固定资产管理系统的折旧使用年限

第一节　固定资产管理概述

一、固定资产管理系统的任务和目标

固定资产管理系统主要是ERP系统中完成对企业固定资产日常业务核算和管理的子系统。固定资产管理子系统对企业中固定资产的原值、累计折旧数据进行管理，对固定资产日常的增加、减少以及其他变动进行记录和核算，完成对固定资产业务的原始信息和数据的收集、记录和处理，并生成相关的记账凭证，传递给账务处理系统。

固定资产管理系统在收集、记录业务原始数据和信息的同时，还利用自动转账机制生成账务处理系统需要的记账凭证。从功能上，固定资产管理系统是和固定资产相关的所有业务的核算入口，采集和记录所有相关的信息和数据，再按照企业需要，依据一定的格式进行分类、汇总和处理。固定资产管理子系统除了要能对固定资产的取得、维护、处置、变动等进行核算和管理外，还需要支持管理决策和财务报告，以及具有足够的内部控制功能。

作为ERP系统的一个子系统，一方面，固定资产管理系统需要管理固定资产相关方面的业务，提供数据的存放、处理、汇总、查询等功能；另一方面，又需要与相关业务子系统进行数据共享和数据传输。

固定资产管理系统在ERP系统中主要与总账系统、报表系统、成本管理系统有比较紧密的数据关联。固定资产管理系统中资产的增加、减少以及原值和累计折旧的调整、折旧计提都要将有关数据通过记账凭证的形式传输到总账管理系统，同时通过对账保持固定资产账目与总账的平衡，并可以修改、删除以及查询凭证。固定资产管理系统中与成本核算相关的折旧费用的数据需要传递给成本管理系统，以便于成本管理系统进行成本的核算。报表系统也可以通过系统中的取数函数从固定资产管理系统中提取需要的数据，生成相应的报表。在用友ERP系统中，固定资产管理系统与ERP系统中其他子系统的数据关系如图5－1所示。

图5－1　固定资产管理系统与ERP系统中其他子系统的数据关系

可以看到，固定资产管理系统是成本管理系统、账务处理系统和报表系统的数据上游。成本管理系统的正常核算工作依赖于固定资产管理系统中属于成本核算范围的折旧费用已经正确计提并传递给成本管理系统，因此从系统的结账次序上，固定资产管理系统应该早于成本管理系统，即只有固定资产管理系统结账后，成本管理系统才能结账。同样，总账系统需要固定资产管理系统完成固定资产相关业务的记账凭证并传递给总账系统，总账系统才能获得完整的记账凭证的数据，才能结束当月的核算工作，因此，固定资产管理系统结账后，总账系统才能结账。

二、固定资产管理系统的特点

固定资产管理系统的特点是由固定资产业务的特点决定的。固定资产管理系统核算的数据跨度年限较长，日常业务比较简单，处理方法相对较为固定。对于不同行业、不同性质的企业，其固定资产构成差异很大，其业务的复杂程度也有很大的差异。在生产性企业中，生产类固定资产的折旧数据是企业产品成本核算的构成要素，其折旧数据完整、正确的传递给成本核算管理系统是必备的一项功能；同时固定资产的价值所占比重很大，固定资产折旧业务核算的正确完成对企业利润、产品成本计算等有着较大影响。一般来说，固定资产管理系统有以下特点：

1．数据金额较大、数据保存时间较长。企业需要为每一项固定资产建立一张固定资产卡片，记录固定资产的详细财务信息及非财务信息。卡片文件还需要登记固定资产折旧计提的相关设置。卡片文件也就如同是每项固定资产的档案信息。到了月末，每项固定资产都需要根据各自的设置和数据来进行累计折旧的计提，数据计算量较大。另外，为了加强固定资产管理，保留必要的审计线索，已经处理、报废的固定资产数据、固定资产变动信息等，都需要保存在系统中，因此使系统保留的数据量较大，数据保存时间加长。

2．累计折旧计提占据较大工作量。累计折旧的计提在每个月都需要进行，在初始设置时，定义好各种折旧方法的计算公式，设置每一项固定资产的折旧方法，设置好不同使用部门对应的累计折旧费用科目，系统就会自动在每月月末执行折旧计提，并将每项固定资产的折旧计入对应的会计科目，生成记账凭证，并传递给总账。

