论杂志社最佳有序状态的构建

(1992年8月5日)

我们常说要紧张而有秩序地工作。紧张,是指工作要有快的节奏;有秩序,是指工作的有序状态。全国公开出版发行的杂志有6500多种,加上内部出版发行的,至少有2万种杂志,也就是说有2万个杂志社。其中,有许多杂志社的工作是有序的,甚至做到最佳有序,也有相当一部分杂志社未建立起应有的工作秩序,工作尚处于无序状态。因此,结合工作的具体实际,研究一下如何构建杂志社工作的最佳有序状态问题,对于促进杂志社管理的科学化、规范化,从而提高杂志质量,繁荣期刊事业,具有重要的现实意义。

什么是最佳有序状态?按照系统论的观点,就是一个社会系统中的各个子系统及其各要素之间保持最正常的动态关系,使每个子系统及其各要素最大限度地发挥自己的能量,造成整个系统的均衡持久地进行运动的那种状态。杂志社是一个社会系统,它有自己的子系统——编辑室和编务室;子系统又有自己的要素——编辑人员和编务人员。杂志社有固定的工作节奏——按质按量按时编辑出版期刊。杂志社的最佳有序状态,就是在它的内部各编辑室和编务室之间,编辑和编务人员之间,保持最正常的动态关系,使他们最大限度地发挥自己的积极性和聪明才智,从而造成整个杂志社均衡持久高效率地运转。那么,怎样构建这种最佳有序状态呢?我认为必须抓好以下六个环节。

一、统一的目标

统一的目标是引聚各子系统及其要素运动的聚光点,是构建最佳有序状态的前提。杂志社的目标,主要是指原定的办刊宗旨,杂志要追求的特色等。一个杂志社如果没有统一的目标,或目标不明确,那么杂志社各部门及其人员行动就没有方向,就会成为各行其是的一盘散沙,工作有序状态也无从谈起。因此,目标对于杂志社各部门及其人员来说,具有统帅作用,凝聚作用,吸引作用。杂志社的目标对杂志社每个成员都具有很强的制约性,要求他们做到:一要正确认识目标,深刻理解目标,并取得共识。对目标的认识不应该有根本的分歧,也不应各取所需,各择所好,按照个人偏爱、兴趣来取舍目标。二要全心全意追求目标。杂志社的每个成员要把实现统一的目标作为自己的主要使命和任务,在自己的行动中只有这个主要目标,不能同时有另一个主要目标,如有第二职业也应在时间和精力上摆在次要地位。三要把实现目标作为行为的标准,凡有利于目标实现的事就做,否则就不做。对于不承认目标、不追求目标、干扰目标实现、拉偏套的成员,要及时予以淘汰。只有如此,杂志社才会有凝聚力,才能使工作的有序状态达到最佳程度。

二、科学的摆位

任何一个社会系统均有整体性、结构层次性和子系统及其要素摆位的合理性的问题。要构建最佳有序状态,就必须对子系统及其要素做到科学的摆位。这主要有以下几个方面:

第一,子系统及其各要素的设置要同目标相适应。一个杂志社要设几个编辑室和编务室?每个室要设几名成员?不同层次的人才如何合理配置?这些要由实现目标所需要投入的业务种类和工作量来决定。不要因人设事,而要因事设人。

第二,所设的组织机构和人员都有明确的责任,要划分清楚为达到目标各自应承担的任务,明确他们各自的工作范围和权力。杂志社内每个部门和成员横向处于什么位置,要界限分明,清清楚楚,纵向处于什么位置也要清清楚楚,界限分明。在其位要谋其政,不可把位摆偏,也不可越位和越界。要做到这一点,就得搞社长、总编、编辑室主任、责任编辑、校对和编务人员的岗位责任制,并认真加以落实。

