交流时注意语言规范，是办公室人员所应具备的基本修养。
1.员工在工作时间应讲普通话，在语言上应规范有礼，做到文雅、和气、谦逊。
2.正式交谈前的寒暄是展开话题的重要手段。寒暄时应选取大家共同感兴趣的话题，避免涉及私人问题或某些敏感话题。
3.交谈时，用柔和的目光注视对方，面带微笑，并通过轻轻点头表示理解对方谈话的主题或内容。
4.站立或落座交谈时，应保持正确站姿与坐姿，切忌背手或双手叉腰、插口袋、插袖、交叉胸前或摆弄任何物品。
5.在听他人讲话时，不可整理衣装、头发、摸脸、挖耳朵、抠鼻孔、搔痒、拍桌等。
6.在交谈过程中，应合理使用行为语言以配合表达，如：微笑、点头等。
7.无论在任何地方、任何时候交谈，严禁大声说笑或手舞足蹈，切忌拍打对方肩膀。
8.不模仿他人讲话的语音语调、手势或表情，不开过分的玩笑。
9.使用礼貌用语。在受到对方赞扬或帮助时应表示感谢；在打扰或妨碍到别人时，应表示歉意；讲话时要经常使用“请”“您好”“谢谢”“对不起”“不用客气”“再见”等礼貌用语；不要使用粗俗语言，不要出言不逊、攻击他人缺陷，更不能讲污言秽语或使用蔑视性和污蔑性的语言。
10.员工之间应互相称呼职务，或称呼“××先生”“××小姐”“××女士”，对谈话中所涉及的第三者也应如此称呼，不直呼其名或其他称谓。任何时候和他人打招呼均不能用“喂”。
11.交谈时不可用手指点他人。
12.他人谈话时不要随便插话。如确需打断他人的谈话时，应先讲“对不起，打扰一下”，并应长话短说，事后应向其他人说声“谢谢”。
13.谈话中如要咳嗽或打喷嚏时，应先说“对不起”，并应向侧后下方转身，同时尽可能用手帕遮住。
14.说话时声调要自然、清晰、柔和、亲切、热情，不要装腔作势，音量要适中。
15.交谈时不要轻率下结论，不说模棱两可和是非不明的话，不说偏激、刻薄的话。
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