3．管理要求高。固定资产价值高，使用时间长，信息存续期间长，在存续期间里需要根据使用状况进行折旧的计提。固定资产在企业生产过程中发挥重要作用，是企业资产的重要组成部分。企业对固定资产的管理比较严格。

三、固定资产管理系统的主要功能

固定资产管理系统的主要功能主要包括以下几个方面。

（一）固定资产卡片的管理

在固定资产管理系统中，每个固定资产都需要建立一张卡片，用以记录每个固定资产的具体信息，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等最基本的项目。固定资产管理系统一般提供一些常用卡片必需的项目，称为系统项目，如果这些项目不能满足企业对资产特殊管理的需要，系统还允许用户定义需要的项目，用户定义的项目称为自定义项目。对固定资产卡片的管理功能主要包括固定资产原始卡片的录入、卡片信息的修改、卡片的删除等。对于固定资产卡片上各项数据、信息的变动，都要进行记录，登记变动单，保留固定资产变动的全过程，以实现对固定资产信息的全面管理，不管其变动是否会影响会计数据。对于固定资产卡片还提供查询、统计、输出等功能。

（二）固定资产管理系统主要日常业务的管理

固定资产管理系统需要管理和核算企业固定资产相关的所有业务，主要包括：固定资产的购入、建造、扩建、投资投入、接受捐赠、融资租赁；固定资产出售、报废、毁损、对外投资转出、捐赠转出、融资租出；固定资产的内部调动；固定资产的清理；固定资产的盘盈、盘亏；固定资产折旧；固定资产的修理。有些业务会引起固定资产价值的变动，有些并不会引起固定资产价值的变动。固定资产管理系统是从企业管理的角度来实现各项必需的功能，管理相关业务的信息。这些业务中，有些需要编制会计分录，填制相关的记账凭证；有些在发生时不需要填制记账凭证。固定资产管理系统能够根据预先的设置和定义，自动完成相关业务记账凭证的编制，并传递给账务处理系统。实现这个功能的模块称为自动转账机制。这些记账凭证可以在业务发生和核算的同时进行编制，也可以到了月末，进行批处理，一次性完成本月所有需要编制的记账凭证，再传递给账务处理系统。见表5－1。

表5－1　固定资产管理系统主要日常业务

续表

（三）固定资产折旧管理

固定资产管理系统会按设定的会计期间，根据用户的设置进行折旧的计提，生成折旧清单和折旧费用分配表，并按照分配表自动完成折旧业务记账凭证的填制，传递给账务处理系统。折旧业务的记账凭证在固定资产管理系统中生成，其修改、删除都应该在本系统内完成，账务处理系统是不能对其进行相关修改的。但凭证传递到账务处理系统后，需要在账务处理系统中进行审核、记账的流程。

（四）固定资产月末对账、结账

在每月月末，固定资产管理系统会按照系统初始设置的账务处理系统接口，自动与账务处理系统进行对账。对账的含义是将固定资产系统内所有资产的原值、累计折旧和账务处理系统中的固定资产科目和累计折旧科目的余额核对，看数值是否相等。对账也可以在系统运行中的任何时候执行，对账需要先将固定资产管理系统中所有需要填制记账凭证的业务都完成凭证的生成，并已传递给账务处理系统，账务处理系统对相关凭证完成审核、记账。正常情况下，数据应该一致。如果对账结果正确，符合结账条件，则进行结账，本月就不能再录入和修改数据了。

（五）固定资产账表的查询

固定资产管理系统提供账表查询功能，可以对固定资产相关信息按照不同标准进行分类、汇总、分析和输出，以满足各方面管理决策的需要。固定资产管理系统根据用户对系统的日常操作，自动提供这些信息，以报表的形式提供给财务人员和资产管理人员，一般提供的报表分为五类：账簿、折旧表、汇总表、分析表、减值准备表。另外，如果所提供的报表不能满足要求，系统一般提供自定义报表功能，用户可以根据需要定义您要求的报表。

以用友ERP－U8．7系统为例，固定资产管理系统提供的可查询账表包括：

1．固定资产账簿

（1）固定资产总账：固定资产总账是按部门和类别反映在一个年度内的固定资产价值变化的账页。

（2）单个固定资产明细账：单个固定资产明细账是查询单个资产在查询期间发生的所有业务，包括在该期间的资产增加或资产减少情况。

（3）固定资产登记簿：固定资产登记簿可按资产所属类别或所属部门查询一定期间范围内发生的所有业务，包括资产增加、资产减少、原值变动、部门转移等。

（4）部门类别明细账：部门类别明细账是查询某一类别或部门的固定资产在查询期间内发生的所有业务，包括资产增加、资产减少、原值变动、使用状况变化、部门转移、计提折旧等。