第三,杂志社各部门及其成员所处的地位要受到尊重。一般来说,杂志社各部门负责人的行政职务、技术职务是由上级主管部门任命或授予的,是实现杂志社的目标所需要的。他们要受到上级机关的尊重,也要受到杂志社领导的尊重。杂志社领导同他们的关系应该是无亲无疏,无薄无厚,同样爱护,同样支持,一视同仁。这是杂志社负责人驾驭能力、领导水平和思想风格的重要体现。有的杂志社负责人不从工作出发,而从私人感情和个人好恶出发,在杂志社内部亲一部分人,疏一部分人,甚至拉一伙,压一伙,使杂志社人际关系失常,工作有序状态遭到破坏,引起许多消极后果,这是绝对不可取的。

得到科学摆位的每个单位、每个成员要珍惜自己的位置、认真履行岗位责任,保质保量按时完成自己应承担的任务。杂志社的工作任务是固定的,一个人不能按时完成任务,就会影响全局的进度。一个人少干了业务工作,余下的那部分工作就得转嫁到其他人身上,使其他人多做工作,甚至使有序状态受到影响。因此,科学的摆位,不只是领导的责任,也是每个成员的责任。

三、严密的程序

系统中最本质的要素是它的“组织联系”。这种组织联系一个重要方面是它的各个部分及要素相互作用的结果。严密的程序就是各个部分及要素相互作用的一种硬性的组织规定。

杂志社的程序表现在三个方面,一是党务程序系统,二是行政程序系统,三是业务程序系统。业务程序系统是杂志社主要的程序系统,它主要包括收稿、登稿、分稿、选稿、编稿、审稿、定稿、发稿、校稿、退稿、作者稿酬、质量检查、信息反馈等。每个杂志社应当根据本社的情况制定切实可行的业务工作程序。程序应既是严密的,又是严肃的,它是把本系统的所有部门及其成员业务活动纳入各自行动轨道的硬性规定,每个部门及成员必须按程序办事,不能越轨。只有这样,杂志社的最佳有序状态才能保持,每个部门和成员的积极性才能得到充分发挥。

四、整齐的步调

在革命时期有句名言:步调一致才能得胜利。一个杂志社最佳有序状态的构建,一个重要因素,就是所有成员都要做到步调一致。当然,杂志社的步调同军队不同。杂志社的整齐的步调,主要是指各项工作进度包括初审、二审、终审、精编、版式设计、发排、一二三校、印刷、发行等,都要按时按量按质完成,以保证整个杂志社的全局工作有秩序地运转。如果有一项不能按时完成,就要推迟整个链条的进度。

要做到步调整齐,杂志社每个成员都应当增强以下几个观念:一是时间观念。杂志社工作的重要特点之一就是时间性。一本杂志是季刊、月刊还是周刊,是以时间为标志的。杂志社编辑和编务工作的进度是以时间来划分的。二是纪律观念。按照要求完成业务进度。这是杂志社的工作纪律,不能完成业务进度,就是违背了工作纪律。三是整体观念。一个杂志社是一个整体,是一个社会系统,每个成员的任何一项局部工作,都是为了推动整个系统的正常运转,因此,一定要清楚地看到自己的工作同整体的密切关系。系统论有一个见解,认为一个系统从无序到有序再到最佳有序状态,是在运动中形成的,是轴运动率达到新的阈值时造成的。杂志社各项工作的进度是它向前运动的一个重要标志。每个成员要推动杂志社这个系统向前发展,最实际的行动就是在规定时间内完成自己应承担的工作任务。

五、灵活的信息

系统论认为,任何系统所以能保持自身的稳定性,达到最佳的有序状态,主要是由于它具有取得、使用、保持和传递信息的方法。杂志社也是如此。杂志社需要经常取得、使用、保持和传递的信息包括两个方面。一是杂志社外部:①上级(上至党中央、国务院,下至主办部门)的有关指示精神和指导性意见;②社会上同杂志有直接或间接关系的政治、经济、科教、文化以及军事等方面的新动态;③有关理论研究的现状、走向和新的突破;④作者和读者的状况和新变化;⑤同类期刊发展的态势和新成绩、新经验,等等。二是杂志社内部所属各编辑室、编务室和每个编辑、编务人员的思想、业务和其他工作情况,经常做到上情下达,下情上达。

