信息服务中高校档案馆与图书馆的合作共建

信息服务中高校档案馆与图书馆的合作共建

高校图书馆和档案馆作为高校内部重要的信息机构，虽然管理信息的形式、内容有异（档案馆提供的信息以纵向的原始信息为主，图书馆提供的信息以横向的再生信息为主），但它们的最终目的都是为了开发、利用信息，实现信息的价值。为此，双方都投入了大量的时间、精力，也取得了一定的成效。但是，由于在管理体制上档案馆和图书馆分别属于不同的系统，相互间缺少横向交流，因而形成了在信息服务中各自为政，各行其是，致使馆藏内容交叉，库存庞大，而且重复劳动现象时有发生，浪费人力物力财力。为了避免这些现象继续存在，为了优化信息网络建设，图书馆与档案馆应该开展横向联合，进行合作共建。

一、适应科研新模式，走集成信息联合服务之路

信息资源的开发与利用、信息服务是实施科教兴国战略中不可缺少的一项保障工作。

为了把高校的科研成果推向社会，转化为生产力，高等学校做了很多有益的尝试，如东南大学面向国民经济主战场，不断推进科技体制改革，以信息为纽带，加快产学研相结合，在科学研究、科技开发及科技成果转化方面取得了巨大成绩。在校长顾冠群院士的带领下，东南大学集成计算机系、自动控制系、机械系、仪器科学系、自动化所、管理学院和电气工程系等单位的技术力量，组成了联合攻关队，“七五”和“八五”期间，共完成近20项国家863-CIMS主题的课题，把“集成”思想和技术成功地运用于企业的经营管理中。今后3—5年，东南大学将组建十大产学研合作基地，以进一步加强不同学科的集成，加强高新技术的辐射功能。现在，改革校内科研体制，提高科研的社会适应能力，为市场服务，靠市场发展，走“集成、创新”之路，已成为东南大学的特色。

集成创新给科研带来活力，给高校发展带来生机，集成创新的目的是要产生效益，为国民经济发展作大贡献。信息服务怎样当好科研工作的参谋和向导，如何适应科研工作的新模式、为产学研服务？这是信息服务人员应该认真思考的问题。

当前信息化社会，学科间相互渗透、相互交叉，档案、图书、情报、资料的出版、收藏也出现交叉渗透。一方面同一内容的科研、生产、建设信息分藏于档案、图书、情报和资料中，另一方面科研人员对所需信息在数量、内容、形式、系统性、检索速度等方面都提出了更高的要求，图书馆、档案馆单一的信息服务模式愈来愈难以满足研究人员对信息的全面需求。科研人员迫切需要信息部门提供全程性、全方位的知识信息保障，迫切需要信息部门开拓综合性强的、能够满足他们多方面、系统化信息需求的综合化知识信息服务体系。

科研工作要集成创新，信息服务工作也应该集成创新！创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力！信息化社会需要图书馆、档案馆改变过去陈旧的服务方式，集成双方的优势，建立图书、情报、档案一体化的信息服务模式。

二、信息服务中心的构建模式

高校信息服务要跟上改革的步伐，主动适应科研市场化的要求，就必须对信息服务战略进行重大调整，大胆破除一系列陈旧的管理制度，推行信息服务力量的大重组，按照学科发展和国民经济建设的需要，打破馆室建制，组建信息服务中心。信息服务中心不是一个行政机构，而是一个从事信息资源的开发、利用、提供信息服务的工作机构，中心的负责人由图书馆、档案馆的馆长兼任，实行项目负责人制。通过这种组织形式实现两个转变：一是通过它实现图书、情报、档案信息资源共享，实现信息联网交流，改变过去分散的、小规模的信息处理和信息服务方式。二是通过它实现双方业务骨干的集成，联合进行信息资源的开发、利用，开辟一个联合的信息服务窗口，改变过去单一低效的信息服务模式。

三、信息服务中心的职能

1.集成图书情报档案信息，实现文献资源共享

信息服务中心要提供实时信息服务，就必须具备充足的信息资源。高校档案馆、图书馆的馆藏文献，是信息服务中心的信息仓库，图书馆、档案馆馆藏文献的多寡、优劣，在很大程度上决定了信息服务中心提供信息的质和量。

集成图书情报档案信息，首先要优化馆藏、理顺关系，合理配置馆藏资源。为了解决档案馆与图书馆的馆藏信息重复、交叉现象，根据具体情况及读者利用习惯，对馆藏中的交叉重复部分，只在一个单位设藏，比如图书样本问题，档案馆应该取消保存本校样本书，改由图书馆样本库专设本校样本专柜；图书馆应该取消收藏研究生论文，只由档案馆建立研究生论文阅览室，因为一些论文有保密期限，在档案馆建立论文阅览室便于及时把解密的论文公开。另外，信息服务中心要编制高校图书档案情报资料联合目录，在校园网上发布共建的信息列车，建立高校档案馆、图书馆、资料室文献资源协作网，实现高校馆系资料室文献资源共享。

2.合作建立信息服务器，实现网络资源共享

信息服务中心在校园网上建立自己的信息服务器，提供网上信息服务。信息服务器是档案馆与图书馆服务器的二合一，是高等学校图书、档案、资料信息大联网，它从信息的角度，集中了档案馆、图书馆的所有信息，并能避免档案馆与图书馆之间不必要的重复数据（如研究生论文数据库等），同时避开图书、情报、档案外在形式上的区别，直接进行实质上的信息内容检索，用户只需键入关键词，相关内容的图书、档案、情报资料信息就可同时检出，满足用户全方位的信息检索需求。

