水运工程涉及城建给档案管理带来的影响及其对策

水运工程涉及城建给档案管理带来的影响及其对策

戴媛霞

（宁波港建设开发有限公司）

摘　要:本文分析了水运工程涉及城建给档案管理带来的影响、产生的问题，提出了在项目档案管理中处理好水运工程与城建项目关系的若干对策和措施。

关键词:水运工程　城建　档案管理

随着社会经济高速且多元化的发展，原先单一的水运工程档案管理模式被打破，工程项目走向多元化、市场化，水运项目工程中的城建项目涉及资产，部分竣工档案需要移交给地方城建档案部门。从近几年来水运工程项目档案管理与城建档案收集管理的实践看，两者存在的矛盾越来越突出，因此，妥善处理水运工程建设中涉及的城建档案管理问题，需要采取措施积极应对。

一、水运工程涉及城建给档案管理带来的影响

1.工程名称的不统一性。许多城市的房建工程在项目立项上采用备案制，名称各色各样，如北仑区有个工程备案制的名称以“地块1”“地块2”的名义发出，而资料中所有的名称并不能以地块1、2来代替，这给整个工程项目的称法造成了混乱，也必然会导致档案管理的混乱。

2.项目档案的成套性被打破。作为一项国家、省、市发改委审批的重点工程项目，水运工程档案要求有一套完整的原件:从项目的前期到完工及试运行是一个完整的项目，施工中包括水工、陆域、道堆、房建、后方附属设施、绿化等单位工程，由于目前房建部分档案必须交到城建档案室才能领取房产证，业主单位为了要拿到房产证，催施工单位自行去交档案，而城建档案馆只接收他们所需的房建部分档案，作为建设方的档案管理者根本不清楚施工单位提交了哪些档案，整个项目档案的成套性、完整性受到了影响。

3.城建档案对进馆档案整理没有标准性要求。由于城建档案馆向施工单位收取一定的费用，所以在立卷的标准上根本没有按“谁形成谁立卷”的原则要求，而水运工程对项目成套性、统一管理资料有一定的要求，造成施工单位对建设单位在档案管理移交上无法达成一致意见。

4.没有形成项目档案整体验收机制。城建档案馆有时会按照进馆直接接收清单接收施工单位的档案，没有形成项目档案整体验收机制。在实际工作中，城建档案馆往往只是接收项目档案资料的其中一部分，而进馆后剩下的档案资料，既不完整，又不具成套性，往往就无人过问，任其“自生自灭”了。例如:宁波有幢大楼竣工几年了，房产证也领出了，城建部门只收集他们所需要的档案，施工单位余下的资料好几年都没人去整理、接收。

二、在档案管理中处理好水运工程与城建项目关系的对策

项目工程档案管理是所有档案管理中最繁杂、最具有专业性的一门学科。要做好这项工作不是档案管理者或部门单方能够做好的，需要涉及的部门很多，而且需要档案部门形成一套严格的管理体系。

（一）积极推行城建档案前期规范化管理

1.工程档案是随着工程项目的建立、项目建设的发展、项目的完工而逐步形成的。工程档案的名称、内容等前后都要保持一致，遵循其应有的形成规律。

2.在项目进行招投标和签订合同时，要建立专门条款，明确规定各参建单位对项目文件材料的收集责任及完成目标，工程项目档案管理工作与工程建设同步进行，使之贯穿于工程项目建设过程的各个阶段。

3.城建档案馆（室）作为集中统一管理城建档案的管理部门，要加强与规划、建设等有关单位和部门的沟通与协调，全面监督、指导施工以及其他相关档案业务管理和技术管理。

（二）加强水运工程中城建档案的过程管理

1.实施城建档案从业人员持证上岗制度。建设单位、监理单位、施工单位、勘察、设计等单位的城建档案从业人员都应该经培训合格并取得档案管理上岗证才能上岗，过程中及时检查相关资料员的“岗位证书”。

2.加强过程的参与率。城建档案馆应加强与建设方的档案管理人员的联系，从项目建立所管辖的在建工程进行过程检查、指导、监督。即在工程开工前、施工过程中、档案预验收前、竣工验收前实行跟踪监督、指导，使基本处于封闭状态的城建档案采用灵活多样的形式走向社会。

（三）重视工程项目档案管理的责任分工和程序标准

1.明确项目档案管理工作的责任分工。重点建设项目建设过程中，建设单位、项目总承包单位、项目代建单位、勘察设计单位、招标代理机构、施工单位、监理单位等，应当在各自的职责范围内及时做好重点建设项目文件材料的收集、整理、归档工作。属于建设单位归档范围的档案，有关单位立卷整理后应及时移交给建设单位。重点建设项目施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件材料的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目全部文件；项目监理文件由项目监理单位收集、积累。

2.重视工程档案的成套性管理。无论是城建还是各行业的重点建设项目工程，建设项目档案是工程从项目的提出、立项、可行性研究、勘察设计、招投标、施工、监理到竣工验收及试运行的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。项目工程从立项、审批、设计、开工建设至竣工验收，形成了大量的有价值的资料，这些资料全面反映了工程建设的详细情况，而且它具有成套性、完整性等不可分割的特点。

3.重视工程档案的验收程序及档案整改后的管理。项目工程档案的验收其实也是政府各个部门对工程从开工到试运行期结束后的实体档案的质量鉴定，一个项目工程做得如何，从竣工档案质量上也可以明显地反映出来，所以验收小组对档案实体验收也要引起高度重视，对资料中不符合规范的、漏项的资料要及时提出来要求其限期整改，整改完的实体才意味着完整的档案验收程序结束。

4.城建档案应与各行业档案管理标准相衔接。工程档案明确要求保证一套原件，省、市重点建设项目的竣工验收工作均应包括对档案的专项验收，属城建档案馆接收范围的重点建设项目档案，必须在项目竣工验收后由建设单位统一向城建档案馆移交，城建档案部门应监督其档案的验收程序，而不应直接接收施工单位的档案。

水运工程涉及城建项目，给项目投资、管理、建设等方面带来了一系列的变化，对档案管理也提出了新的要求。做好城建档案部门与各行业部门之间的协调，理顺工作程序，采取有效措施，在确保水运工程项目档案完整、准确、系统的同时，保障相关城建档案收集的齐全完整，是完全有可能做到的。