会议过程规划

（一）商务会议过程

1．确定会议规则

会议的基本规则有助于会议的顺利举行。在会议一开始前就应宣布这些规则，可以在进入正题之前强调规则的重要性。

谈到会场规则时，语气很常重要。要以一种友善、老练的方式表述，这样人们才愿意遵守。

2．如何主持会议

（1）遵守会议的时间规定

准时开会是会议的一条规则。应鼓励人们准时到会，甚至可采取措施惩罚迟到者。时间一到，不管所有人是否到齐，应在5分钟内开始会议。不要为迟到者重复已经讲过的内容。如果与会者发现自己无法出席或可能会迟到时，应尽早通知主持人。只要可能，主持人应按时结束会议，虽然有可能没有完成某些议程。

（2）阐述会议宗旨

在会议开始时，将会议宗旨再阐述一遍或把它们张贴在墙上，让参与者时刻记着会议宗旨。必要时，可对它们的重要性再强调一下，防止偏离该宗旨的话题。

（3）按照主次先后安排会议议程

留意先讨论紧急的事项，而把较为次要的议题的讨论放在会议的后部进行。这样可以保证优先处理紧急事项，而那些次要问题，如果时间不够的话，则可留在以后再说。同时，还应在每一次会议上限定讨论的事项，要估计到每一个议题讨论的时间总要比你预想的长。

（4）掌握时间

主持人要对每一个议题设定时间限度，这样能够掌握整个会议的进度，适时地引导与会者归纳、总结并作出决议。制止无缘无故打断会议的行为以控制整个会议时间。控制休息时间，不管每个人是否都已回到会场，会议应准时重新开始。

（5）应鼓励所有与会者参与议题的讨论

会议主持人尤其应该要求那些腼腆的会议成员谈谈他们对问题的看法，同时，提醒那些发言过多的人应该把时间让给别人。主持人要把握、促进讨论。自己的发言时间不要超过整个会议时间的25％。

（6）对付棘手的与会者

棘手的与会者会破坏会议不能按会议议程正常进行，因此，主持人要有效地控制他们。

（7）不要偏离议题，使会议各项目讨论循序进行。

（8）会议记录的任务应由与会者轮流承担。

一些会议主席认为自己记录更方便，但是不应该这么做。轮流记录以让所有人不会因抄写文件而苦恼，并使那些想学习商业写作的与会者获得实践的机会。

（9）会议主持人应尽量避免让会议成员进行投票表决。

每个与会者在最后的决议形成以前，都有足够的机会发表自己的见解。为什么投票表决是一种很不好的方法，因为当我们投票表决时，总会有赢者和输者。输者通常都具有报复心理，而且一个存在着赢者和输者的集体肯定令人心不合，交易注定要失败。

（10）作出总结

主持人需要在会议结束时留出适当时间进行总结。内容可以包括：

a．会议如何富有成效；

b．达到了哪些目的；

c．将采取哪些行动步骤；

d．谁将为此负责。

3．与会人员须知

（1）遵守时间

-出席会议时，遵守时间，是基本的会议礼节之一。只要承诺出席会议，不论职位或高或低，是否预备发言，都应准确到会。迟到者会令人反感，答应出席却无故不到者更会招致非议。

（2）不得“走神”

会议一旦开始，就该全神贯注地聆听会议主席和其他各位发言人的讲话。不要在别人发言时看报纸，打手机，昏昏欲睡。不能无故早退，通常被理解为一种“无声的抗议”，从而引起误会。在会议进行时如要离开会场，时间较短的，行走时应注意不要影响其他会议代表。如果时间较长或者需要提前离会，应向有关人员说明原因，并表示歉意，一般应在征得同意后方可离席。

（3）避免“噪音”

为了确保会议的顺利进行，每个与会者都要避免制造“噪音”。在会议进行过程中，与会者可鼓掌。但不允许“鼓倒掌”、吹口哨、敲打桌椅、肆意起哄，也不允许任意打断发言人的发言，向其提出挑衅性的质疑，或对其进行人身攻击。不要听“随身听”，毫无顾忌的大吃大喝，也不要让自己的寻呼机和手机“叫嚣”不停。在会场上，随时用手机与会场外保持联络，是不适宜的。

（4）有秩序地就座

若在主席台上就座，在走上主席台时，要井然有序，如果与会者在鼓掌致意，主席台就座者亦应随着以鼓掌作答；有的会议，座位上或主席台的长桌上已写明就座者的名字，应按照会议工作人员的引导，准确地入座。在会议进行时，主席台座者要注意倾听发言人的发言，一般不应在发言人发言时阅看其他文件或与主席台上的其他就座者长时间的交头接耳，主席台就座者倘有重要和紧急的事情提前离开会场，应与会议主席打个招呼，最好在征得会议主席同意之后再离席。

