电子文件标准化

2.4　电子文件标准化

2.4.1　电子文件管理标准

电子文件管理标准体系的建设是实施电子文件国家战略的基本措施，但是目前的研究存在诸如需要进行标准化的对象缺乏标准规范、标准制定由应用推动因而散乱不协调、采用国际标准率很低的情况，即“缺、散、低”。不过其建设也取得了不少成就，如标准内容逐步扩展，形式多样、层级丰富，基础性标准已出台、核心标准的研制在进行中，等等。可见我国电子文件管理标准化正逐步转入体系规划阶段⁽⁴⁰⁾。

如何构建电子文件管理标准体系?杨振明提出了电子文件管理标准应有的主要内容:规定电子文件的种类、对电子文件的形成过程制定措施进行控制、对电子文件形成与积累过程中的问题进行规范、规范电子文件的归档鉴定工作、规范电子文件的整理步骤、规范归档电子文件的组织存储方式、规范电子文件的归档程序等⁽⁴¹⁾。钱毅提出了构建电子文件管理标准体系的原则，包括遵循系统性、动态性、层次性以及协调性的原则，在实施战略上做好理论架构、实施路径、实施环境、实施步骤、实施保障方面的工作，努力实现对电子文件管理活动规律的系统总结和反映、指导标准化活动有序开展、有效提升电子文件管理整体水平的主要功能⁽⁴²⁾。他还提出了实现电子文件管理标准体系的策略，指出了应当以信息生命周期理论为基础，辅以文件连续体模式与OAIS模型进行框架搭建⁽⁴³⁾。

基于对国际标准的深入研究和系统分析，安小米《基于ISO 15489的文件档案管理核心标准及其相关规范》“填补了ISO15489中国本土化应用研究的空白”⁽⁴⁴⁾，“首次全面和深入地研究了文件管理国际标准(ISO15489)的全球化与本土化应用工作，创新性地提出了由战略目标、战略指导方针、战略任务、战略措施四要素构成的《文件档案核心标准制修订研究战略框架》”，而且对“如何应用ISO15489文件管理国际标准，开展与国际接轨的文件档案管理工作，缩小我国文件档案管理实践与国际最佳实践的差距，提高管理水平，保证国家、组织、机构和个人信息资源与信息资产的控制力、证据力和服务力具有特别重要的意义”⁽⁴⁵⁾。

对不同国家电子文件管理标准的借鉴也是近年来学者们关注的重要方面。刘国伟对澳大利亚电子文件管理标准体系框架的各部分进行了细致的介绍，具体有作为澳大利亚电子文件管理标准体系平台的数字文件保管框架、贯穿整个澳大利亚电子文件管理标准体系的支持性文件DIRKS、文件创建阶段的管理标准、文件捕获阶段的管理标准、文件组织阶段的管理标准以及档案管理阶段的标准⁽⁴⁶⁾。穆林对德国电子文件管理和归档标准DOMEA的标准做了选择性的介绍，其中的一些要求如坚持来源原则、电子文件要组卷，先建电子案卷、再往里存电子文件，电子案卷向档案室移交时进行格式转换并更新电子签名等对我国电子文件管理标准的建设有一定的启发⁽⁴⁷⁾。

如何在借鉴国际标准的基础上形成中国特色的标准?杨安莲等提出了一个以国际电子文件生命周期模型为基础并结合我国实际情况的具有中国特色的电子文件生命周期模型，以此作为构建我国电子文件管理标准体系的理论基础。该体系的框架包括电子文件管理全程类标准和电子文件管理阶段类标准，前者包含电子文件管理原则、范围、元数据需求、保存需求以及管理需求标准，后者包括电子文件管理概念计划与设计阶段、创建阶段、保存阶段、利用阶段以及销毁阶段的标准⁽⁴⁸⁾。

2.4.2　电子文件元数据标准

元数据一直是电子文件研究的热点，关于电子文件元数据标准化的研究则是这几年的重中之中，成果颇丰。

宏观上，电子文件管理元数据标准要达到标准化，需要保持三个一致:与国际通用标准相一致，与现有国家标准相一致和与专业领域标准相一致。微观上，每一个电子文件管理元数据的语义结构和语法结构的描述要达到标准化，即电子文件管理元数据标准化=语义结构标准化+语法结构标准化⁽⁴⁹⁾。这是对电子文件管理元数据标准的一种简约的表达。

关于电子文件元数据标准，张正强做了深入的研究，形成了比较系统的成果。他通过《ISO15489-1信息与文件—文件管理第一部分:通则》等的分析，总结和归纳了电子文件管理元数据概念、需求、建立原则、体系框架等⁽⁵⁰⁾。此外，通过对《ISO 14721:2003空间数据和信息传输系统—开放档案信息系统—参考模型》的元数据框架、《ISO23081-1:2006信息与文件—文件管理过程—文件元数据第一部分:原则》和《ISO23081-2:2007信息与文件—文件管理过程—文件元数据第二部分:概念与实施问题》的比较研究，他得出了有益的结论:在选择电子文件管理元数据标准顶层框架的基础性标准时，应该首先选择ISO23081第二部分元数据的顶层框架⁽⁵¹⁾。

