为了准确地描述每个职位,人力资源经理有必要进行认真细致的职位分析工作,来收集职位描述所需要的各种与职位相关的信息,并了解该信息的来源。
1.工作分析信息的内容
(1)工作内容
工作内容是指所从事的工作活动。主要包括:
①任职者所要完成的工作活动。
②任职者主要加工的材料。
③任职者的这些活动会产生的结果或产品。
④任职者的工作结果要达到的标准。
(2)工作目的
工作目的主要包括:
①执行这项活动的原因。
②这项工作与企业其他工作的联系及对其他工作的影响。
③这项工作在企业中的地位。
(3)责任者
责任者是指对从事某项工作的人的要求。主要包括:
①从事该工作的人必须具备的知识和技能。
②从事该工作的人至少应具备的经验。
③从事该工作的人应具备的身体素质。
④从事该工作的人应具备的心理素质。
⑤从事该工作的人在其他方面应具备的条件。
(4)工作时间
表示在什么时间从事各项工作活动。主要包括:
①哪些工作活动是有固定时间的?在什么时候做?
②哪些工作活动没有固定时间?应如何安排?
(5)工作环境
表示从事工作活动的环境。主要包括:
①工作的安全环境,包括工作的危险性、易患的职业病。
②工作的自然环境,包括地点(室内与户外)、温度、湿度、光线、噪音等。
③工作的社会环境,包括工作所处的文化环境(例如跨文化的环境)、工作群体中的人数、环境的稳定性等。
(6)与相关人员的关系
与相关人员的关系是指在工作中与哪些人发生关系、发生什么样的关系。主要包括:
①在工作中的合作对象。
②工作的请示、汇报对象。
③向谁提供信息或工作结果。
④可以指挥和监控何人。
(7)操作方法及操作工具
即指任职者怎样从事工作活动以获得预期的结果,以及在工作活动中怎样使用设备。主要包括:
①从事工作活动的一般程序。
②工作中所要使用的工具及所要操纵的机器设备。
③在使用设备中应注意的问题。
④工作中所涉及的文件或记录内容。
⑤工作中应重点控制的环节。
2.工作分析信息的来源
工作分析信息的来源可以分为以下四种:
(1)已有资料
每个企业都有关于职位方面的资料,例如,企业中现有的岗位职责、规章制度、供招聘用的广告,这些资料能对工作分析产生一定的作用。除此之外,有些企业已做过部分的工作调查、顾客调查等,虽然这些比较零散,但对工作分析来说,是不可或缺的资料。
(2)任职者提供的资料
任职者做工作日志记录,能比较客观地描述工作实际进行的情况。因为只有任职者心里最清楚工作的实际运行,所以他们的记录往往具有不可替代性。另外,任职者与工作分析专家的面谈,也可以提供工作的相关情况。
(3)同事提供的资料
同事包括任职者的上司、下属。在工作分析中,任职者提供的资料具有主观性,存在不少缺点,在这种情况下,同事提供的资料也就显得不可或缺。同事提供的资料有助于提供一个对比,以检验工作分析问卷的有效性和可信性。因为同事可以站在另外一个角度,对任职者所担任的工作提出他们自己的看法,所以他们提供的资料,也是工作分析的一个重要来源。
(4)观察
观察包括直接观察和间接观察。
①直接观察就是工作分析人员直接出现在现场,对现任职位者直接观察以获取资料的方式。直接观察容易对任职者造成一定的影响。
②间接观察就是通过电子监测器或闭路电视,以隐蔽的方式进行观察以获取资料的方法。间接观察虽然避免了对任职者造成的影响,但成本昂贵。不论采用哪种观察方式,都有其局限性,但却能为工作分析提供一些有用的信息。
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