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提高企业档案信息利用效益的若干对策

时间:2022-03-05 理论教育 版权反馈
【摘要】:档案信息利用是档案工作的最终目的,在档案工作中占有重要的地位。低级,用户对信息的低级吸收,表示用户想让信息与自己的知识体系相结合,但仅仅是想法或只作出轻微的反应。中级,用户对信息的中级吸收表示用户在考虑信息影响的同时,还积极寻求关联信息,并吸收消化。高级,用户对信息的高级吸收表示用户对信息深刻理解,力求较快地利用此信息。特级,用户对信息的特级吸收表示用户与信息高度相关。

提高企业档案信息利用效益的若干对策

朱丽萍

(嵊泗县电力公司)

摘 要:档案利用是体现档案社会价值和实现档案效益的关键所在。企业档案工作生存和发展的动力就在于——利用企业档案,为企业创造更大的效益服务。本文从三个方面入手分析提高企业档案信息利用效益的对策。

关键词:企业 档案利用 效益

档案信息利用是档案工作的最终目的,在档案工作中占有重要的地位。因此,我们不仅要研究档案信息的利用过程,还应重视对档案信息利用要素进行积极地把握,以便提高档案信息的利用效益。本文在充分理解企业档案信息及利用效益等理论的基础上,从建立反馈机制、用户心理行为研究、收集手段和检索三方面对提高企业档案信息利用效益进行研究。

一、建立企业档案信息利用反馈机制是提高企业档案信息利用效益的基础

企业档案信息利用反馈是指用户在利用企业档案信息的过程之中和之后,对所利用的企业档案的内容、方式方法等进行评价或发表意见,企业档案部门可以依此调整档案利用工作,使其逐步趋于完善,最大限度地从用户需求的角度出发,更好地满足用户利用需求,并不断提高档案管理水平。

在开展档案信息利用反馈工作中,必须遵循在提供对象的范围内“全面收集,多多益善”的原则。全面收集,就是对每一个企业档案利用者的反馈信息进行全面收集,以避免遗漏有重要价值的信息。多多益善,是指反馈的信息越多越好,通过分析、过滤、筛选,得到准确的信息,指导日常工作。

反馈信息的收集工作,并不是完全由用户主动向企业档案部门反映的,有相当部分的内容需要企业档案部门抓住时机,采取合理的方法,主动向用户询问与征集。因此,企业档案利用反馈信息的收集应采用被动收集与主动收集相结合的方法。

(一)被动收集方法主要是指采用利用情况登记制度和用户意见箱制度收集反馈信息

利用情况登记制度,是指用户在利用企业档案时,必须办理登记手续,将利用信息填写在统一制作的表格中。登记表除了需填写用户的基本信息外,应主要包括两方面内容:一是利用企业档案的数量、范围、时间、目的、方式等;二是利用档案后取得的作用和效果,如获得的经济效益和社会效益等。值得注意的是,应该对相关栏目填写进行说明,如可分必填和选填项目,避免利用者漏填或错填,以利于获取有价值的反馈信息。

用户意见箱制度,是指档案部门开辟专门的用户意见箱,用户自愿随时向档案部门提出书面建议或意见。在执行过程中,档案部门应采取其他配套方法,如对提出有效建议的用户实行奖励,鼓励用户积极反馈信息。

(二)主动收集方法主要是指采用问卷调查、走访调查和网络反馈等方法收集反馈信息

问卷调查就是企业档案部门根据实际情况,“从最想了解的方面入手,有目的地设计问卷,主动征集反馈信息”。问卷调查是一种具有主动性、目的性、灵活性和自愿性特征的反馈控制途径。发放问卷的方式和时间比较灵活,可以针对工作中出现的问题,及时收集用户的意见和建议。

走访调查就是企业档案部门根据档案利用情况登记表所反映的问题,有目的地印发档案利用情况调查表,对重点用户开展调查访问。

网络反馈包括人员网络反馈和计算机网络反馈。人员网络反馈是由企业档案部门牵头,积极联系用户进行信息反馈。计算机网络反馈是指利用企业档案网站进行网上信息反馈,可以采用召开网络会议,开展网络问卷调查,分析用户在浏览档案网站时留下的日志和记录等方式,了解用户的利用情况和档案部门在线服务效果。

二、加强企业档案信息利用用户信息心理—行为研究是提高企业档案信息利用效益的重要途径

研究用户的档案信息利用需求是一个比较复杂的过程,科学地分析研究用户信息心理—行为,找出其中的规律,是全面提高企业档案信息利用效益的途径之一。

(一)用户信息心理研究

用户信息心理是指用户对信息的需求、获取、吸收和利用等方面的心理。用户信息心理过程是一个运动和发展的过程,可以用普通心理学中的认知—情感—意志过程的基本公式来描述,如图1:

