法人与其他组织档案机构的类型和职责

（一）法人与其他组织档案机构的类型

我国的法人和其他组织的档案机构大体上有以下几种类型：

第一，中央和省级国家机关以及特大型企事业单位，由于组织规模较大，内部机构和直属单位较多，对本系统档案工作监督指导任务繁重，其档案机构形式根据单位的不同层次和具体情况设置，少数单位分别设置档案处（科）和档案馆（室），或将档案处（科）和档案馆（室）合署办公，一个机构，两块牌子，行使档案保管利用和档案业务监督指导两种职责。这些单位的档案机构的级别各有不同，有的是单位的直属机构，与单位其他机构平行，有的归办公室或其他综合部门领导。

第二，计划单列市、副省级市及其他地市级机关和大中型企事业单位，通常设置档案科（室、馆）或档案中心等一个档案机构，将档案管理和监督指导两种职责合二为一。

第三，县、区级机关和中小企事业单位，一般设置档案室，主要管理本单位的档案，同时兼管对所属单位的档案业务监督指导工作。

第四，县、区级以下机关，如乡、镇、街道办事处，以及小型企事业单位，在办公室内配备专职或兼职档案工作人员，负责档案管理并按需开展档案业务指导工作。

尽管各级各类单位千差万别，档案工作任务各不相同，很难确定一个通用的设置档案机构的标准，但档案工作的组织机构一般有两种模式：一是单独设置专门、独立的档案工作职能部门，列入单位组织机构编制序列；二是将档案管理的职能明确纳入单位适当的部门，一般是办公室等综合管理部门，再下设档案室等非编制类机构，配备专职或兼职档案人员，具体负责档案工作各项职责。

（二）法人与其他组织档案机构的性质和职责

法人和其他组织的档案机构的设置和类型虽多种多样，有很大的差异性，但就性质而言，都可统称为档案室。与档案行政管理部门和档案馆有明显的不同，它既非行政性机构，又不属事业性机构，而是单位的内设机构，内部性、附属性是其基本的特点。这就决定了此类机构职能运行仅限于一个单位、一个部门或一个系统。

《档案法》规定，法人与其他组织档案机构的职责是负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作进行监督和指导。《档案法实施办法》对法人和其他组织档案机构的职责作了进一步明确规定，主要为四个方面：

第一，贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度。各级组织、单位档案机构的首要职责就是认真贯彻法律、法规和国家方针政策，依照法律规范和国家大政方针开展业务工作、加强业务建设。与此同时，结合本单位实际需要，建立健全档案工作的具体规章制度，使本单位的档案工作有规可循。

第二，指导本单位文件、资料的形成、积累和整理、归档工作。一个单位的文件材料形成、积累和整理、归档工作，通常由单位内的文书部门和业务部门负责。为使文书和业务部门形成、积累的文件资料符合档案工作的要求，便于立卷归档，各单位档案机构的工作人员应当提供技术上的具体指导和帮助。文书和业务部门文件材料的形成、积累和整理、归档工作是一个单位内档案工作的基础，档案机构做好指导工作，有利于保证档案工作的质量。

第三，统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案。统一管理档案，是确保档案安全保管和有效利用的重要措施，而各级组织、单位设立档案机构，也正是为了统一管理本单位的档案，使档案工作为本单位各项业务工作服务。统一管理、管好本单位档案，是各单位档案机构的主要职责之一。

按照法律、法规规定，定期向档案馆移交档案，是相关法人和其他组织的义务。单位内部的档案机构作为本单位档案工作部门，负责向有关档案馆移交档案的具体工作。移交档案的内容、期限、标准、要求和程序，应当按照规定办理。

第四，监督、指导所属机构的档案工作。各级组织和单位与所属机构存在上下隶属的关系，对所属机构的管理就是由这种隶属关系所决定的。这种管理不是社会管理，属于组织内部的管理行为。一个单位的管理涉及许多方面，档案工作是其中的一个方面。应当指出，这些下属机构的档案工作也具有相对的独立性，其档案工作一般都由自己负责，作为上级组织并不代替所属机构具体的档案工作，其对下属机构的档案工作职责是进行监督和指导。对所属机构档案工作监督不力或者指导不当，导致档案管理方面出现严重问题，则是一种失职行为。