人事档案信息化在医院人力资源管理中的作用

人事档案信息化在医院人力资源管理中的作用

程　芳

（衢州市第三医院）

摘　要：新时期医院人事档案信息化建设是人事工作的一项重要内容。通过开展医院人事档案信息化建设，逐步实现人事档案基础设施现代化、档案信息数字化、管档人员专业化，服务利用网络化，是加强医院人力资源基础建设，推进人力资源管理现代化的有效途径。

关键词：医院　人力资源　人事档案　信息化

人事档案是在人事管理活动中形成的，记录和反映个人主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，是人员调动、聘用、晋升、工资调整等多方面工作的基础和依据，是人才信息的重要载体。而医院作为高学历、高职称人才汇集的单位，通过实现人事档案的信息化、科学化、现代化、专业化，有助于人力资源的开发、利用和服务，对推动医院的人才素质建设起着关键作用。下面结合我院实际，就如何推进人事档案信息化建设谈几点体会。

一、推进医院人事档案信息化建设的意义

（一）提高人事管理工作的效率

一直以来，人事档案管理侧重于手工的收集、整理、归档和利用，需要大量的人力、物力投入，工作效率低下，已难以适应人力资源管理的新要求。通过推进人事档案信息化建设，使管理人员从繁杂的手工劳动中脱离出来，快捷、准确地进行人事信息的查找、检索、统计分析，可大大减轻管理人员的工作量，提高了人事管理工作的效率。

（二）促进人事信息资源整合和共享

通过开展档案信息化建设，可以将人事科、财务科、医务科、护理部等部门的医务人员信息有效整合在一起，加快全院人事信息资源的整合和共享，使管理人员更便捷地掌握本单位各类人员的基本情况，为领导全面掌握全院队伍的整体状况提供了第一手可靠的资料，为医院的人员编制、人员调整、人才的中长期规划等多方面提供可靠、详细的资料，为领导和相关部门在人员管理、人事决策、资源配置等方面提供全方位、及时、可靠的人事信息服务，并充分发挥人事档案在干部选拔任用、考察优秀人才、合理配置人员组成及加强专业人才队伍建设等工作中的作用。

（三）实现了人事工作的动态化管理、高效化和立体化管理

人事档案不是静止的，也不是一次就可以形成的，它是随着时间的推移不断补充与增长的。通过开展人事档案信息化建设，可以推动人事档案的数字化、网络化，建立全面、系统、可靠的人事资源数据库，真正实现人事工作的动态化、高效化、立体化管理。

（四）延长档案原始材料的寿命

在实际工作中，人事档案的利用率是非常高的。人事档案实现数字化、网络化管理后，一方面方便档案利用，另一方面也减少了纸质档案因反复调档、阅档、复印等工作所造成的磨损，有利于原始材料的完整保存，避免因反复查找利用可能造成的遗失，有效地延长了人事档案的寿命。

二、人事档案信息化建设现状及存在的问题

我院是一家以精神卫生、康复医疗、社区卫生服务为主体特色的二级甲等专科医院，在职职工230余人，其中在编职工130余人。医院人事档案由主管部门统一保管，医院人事科负责收集、整理、归档。2006年，医院抽调专人用了近2个月的时间，完成了近10年形成的人事档案资料的整理归档工作，整理归档后的资料虽通过了省级达标检查，但早期存档资料存在不全或遗失现象。2007年，医院人事科将职工的个人信息录入到档案系统内，初步形成电子化管理。在负责人事档案整理和日常管理中，笔者发现人事档案信息化管理在制度、软件功能、数据库维护、专业人员素质等方面存在不少问题。

（一）信息化相关制度不够健全

人事档案是真实反映一个人简历、经历、工作考核与实绩、工资、奖惩等各方面情况的原始记录材料，具有其自身独有的特点：现实性、真实性、动态性和机密性。为了保证所采集的信息客观、及时、准确，对信息来源认定、信息录入、信息安全和信息保密等方面必须规范化、制度化，使之有章可循。但在实际工作中，由于人事档案涉及的部门多，信息来源不统一，信息的录入存在盲目性和随意性，使得信息不完整；另外，由于安全意识和保密意识不强，缺乏必要的安全知识和安全意识，未按程序进行操作或不及时进行数据的备份，这些都成了档案资料安全管理的极大隐患。