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图1 用户信息心理

用户信息心理过程由认知过程、情感过程和意志过程组成,三阶段是相互联系相互促进的,表现了固有的内在规律性。

信息作用于用户,用户便产生吸收反应。一般来说,信息对用户的作用表现为引起用户思维,改变用户的知识结构,帮助用户决策,指导用户行为,启发用户进行各种创造等。用户可以在信息的作用下创造新信息、获得经济效益及其他方面的效益,有助于其企业管理、生产、科研等各项工作的开展。

(二)用户信息心理—行为分析

用户信息行为就是人们满足其信息需要的活动,是指主体为了满足某一信息需求,在外部作用的刺激下表现出的获取、查寻、传播、吸收、加工和利用的行为。

用户在自然、社会等因素影响下,必然会产生某种信息需求,而信息需求的内容和形式又不断引起用户信息心理活动,进一步产生实现某一特定目标的认知行为。用户信息行为的产生不仅受外部条件的刺激,而且是由用户的信息心理直接决定的。在内在动力和外在刺激的作用下,用户便会产生信息需求。只是刺激程度、用户信息意识等方面存在的差异,导致用户对信息需求处于不同的认识状态。用户对认识到的需求,将会有所反应,并产生满足需求的信息行为;对于潜在的需求,用户也将在外界的作用下,将其转化,表现出信息需求倾向,最终产生信息行为。

用户对信息的关心程度、作出的反应和信息吸收深度等方面存在着差别,日本学者井口君夫基于这种差别提出了效益的级别概念。胡昌平教授认为,效益是用户吸收信息的结果,用“级”的概念更能直接地表达用户对信息的吸收。用户对信息的吸收深度由浅入深可以分为零级、低级、中级、高级和特级五个等级。

零级,用户对信息的零级吸收表示用户没有吸收信息。用户对信息可能是:不理解、无反应,没有直接的关系,吸收能力低。其总特征是,用户对信息漠不关心。低级,用户对信息的低级吸收,表示用户想让信息与自己的知识体系相结合,但仅仅是想法或只作出轻微的反应。用户对信息可能是:理解信息,但忽略信息的影响,认为其影响全然不存在,没有直接的利害关系。其总特征是,用户对信息消极对待。中级,用户对信息的中级吸收表示用户在考虑信息影响的同时,还积极寻求关联信息,并吸收消化。用户对待信息的态度可能是:了解信息,与自己的原有知识体系结合,消化信息;认为信息可能带来效益,表示关心。其总特征是,用户对信息关心,积极对待。高级,用户对信息的高级吸收表示用户对信息深刻理解,力求较快地利用此信息。用户对信息的态度:高度关心、有直接利害关系。其总特征是,用户对信息高度关心,并迅速产生反应。特级,用户对信息的特级吸收表示用户与信息高度相关。用户对信息的态度可能是:吸收比较快,用户处于信息直接影响的环境下。其总特征是,用户对信息的反应异常迅速,十分理解信息的内容及其影响。

需求决定动机,动机支配行为,行为导向目标。用户的信息需求心理在用户利用信息的行为过程中有着驱动定向的作用,因此加强用户信息心理—行为研究,可以使未表达的需求转化为现实需求,使大量的潜在用户转变为现实用户,使企业档案部门更好地为用户提供档案信息利用服务,提高服务效率和质量。

三、收集手段多样化和检索信息化是提高档案信息利用效益的保证

企业档案信息是企业生产发展历程、经营成果、技术创新及历史面貌的真实记载,是重要的信息资源。收集手段多样化和检索信息化,为企业的档案信息的持续发展服务,提升档案信息利用效益。

(一)收集工作制度化,收集手段多样化

收集工作是档案工作的基础,只有抓好收集工作,才能从根本上保证档案的质量,为企业档案利用工作的开展提供强有力的保障。一是建立一套完整的企业档案管理制度,将档案的收集写入各科室的管理制度之中,纳入工作计划和目标管理,纳入有关人员的职责范围,使企业档案管理有章可循、有据可依。二是结合具体的岗位制定相应的归档范围,让每个工作人员都清楚哪些资料应该收集归档及怎样收集,积极配合档案室,将生产过程中形成的各类资料收集完整。对工作中经常遇到的收集与利用之间的矛盾,要耐心宣传文件资料归档的意义,同时迅速将收集到的文件资料登记造册,对于使用特别频繁的资料,可以直接提供复印件以方便利用。这样既保证了文件资料的收集,又满足了利用的需要。

(二)建立健全检索工具体系,实施信息化管理

企业档案管理的手段和方法必须适应生产经营的需要,充分利用计算机管理软件和互联网等现代化办公设备,实现档案管理的自动化、现代化。检索工具应由介绍性、馆藏性、查检性三种目录构成,分别承担揭示和报道职能、管理职能和检索职能。分类目录作为一种重要的检查目录,必须以良好的质量基础保证其履行检索职能。同时要结合企业的实际,编写多种检索工具,编制完整的开放目录,严格限制与开放的界限,简化手续,建立起一整套高质量的检索分类目录。

参考文献

[1]林赞声.论档案利用效益[J].云南档案,2008(5).

[2]李扬新.档案利用评价合理性与利用登记反馈合理化[J].山西档案,2006(5).

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