格式应用实例

四、格式应用实例

现在用一个实际的例子，来加深对格式应用的了解，学习SYKB处理报表的基本方法。

1.任务

本例以“商品流通企业损益表”为例，介绍对报表的各种处理功能和操作。

基本步骤为：

（1）设计好损益表格式。

（2）按设计好的格式填写两张损益表。

下表是一张绘制好的损益表格式（说明：为了练习方便，这里所作的损益表比实际的损益表简单）。

2.创建损益表格式

（1）从封面进入格式设计窗口

给要作的（损益表）格式起一个文件名（例如syb.tb1或test.gsl等），在启动SYKB之前，需检查一下工作目录中是否已经有了名字相同的文件，如有的话，SYKB就会打开处理，因此一定要将同名文件清除。

首先，进入“格式设计”中。操作步骤为：

1）在封面上选择“设计格式”功能，出现“文件名输入”对话柜，要求输入格式文件名。

2）键入文件名（后缀部分可省略，由系统自动生成）后回车，进入“格式设计”窗口。

（2）画表线

本例中的表格格式比较规则，表体占4列14行，为了使表格在屏幕上显示美观，选择B4..E18制作表体部分。表线部分左右开口、上下线为粗线，因此可按如下步骤：

商品流通企业损益表

1）选择画线区域为B4..E18

2）选择“表线”→“整块画线”功能。

3）选择外框为粗线。

4）选择左边界为无线。

5）选择右边界为无线。

6）选择内部线为细线。

7）按Esc键或鼠标右键返回表编辑状态。

（3）调整列宽

下一步调整列宽，第1列宽度为28，第2列宽度为4，第3列宽度为10，第4列宽度为16。按如下步骤调整：

1）先调整第1列，将光标移到B列，按热键F2调整B列宽度，键入28回车，整个列宽为28。

2）依次调整C、D、E列宽分别为4、10、16

（4）文字编辑

下面录入标题和表中其他文字内容。

1）按表3-10依次在各表元中录入相应文字。

表　3-10

2）下面用块填数功能将C5..C18从1依次填写到14，选择区域C5..C18，然后选择“编辑”→“块填数”功能。

3）设置起始值为1，步距为1，终了值为14，文字内容无，这样SYKB将C5..C18中依次填好行次。

（5）排版控制

本表中标题部分是大字，因此要将标题设置为24点。步骤如下：

1）将光标移到B3，在菜单中选择“排版”→“表元文字”功能，进入“文字参数”对话框，将字大小调成24点。

2）退出对话框，回到表编辑状态，在B3文字“商品流…”前面加空格，调整标题位置。然后将表中一些文字设置为居中。步骤如下：

①选择B4..E4区域，将其设置为居中。

②将C5..C18设置为居中。

下面将本月数和本年累计数区域设置为加“分逗点”显示。

③选择区域D5..E18，然后选择菜单功能“排版”→“数字格式”，设置为[，]功能，小数为2位。

（6）录入公式

本表中，本年累计数应按下式计算：

本月本年累计数=上月本年累计数＋本月数

因此在E列里应写入上式：

1）将光标移到E5；

2）键入公式：=D5＋E5[－1]

这里的公式中用到了“相对页偏移”的概念，因为在设计格式的时候当前页号为零，所以引用上页E5表元中的数据应该写成E5[－1]。

3）将E5公式复制到E6..E18，因为公式中均为相对坐标，因此E6中公式自动调整为：

=D6＋E6[－1]

这时屏幕上计算结果均显示为0，如图3-53所示。

图　3-53

另外，商品销售利润应由销售收入与销售成本费用等计算得出，本月利润总额由销售利润与代购代销收入计算，因此：

4）在表元D14中录入公式：

=D5-SUM（D6..D13），

在表元D18中录入公式：

=SUM（D14..D17）

（7）画表头

请注意，在标题文字下面还有一条横线，该横线可用画图功能画出。操作步骤如下：

1）选择“图形”→“画斜线”，进入画图状态。

2）将光标移动到标题文字左下方合适位置。

3）用鼠标或键盘操作在标题下方画出直线。

（8）保护表元

表头、公式等表元内容不能由填写人修改，因此，在格式中还需将这些表元都保护起来。

1）选择B1..C18，然后在菜单中选择“设置”→“保护表元”，将Bl..Cl8保护起来。

2）同样操作，依次保护D4..E4、E5..D18、D14..D14、D18..D18。

（9）各种设置

以后填写该表，本年累计数如果为零，不应在表格中显示出来。此外，在填写该表时，不再到工作窗坐标作参考，因此也应该关掉。为此，要作如下操作：

1）选择“设置”→“隐藏零”功能，将零隐藏起来。

2）选择“设置”→“显示坐标”，将坐标显示关掉。

（10）存盘退出（如图3-54所示）

图　3-54

损益表格式设计完毕，将其存盘后退回到封面状态。

（1）选择“文件”→“退出”功能。

（2）选择“存盘退出”。

3.用所作格式填写几张损益表

下面，用所设计的损益表格式来填写几张损益表，体会SYKB中使用格式概念对报表处理的简化。

（1）填写第一张损益表sybl.tb1

1）操作步骤：

先在封面下进入“格式制表”。

①选择“格式制表”功能，出现“文件名输入”对话框，要求输入表格文件名。

②录入文件名为sybl，再次出现“文件名输入”对话框，列出已有格式，供用户选择。

③选择格式为syb.gsl。

这样，即进入格式表格状态，这时表格页号为1，工作窗中已有了刚才设计好的表格。

2）填写表页

①在“本月数”列中依次填写一些数据，同时观察填写后的结果。

②按〈Ctrl〉＋〈PageDown〉组合键翻到第2页，继续填入数据，同时观察本年累计数的变化。

③顺序填写以后各页。

④用〈Ctrl〉＋〈PageUp〉组合键往前翻页。

3）退回到封面。

选择“文件”→“退出”功能，将表格存盘，同时回到封面。

（2）填写第二张损益表syb2.tbl

重复上述过程，填写第二张表syb2.01。