档号和目录的编制

档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则：

（1）唯一性原则。档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。

（2）合理性原则。档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应，反映档案分类整理的结果。

（3）稳定性原则。档号一经确定，一般不应随意改变，否则会给档案保管和检索造成混乱。

（4）扩充性原则。档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

（5）简单性原则。档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

根据《档号编制规则》（DA/T13—1994）的规定，档号结构分为三种：

第一种结构为：全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号。即：××××-×××-×××-×××。

这种结构主要适用于档案馆（室）对文书档案的编号。示例如图2-1。

图2-1

第二种结构为：全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号。即：××××-×××-×××……n-×××-×××。

这种结构主要适用于档案馆（室）对各类档案的编号。示例如图2-2。

图2-2

第三种结构为：类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号。即：×××……n-×××……n-×××-×××。

这种结构主要适用于专业档案馆、档案室对科技档案的编号。示例如图2-3。

图2-3

档号中左边为上位代码，右边下位代码，连写时上、下位代码之间用“-”（短横）相隔。件号、页（张）号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。

《归档文件整理规则》颁布实施后，又出现了新的档号结构：一般由全宗号、年度、保管期限、组织机构或问题、档案室编件号等五部分组成，各字段间用“-”连接。档号组成的顺序为：全宗号-年度-保管期限-组织机构或问题-档案室编件号（××××-××××-×-××-×××××）组成。如果在分类整理时，不设机构（问题）这一级类目，机构（问题）代号可省略。示例如图2-4、图2-5。

图2-4

图2-5

1.全宗号的编制方法

每个档案馆都保存着数量众多的全宗，为了便于对全宗的管理，必须赋予每个全宗以固定的编号，这就是全宗号。档案室大多只保存一个全宗的档案，一般不用编制全宗号，除非档案馆已事先指定。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。全宗属类代码的编制方法：在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复，一般用汉语拼音字母表示；全宗顺序号的编制方法：全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号，在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。如某市档案馆用“J”表示建国后档案，则该市档案馆藏建国后档案第4号全宗，标识为“J004”；全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码，如某县档案馆藏全部是建国后档案，该县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。

2.案卷目录号的编制方法

案卷目录号以三位阿拉伯数字标识，应根据全宗内档案整理状况，可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100卷时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000卷时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。

3.类别号的编制方法

类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识，不同级位的类别之间可用间隔符“.”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级，在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。

4.项目号的编制方法

严格说来，项目号也属于类别号的组成部分，是档案所反映的项目的代号。项目号使用产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。

5.案卷号的编制方法

案卷号用三位阿拉伯数字标识，同一目录或类别内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录或最低一级类别内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时，应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上（含两个）案卷目录时应合并为一个目录号或按目录分编相应数目的案卷流水号。

6.年度的编制方法

按照《归档文件整理规则》整理的档案，年度指文件形成年度，是一种分类方法。年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2002”。

7.保管期限的编制方法

按照《归档文件整理规则》整理的档案，保管期限是档号的一个层次。保管期限用一位数字标识，“1”表示短期，“2”表示长期，“3”表示永久，“4”表示30年，“5”表示10年。

8.组织机构或问题的编制方法

按照《归档文件整理规则》整理的档案，组织机构或问题是一种分类方法，也是一个分类层次。组织机构或问题一般用两位字母标识，可以用简称中的汉语拼音第一个字母表示，如用“RS”表示人事处。

9.件号的编制方法

件号用阿拉伯数字标识，不应有空号。件号的编制有两种情况：一种是不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。另一种按照《归档文件整理规则》整理的档案，同一个类目下的文件按排列次序流水编号。

10.页（张）号的编制方法

页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，不应有空号。

编制目录是整理工作的最后一步。立卷整理应编制案卷目录，组件整理的应编制归档文件目录。案卷目录和归档文件目录的编制方法在第一章已作了详细介绍，在此不再赘述。