信息在杂志社的价值,总的来说是通过信息的灵活传递和恰当使用保持杂志社的最佳有序状态。具体来说:①杂志社各编辑室及其成员,要依靠取得的信息,把握取稿的具体参照系,并以此来鉴别杂志社指挥系统工作的科学性和有效性,以便及时提出工作建议;②杂志社的指挥系统依靠取得的信息,推进工作,并及时对临时出现的失衡作出必要的调整,对局部出现的无序加以纠正;③杂志社各部门及其成员,依靠取得相互的信息,加强彼此的联系,做到合作共事,取长补短。在信息取得和使用上要做到以下几点:一是要取有关的信息,不要无关的信息;二是信息要真实,不要失实;三是信息要新,不要旧;四是信息传递要迅速,不要迟缓;五是各个环节传递信息要畅通,不要中间梗塞;六是对得到的信息要分析鉴别、筛选,不要兼收并蓄。

六、权威的中枢

系统的有序运动,必须有一个权威的指挥中枢。对杂志社而言就要有好的负责人——社长、主编,他们是构建杂志社工作最佳有序状态的主要责任者。他们应当具备:①具有驾驭这个杂志社的各种素质,要有胆有识有略,对妨碍构建最佳有序状态的不合理制度要敢于和善于改革,对存在的问题能有效的解决。②杂志社如有两个以上的负责人,他们必须紧密合作,互相配合,既有必要的分工,又要密切合作,主动发挥对方的长处,善于补充对方短处和工作上出现的不足和疏漏,要互相信任和理解,对内对外领导的态度要一致。负责人之间团结合作是杂志社有序状态的重要表现之一,负责人之间不团结合作必然导致杂志社有序状态的削弱或崩溃。③要同所属各部门及其成员保持良好的合作共事关系和正常的领导与被领导的关系,紧密依靠和积极配合的关系,灵敏的指挥和有效的落实兑现的关系,做到上下贯通,和谐融洽。④要对以上构建最佳有序状态的各个环节了如指掌,操作自如,在构建杂志社工作的有序状态直至最佳有序状态中起到中枢调节的作用。

以上探讨的是构建杂志社最佳有序状态需要“练”的“内功”。要使杂志社最佳有序状态的构建成为现实,还需要有一个良好的外部环境,特别是取得杂志社主办单位的理解、认可和支持。可喜的是,已有不少主办单位对主办的杂志不仅在思想政治上予以强有力的指导,而且根据杂志社工作的特点和需要,在人员的配置、干部的任用、职称的授予、权力的下放和政策的放宽等方面给予支持,使杂志社人心稳定、积极向上,极大地促进了最佳有序状态的形成。杂志办好了,又有力地支持了主办部门的工作。但是也有许多主办单位尚未做到这一点,有些甚至很差,弄得杂志社的工作“好事多磨”,手捆脚绑,心灰意冷。日常工作尚且难以有效地维持,更何谈最佳有序状态的构建?因此,请这些主办单位的领导认真思考一下构建杂志社最佳有序状态的重要意义和所需要的外部环境,则是最佳有序状态的构建者梦寐以求的。

[又添一乐] 这是以系统论的观点探讨期刊组织管理方面的一篇论文。1992年4月初在河北省第三届出版科学研究年会上宣读后,不仅受到期刊界同仁们的鼓励,而且出版社朋友们也说这篇论文讲述的观点和办法,对他们也适用。此文获得河北省出版工作协会优秀论文奖,《中国出版》杂志1992年第8期刊用,1993年3月又收入到河北人民出版社出版的《出版理论与实践》一书。