实体馆藏的配置与布局管理

（三）实体馆藏的配置与布局管理

实体馆藏信息资源的配置与布局管理，是图书馆根据信息资源的内容性质、载体形式、用户需求、馆舍条件等因素进行组织，并对所收集的信息资源加以揭示，方便用户快捷查询，使实体馆藏在最佳条件下得以妥善保存并被用户方便使用。其实质性的工作是揭示和清点。

1.实体馆藏信息资源的揭示：即揭示信息资源的特征，提供识别的依据，从信息资源的题名、作者、关键词、分类等方面指引检索信息资源的途径，并标识入藏地点、排列位置。图书馆目录是用来揭示、识别、检索入藏资源的工具，按使用方式，图书馆目录主要又分两种。

（1）手工检索式目录。即传统的目录，如卡片式、书本式、活页等，将信息资源内容和外部特征如书名、作者、出版社、出版时间等做客观描述，或以一张卡片形式按顺序组成目录，或以活页形式汇总成集，或以书本形式装订成册。这种方式需手工翻查，使用不便。

（2）计算机检索式目录。如机读目录（MARC），它将信息资源编目内容（数据），经过计算机处理以代码形式记载在计算机存储载体中。这些目录用计算机识别、处理和打印。它可以为用户迅速提供更多检索途径，不受时空、地点限制，方便用户。近几年机读目录广泛使用，尤其在一些高校图书馆已不再使用传统的卡片式、书本式目录，广泛使用计算机检索系统（OPAC）。

书目数据库就是反映馆藏的机读目录数据库，通过它，用户可以在网上了解馆藏，并根据题名、作者、关键词、分类号、出版者、出版年、ISBN号等查询该馆的收藏状况。书目数据库是实现自动化管理的基础，是提高服务质量的技术前提。建立了高质量的书目数据库，才能准确、有效、细微地揭示馆藏，并通过计算机为用户提供优质服务，如网上预约、文献传递等。书目数据库又是资源共享共建的基础性工作，直接关系到联机目录检索、联机联合编目、联机采访等网上功能的实现。因此，这是一项必不可少的基础性业务工作。

2.实体信息资源的清点，这是摸清“家底”，掌握馆藏使用情况，维护书目数据库的一个重要手段。通过清点，对错误信息和发生变化的馆藏做修改，有利于提高书目数据库揭示馆藏信息的准确性，保障服务。清点工作的操作方式有以下几种：

（1）利用清点卡片，将书与卡对照。这种清点方式工作量大，易出错，可能会造成闭馆。

（2）直接使用已清点册数与典藏原始底单对照。这种清点方式清点速度快，但未与实物对照，不够准确。

（3）从书目数据库中提取馆藏信息，打印清单进行清点，其流程是：提取数据—打印清单—人工对照—数据统计。这种清点方式准确性有所提高，具体的清点工作如核对、查询、统计等还要手工完成，并难以及时修正数据库中错误数据，工作量仍然很大。

以上方法均存在不能及时修正书目数据库中馆藏情况的错误数据，因此，在计算机管理系统中增加清点功能，实现清点工作自动化是亟待解决的重要课题。

揭示与清点在网络环境下并不失去作用，仍要加强管理，继续使用。网络环境对实体馆藏组织提出的新问题是书刊附盘的布局与管理和实体馆藏资源的数字化保护。

网络环境下，信息资源载体形式多样化，出现了同时具有纸质和电子材料的图书、期刊和报纸等，即会有软盘或磁带的附盘图书报刊等。书刊附盘的作用是对书刊内容的说明、使用帮助、参考资料的提供，通过它可以加深对书刊内容的理解。对书刊附盘的布局与管理有以下模式：

1.合藏式，即将书刊和附盘一起存放。具体方式有以下两种。

（1）书库合藏式，即一齐存放于书库、阅览室，允许外借。不足之处在于，书库空间增大，用户无法在馆内使用，易丢失，损坏。

（2）电子阅览室合藏式，即一齐入藏电子阅览室，不外借，在室内阅读。这种方式方便用户室内阅读，不易损坏，还可接受使用辅导，但需开辟专门书架，统一管理，需要较大空间，无法外借，使用也受开馆时间与设备限制。

