重视学生档案管理

重视学生档案管理

陈　曦

（海宁市高级中学）

摘　要:学生档案管理是学校档案工作的一个重要分支。当前学生档案管理存在着一些问题，如何解决这些问题应当是学校档案管理人员探讨的课题。笔者结合学生档案管理的工作实际，提出一些加强学校学生档案管理的有效措施。

关键词:学生档案　档案管理　措施

学校学生档案是学生从入学到毕业期间学习、生活及各种社会实践的真实记录，它是学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。因此，分析学生档案管理中存在的问题，并对相应的解决措施进行探讨思考，显得尤为必要。

一、存在问题

长期以来，由于诸多原因，学校学生档案未能得到应有的重视，学生档案存在着材料收集不全、质量不高的情况，不能准确全面地反映出学生的全貌。具体表现在:

（一）学生档案管理未能引起重视

学生档案是学校档案的一个分支。一直以来，学校对教学及其产生的教学档案比较重视，但是对学生档案的重要性却没有认识到位，没有将学生档案管理提到议事日程，没有明确学生档案管理的相关办法，日常也没有对其进行必要的检查、监督、指导。

（二）学生档案收集不规范

目前学生档案一般由学生管理部门统一管理，由于学生管理部门没有配备专职人员，对学生档案管理的标准、要求等不甚明了，再加上学校档案部门缺乏必要的业务指导，致使学生档案收集的随意性较大，想收则收，学生档案不完整、不齐全。

（三）学生档案不能发挥应有的作用

档案收集是档案管理的首要环节，由于学生档案存在收集不及时、不完整的问题，致使整理、服务利用也未能正常跟上，学生档案只能成为“废纸”一堆，无法发挥应有的作用。

二、解决办法

（一）增强意识，提高重视度

学校领导要在人、财、物配备上给予支持，挑选有责任心的专职或兼职人员管理学生档案；加强对学生档案的宣传，提高各职能处室、教师以及学生本人对学生档案的认识；建立健全学生档案收集、整理、保管、查阅利用和保密安全等制度，确保有章可循。

（二）尤其重视学生档案的收集和传递

1.统一归档材料的要求。按照档案管理规定，归档材料必须使用统一纸张，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，应选用激光打印件或静电复印件归档。凡是不符合要求的，都必须退回材料形成单位重新处理后方可归档。

2.分阶段做好学生档案的收集。尽管学生档案材料的形成渠道多、来源广，但是却有一定规律，留心观察就不难掌握。如学生档案材料的收集大致有三方面:一是招生时和学生入学前形成的档案材料，应在招生录取时和学生入学时就着手抓紧收集；二是日常收集，平时除有规律地收集学生在校期间参加德智体能、各类社会实践活动、各种竞赛等形成的材料外，还要向党、团组织收集学生入党、团组织的材料，向教务处、团委、学生会收集评优评奖等材料；三是在学生毕业之际收集其在校期间德智体能的总结和评价材料，收集的材料主要有:毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表、学生体育合格登记卡、毕业生体检表等。此外，要健全学生档案收集网络，凡学生档案材料的形成单位都要确定一位负责人，对各阶段形成的档案材料及时进行收集与传递。

3.严格毕业生档案转递。认真执行档案转递制度，严格按照档案转出程序转递:填写转递单—填写转档登记—严密包封—通过机要转递—检查收存回执—回执未退的及时催查（应在一月之内）。同时，还应注意接收单位是否是具有“县（团）级以上的组织、人事部门”或“县级（含县）以上人才服务中心”等档案管理资格的机构，若用人单位不具备保管条件，就应送到人才流动服务中心保管，以避免因转递引起的档案丢失现象。另外，对毕业生档案中体现其在校期间德智体能成绩的综合材料，如毕业生登记表、学生成绩总表、毕业生基本情况表等材料应一式二份，其中一份存放在毕业生本人档案中，另一份存放在学校的学生档案中，以便于部分学生档案丢失后的重新建档（即毕业生通过原所在学校保存的学籍档案的复印件来重新建档）。

（三）加强学生档案的信息化管理

随着计算机技术和网络技术的发展，以往以保密和单纯保管为主的学生档案管理方式已逐渐不能适应社会的需要，必须跟上时代步伐，将计算机技术引入学生档案管理中。学校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统建立学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等采集起来，当有利用需要时，只要进入教务部门总网站下辖各系的分网点，就能随时检索出所需的学生档案，从而实现资源共享。

（四）加强学生档案管理人员的队伍建设

加强队伍建设，提高档案管理人员素质，是学生档案管理科学化、现代化的关键。学校必须采取切实措施，通过组织学生档案管理人员参加岗位培训和专题培训，提高他们的管理水平和业务素质。首先，档案人员要努力学习党的路线、方针、政策，树立正确的人生观和世界观，热爱档案事业，爱岗敬业，自觉维护学生档案的真实面貌；其次，学生档案管理人员要熟悉掌握相关的政策规定，努力学习档案管理的专业知识和技能，优化知识结构，在理论上和实践上成为学生档案管理方面的行家里手；第三，要关心和激励学生档案管理人员，使其安心本职工作，保持学生档案人员队伍的相对稳定，并且努力创造条件，充分调动学生档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性。

总之，学生档案管理是一项涉及学生个人、学校、社会机构等多方面利益的服务工作，只有运用科学的管理方法、现代的管理技术和合理的管理手段，加强对学生档案的管理，才能使学生档案更好地服务于学校教学发展和社会发展。