（二）软件功能不够完善

随着科学技术的不断发展，人事档案信息系统已得到普遍的使用，我们医院现在有人力资源管理软件和工资管理软件各一套。其中人力资源管理软件中收集了个人的基本信息、学位及学历、专业技术职务、调动管理、考核情况等信息，工资管理软件中收集了个人的考核情况、工资信息及自2006年工改以后的工资变动情况。这两套软件只具备了人事业务管理功能，人事档案管理功能和数字化功能几乎没有，而且有些信息重复录入，有些管理功能重复（如考核情况），目前只能做一些简单查询、报表之类的工作，对于全面实现档案资料信息化的功能还有一定的差距，还需要加强对人事档案信息系统建设的总体规划，不断完善软件功能。

（三）信息数据库维护不够及时，内容不够规范

由于人事档案是动态性的，它随着当事人的成长而连续不断地补充新的内容，一直处于不断变化之中。因此，以人事档案信息为重要组成内容的人事档案数据库也是个动态变化的数据库，这就需要档案管理人员不断及时地更新档案中的数据，如晋升工资、年度考核、学习进修等，确保信息的准确、真实。但实际上因没有档案技术人员专人管理，人事档案资料的数据内容没有及时得到补充修改，造成了数据库中的信息不能真实地反映实际情况。

（四）档案管理人员的专业素质有待提高

对人事档案进行数字化信息系统管理，对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。档案管理人员不仅要加强专业知识的学习，还要掌握现代化信息管理技术，成为既懂档案管理又懂信息技术的复合型档案管理人员。档案工作人员的专业素质与过去相比，虽已大大提高，但仍然存在知识面窄、知识老化、信息技术水平偏低的现象，特别是在遇到统计功能的运用、信息的筛查处理、信息数据出错等功能时，我院现有的档案管理人员对软件应用还缺乏应用分析与处理的能力。

三、加强医院人事档案信息化建设的对策

（一）完善工作机制和流程

根据实际工作，从管理、业务、技术三个方面提出并完善档案信息化标准规范体系，促进人事档案信息管理规范化，以保证电子信息采集、制作、分类、存储、保密等各方面工作有章可循，职责明确。首先，要制定信息采集与录入、信息分析等管理制度和规定，保证信息采集与录入规范，丰富信息资源库内容；其次，要制定信息化系统管理与维护、数字化工作规范等管理制度和规定，保证系统的可靠运行以及数据的准确、规范、统一；最后，要制定安全保密、网上查询利用等管理制度和规定，建立健全系统安全保密体系，确保系统的安全性、可靠性和可控性。

（二）健全和完善系统平台

人事档案信息化建设的关键是要选择一个先进适用、规范统一的管理系统。目前中央组织部出台了《信息结构体系》标准，对人事档案管理系统及数据库建设提出了规范化要求。在开发、选购人事档案管理系统时，要根据以上标准规范，并结合各单位实际情况，尽量选用通用化强、设置合理、管理科学的人事管理系统，或根据规范要求对现有的信息系统进行升级改造，确保人事管理系统涵盖人事基本信息维护、人事档案目录数据管理和人事档案全文数据的采集、加工、管理、输出和查阅利用等基本功能模块，并可根据需要增加一些如合同管理、考勤管理等功能模块。

（三）规范信息数据库建设

人事档案信息化建设的重要基础是信息数据库建设。人事档案信息系统是一个动态的系统，只有不断进行及时的更新和维护，才能确保人员信息的准确、真实，才能使人事档案信息系统发挥最大作用。只有完整、准确、规范的信息数据库，才能进行人员信息的查询、统计、整理、分析等，才能提高医院人事档案利用工作的效率和质量，才能更好地为人力资源工作提供现代化服务。

（四）提高档案管理人员素质，培养高素质档案管理人才

要实现人事档案信息化管理，就必须要有高素质的档案管理人员队伍。首先，要加强政治修养与素质，使其具有较高的政治思想觉悟以及坚定的政治责任、政治敏锐性和政治鉴别力，维护人事档案的真实性、可靠性、权威性和原始性。同时增强信息安全防护意识，提高安全防护的技术水平，防止人事档案信息的失密、泄密现象的发生。其次，要加强档案管理人员的专业技能的培训，通过专业培训、在职学习、考察进修、参加学术交流等方式，及时了解和掌握新形势下人事档案管理领域的新方法、新技术等。最后，在信息时代，档案管理人员要提高计算机管理技能，要从传统的管理模式中走向计算机数字化管理模式，使自己成为集人事、档案、计算机三位一体复合型人才，用现代信息技术的创新理念、技术、设备对人事档案进行现代化管理，更好地为医院的建设和发展服务。