（5）发言简练

就会议发言人或报告人来说，在发言之前，可以面带微笑环顾一下会场四周。如果会场里掌声四起，可适时的鼓掌答礼，等掌声静落之后，再开始发言。发言或报告一般应使用普通话，并掌握好讲话的节奏。如果会场里交头接耳之声不断，要考虑适当转换话题，或将发言、报告内容适当压缩，使时间尽量紧凑。

（二）公务会议过程

大型公务会议一般程序复杂，议程较多，延续时间较久，因此，整个会议过程一定要安排得井井有条，才能保证会议的顺利进行。

1．签到

代表在进入会场时要办理签到手续，以便统计人数。小型会议，可以在入口设立签到处。代表在签到簿上签名，即表示到会。大中型会议一般可事先发签到卡，在入口处把签到卡交给工作人员即可。签到是为了统计到会人员情况，统计人数要准确、及时、迅速，随时准备领导询问到会情况。

2．安排大会发言

大会发言要事先排定人选和次序，文员可以提出初步意见，请领导确定。确定发言人应该注意三个平衡：

（1）领导人之间的平衡

高一级领导或主要领导的发言，如果是开幕词。动员性的、启发性的，应安排在第一发言。如果是总结性的，综合性的，则放在最后。如果是讨论发言，座谈发言，应交叉安排，以使会场更生动活泼。

（2）单位平衡

发言单位的选择，应首先注意典型性，其次才能照顾单位与单位之间的平衡。

（3）内容平衡

发言人的内容应都是围绕一个主题内容，不同内容安排在一起不便于集中思考和会后讨论，因而效果不好，如果内容属同类，可以只安排一个人发言。

3．记录

会议记录是对发言内容进行的客观文字记录，一次重要的会议，都应当有专人作记录员。记录分详细记录和摘要记录，一般使用专门的印制的，会议记录本或者一般笔记本，其内容应包括：名议名称、时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主持人、发言人和记录人。

4．选举

选举议程应按照《选举法》规定的程序进行。

（1）准备选票

事前应根据选举形式准备好选票。

事前应该对具有投票权的人数，弄清候选人的名单，然后印制选票。选票应印两套，其中一套作为第一次无效时备用，选票应盖上印章，由专人密封保存。

（2）投票

根据投票人的多少，准备投票箱，人数多的会议，投票箱按区分设，要事先划定投票路线和投票顺序。在票箱前要有大会推选监票人监票。投票前，大会主持人要讲清楚投票注意事项。

（3）选举统计

打开票箱后，先核对投票张数与发票张数是否一致。多于发票数的，则为选举无效，应重新投票。每一张票有效、无效，按大会规定统计。

（三）注意事项

除了做好上述的工作，一个成功、高效的会议还需要注意以下事项：

1．重视外国人的习俗

当今的商业向全球化发展，与会人员常常包括来自各个国家的成员。当你在国外召开会议或邀请外宾来国内会谈时，一定要注意文化习俗的微小差异。以下是几点建议：

①除准备咖啡外，还要准备茶水。考虑对茶叶种类的嗜好，以及随之而来的礼仪，提供服务。例如，用玻璃杯代替茶壶供客人饮用。

②精心准备食物和酒水。外国人通常喜欢尝试中国式的食品而不是他们本国的食品。然而，一定要清楚哪些食物与酒水不适宜。

③记住客人的名字是非常重要的。比起中国人，外国人对礼仪的注重更具代表性。

④不要随意接触。大多数外国人不喜欢类似挽手臂、拍肩等的接触。

⑤如果会议过程中需要翻译，确保你能随时提供。作为发言人，你用本国的语言讲话，译员要随时翻译。你的同事中或当地大学、学院的外语系的学生是你寻找译员的最好来源。

2．关心有特殊需要的人

当你遇到行动异常的人时，不要轻易作出判断。因为，有些人可能存在不会被即刻察觉的急性残疾。你可能遇到，糖尿病患者、关节炎患者、癫痫病患者、心脏病患者、肺气肿患者、精神病患者、早期的多性硬化症患者、艾滋病患者等。一定要尊重和理解他们。

下面是使场地便于有特殊需要的人进出的方法：

①确保坡道和通道没有存留的冰雪（这将使每个人都不必冒跌倒的风险，同时残疾人也不必费力绕行）。

②在你的等候室内至少要为使用轮椅的人留出空间。

③为使用手语或弱视的人提供足够的光线。

④安排有视听残疾的人在前排就座。