信访文书信息化处理

第三节　信访文书信息化处理

信访文书信息化处理是结合信访工作的要求，采用计算机技术、网络技术和通信技术处理各种信访信息的方法。它通过程序化、制度化、规范化的软件设计，对信访活动进行全面计算机化管理，实现了信访文书处理的信息化、网络化、标准化，推动了信访工作的发展。

信访文书处理系统主要针对来电、来信、来访，邮件、传真等，也可以纳入到该系统之中进行统一管理。

一、来电管理

来电管理是信访文书工作的子系统，主要包括来电记录、来电办理情况。

(一)来电记录

来电处理信息包含:来电编号、来电日期、来电时间、记录人、来电人、来电人身份、联系电话、来电地区、单位地址、来电性质大类、来电性质小类、举报分类、来电编号种类、来电编号、来电标题、摘要、批示领导、批示日期、批示内容、录入人员、录入时间、是否重复来电、重电号。一旦录入完毕，系统便自动记录该条来电信息，见图7-1、图7-2。

图7-1　来电信息登记界面

(二)来电处理

来电处理信息包含处理形式、处理日期、经办人、承办单位、承办人、催办日期、报抄送单位、处理意见、办完日期、办完否、处理结果、备注信息，见图7-3、图7-4。

图7-2　来电登记信息

图7-3　来电办理情况

二、来信管理

(一)概况

来信信息包括流水号、受信人、受信日期、来信日期、来信人、来信人身份、联系电话、邮政编码、来信地区、单位地址、来信分类、转来机关及文号、来信性质大类、来信地址小类、举报分类、来信编号种类、来信编号、来信标题、摘要、批示领导、批示日期、批示内容、录入人员、录入时间。一旦录入完毕，系统自动生成一条来信登记信息，见图7-5。

图7-4　来电办理登记

图7-5　来信登记信息

如果来信是纸质文书，可扫描来信内容，以减轻数据录入量。如果来信是电子邮件，则可以将其作为附件录入。

一旦是重复来信，系统具有自动检测重信功能。

(二)办理概况

来信办理情况包括处理形式、处理日期、经办人、承办单位、承办人、催办日期、报(抄)送单位、处理意见、办完日期、办完否、复信否、处理结果、备注。

三、来访管理

(一)概况

来访信息包括:流水号、来访日期、来访人身份、联系电话、上访规模、来访人数、性别、年龄、来访地区、单位地址、上访方向、接访人、反映的问题分类、来访性质大类、来访性质小类、举报分类、来访编号种类、来访编号、来访标题、摘要、批示领导、批示日期、批示内容、录入人员、录入时间、是否重复来访、重访号。来访登记完毕，系统自动生成一条来访信息，见图7-6。

图7-6　来访登记信息

(二)办理情况

来访办理情况有处理形式、处理日期、经办人、承办单位、承办人、催办日期、报(抄)送单位、处理意见、办完日期、办完否、处理结果、备注信息。

上述信访业务管理系统中来电管理、来信管理和来访管理是信访业务管理系统的基本业务子系统，该系统还具有综合查询、信访督办、打印输出等功能，能满足信息化环境下的信访文书工作的基本需求。

复习与思考

1.信访文书与行政公文相比较有何特点?

2.信访工作有哪些要求?

3.如何认识信访文书的独特性?

4.信访文书处理有何特点?

5.信访登记有哪些主要项目?

6.如何管理来电?

7.如何管理来信?

8.来访处理需要注意什么?

9.设计信访文书处理单时需要注意哪些项目?

10.信访文书系统设计需要考虑哪些功能?