【案例五】再也找不回来了

钟苗是一家公司档案管理人员，在一次档案鉴定工作过程中，他发现一份关于一位已辞职员工的奖励文件，钟苗当时想，反正那个人已经不在本公司干了，这份文件自然也就没什么用。于是，他就把那份文件随便用碎纸机处理掉了。过了3个月，那位辞职员工来索要他的奖励文件，钟苗再也没有办法把它找回来了……

【问题思考】

1．判定档案有无价值的标准有哪些？

2．对于案例中所提到的那份文件应该如何处理？

【案例分析及参考要点】

文档鉴定工作是机关单位的一项经常性工作，具体包括两方面：一是对档案文件真伪的鉴定，判定档案的形式和内容是否属实；二是对档案文件价值进行区分，根据档案价值的大小，决定档案保存时间的长短。实际工作中所说的文档鉴定，更多的是指对档案价值的鉴定。鉴定工作可以分为三方面内容：一是判定文件有无保存价值；二是进一步鉴别已归档文件的保存期限；三是对保存期满、确定没有保存价值的档案予以销毁。

本案例中秘书钟苗所做的工作属于文档的鉴定工作。钟苗的错误一是擅自行事，销毁文件之前未请示领导，获得主管领导的批准。《中华人民共和国档案法》第十五条规定：鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。档案销毁是一项既严肃又细致的工作，必须抱着非常严谨的态度，按照严格的程序进行。具体程序是：首先编制档案销毁清册，将被销毁档案的名称、来源、保管期限以及销毁理由、销毁时间、审批人等逐一登记在册。用作呈送上级领导和留本单位日后备查。其次，附上立档单位和全宗的简要说明。立档单位能说明包括立档单位的成立、内部机构设置、工作职能等。全宗说明包括档案的形成、保管、完整程度和现存档案的主要成分。最后，经审批后销毁。销毁档案时不能随意、无序，一定要到指定的销毁地销毁，指派专人销毁和监销。确认销毁的档案与登记册登记的内容无误后，方可销毁。销毁后，销毁人和监销人应当在销毁清册上签字，并注明“已销毁”和销毁日期。钟苗随意销毁了不该销毁的文件，更妄谈按照程序办事。

二是缺乏文档鉴定的知识和能力，以致做出错误的判断。钟苗销毁的是个人的奖励文件，奖励文件属于职工个人人事档案的一部分，应该归入个人档案，还于本人。钟苗没有权力私自销毁，这给辞职员工带来了无法弥补的损失。

钟苗应当掌握以下分析和判断文档价值的知识：

分析和判断档案的价值，首先，应以分析档案的内容为中心。档案内容包括档案中记载的各种事件、问题、人物、数据及其他信息。结合考虑档案的来源、时间、形式等因素。档案内容是分析鉴定档案价值的一个最重要的方面，档案的价值往往是通过档案内容体现出来的。其次，要分析档案产生的时间、档案的名称、稿本、外形特征以及技术因素等。