2．固定资产分析表

（1）部门构成分析表：固定资产部门构成分析表是企业内资产在各使用部门之间的分布情况的分析统计。

（2）使用状况分析表：固定资产使用状况分析表是对企业内所有资产的使用状况所做的分析汇总，使管理者了解资产的总体使用情况，尽快将未使用的资产投入使用，及时处理不需用的资产，提高资产的利用率和发挥应有的效能。

（3）价值结构分析表：固定资产价值结构分析表是对企业内各类资产的期末原值和净值、累计折旧净值率等数据分析汇总，使管理者了解资产计提折旧的程度和剩余价值的大小。

（4）类别构成分析表：固定资产类别构成分析表是对企业资产的类别分别进行分析的报表。

3．固定资产统计表

（1）评估汇总表：评估汇总表统计结果为查询日期某使用部门内各类资产评估后价值的变动情况汇总。

（2）固定资产变动情况表：固定资产变动情况表反映固定资产在当年各期间增加、减少以及变动情况。

（3）资产评估变动表：资产评估变动表是列示所有资产评估变动数据的统计表。

（4）固定资产统计表：固定资产统计表是按部门或类别统计该部门或类别的资产的价值、数量、折旧、新旧程度等指标的统计表。多个部门使用的固定资产，按固定资产的使用部门进行统计，其数量按比例计算。

（5）逾龄资产统计表：逾龄资产是指资产还在使用，但已超过固定资产折旧年限的资产。逾龄资产统计表统计指定会计期间内已经超过折旧年限的逾龄资产的状况。

（6）盘盈盘亏报告表：固定资产盘盈盘亏报告表反映企业以盘盈方式增加的资产和以盘亏、毁损方式减少的资产情况。因盘盈、盘亏、毁损属于非正常方式，通过该统计表，可以看出企业对资产的管理情况。

（7）役龄资产统计表：役龄资产统计表是统计指定会计期间内在折旧年限内正常使用的资产的状况。

（8）（固定资产原值）一览表：（固定资产原值）一览表是按使用部门和类别交叉汇总显示资产的原值、累计折旧、净值的统计表，便于管理者掌握资产的分布情况。本表中要汇总的部门是用户自己选择的部门级次确定的，类别按照类别定义中定义的第一级类别。多个部门使用的固定资产按固定资产的使用部门进行统计，其数量按比例计算。

（9）固定资产到期提示表：主要用于显示使用年限恰好到期以及即将到期的资产信息，以丰富查询分析功能，提高产品的管理性能。在该表中显示一些资产的基本信息，如“原值、累计折旧”等。

4．固定资产折旧表

（1）部门折旧计提汇总表：部门折旧计提汇总表反映该账套内固定资产各级使用部门计提折旧的情况，包括计提原值和计算的折旧额信息（当资产计提的折旧额为零时，认为该资产本期没有计提，该资产的计提原值为零）。该表既可选择某一个月份汇总折旧数据，又可选择期间段进行查询的功能。选择期间段查询在报表的表头提供可选择月份。

（2）固定资产折旧清单表：固定资产折旧清单表用于查询按资产明细列示的折旧数据及累计折旧数据信息，以完善系统报表查询功能。该报表可以按部门、资产类别查询固定资产的明细折旧数据信息。

（3）固定资产折旧计算明细表：固定资产折旧计算明细表是按类别设立的，反映资产按类别计算折旧的情况，包括上月计提情况、上月原值变动和本月计提情况。

（4）固定资产及累计折旧表一：固定资产及累计折旧表一是按期编制的反映各类固定资产的原值、累计折旧（包括年初数和期末数）和本年折旧的明细情况。

（5）固定资产及累计折旧表二：是固定资产及累计折旧表一的续表，反映本年截止查询期间固定资产的增减情况。

5．固定资产减值准备表

（1）减值准备总账：减值准备总账反映固定资产在当年各期间减值准备的发生情况。

（2）减值准备余额表：减值准备余额表反映固定资产在某一期间减值准备的发生情况以及该资产的减值准备余额。

（3）减值准备明细账：减值准备明细账反映在某一期间各固定资产减值准备的明细发生情况。