2.分藏式，即分别入藏于书库和电子阅览室。这种方式节省空间，但书刊与附盘分离，破坏了完整性，用户要在书库与电子阅览室之间奔波。

3.网络管理式，即将书刊附盘内容经过一定的技术处理发布到网上，供用户浏览或下载，而实体书刊与附盘则按分藏式处理。这种方式保持了原有书刊布局不变，节约空间，方便用户，但需要网络环境和设备的投入。这是目前最佳的管理方式。

实体信息资源的数字化保护，是运用数码技术将现有馆藏纸质、照片、录音录像、光盘等介质的资源进行加工，转换成数字资源，通过计算机将其存储在光盘等其他介质上，以备使用。它能够降低原件丢失和损坏的风险，保护原始文献，满足用户多种需求，提高利用率，但需相应技术和设备。

纸质信息资源数字化的方式有以下三种。

1.扫描图像存储，即将纸本资源全文按原貌扫描录入，逐页存储为图像文件后，为其编制、建立目录索引数据库，然后将每一图像文件的存储地址同它的目录索引的记录相链接。这种方式能保留原貌，但存储空间大，网上传输慢，且不能全文检索和屏幕编辑，要人工标引，编目工作繁重。它适合需保存原貌的资料数字化。

2.文本检索存储，即将信息资源全文以文本方式手工录入存储，或将全文扫描录入，生成图像文件后，利用光学字符识别技术（OCR）将扫描后的图像文件转换成文本文件贮存，并建立检索系统。这种方式存储空间小，传输快，费用低，可对存储文件进行自动或半自动标引，减少工作量，实现字词式检索，但不能显示原貌。只适用于文字方式的信息资料，不适用于照片等资料。

3.文本图像存储，即将上述两种方法结合，实现文本方式存储挂接原貌扫描图像。将全文按原貌扫描生成图像文件以页面形式存储，然后利用光学字符识别技术（OCR）将其转换成文本格式，建立文本与图像页面一一对应关系，这种方式可查阅原貌，又可实现逐字词式的全文检索和屏幕编辑或摘录。这是目前最佳的一种方案。

非纸质信息资源数字化的方式，依载体不同可做不同处理。

1.光盘，即将书刊附盘拷贝到网络磁盘空间（如磁盘阵列、NAS等设备）上，使光盘资源转到本馆网站，用户通过主页上的链接直接访问光盘数据。

2.磁盘，由于磁盘容量小，可将其中内容合并刻成光盘，按光盘处理方法，把磁盘资源转到网络上。

3.磁带等音频资料，利用相关录音软件（如Music Match Jukebosh），将音频做数字化转录，然后用相关的软件工具（如Realproducer、Plus Sound Capture软件），将音频文件转换成PA格式或Mp3格式文件（如CD-Copy、CD-DA Exteactor、WINDACD等）保存在电脑上，并将Mp3文件上传到图书馆网站上，同时可将RA格式或Mp3格式文件刻录成光盘备份保存。

4.录像等视频资料，利用相关视频转录软件（如Multimedia Center和PowerVCR），将视频做数字化转录，再用相关软件工具（如LSX-MPEG Encder、DiuXMPEG-4等软件），将视频文件转换成RM格式或MPG3、MPG4等格式保存在电脑上，并可将文件上传到图书馆网站上，同时还可将其刻光盘备份保存。

做好以上工作应注意两点：一是对数字化对象的选择，即不是所有馆藏都要数字化，应区分哪些需要，哪些不需要，可参考其他馆或国际的回溯数字化项目，制定选择策略，与国际接轨，避免重复和浪费。二是知识产权问题，既然作品数字化属复制行为，那么数字化后的作品著作权仍属原著作权人，所以要注意区分下列两种情况：

第一种，对已过保护期的作品或著作权法不予保护的信息资源，如法律、法规可作为公有信息自由地进行数字化。

第二种，仍享有著作权的作品，要特别慎重，须考虑是否得到著作权人授权许可，是否要支付报酬。注意尊重著作权的应有权利。