科技电子文件管理元数据的标准化作为一个典型案例得到了研究。孙丰满认为，科技电子文件管理元数据标准化的实现关键在于需求标准化、语义标准化和语法标准化。他从这三个方面对科技电子文件管理元数据标准化进行分析，提出科技电子文件管理元数据需求标准化的实质是顶层设计的标准化，而需求的标准化又要求元数据的语义标准化和语法标准化，即具体实施的标准化⁽⁵²⁾。张正强在分析科技电子文件管理元数据需求的国际标准化、Schema建立的国际标准化以及专门科技电子文件管理元数据Schema建立的国际标准化后，提出了科技电子文件管理元数据国际标准化的未来走向就是跨领域合作、跨组织机构合作，共同推进实现标准化⁽⁵³⁾。

电子文件管理元数据模型是对电子文件管理元数据本质特征进行高度抽象后形成的概念(数据)模型，除具有概念模型的一般特征以外，还具有专业性、层次性和需求牵引性等特点。程妍妍以《ISO23081信息与文献—文件管理流程—文件元数据》标准中提出的电子文件管理元数据模型为例，具体分析了每一层模型应该如何指导元数据标准设计⁽⁵⁴⁾。

在电子文件元数据标准项目组织过程中还有不少应当注意的问题，包括管理控制、开放合作、协调规划、流程规范、经过实验、共享沟通以及培训推广等⁽⁵⁵⁾。

2.4.3　电子文件保存格式标准

2005年12月，《ISO19005-1文件管理—电子文件长期保存格式第一部分PDF的使用(PDF/A-1)》作为电子文件管理中电子文件长期保存格式的最新标准出台了。该标准主要适用于为长期保存电子文件而使用的PDF格式，并规定了A级兼容和B级兼容两个兼容级别。该标准技术要求的内容主要包括:对PDF文件结构的技术要求、对PDF图形的技术要求、对PDF所使用的字体的技术要求、对PDF附注的技术要求、对元数据的技术要求、对逻辑结构的技术要求等。我国在应对该标准颁布的时候应当看到它的发展和应用的潜力，注重研究、理解和吸收⁽⁵⁶⁾。

国外办公应用电子文档格式国际标准则是ODF(Open Document Format)。2005年5月，ODF正式成为OASIS(结构化信息标准促进组织)的标准，2006年5月被ISO批准为国际标准ISO/IEC26300。它是基于XML的开源文件格式，用来存储和转换文本、电子数据表格、图表以及陈述文件，具有较强的文档还原能力，并且采用压缩的方式存储，文件体积甚至比PDF还小⁽⁵⁷⁾。在它被确定为国际标准之后许多国家政府、企业、软件选择了该格式作为基础来发展适合他们的政策、标准、软件等⁽⁵⁸⁾。

针对PDF、CEB和CAJ三种文件存储格式，陈勇认为，CEB是最适合我国公文处理与档案管理的电子格式，从目前电子政务建设来看，CAJ与CEB格式更适合我国档案工作的实际情况;在实际中，CEB更多地用在了公文处理与保存方面，CAJ则关注学术期刊领域;PDF文件格式通常比原文件格式小，适合所有的字体、图形和图像，有独立的平台、操作系统和初始应用软件，而且PDF是国际电子文档分发的标准，很有可能在我国成为统一的标准电子文件格式⁽⁵⁹⁾。

我国在2002年开始制定具有自主知识产权的《中文办公软件文档格式规范》，中文简称“标文通”(UOF:Unified Office Document Format)，在2007年4月被正式确认为国家推荐性标准GB/T20916-2007，于2007年9月1日正式推广实施。UOF也是一个基于XML的开放标准，使用UOF文档格式进行信息交换，用户可以真正掌握文档信息的控制权。但是由于PDF和ODF影响的深入，UOF的推行比较艰难，不过国家正在积极寻求UOF与ODF的融合⁽⁶⁰⁾。

音、视频电子文件有其特定的类型、特点以及归档要求，张照余等人提出二者归档格式的建议。音频文件的脱机保存格式应以其原真性为先，建议采用国家标准推荐的WAV通用格式;提供网络利用的格式建议对广域网用户提供流式格式，对局域网用户提供MP3格式(国家标准推荐格式)⁽⁶¹⁾。视频文件的脱机归档保存格式建议使用DVD(由MPEG-2刻录)、MPEG-2和H.264/MPEG-4 AVC等高清晰格式，且用红光或蓝光DVD光盘，一般要求码率在1.5Mbps以上;近在线保存格式，主要存放不经常被访问的DVD、MPEG-2和H.264/MPEG-4 AVC格式;在线存储格式一般为流式格式。⁽⁶²⁾