与此同时，信息服务中心开展网上信息导航。通过对网上信息研究，比较各种搜索引擎的特点、功能及查询的经济性、有效性，将高校以外的更广范围内的图书档案信息查询指南（包括世界著名的书目数据库、专利数据库、档案数据库等介绍）上网，为用户在网上浏览所需专业信息导航，同时利用各种渠道，为用户提供全文传递服务。

3.共同研究信息服务课题，实现人才资源共享

信息服务中，为了弥补网络技术人才不足，高校档案馆与图书馆可以集成双方的业务骨干，形成新的工作合力，共同进行信息服务中的技术问题研究，如确定电子文件与其他信息资源一体化管理的模式和最佳途径，研究出既能满足电子文件功能要求，又能纳入电子信息资源系统的电子文件管理系统；联合进行对图书、情报、档案信息的导向性、安全性防护研究，共同研制、开发利用防火墙技术、数据加密技术、容错技术、端口保护技术与主体身份验证等网络信息安全技术。

4.提供专题信息，开展定题跟踪服务

根据服务重点，信息中心人员直接针对用户的需求，提供专题情报服务，这种服务包括：课题开题、产品开发前的论证报告、产品更新换代中的战术信息，课题、产品的评价（查新服务）。在科研过程中，信息服务中心根据课题的进展、步骤及时准确地提供利用者所需的图书、情报、档案、资料，并根据选定的课题，进一步了解课题的具体要求和工作过程，制订详细的计划，根据服务计划，分期分批地查找、搜集整理和提供有关信息资料。

5.建立科研档案，完整系统地保存科研成果

高校信息服务中心，主要是为“产学研”服务，因此，信息服务中，科研项目的建档工作也十分重要。因为科研人员既是档案的利用者，也是档案的形成者。通过参考前人的研究成果，总结经验、不断改进，在前人的基础上再创新高，与此同时，他们的科研成果被完整地保存下来，对后人来说，同样是一笔宝贵的财富。无论是开发新产品、还是工程设计、新课题展开，都需要继承、借鉴以前的科研成果，如某单位在设计延安东路南线隧道和地铁二号线时，设计人员就充分利用了延安东路北线隧道和地铁一号线的设计文件、图纸和计算书，借鉴了原来设计中的成功之处，注意吸取前人的经验教训，使延安东路南线隧道的初步设计比北线设计时间缩短了一半以上，仅人工费就节约了近100万元，地铁二号线的设计周期也比一号线综合短1/3以上。由此可见，信息服务中心，在对科研工作开展集成信息联合服务的同时，应该“完整、准确、系统”地建立科研档案。

6.提供实时市场信息

科学研究要为市场服务，靠市场发展，就必须时时关注市场需求动态。高校信息服务中心，要充分利用综合信息资源及网络工具，为科研人员提供有关行业产品、技术、市场变化的趋势及未来状况，使科研人员的研究课题与社会需求一致，研究成果能迅速产生社会效益和经济效益。

7.及时推广科研成果

信息服务中心在帮助科研人员研究新课题、开发新产品的同时，不能忽视对科技档案的开发利用。高校科技档案是高校科研人员科技思想和科技成果的载体，是高校科技实践活动的真实记录，科技档案本身具有较高的技术经济价值，但它必须通过开发利用才能从潜在的生产力转化为现实的生产力，为社会创造经济价值。有关资料表明：现在一项新发明、新创造可能只使用5—10年就被更新的发明创造所取代，档案馆保存的科研成果档案的情报价值在逐年下降，因此，要抓紧时间，充分利用各种信息，同市场联姻、同企业联姻，及时将有现实使用价值的科技成果档案开发利用，为科研成果转变为生产力，实现科研成果的产业化牵线搭桥。

开发科技成果档案，开展编研工作是重要手段之一。档案信息本身具有的潜在价值不能自发地实现，必须借助于人们的利用活动才能表现出来。编研工作是给社会利用者提供更加系统、完善、精练的档案资料。在此方面，近年来档案界已经做了一些有益尝试，如东南大学科研处和档案馆合作，将已归档的专利成果（专利权人为东南大学）的专利说明书进行摘编，编写成《东南大学专利成果综述》提供给社会各界，以便进行信息交流和有偿技术转让。南京大学档案馆在校园网上设计了自己的主页，对要向社会提供服务、可产生明显社会经济效益的档案信息，建立了专题数据库，如科研成果、专利成果等数据库。信息服务中心可以在已有的基础上，根据社会需求和高校特点，进行高层次的创造性的三次信息开发，对高校科技成果进行浓缩，对成果的先进性，可能产生的经济效益和社会效益，所需投资、市场规模、发展前景等分类编撰专题研究报告，并建立数据库联入信息高速公路，以便用户查询利用。

开发科技成果档案，宣传工作也十分重要。信息服务中心要善于从档案资源中捕捉具有时效的信息，适时进入市场，推广高校科研新成果和新技术。在宣传的过程中，信息服务中心要打破旧的框框，跨出校门，走向社会，展开形式多样的宣传活动。如利用各种新闻媒介，联合各个高校举办“高校科研成果新闻发布会与项目洽谈会。”发动在校的师生，利用假期，把本校的科研成果简介带到他们的家乡，带到大江南北、四面八方，扩大影响，寻找合作伙伴，把一些见效快、投资少的科研成果、专利产品带到贫困地区，利用新技术、新工艺生产适销对路的新产品，发展地方工业。

参考文献

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（纪晓群，夏家怀合著）

《档案学研究》，1999年第4期