书面语言沟通的形式与应用

书面语言沟通的形式多种多样,下面我们简要谈谈生活和工作中常用的几种形式及其应用。

(一)便签

便签实际上就是最简便的一种书信,或叫微型书信。便签的书写要简单明了,让人一目了然。多用于办公室、家庭。便签可以写给自己,在你担心会忘记做某事时,就可以写在上面,贴在自己能够看见的地方,这样就能提示你重新回想起这件事。便签也可用于留言,告之他人,例如请假条、留言条、托人办事条等。

(二)书信

书信是一种向特定对象传递信息、交流思想感情的应用文书。因为书信受到的外界干扰较小,能真实地袒露信息发出者的内心世界,在语言上不必精雕细琢,附庸时尚。因此,在手机、电话、电脑,这些简单快捷的交流工具遍布全球的今天,仍然有一部分人情愿使用书信来互通信息。书信历史悠久,其格式也几经变化。今天,按通行的习惯,书信格式主要包括五个部分:称呼、正文、结尾、署名和日期。另外,除了私人书信外,还有一种形式就是公开信——用书信形式写出来的给更多人看的文章,例如感谢信、公开道歉信等。

(三)函

函是不相隶属或者是平行机关之间相互商洽工作、询问和答复问题时所使用的一种公文。函是应用写作实践中的一种常用文体。函按性质可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部签署上机关单位的名称、成文时间并加盖公章即可。函按发文目的可以分为发函和复函两种。发函即主动提出公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。函从内容和用途上,还可以分为商洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函、报送材料函等。

(四)文件

文件是机关、团体、企事业单位处理公务用的具有特定格式的文书。它是传达党和国家的方针、政策、发布法规,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况和交流工作经验的重要工具。

(五)文章

文章是为传播思想观点的书面语沟通形式,主要指说明文、议论文、新闻、调查报告等。每一种文体都有其特定要素和要求。

(六)著作

按照古代的要求,著作是专指创造性的文章而言的。前人没有阐发过或没有记载过的,第一次出现的文章或书籍,才算是著作。著作在人际交往史上显示了超凡的力量,它如同巨大的信息库,储存着人类交往史中全部的光辉成就。