科学合理，那么企业就可以在最大程度上降低潜在损失，敏捷地抓住潜在收益的机会。

②物流管理的价值流控制设计。物料在企业经济行为中的行进路途长短不一，企业为生产出目标产品需要许多种不同的物料，物流同企业的资金流转又是紧密相连的，因此，财务软件要根据企业的生产行为和产品生产的特点将物料从购买投入开始到产品在市场上实现销售运离企业的整个价值流进行全方位多层次的分解，对其流转速度、时点、时段、流量、流向、来源、质量、存放等各个方面进行规定性的管理设计。也就是对物料流转的价值流实行科学而严格的控制，以实现资源的最优化配置，而不仅仅是像以前对物料进行简单存量记录与核算。

③物流的品质控制的对应价值流设计。物流的品质控制指的是物料流转是否符合各种标准和要求，它包括物料供应的时效性品质、物料本身的质量品质、物料储存的经济性品质、物料配置合理性品质、产成品品质、产品的市场适销性品质等等，财务软件对物流的品质控制设计要有管理控制方法。

（2）资金流管理仍然是三流集成管理的主要内容。资金犹如企业生命肌体的血液，企业生存和发展的源动力来源于资金的循环与“造血”（即增值）功能。当企业的资金流转陷于绝境时，也就是该企业生命终止日，故此，我国的《破产法》中将企业不能支付到期债务作为企业破产的重要条件，这充分说明了健康的资金流转对企业的重要性。财务软件对资金的管理也是相当重要的，根据资金流转的特性设计管理程式和企业的管理行为相配合，以加速“血液循环”，增强“造血功能”，将“贫血”和“缺血”的可能消灭在萌芽状态。网络财务对资金流的反映与控制的设计思路应从以下几个方面考虑：

①体现集中控制的原则，应有资金结算中心功能。资金的及时、集中结算对资金使用的安全性、时效性和统一性起着决定性的作用。如企业的所有对外支付均通过资金结算中心来进行，那么就极大地降低了资金使用的风险系数。财务软件应根据企业的要求设计相应的功能，做到既能保障集中控制的优势，又不影响正常业务进行。

②体现有效使用的原则，应有资金内部信贷中心。企业设置内部信贷中心可以在最大限度上降低沉淀资金规模，加速资金循环周转，降低财务费用。因此，财务软件应该提供内部资金信贷功能。

上述两项功能要根据企业的具体管理行为和方式来决定是否实施，在财务软件中应该是可选功能而不是必选功能。

①应有银企信息一体化功能。这项功能是为了实现银企之间信息交流、检查核对和电子收付等功能。如银企对账、存贷信息双向传输、电子支票、电子收款等等。

②物流配比功能。资金流循环和物流循环在方向和流量上的基本趋势是一致的，在财务软件的资金流转循环程序的设计中，应该有物流配比功能。也就是说，资金的流量和流向应该有相应的物流与之配比，这样才能保证资金流转的正确性和合理性。这同时也是财务软件监控所发生经济业务合理性和合法性的重要手段。

③现金流量报表。系统不但要有自动生成按照国家会计准则符合编制的现金流量表的功能，而且还要有按照企业管理当局的要求自动编制和传输内部现金流量信息。报表的生成要求迅速、及时，查阅非常方便但又有严格的查阅权限限制。

④要有资金使用效果的评估系统。财务软件系统中对现金流量信息的处理不可缺少的重要组成部分就是资金使用效果的评估，因为资金的使用不是目的，而是手段，其目的在于资金（价值流）增值获得利润。因此，对资金使用效果的评估就是对资金流的增值水平的评估。

⑤企业现金流量安全性评估体系。本体系包括资金流动的时间性评估、对象评估、合法性评估、存量与流量评估、流入流出对比评估等等。这是对资金流转高层次管理的要求，从另一个角度上讲，也是企业生存和发展的安全性评估。因此，财务软件的设计中必须将此项功能和要求考虑进去。