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文件的概念与属性

时间:2022-02-28 理论教育 版权反馈
【摘要】:一般意义上说,文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。不过相比较而言,“文件”一词更具有现代性。中外对文件的理解有广义与狭义之分。因而,了解和掌握公务文件的特点,进而明确不同公文的制作与办理,对整个文件管理显得尤为重要。公务文件的特点,可以归纳如下:所谓法定作者,是指依法成立并能以自己的名义享有权利、承担义务的组织及其领导人。

一般意义上说,文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。王健主编的《文书学》(21世纪档案学系列教材)中对文件定义作了如此表述:文件是指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。

从日常使用来看,“文件”一词通常与“文书”、“公文”混用。

“文书”与“文件”是两个十分相近的概念,其区别主要源于词源与使用惯例。“文书”一词历史上使用较早,三国时期就出现,而“文件”一词出现于清末,其后两个概念在比较长时间里具有通用性。不过相比较而言,“文件”一词更具有现代性。

“公文”概念包含于“文件”之中,公文一般是指法定机关、团体、企事业单位等形成的具有规范体式和处理程序的文件。2012年4月16日,中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号,以下简称新《条例》)第三条规定:“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。”

中外对文件的理解有广义与狭义之分。广义的文件是各种主体(包括国家机关、社会组织、企事业单位、团体、个人)在社会活动中形成的信息记录。其外延既包括纸质文件,也包括电子文件;既包括公务文件,也包括私人文件。狭义的文件就是公务文件,包括通用性公务文件,即公文,也包括事务性公务文件,如计划、总结、简报等。

本章使用狭义的文件概念。

公务文件是文件家族最重要的组成部分,公文的形成、处理、运转和管理,是文件管理的主要内容。因而,了解和掌握公务文件的特点,进而明确不同公文的制作与办理,对整个文件管理显得尤为重要。公务文件的特点,可以归纳如下:

1.公文由法定作者制发

所谓法定作者,是指依法成立并能以自己的名义享有权利、承担义务的组织及其领导人。为证明公文作者的法定地位和身份,公文发布时必须具备各种法定的生效标志,如社会组织的印章或法定负责人的签署等,使得公文具有法定效力。这是公文的最重要特点,公文的其他性质都是由这一特性派生而来的。

2.公文具有法定的权威性和现行效用

法定的权威性是指公文在法定时间与空间范围内,能够对受文者的行为产生一定程度的强制性影响。公文的法定权威性,是由公文作者的法定地位及其权威性决定的。

公文的现行效用是指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力,具有依据与凭证功能。实际上,公文的这一特点,是其法定权威性的一种作用形式。这种现行效用表现为一定的时间性,即公文在现行工作中,在特定的时间范围内发生效力;这种效力虽然因具体文种不同而有所差异,但它是所有公文最本质的属性,也是区别于档案的重要标志。

3.公文具有规范的体式和特定的处理程序

体式是文体与格式的总称。公文的规范体式是指公文的文体和格式必须符合国家的统一规定。公文的规范体式是公文合法性的象征,充分体现了公文的严肃性、准确性和有效性。

按照国家的有关规定,收文和发文均有一定的处理程序和处理规则,各环节皆有顺序性和规范性,不能自行其是。

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