这一天，宏远公司秘书钟苗同往常一样，早早来到办公室。她身着职业装，坐在办公桌前整理从收发室带回来的文件。这时电话铃响了。钟苗在电话铃响两声后，从容地拿起话筒，右手习惯性地翻开手边的电话记录簿准备随时记录。
“喂，请问您找谁？”钟苗开口问道。
“钟苗吗？我是张经理。我想问一下，下午开什么会，在什么地方？”
“哦，是张经理啊！下午会议主要讨论下个月的工作计划，两点在一楼会议室开。”
挂断电话，钟苗正嘀咕张经理为什么专门打电话问开会内容，电话铃又响了。
“刘经理啊！哦，会议内容嘛，主要讨论下个月的工作安排……”
不知什么原因，这样的电话钟苗一连接了好几个，好像约定好似的，问的都是下午开会的内容。一个接一个的电话让钟苗应接不暇，急得满头大汗，说得口干舌燥。她开始有些不耐烦了，心想，这些领导也太不把我当回事了，工作再忙，看几行通知的时间应该还是有的，干吗动不动就打电话。过后一想，会不会是我发的会议通知有问题？
钟苗一边想，一边打开电脑，翻看昨天发出的通知。只见通知是这样写的：
会议通知
各部门经理：
兹定于明日（10月21日）下午2:00在一楼会议室召开各部门经理会议。会议重要，请大家务必准时出席。
经理办公室
2015年10月20日
这一看，钟苗就只有后悔的份了，同时又感到非常惭愧，身为秘书竟然忘了在会议通知上写明会议内容，真是丢脸丢到家了，难怪大家叫自己为“苗苗马大哈”。
钟苗顿时觉得脸上火辣辣的，非常惭愧。心想，做了这么多年秘书，还经常考虑问题不周全，工作粗心大意，实在太不应该了！
【问题思考】
1．钟苗的电话用语是否规范，秘书应该怎样正确接打电话？
2．作为秘书，你能够按常规做好每一件小事吗？怎样理解“秘书工作无小事”的深刻含义？
【案例分析与评述】
分析以上的情景案例，我们可以发现秘书钟苗有两方面的问题：
首先，对于秘书来说，接听电话是必不可少的工作，也是一项讲究工作艺术的工作。接听电话不仅要求语言规范、声音甜美、口气温和、音量适中、措辞得当，还要注意讲话的技巧和接打电话的规范。电话铃响两声后，应拿起话筒。接听电话时，首先应自报家门；接转电话时要巧妙询问对方单位名称及所属部门；当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的时，不要随便传话，未经授权不要说出指定受话人的行踪。在电话中转述事情时，应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。如果对方没有说出自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问：“对不起，请问您是哪位？”在此案例中，钟苗的电话应答语显然不得体。她接听电话后没有自报名称及所属部门，“喂，请问您找谁”的接听语言亦不符合秘书职业规范。
钟苗接听电话时规范的做法：一是能在电话铃响过两遍之后拿起话筒；二是接听电话的姿势正确，面带微笑，左手执筒，右手握笔，随时做好记录电话内容的准备。
案例中涉及的第二个问题是拟写通知和发送通知。通知是机关单位最常用的文体之一，符合写作规范的通知标题是：完全式的通知标题由发文机关+事由+文种组成，省略式的通知标题由事由+文种组成，不能以单独的文种作为标题。通知正文中必不可少的要素有主送机关、工作事项、时间、地点、参加人员等。特别是会议通知，不应只写明时间和地点，与会者须了解开会的内容、主题、与会者需不需要做准备、会上要不要发言等。钟苗恰恰犯了以上错误，没在会议通知上写明会议内容，难怪与会者打电话询问。不管是因为工作忙乱中的疏忽，还是秘书素养的缺失，秘书钟苗都应从自身寻找原因，努力学习，提高业务素质和服务质量，努力做个领导放心的合格的秘书。
【鉴定评分点举例】
（1）秘书着装正确，符合职业标准。
这是正确的。在办公室里，秘书应该着职业装，符合职业规范。
（2）电话铃响两声，能及时接听。
这是正确的。在电话铃响两到三声时，就应该接听电话，做到及时、迅速。
（3）电话应答语不规范。
这是错误的。钟苗接听电话时应首先自报单位名称及所属部门，而不是直接问“喂，请问您找谁？”同时，应注意正确使用电话用语，讲究接打电话的礼仪。
（4）接听电话姿势正确，随时记录电话内容。
这是正确的。左手执筒，右手握笔，方便随时记录电话内容，传达有效信息。
（5）选择发送会议通知的形式。
这是正确的。钟苗先以电子邮件的形式发送通知，再打电话确认通知，可以确保通知及时到位。
（6）会议通知上没有写明会议内容。
这是错误的。一般性会议通知有四要素——会议时间、会议地点、会议内容和与会人员，这四要素缺一不可。
（7）会议通知落款日期使用阿拉伯数字。
这是正确的。2012年新修订的党政机关公文处理条例规定，公文落款日期使用阿拉伯数字。
（8）按时完成交代的任务。
这是正确的。作为秘书，作为下属，钟苗能服从命令，按时完成领导交办的任务，并且保质保量地完成。
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